Đnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları

Đşletmelerdeki tüm süreçler ve hareketleri takip etmek özellikle işletmelerin ölçeklerinin artmasıyla birlikte zorlaşmaktadır. Đnsan kaynakları bilgi sistemleri rutin dosyalama faaliyetleri dışında; personel faaliyetlerinin başarıya olan etkisini, tehlikeli durumlarda yapılacakların belirlenmesini veya insan kaynakları alanında daha iyi karar vermeye katkıda bulunmak için gerekenleri değerlendirecek karşılaştırmalı verileri de içermektedir. Çağdaş yöneticiler, somut bulguları bilimsel verilere dayandırmadıkça ve sonuçları nesnel olarak değerlendirmedikçe önemli kararlar verme riskini üstlenemezler. Đşletmeler bu sebeplerden insan kaynakları bilgi sistemi kullanma eğilimi göstermektedirler (Bayraktaroğlu, 2006:274).

Đnsan kaynakları bilgi sistemi; işletmeye dolayısıyla insan kaynakları bölümüne sayısız faydalar sağlar. Her insan kaynakları bölümü, faaliyetlerinin tümünde ya da bir kısmında bilgisayarlardan yararlanır. Đnsan kaynakları ile ilgili faaliyetlerin elektronik ortamda yapılması birçok avantajı beraberinde getirecektir. Bunlar;

• Veri doğruluğunda artış, • Đşlem hızında artış,

• Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar, • Verimlilikte artış.

2.6.1. Veri Doğruluğunda Artış Sağlaması

Bilgisayarlı sistemler eğer bilgiler doğru girilmişse ve programda hatasız yazılmışsa sorunsuz çalışırlar. Fakat insan unsurunun bulunduğu yerlerde hata elbette olabilir. Bilgisayarlar her zaman, doğru yerde ve doğru yerin doğru parçasındaki verileri ararlar. Eğer bilgisayarları özel değerlerle seçerseniz ve verileri işlerseniz; bilgisayar her dosyayı içerir, her zaman doğru olarak sınıflandırır, problem ya da tutarsız kayıtlar olduğu zaman uyarır. Bilgisayar sistemleri genellikle kritik düzenleme ve geçerlilik kurallarını içerir. Bu kurallar sadece sistemin kabul ettiği veri girişine izin verir. Örnek olarak, bir insan kaynakları bilgi sistemi, 31 Eylül tarihini ya da doğum tarihi 1891 olan bir çalışanla ilgili veriyi geri çevirir. Bununla birlikte insanın el ile yaptığı işler veya işlemlerde hata yapma olasılığı çok daha yüksektir. Öncelikli olarak bu iki unsurun yani

insan ve programın düzgün çalışmasını sağlamamız gerekir. Bu problemi ortadan kaldırdığımızda verinin doğruluğunu sağlamış oluruz. Ayrıca bilgisayar yardımı ile yapılan işlemlerde ciddi bir hız ve performans artışı söz konusu olacaktır.

2.6.2. Đşlem Hızında Artış Sağlaması

Pek çok insan, bilgisayarların hız konusunda büyük avantaja sahip olduğunu düşünür. Bilgisayarlar; veri girişi, güncelleme, hesaplama, sınıflandırma ve raporlama konularında el ile yapılan işlemlerden hızlı olabilirler. Đnsan kaynakları bilgi sistemi çalışanlarla ilgili bir raporu anında hazırlayabilirler. Bu hız büyük bir avantaj sağlar. Đnsan kaynakları bilgi sistemi elle yapılan angarya işleri eleyebilecektir ve geriye sadece bazı basit işler kalacaktır. Örnek olarak, dosya tutan elemanlar veri giriş elemanına dönüşecektir (Bayraktaroğlu, 2006:275).

2.6.3. Kaliteli ve Gelişmiş Sonuçlar Yaratması

Bilgisayarların hızlı çalışması daha çok kişinin onunla çalışmak istemesine yol açmıştır. Bilgisayarlar elle yapılanlara göre daha karmaşık istatistiksel faaliyetleri ve örneklemeleri geliştirebilirler. Đnsan kaynakları bilgi sistemleri, verileri kolaylıkla tasnif edebilir, hesaplayabilir, raporlayabilir ve değişkenler arasında bağlantı kurabilir. Bu nedenle kullanıcılar insan kaynakları ve sorunlarıyla ilgili daha detaylı bilgiler elde edebilirler. Örnek olarak, bilgisayar yardımıyla adayları eleyebilirler, ayrıntılı demografik bilgilere ulaşabilirler, maliyet hesaplayabilirler, iş kazası ve hastalıklarıyla ilgili faktörleri belirleyebilirler, kariyer planlaması ile ilgili tercihleri görebilirler, yedekleme yapabilir ve terfi planlayabilirler, örgüt şemaları hazırlayabilirler ve bunun dışındaki yüzlerce rapor ve isteği program dahilinde hazırlayabilirler. Đnsan kaynakları bilgi sistemleri, bilgileri zamanında listeler, zamanı geçmiş bilgileri en aza indirir. Đnsan kaynakları personeli bu bilgileri, çatışmaları ve problemleri hızla çözmek için kullanır. Çoğu sistem, her veri ilavesinin ve değişikliğinin kaydını tutar. Đnsan kaynakları uzmanları işlemlerle ilgili bu dosyaları, eğer uyuşmazlık, güvenlik ihlali veya çelişki varsa problemin kaynağını bulmakta kullanırlar.

2.6.4. Verimlilikte Artış Sağlaması

Đnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliğinin artması birçok şekilde sağlanabilir. Kurduğunuz bilgisayarlı sistemin performanslı ve sorunsuz çalışıyor olmasını sağlamanız gerekmektedir. Bunun yanında bilgisayarlarınızın gerek ana makinenin gerekse ona bağlı olarak çalışan istemcilerin (client) düzenli bir şekilde bakımlarının yapılması gerekmektedir. Bu tabiki size özel yazılmış veya uyarlanmış programında düzgün çalışmasıyla desteklenecektir. Bir başka önemli nokta ise bu bilgisayarları ve programı kullanacak kişilerin herhangi bir problemle karşılaşmalarını engellemek için gerekli eğitimlerin verilmesini sağlamaktır. Bunların yardımıyla birlikte işgücü kalitesinin artışı sağlanacaktır. Tüm bunlar ışığında da birçok yer kontrol altında tutulacağı için giderler kontrol altına alınacaktır.

Đnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliği arttırmasında üç temel alan söz konusudur. Bunlardan ilki işgücünün kalitesinin arttırılması, ikincisi düzenleyici yasal işlemlerin kolaylaştırılması, üçüncüsü ise giderlerin kontrolüdür. Bu üç alanın verimlilik üzerindeki etkisi ise aşağıda yer alan unsurlar yardımıyla gerçekleşecektir (Tonus, 2001:32-33).

Đşgücünün kalitesinin arttırılması;

• Daha uygun kişilerin işe alınmasıyla, • Daha iyi eğitim ve geliştirmeyle,

• Đstekli personelin elde tutulması ile sağlanabilir. Düzenleyici yasal işlemlerin kolaylaştırılması;

• Eşit iş fırsatları raporlarının hazırlanmasıyla,

• Sendikalar ile ilgili uzlaşmaların ve diğer ilave yardımların raporlanmasıyla, • Đşçi sağlığı ve iş güvenliği raporlarının hazırlanmasıyla gerçekleştirilebilir. Giderlerin kontrolü ise;

• Daha uygun eğitim ve geliştirme yöntemlerinin uygulanmasıyla,

• Đsteğe bağlı olarak hazırlanan raporlar yardımı ile tüm soruları cevaplayabilmesiyle,

• Daha bağımsız kullanıcılara sahip olmayla gerçekleştirilebilir.

Đnsan kaynakları bilgi sisteminin yukarıda bahsedilen yararlarının dışında işletmelere sağladığı birçok faydalar vardır. Bunlar (Tokaylı ve diğ., 2001:8);

a) Kırtasiyeden Tasarruf: Elle yürütülen sistemlerin büyük dezavantajı olan kağıt doküman fazlalığı ĐKBS kurulmasıyla giderilir. Rutin raporlama işlemlerinde otomasyon sağlanır. Böylece zamanlı ve doğru raporlar elde edilir.

b) Başvuran Kişi Arama Maliyetleri: Birçok firmaya yıl boyunca çok sayıda iş başvurusu yapılır. Bunları değerlendirmek manuel bir insan kaynakları sistemi için oldukça güçtür. Bir ĐKBS ile boş pozisyonlara uygun adaylar kolayca seçilir ve işgücü-zaman maliyetinden tasarruf sağlanır.

c) Risk Yönetimi

d) Eğitim Yönetimi: Normal bir sistemde hangi çalışanın hangi eğitimi aldığı ve alması gerektiğini bilmek ve açılan eğitim programlarına ihtiyacı olan çalışanları belirlemek önemlidir. Bir ĐKBS ile açılan programlara ihtiyacı olan çalışanları bilmek daha kolaylaşır. Böylece doğru insanların doğru eğitim sınıflarına katılması sağlanır.

e) Finansal Planlama: ĐKBS ile ücret sistemindeki vergi, sosyal yardım, işsizlik sigortası gibi kesinti oranlarının değişmesi firmayı daha az etkileyecektir. Yeni düzene göre ücretlerde ayarlamalar yapmak insan kaynakları personeli için daha kolay olacaktır.

f) Terfi Planlama: Deneyim isteyen bir işe kimlerin getirileceği manuel

sistemlerde çok daha zordur. Bunları bir bilgi sisteminden elde etmek hem daha kolay hem de seçim yaparken objektif olmak bakımından önemlidir.

g) Pozisyon Kontrol: Firmalarda çalışma politikası nedeniyle bölümler arası

zordur. Bir bölümde yeterli kalite ve sayıda eleman olup olmadığı ve hangi bölümlerin eleman ihtiyacı ve fazlası olduğu bir ĐKBS yardımıyla kolaylıkla bulunabilir.

h) Devam Raporları ve Analizi: ĐKBS hastalık, izin ve gecikme raporları tutarak

bunların maliyetlere etkisinin belirlenmesine yardımcı olur. Bu tür raporların analizini yaparak kişisel sorunların belirlenmesini ve giderilmesini sağlar.

i) Đşgücü Planlama; Bazı iş projelerinin yapılması için, gerekli sayıda ve belirli

nitelikte personelin kimler olduğu ĐKBS tarafından kolayca belirlenir.

j) Kaza Raporlama ve Önleme; Bir ĐKBS ile birleştirilmiş kaza raporlama ve

önleme sistemi, personelin çalışacağı ortamlarda ihtiyaç duyacağı koruma önlemlerinin ne olduğunun belirlenmesine yardımcı olur.

k) Zararlı Materyal Đfşa Raporları; Bazı endüstriler için personelin zararlı

materyallere maruz kaldığı süre ve zararlı materyal miktarını raporlamak çok önemlidir. Bu raporların ĐKBS ile birleştirilmesi hangi personelin ne kadar zararlı maddeye maruz kaldığının bilinmesine ve bu personel için özel önlemler alınmasına yardımcı olur.