Sistem Đhtiyaçlarının Belirlenmesi

Đhtiyaçların belirlenmesi, hangi tür verilerin tanımlanacağını, analiz edileceğini, gizli tutulacağını, raporlanacağını ve kullanıcıların diğer isteklerinin tanımlanmasını içerir. Planlamacılar, insan kaynakları yönetimindeki son eğilimleri dikkate alırlar ve kullanıcılar ve diğer personelle görüşmeler yaparlar. Varolan sistemi sınarlar ve öneriler hazırlarlar. Đnsan kaynakları bilgi sisteminin ayrıntılı ve tam biçimde ne yapacağının belirtilmesi ihtiyaçların tanımlanması olarak ifade edilebilir. Đhtiyaçların tanımlanmasında önemli nokta, insan kaynakları bilgi sistemi misyonunun gerçekten insan kaynakları bilgi sisteminden beklenenleri karşılayıp karşılamadığının belirlenmesidir. Đhtiyaçların belirlenmesi, mevcut sistemin değerlendirilmesi ve diğer insan kaynakları bilgi sistemlerinin değerlendirilmesi, kullanıcı anketleri ve görüşmelerinin yapılması, iş sistemlerinin değerlendirilmesi, senaryoların oluşturulması ile prototip hazırlanması aşamalarından oluşur (Tonus, 2001:50).

3.1.2.2.1. Mevcut Đnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi

Birçok işletmede; bilgisayarların belli ölçüde kullanıldığı, biçimsel veya biçimsel olmayan bir insan kaynakları bilgi sistemi vardır. Bu sistem, sadece bordro takibi yapılan dar kapsamlı bir sistem olabileceği gibi birçok modüle sahip geniş kapsamlı bir sistem de olabilir. Yeni bir sistem ihtiyacı doğmuşsa, öncelikle mevcut sistemdeki eksikliklerin ve yanlışların ortaya konması ve bunlara çözüm üretecek alternatiflerin belirlenmesi gerekir. Mevcut sistemin incelenmesi sürecinde, şu nitelikteki sorulara yanıt aranır (Kaynak ve diğ., 2000:494):

• Mevcut insan kaynakları bilgi akışı nasıl gerçekleşmektedir? • Hangi tür bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır?

• Kimler bu bilgiye, ne sıklıkla ihtiyaç duymaktadır? • Bilginin uygunluğunu belirleyen kriterler nelerdir? • Bilgi nerededir?

Bu soruların yanıtları; mevcut insan kaynakları bilgi sisteminin işleyişi, özellikleri ve performansı hakkında gerekli bilgileri vererek, sistem ile ilgili sorunları ortaya koyacaktır.

3.1.2.2.2. Diğer Đnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinin Değerlendirilmesi

Đşletmeler, insan kaynakları bilgi sistemleri ile ilgili ihtiyaçları belirlerken diğer işletme veya kurumların sistemlerini de değerlendirme amaçlı inceleyebilir. Bu, genellikle kar amacı gütmeyen işletmeler, kamu kurumları ve bir gruba bağlı işletmeler arasında gerçekleşmektedir. Diğer sistemin analizi, işletmenin mevcut sistem analizi gibi yapılmaktadır (Bayraktaroğlu, 2006:282).

3.1.2.2.3. Kullanıcı Anketleri ve Görüşmeleri

Proje ekibi, kullanıcıların ihtiyaçlarını öğrenebilmek için onlara görüşme ya da anket metoduyla araştırma yapmalıdır. Yapılan görüşme ve anketler her fonksiyonun normal iş akışındaki veri toplama, kullanım, bakım, raporlar, zaman ve süreç gereksinimlerini içermelidir. Ayrıca kullanıcıların bilgisayar sistemindeki deneyimleri de araştırılmalıdır. 3.1.2.2.4. Đş Sistemleri Analizi

Organizasyondaki karar vericiler her zaman insan kaynakları bilgi sisteminin bilgilerine ihtiyaç duyarlar. Proje ekibi, yönetimden bir bütün olarak organizasyondaki en önemli insan kaynakları bilgilerini açıklamalarını ister. Bu görüşme süreci, ekibin iyi hazırlanmış ve organize olması durumunda yönetimin tüm insan kaynakları bilgi sistemi projesi hakkındaki beklentilerini yükseltebilir. Proje ekibi yönetimin bu beklentilerini de öğrenmelidir. Đş stratejilerini ortaya koyanlar organizasyonun ihtiyaçlarını belirlemek için pek çok sayıda yönteme sahiptirler. Bir insan kaynakları bilgi sistemi proje ekibi, tüm üst düzey yöneticilerle görüşme yapmadan önce tüm alternatifleri sınamalıdır. Đnsan kaynakları bilgi sistemi ile ilgili ihtiyaçlar belirlenirken işletmenin stratejik planları göz önüne alınmalıdır. Oluşturulacak sistem, işletmenin gelecek yıllar için planladığı insan kaynakları yapısı göz önünde bulundurularak tasarlanmalıdır. Bunun sağlanması için kritik başarı faktörü, yöneticilerden alınan bilgilerdir.

3.1.2.2.5. Senaryo Analizi

Görüşmeler bir bütün olarak ihtiyaçların belirlenmesine yardımcı olmaktadır. Senaryo analizi ise sadece, potansiyel son kullanıcıların potansiyel gerçek durumlardaki davranışının simülasyonudur.

3.1.2.2.6. Prototip Oluşturma

Đnsan kaynakları bilgi sistemi ve bu konuda tecrübeli çalışanları bulunan işletmeler, yeni oluşturulacak sistem ile ilgili ihtiyaçları belirlerken prototip oluşturulması yaklaşımını kullanabilir. Bu yaklaşımda, proje ekibi sistem fonksiyonları ve kullanıcı tanımlarının farklı tekrarları doğrultusunda çalışan bir model oluştururlar. Prototip oluşturma, kullanıcılara sisteme karşı olan tepkilerini gösterme imkanı sağlar. Sistemin beğenmedikleri yönlerini değiştirme ve atlanan noktaları ekleme fırsatı yaratır. Ayrıca prototip oluşturma, kullanıcıların ne istediklerinin tam anlamıyla belirlenmesinden kaynaklanan birçok avantaj sağlamaktadır. Prototiplemenin en önemli faydası, sorunları tek tek ele alma özelliğidir. Böylelikle, aynı anda birden fazla soruna yönelik çözüm yaklaşımı sunmak gerekliliği ortadan kalkmaktadır. Prototip oluşturma, özetle aşağıdaki avantajları sağlamaktadır.

• Kullanıcıyı Alıştırma: Prototip oluşturmanın önde gelen amacı, kullanıcı ihtiyaçlarını büyük ölçüde karşılayan sistemler geliştirmektir.

• Hızlı Geliştirme Zamanı: Prototip oluşturma yaklaşımında anlamlı sonuçlar elde edebilmek için eski yaklaşımlara göre daha az bir zaman dilimi yeterli olmaktadır.

• Daha Az Hata: Prototip oluşturma, hataların önceden belirlenmesini sağlamaktadır.

• Daha Çok Değişim Fırsatı: Prototip oluşturma sayesinde yöneticiler, geliştirilmekte olan her bir alt sistem veya bileşenin çıktılarını görebilmekte ve bu çıktılar ile çalışabilmektedirler.

Bunun yanı sıra, prototip oluşturmanın bazı önemli dezavantajları da bulunmaktadır. Bunlardan bazıları aşağıdaki gibi özetlenebilmektedir.

• Sistem Geliştiricilerle, Yönetim Arasındaki Ortaklık Đhtiyacı: Yönetimin aktif olarak projeye katılması, bazı yöneticiler tarafından ayrılmak istenmeyen bir zamana ihtiyaç duyulmaktadır.

• Toplam Geliştirme Maliyetinin Yüksek Olabilmesi: Eğer yöneticinin sürekli olarak sistemde değişiklik ihtiyacı söz konusu ise bu dezavantaj ortaya çıkmaktadır.

• Yeni veya Geliştirilmiş Sistemin Bilgisayar Kaynaklarını Etkin Olarak

Kullanamaması: Prototip oluşturmada kullanıcı ihtiyaçlarına çok fazla önem

verilirken, disket sürücü, hafıza gibi bileşenlerin kullanımına daha az önem verilmektedir. Sistemlerin daha hızlı ve ucuz hale gelmesiyle, bu donanım limitleri daha önemli bir hal almaktadır.