Akademik Personel Bilgi Sistemi (APBS)

Akademik Personel Bilgi Sistemi, akademik birimlerin gereksinim duyduğu bilgiyi bir bütün olarak sunmak, bilgi teknolojilerinin sadeleştirilmiş ve basitleştirilmiş bir şekilde kolay ulaşılır kılmak amacıyla hazırlanan sistemdir. APBS’de bilgiye erişim, bilgi üzerinde değişiklik kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilmektedir. Ayrıca, üniversite yöneticilerinin kararalar alabilmeleri için onlara hızlı bilgi sunmaya yarayan raporlama sistemi mevcuttur.

4.5.1. APBS’nin Amacı

Üniversiteler geniş alana yayılmış, çok sayıda çalışanı bulunan, öğrencilerine eğitim-öğretim hizmeti vermesi gereken, toplum ve diğer kuruluşlar ile kuvvetli ilişkileri bulunan kurumlardır. Bu tür kurumların çalışanları sayıca fazla olduğundan özlük işlemlerinin takibi zor olabilmekte ve bu nedenle problemler ortaya çıkabilmektedir. APBS, üniversitenin çeşitli birimlerinde görevlendirilmiş akademik personelin özlük işlemlerini takip etmek, kurumda yeni işe başlayan veya daha önce çeşitli sebeplerle (nakil, emeklilik, istifa vb.) ayrılmış bulunan kişilerin işlemlerini gerçekleştirmek için

kullanılmaktadır. APBS, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’na tabi öğretim elemanlarını takip etmek amacıyla kullanılmaktadır.

4.5.2. APBS’nin Özellikleri

APBS üniversitenin Personel Dairesi Başkanlığı tarafından kullanılmaktadır. Sistem ile üniversite içindeki tüm akademik personelin nüfus ve özlük işlemleri takip edilebilmektedir. Üniversitede 2009 yılı sonu itibariyle yaklaşık 1250 akademik personel çalışmakta olup, bunların işlemleri APBS ile yerine getirilmektedir. Üniversitede çalışırken çeşitli sebeplerden dolayı ayrılan ve kurum ile ilişiği kesilen kişilerin takibi de bu sistem yardımı ile yapılabilmektedir. Bu durumda olan personelin bilgileri sistemde arşive gönderilmekte; hangi tarihte ayrıldığı, ayrılış sebebi vb. bilgiler saklanabilmektedir. Kurumdan ayrılan kişiler liste ve raporlarda isteğe bağlı olarak yer almaktadır. Bu kişilerin listelere ve raporlara dahil edilmesi istendiğinde arşiv bilgilerinden faydalanılarak bunların bilgilerine ulaşılmaktadır.

APBS’de, üniversitede çalışan ve ayrılmış personelin terfi bilgileri takip edilmekte; girilen bilgilerden, hazırlanan matbu formla atama onayı ve hizmet belgesi alınabilmektedir. Kişilerin sigortalı hizmetlerinin değerlendirilmesi yapılabilmekte ve bu durumu gösterir liste alınabilmektedir. Belirli iki tarih arasında terfi yapacak personelin listesi alınarak otomatik terfi yapılabilmekte, buna bağlı olarak toplu terfi onayları çıkartılabilmektedir. Ayrıca yeniden ataması yapılacak olan akademik personelin görev sürelerinin uzatılması ile ilgili önceki yıllara ait tarihler de dahil olmak üzere bilgileri tutulmakta ve listeleri alınabilmektedir.

Akademik personelin öğrenim durumları takip edilebilmekte, üniversitede çalışmaya başladıktan sonra öğrenim durumunda meydana gelen değişiklikler sisteme girilebilmekte, mezun olunan okul, fakülte, bölüm ve yıl bilgisi sistem içinde güncellenebilmektedir. Kişilerin akademik çalışmaları kapsamında ortaya çıkan yeni durumlar; yüksek lisans, doktora, doçentlik ve profesörlük ile ilgili bilgiler sistem yardımıyla takip edilebilmektedir.

Akademik personelin kullandığı izinler, birimlerden gelen onaylanmış izin formları vasıtasıyla sisteme girilebilmektedir. Mazeret izni, yıllık izin, ücretsiz izin, hastalık izni

gibi izin türlerine göre ve yıllara göre çeşitli listeler alınabilmekte, personelin ne kadar izni kaldığı sistem tarafından takip edilebilmektedir.

Akademik personeli tanıtıcı bilgilerin olduğu ve üzerinde resminin bulunduğu personel kimlik kartı basımı için sistemden data çekilebilmekte ve kimlik kartı basımı için ilgili birime gönderilmektedir.

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 39. maddesi uyarınca geçici olarak yurt dışında veya yurt içinde görevlendirilen akademik personelin takibi sistem yardımı ile yapılabilmekte, daha önce yapılan görevlendirmeler sistemde saklanmakta, bir personelin 39. madde uyarınca yaptığı hareketler sistemden takip edilebilmekte ve ayrıntılı listeler alınabilmektedir. Ayrıca, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 35. maddesi uyarınca geçici olarak yurtiçindeki diğer üniversitelerde eğitim görmek amaçlı görevlendirilen veya aynı kanun uyarınca üniversitemizde eğitim görmek amacıyla görevlendirilen akademik personele ait bilgiler de sistemde takip edilebilmektedir. Yine bunlarla ilgili listeler de ayrıntılı olarak alınabilmektedir.

Rektör, Rektör Yardımcısı, Dekan, Dekan Yardımcısı, Müdür, Müdür Yardımcısı, Bölüm Başkanı, Anabilim Dalı Başkanı, Yönetim Kurulu üyesi vb. idari görevlendirmeler ve hangi tarihler arasında görevlendirmenin yapıldığı sisteme girilebilmektedir. Đdari görevlendirmesi yapılmış olan bir akademik personelin görev süresi sonunda, görevlendirme bilgisi sistemden silinmeksizin geçmiş dönemki görevleri takip edilebilmektedir.

Üniversitede çalışan akademik personelin maaşının hesaplanmasına esas olan bilgilerin takibi ve derece, kademe, görev aylığı, eğitim-öğretim ödeneği, kıdem tazminatı, ek gösterge bilgileri, çocuk ve aile yardımı, emekli bilgileri vb. personelin maaş hesabında kullanılan diğer bilgiler takip edilebilmektedir.

APBS’den resmi olarak alınması gereken raporlardan hizmet belgesi, personel hareketleri onayı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilen rutin olarak gönderilmesi gereken tablolar vb. listeler alınabilmektedir. Ayrıca esnek liste seçeneği yardımı ile kullanıcının o an için gerekli olan raporu dökebilmesini sağlayan, kriterlerini kullanıcının belirleyebildiği rapor hazırlama imkanı bulunmaktadır.

APBS’de bulunan yetkilendirme modülü ile kullanıcılara sisteme bilgi girişi yapabilme, çeşitli raporlar alabilme gibi “full yetki” verilmektedir. Yetkilendirme işleminde kullanıcılar, Personel Dairesi Başkanlığı yöneticileri tarafından belirlenmekte ve bu kişilere Bilgi Đşlem Dairesi Başkanı tarafından sisteme giriş izni verilmektedir. Bu da her kullanıcı için ayrı bir kullanıcı adı ve ayrı bir şifre oluşturularak, sunucu üzerinden kullanıcıya ait bilgiler girilerek yapılmaktadır.

4.5.3. APBS’nin Ne Kadar Zamandır Kullanıldığı

Personel Dairesi Başkanlığında APBS ilk olarak 1995 yılında kullanılmaya başlanmıştır. 2000’li yılların başlarından itibaren gelişen ve değişen teknoloji ile birlikte bu yazılım yetersiz kalmış ve günün teknolojik şartlarına uygun yeni bir yazılım ihtiyacı ortaya çıkmıştır. 2005 yılından itibaren yeni yazılım için hazırlıklara başlanmış ve bu konuda Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığına yetki verilmiştir. Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığı da yazılım ile ilgili çalışmalarını yapmış ve Mayıs 2007’de Personel Dairesi Başkanlığındaki altı adet bilgisayara yeni personel programını tanıtmıştır. Bu tarihten itibaren Aralık 2007’ye kadar program test edilmiş ve eksiklikler Bilgi Đşlem Dairesi Başkanlığına bildirilmiştir. Eksiklikler yazılımı yazan kişiler tarafından giderildikten sonra, Ocak 2008’de eski personel programındaki bilgilerin bir kısmı yeni program tarafından tanınabilecek bir formata dönüştürülerek veritabanına aktarılmıştır. Geri kalan bilgiler ise kullanıcılar tarafından manuel olarak yeni sisteme girilmiştir. Ayrıca bu süreçte, Ocak 2008 ile Aralık 2008 arasında eski ve yeni personel programı birlikte kullanılmıştır. Ocak 2009 itibariyle eski sistem iptal edilerek, yeni sistem fiili olarak kullanılmaya başlanmıştır.