Sistem sözcüğü günümüzde en çok kullanılan sözcüklerden biri haline gelmiştir. Güneş sistemi, eğitim sistemi, bankalar sistemi, finans sistemi vb. gibi.
Aslında sistem için çevremizde birbiriyle uyumlu olarak ortak bir hedef için çalışan her türlü organizasyondur denilebilir.
Sistem, birbiriyle uyumlu ve dengeli parçalardan veya alt sistemlerden oluşan bir bütün olarak tanımlanabilir. Diğer bir ifade ile sistem, belirli aşamalardan oluşan bir süreçtir. Bu aşamalar şunlardır;(Aydın, 2010:133)
Girdi (Input)
İşleyiş (Process)
Çıktı (Output)
Geri Bildirim (Feedback).
Bir sistemin iyi bir işleyişe sahip olabilmesi için bazı temel ilkelere sahip olması gerekir. Bu ilkeler(www.teknolojide.com):
İyi bir sistem, kendinden beklenen görevi en düşük maliyetle yerine getirmelidir.
Örgütlerde her bölümün kendi sorumluluklarını rasyonel ve düzenli olarak yerine getirmesi ve amaçlardan sapmaması gerekir.
Hiçbir fonksiyonun maliyeti sağladığı yarardan fazla olmamalıdır.
Birbirine bağlı ve yardımcı fonksiyonlar konum bakımından birbirine yakın olmalıdır.
Her bölüm, sorumluluğunu yerine getirebilmek için gerekli yetkiye sahip olmalıdır. Bir başka deyişle, yetki ve sorumluluk dengesi kurulmalıdır.
Bir sistem mümkün olduğu kadar esnek olmalıdır.
Yönetim basamakları olabildiğince kısa ve dar tutulmalıdır.
Yetki ve sorumluluklar, politika, ilke ve kurallar ilgili yöneticilere yazılı olarak verilmelidir.
İyi bir sistem açık, anlaşılır, basit olmalı ve amaç bütünlüğü taşımalıdır.
Sistemler amaçlanan hedeflere ulaşmak için kurulmuş organizasyonlardır.
Tüm alt birimleri ile birlikte ortak amaca ulaşılmaya çalışılır ve bu çalışmada ortaya çıkan veriler sistemin işleyişi hakkında bize bilgi verir.
Çevremizde karşılaştığımız çok çeşitli sistem türlerini şu şekilde sınıflandırabiliriz (www.belgeler.com);
Açık ve Kapalı Sistemler: Çevresinden enerji, hammadde v.b. girdileri alarak bunları dönüşüm sürecinden geçiren ve çıktı olarak çevresine sunan ve unsurları değişime uğrayan sistemler açık sistemlerdir. Yaşayan sistemler çevreleri ile bilgi, enerji ve fiziksel malzeme alışverişinde bulunarak varlıklarını sürdürürler ve açık sistem olarak kabul edilirler. İşletme sistemi, okul sistemi, üretim sistemi ve bilgi sistemi açık sistemlere örnektir. Kapalı sistemler ise çevreyle ilişkiye girmeyen ve çevresi ile hiçbir enerji alışverişinde bulunmayan, çevresinden hiç girdi almayan ve çevresine çıktı sunmayan sistemlerdir. Kapalı sistemlere termostat sistemini örnek verebiliriz. Kapalı sistemler, kendi iç bünyesinde geri besleme sağlayabilen, bir ölçüde kendi kendisini düzenleyen ve denetleyen bir niteliğe sahiptir. Açık sistemlerde ise denetim mekanizması sistemin dışındadır ve sistemden etkilenmez.
Makine Benzeri Sistemler, İnsanın Egemen Olduğu Sistemler, İnsan-Makine Sistemleri: İnsan-Makine benzeri sistemler, değişmezlik ve kararlılık gösteren, aksamayan, davranışları önceden bilinen, otomatik işlerliği olan, kendi kendini düzenleyen, güvenilirliği yüzde yüze yakın olan sistemlerdir. Bu tip sistemlere otomasyona dayalı üretim sistemleri örnek olarak verilebilir.İnsanın egemen olduğu sistemler ise değişkenlik, yoğun aksamalar, önceden bilinmeyen ve kararlılık
göstermeyen davranışlar, farklı güvenilirlik düzeyleri, yoğun etkilenme gibi özelliklere sahiptir. İşletmelerde örgüt iklimi ve grup davranışları bu tip sistemlere örnektir. İnsan-makine sistemleri ise her iki sistemin karma özelliklerini taşır.
Günümüzde teknolojinin ulaştığı düzey insan-makine sistemleri kapsamındaki bilgisayar destekli sistemleri yaygın hale getirmiştir. Özellikle işletme yönetimi alanında planlama ve kontrol amacı ile kullanılan bütün bilgisayar destekli bilgi sistemleri insanın ve bilgisayarın tamamen entegreolduğu insan-makine sistemleridir.
Alt Sistemler ve Süper Sistemler: Her sistem kendisinden daha büyük bir üst sistem içinde yer alır. İşletmeyi bir sistem olarak ele aldığımızda işletmenin içinde bulunduğu endüstri bir süper sistem, endüstri açısından bakıldığında ise, işletme endüstri içinde bir alt sistemdir.
Kavramsal ve Gerçek Sistemler: Kavramsal sistemler evrende fiziksel olarak yer işgal etmeyen, örgütlenmiş fikirler, düşünceler, ilişkiler, semboller, varsayımlar, tanımlar ve örneklerden oluşan sistemlerdir. Organizasyon şeması ve ekonomik sistemler kavramsal sistemlere örnektir. Gerçek sistemler ise işletmeler gibi insan, makine ve enerji gibi gerçek unsurlardan oluşan, uzayda yer tutan sistemlerdir.
Uyumlu ve Uyumlu Olmayan Sistemler: İçinde yer aldığı çevrede meydana gelen değişimlere tepki gösteren ve kendisini uyarlayan sistemlere uyumlu sistemler denir. Çevresel değişmelere karşı pasif olan sistemlere ise uyumlu olmayan sistemler denir. İşletme uyumlu bir sistemdir
Sürekli ve Geçici Sistemler:İnsan yapısı sistemlere oranla daha uzun süre çalışan sistemlere sürekli sistemler denir. Sürekli sistemler güneş sistemi gibi sınırı belli olmayan bir zaman boyutu içinde çalışan sistemlerdir. Geçici sistemler ise, belli bir zaman sınırı içinde çalışmak üzere planlanmış sistemlerdir. İşletmelerde üretim sistemleri geçici sistemlere örnek olarak verilebilir.
Statik ve Dinamik Sistemler: Statik sistemler bir kere kurulup çalışmaya başladıktan sonra işleyişi sık sık değişmeyen sistemlerdir. Örnek olarak bir kütüphanedeki katalog ve sınıflandırma sistemi statik ve kavramsal bir sistemdir.
Buna karşın, dinamik sistemler ise durağan olmayan, çevresel faktörlerdeki değişime
bağlı olarak hareket halinde olan sistemlerdir. Güneş sistemi ve savunma sistemleri dinamik sistemlere örnek olarak gösterilebilir.
Doğal Sistemler ve İnsan Yapısı Sistemler: Doğal Sistemler, temel özelliklerini insanın planlamasına gerek duymadan elde eden sistemlerdir. Güneş sistemi ve iklimler doğal sistemlere örnek verilebilir. İnsan yapısı sistemler ise, işletmeler gibi, bazı amaçlara ulaşmak üzere insanlar tarafından kurulan ve tasarlanmasında, gerçekleştirilmesinde ve denetiminde insan unsurunun yer aldığı sistemlerdir.
Tanımlardan harekete ederek MBS;
Çevresiyle etkileşim içinde olan, bilgi akışı sürekli ve yaşayan Açık bir sistemdir,
Farklı muhasebe programlarıyla bilgisayar teknolojisinin etkin bir şekilde kullanıldığı insan-makine sistemidir,
Yönetim Bilgi Sistemi altında bir alt sistemdir,
Gerçek bir organizasyon şemasına sahip Gerçek bir sistemdir,
Çevresindeki sistemlere bağlı ve değişen ihtiyaçlara göre yenilenen uyumlu bir sistemdir,
İşletme yaşamı açısından düşündüğümüzde işletmenin kurulmasıyla başlayan ve işletmenin son bulduğu ana kadar devam eden sürekli bir sistemdir,
Yine çevresindeki değişimlere göre kendisinin de değiştiği Dinamik bir sistemdir ve
Belli amaçlara ulaşmak için kurulan, işleyiş ve denetiminde insan unsurunun yer aldığı insan yapısı bir sistemdir.