Tıbbi Malzeme Deposu Talep Değerlendirme Kriterleri

• İstenilen malzeme Bütçe Uygulama Talimatı (B.U.T) EK–5/A listesinde (Sağlık Kurumları Tarafından Temini Zorunlu Yatan Hastalara Reçete Edilemeyecek Ve Faturalarda Gösterilecek Tıbbi Sarf Malzemeleri) yer alıyor mu?

• EK–5/A listesinde yok ise Emekli Sandığı Protokolü var mı?

• Emekli Sandığı Protokolü ve EK–5/A kapsamına girmediği halde Bütçe Uygulama Talimatı’nın 20.2 maddesindeki kriterlere haiz mi? Hastane tarafından alım fiyatının üzerine % 15 işletme giderleri ilave edilerek fiyatlandırılması mümkün müdür?

• İstenilen malzeme B.U.T EK–9 listesi (Tanıya Dayalı Paket Fiyat Listesi) kapsamında mı, ayrıca fatura edilebilir mi?

• İstenilen malzeme her türlü cihazla kullanılabilecek nitelikte midir? Cihazla birlikte kullanılacak ise marka bağımlı mıdır?

• Malzeme cihaza bağımlı ise bu cihaz hastanede mevcut mu? Yeni cihaz alınması gereksinimi var mı? Cihaz sarf karşılığı olarak verilecek mi?

• Malzemeye olan ihtiyaç hangi tıbbi gereksinimlerden kaynaklanmaktadır? Alınması hayati önem taşıyor mu?

• Depodaki mevcut malzemelerden herhangi birinin muadili niteliğinde mi? Ayni ihtiyacı elde bulunan başka bir malzeme ile gidermek mümkün müdür?

• Piyasada ki muadilleri nelerdir? Alım rekabete açık olacak mıdır?

Tıbbi malzeme talebi malzeme yönetimi birimine ulaştığı an belirlenmiş kriterler ışığı altında değerlendirmeye tabii tutularak sonuçlar üst yönetime rapor edilmektedir. İlk değerlendirme Ek -5/A listesine göre yapılmaktadır. Bu liste kapsamındaki malzemelerin alınması zorunludur. Bütçe Uygulama Talimatı 20.2. maddesi uyarınca Ek-5/A listesi kapsamındaki herhangi bir malzeme hastaya reçete edilmek suretiyle aldırılır ve bu durum ödeyici kurumlarca tespit edilirse şahsa yapılan ödeme ilgili kurumun faturalarından mahsup edilerek tahsil edilmektedir. İlk kez 2004 yılında sunum fiyatlarıyla yayınlanan liste çok kapsamlı olmadığından fiyatlandırma kriteri olarak Emekli Sandığı’nın 1992 yılından itibaren firmalarla yapmış olduğu ve fiyatların döviz olarak ilan edildiği protokollerden yararlanılmaktadır. Hastane protokollü malzemeler için malzemenin kullanıldığı tarihteki TCMB efektif döviz kuru üzerinden hesaplanan sunum fiyatını kullanmaktadır. Şekil 16 da görülen ekranda tıbbi malzemenin sunum fiyatı malzeme kodu ile birlikte katma değer vergisi oranını da içerecek şekilde yazılmakta ve faturalarda malzeme bedeli olarak bu fiyatlar kullanılmaktadır.

Şekil 14 : Tıbbi Malzeme Fiyat Giriş Ekranı

Teknolojinin hızla gelişmesi tıbbi malzeme çeşitliliğini de giderek artırmaktadır. Dolayısıyla piyasada onbinlerce tıbbi malzeme varken iki ayrı liste ile sınırların çizilmesi mümkün olmamaktadır. Bu nedenle B.U.T 20.2. maddesi ile bu iki liste kapsamı dışında kalan ve tıbbi malzeme niteliği taşıyan malzemeler KDV (Katma Değer Vergisi) dahil alış fiyatı üzerine %15 işletme gideri ilave edilerek faturalandırılabilmektedir. Ancak üniversite hastaneleri için fatura üzerinden % 15 Hazine kesintisi ve % 5 Araştırma Fonu kesintisi olması, faturalarda ortalama olarak % 7 genel kesinti olması bu malzemelerin alımı ve hastane bünyesinde kullanımı konusunda sıkıntı yaratmaktadır. Bu kapsamdaki malzemelerde malzeme alış faturasının ilgili hasta faturasıyla eşleştirilmesi ve kontrolü ayrı bir iş akış şemasının kurulmasını gerektirmektedir. Bu da ilave personel ve zaman gereksinimine yol açmaktadır. Bütçe uygulama Talimatındaki Ek-9 listesi paket ameliyat isimlerini içermekte ve belirli ameliyatlar için malzeme dahil olarak resmi kurumlar tarafından ödenecek fiyatları belirlemektedir. Sağlık sistemindeki özel sektöre açılma çabaları denetiminin daha kolay olmasından dolayı Ek-9 kapsamındaki ameliyat çeşitlerinin

artmasına yol açmıştır. Bu listedeki fiyatlara hasta yatak ücreti, ilaçlar, tıbbi malzemeler ve kan ürünleri dahildir. Tıpkı EK–5/A listesindeki uygulama gibi bu kapsamdaki bir malzeme hastaya reçete edilir ve ödeyici kurumca bu durum tespit edilirse şahsa yapılan ödeme ilgili kurumun faturalarından mahsup edilmektedir.

Bazı özel malzemeler Ek-9 kapsamı dışında değerlendirilmekte ve fiyatları ayrıca ödenmektedir. Bu malzemelerin hastane faturalarında ayrıca fiyatlandırılabilmesi için tıbbi malzemelere ait malzeme tanımlama ekranlarında bu durumda olan malzemeler işaretlenmekte ve faturada ayrıca gösterilmeleri sağlanmaktadır. Tıbbi malzemelerin kullanımının kontrol edilebilmesi, günlük ve dönemsel kullanımlarının sınırlandırılması, Ek-9 kapsamında olup olmadıklarının belirtilmesi, bandrol istenip istenmediğinin, epikrizde belirtilmesinin zorunlu olup olmadığı gibi malzeme ile ilgili kriterlerin sisteme tanıtılması için Şekil 15 de ki Tıbbi Malzeme Kodlama Ekranı kullanılmaktadır.

Ödeyici kurumlar EK–5/A listesi kapsamındaki malzemelerin yatan hasta faturalarına bu listedeki kod ve adlarıyla yansıması yönünde bir talepte bulunmuşlar, bu durum 2005 yılı Bütçe Uygulama Talimatı’nda bir madde ile belirtilmiştir. Bu noktada depo kodu tanımlama ekranının arka yüzüne bir saha eklenmiştir. Sisteme toplu bir şekilde tanımlanan bu kodlar şekil 21’de görülen bu sahada malzemeyle eşlenerek ilgili malzemenin faturaya EK–5/A kodu ve adıyla yansıması sağlanmıştır.

Tüm bu kriterler göz önünde bulundurularak gerek hasta bazlı gerekse toplu istekler hızlı bir şekilde değerlendirilerek üst yönetimin kararı doğrultusunda süreç tamamlanmaktadır.

Şekil 15 : Tıbbi Malzeme Kodlama Ekranı

SSK (Sosyal Sigortalar Kurumu) ödeyici kurum olarak tıbbi malzemelerde fiyat küpürünün olmamasından dolayı bedeli belli bir miktarı aşan malzemeler için denetimi kolaylaştırmak, sahteciliği ve mükerrer kullanımları engellemek için malzemelerle ilgili sticker veya barkodların fatura ile beraber gönderilmesini istemektedir. Tıbbi malzeme kodlama ekranında “etiket/fatura eşlemesine esas tıbbi malzeme” adı altında bir veri işleme sahası oluşturulmuştur. Sunum fiyatı 250 YTL üzerindeki malzemeler için bu saha işaretlenerek sisteme tanımlanmıştır. Sosyal Sigortalar Kurumu İl Sağlık Müdürlüğü’nün isteği doğrultusunda EK–5/A listesi kapsamına giren malzemeler bu uygulamanın dışında tutulmuştur. Servislerden ya da ameliyathaneden malzeme istemlerinin otomasyon sistemi üzerinden hasta adına yapıldığı bu süreçte hemşirelerin yaptığı istekler elektronik olarak tıbbi malzeme deposuna iletilmektedir. Aynı anda aynı servisten farklı hastalar adına malzeme istenebileceğinden depocu bu iş emirlerini ilgili servise göre, tıbbi malzeme onay ekranından onaylayarak farklı istemleri aynı servis için birleştirmek suretiyle talebe cevap vermektedir. 20 ayrı malzemenin içerisinde bulunduğu 7 ayrı hasta için yapılmış bir servis isteğinde, daha önce sistemde işaretlenmiş ve etiket eşleme

kriterlerine uyan malzemeler varsa, bu malzemeler onay evrakından sonra ayrı bir sayfa olarak çıkmakta, bu evrak hastanın adını, soyadını, kurumunu, dosya ve kart numarasını, kriterlere uyan malzemelerin kodlarını ve adlarını içermektedir.

Onay evrakıyla beraber bu çıktıyı alan hemşire malzemeler kullanıldıktan sonra evraktaki boş alana ilgili etiketleri yapıştırarak faturalama birimine göndermektedir. Malzemeler ameliyathanede kullanılmış ise ameliyathane sekreteri bu evrak eline ulaşmadan işlem yapmamak suretiyle sürecin doğru işlemesini ve işlemin mutlak suretle yapılmasını sağlamakta, evrakları eksiksiz olan hastalar için ameliyathane çıkış işlemi yapılarak etiketleri içeren evrak faturalama birimine ulaştırılmaktadır.

Sistemin son kontrol noktası faturaların basılma aşamasıdır. Yatan hasta faturası oluşturulduğu esnada faturanın son nüshasında bazı malzemelere ait tıbbi etiket bulunması gerektiğini belirten bir uyarı yazısı çıkmakta, bu yazı malzemelerin adını, kodunu ve miktarını içermektedir. Dolayısı ile süreç kontrol noktalarıyla güçlendirilmiştir. Faturalama birimine ulaştırılan formlar kurum bazında arşivlenerek faturaların basılmasından sonra ilgili evraklarla bir araya getirilerek ödeyici kurumlara gönderilmek üzere paketlenmektedir.142

Resmi ödeme kurumları fatura kontrollerinin kolaylıkla yapılabilmesi için Bütçe uygulama Talimatı EK–5/A listesi kapsamındaki malzemelerin yatan hasta faturalarına bu listedeki kod ve adlarıyla belirtilmesini istemektedirler. 2005 yılı Bütçe Uygulama Talimatı bunu zorunlu kılmaktadır. Tıbbi Malzeme Kodlama ekranının arka yüzüne malzemenin Ek-5 A kodunun belirtileceği bir saha eklenmiştir. Sisteme toplu bir şekilde tanımlanan bu kodlar malzemeyle eşlenerek ilgili malzemenin faturaya EK–5/A kodu ve adıyla yansıması sağlanmıştır.

142 _{AYTEKİN Sinan, v.d., “Ödeyici Kurumların Fatura-Etiket Eşleme Talepleri ve Dokuz Eylül}

Üniversitesi Hastanesi Uygulaması (Poster Bildiri)”, IV. Sağlık Kuruluşlar Yönetimi Kongresi Bilimsel Kitabı, Fethiye, 2006, s. 169.

Şekil 16 : Tıbbi Malzeme Kodlama Ekranı Arka Yüzü