Satınalma Fonksiyonunun Önemi

Malzeme akışı, hem üretim hem de hizmet sistemlerinin temel taşlarından birisidir. Bu döngünün planlanarak düzenlenmesi ve kontrolü stok/malzeme yönetimi olarak adlandırılabilmektedir. Satınalma, doğru kaynaktan, doğru kalitede, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru yerde ve fiyatta, doğru malzemeyi temin edebilme faaliyetidir (Heintirz, 1986: 84). Malzeme yönetimi, satın alma ile başlayarak ulaşım, üretim ve stok yönetimi ile devam eden bir sistemdir. Nihai ürünün depolanması ve dağıtımı ile son bulur. Malzeme yönetimi kavramı, ilk olarak 1832 yılında Babbage tarafından geliştirilmiştir. 1950 yılında General Elektrik firması, karmaşık malzeme hareketlerinden sorumlu malzeme müdürlüğü kavramını ilk kez uygulamaya koymuştur. Bu tanımlamayı izleyen yıllarda malzeme yönetiminin önemi giderek artmıştır. Önem artışının nedeni ise malzeme alımı ve yönetimi için harcanan paranın tüm harcamalar içindeki payının giderek artmasıdır (Emre 1995: 87).

Satınalma fonksiyonu, malzeme yönetimi sürecinin temel elemanlarından biri olarak üretim, bakım-onarım ve hizmet amaçlı her türlü malzeme, yarımamül, parça ve teçhizatın tedarik kaynaklarından temin edilmesi sürecidir. Satınalma birimleri, bu fonsiyonlarını gerçekleştirmek amacıyla malzemenin doğru kaynaktan, doğru zamanda, doğru miktarda, doğru yere olabildiğince ucuza gelmesini sağlamak durumundadırlar. Buna karşın temin edilecek malzemenin miktarını ve tedarikçisini belirlemek geleneksel satın almanın yükümlülüğü olmayabilmektedir. Burton (1988), Fawcett ve Birou (1993) günümüzde satın almanın öneminin giderek artmasının nedenlerini aşağıdaki şekilde sıralamışlardır (Aksoy, 2005: 16):

• İşletmelerin toplam üretim maliyetleri içinde, satın alınan girdi maliyetlerinin oranının artması ve birim fiyatları kontrol etme ihtiyacı, • Üretimde otomasyon-bilişim sistemlerinin payının artması,

• Artan küresel rekabet ve sonsuz tüketici istekleri.

Müşteri memnuniyetini artırmak için gerek üretim gerekse hizmet sektörü işletmeleri, toplam kalite, esneklik, hızlı cevap verme ve müşteri isteklerini anlama gibi kriterlere daha çok önem vermeye başlamışlardır. Müşterilere verilen sözlerin yerine getirilebilmesi için eksiksiz bir şekilde JIT felsefesinin kavranması gerekmektedir. Bu nedenle geliştirilmiş üretim ve hizmet yöntemleri yanında etkili malzeme yönetim sistemleri önemli hale gelmiştir.

JIT felsefesi sıfır stok ve sıfır hata hedeflerine ulaşabilmek için seçilen az sayıda tedarikçiden yüksek kaliteli ürünlerin küçük partilerde ve zamanında teslimatını gerektirir (Acar, 1993: 78).

Toni ve Nassimbeni’ye göre, 1980’lerin başında JIT, geleneksel tedarik yönetimi uygulamalarının değiştirilmesi gerektiğini göstermiştir. Çünkü JIT, özenli ve eş zamanlı malzeme akışı gerektirmektedir.

Tam zamanında satın almanın amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilmektedir:

• Satınalma verimliliğinin artırılması,

• Tedarikçinin kalite ve teslimat performansının artırılması, • Malzeme maliyetini etkileyen faktörlerin ayrıştırılması,

• Malzeme tedarik sistemindeki gereksiz maliyet faktörlerinin ve firelerin ortadan kaldırılması.

Tedarikçi işletmeler açısından ise tam zamanında satınalma sistemlerinin yararları aşağıdaki gibi özetlenebilir (Dong, Carter ve Dresner, 2001: 474):

• Stok maliyetinin (depolama, personel vb.) azaltılması, • Daha kısa hizmet ön süresi,

• Verimliliğin artırılması.

JIT felsefesi, TZY ile bütünleşik bir sistemdir. JIT felsefesi tedarikçilerle; ürün gelişimi, hatalı ürün sayısının azaltılması ve stok yönetimi/kontrolü konularında işbirliğinin yapılmasını zorunlu kılar. Makine, elektronik ve otomotiv endüstrisinden üretim yöneticiyle yapılan görüşmeler sonucunda, JIT sisteminin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için gerekli olan en önemli faktörün tedarikçilerle geliştirilecek sıkı ilişkiler olduğu saptanmıştır. Tedarik zinciri yönetimi sürecinde kurulacak iyi ilişkiler JIT sistemlerinin kullanım başarısını ve performansını önemli ölçüde arttırmaktadır (Algbedo, 2004: 418).

Yapılan çalışmalara göre satın alıcıyla oluşturulan tam zamanında satınalma sisteminin tedarikçiye nasıl ve hangi şekilde yarar sağladığı net olarak ortaya konulamamıştır. Örneğin bazı araştırmalar, tam zamanında satın alma sisteminin stok maliyetini satın alıcıdan tedarikçiye transfer ettiğini göstermektedir. Bu maliyet transferi, tedarikçinin tam zamanında satın alma sistemini doğru kurgulayamamasından, satın alıcı ve tedarikçi arasındaki zayıf bilgi akışından ya da genelde tedarik zinciri boyunca tam zamanında satınalma sisteminin her iki üyesi tarafından da iyi oluşturulmamış olmasından kaynaklanabilmektedir. JIT sisteminin tedarik zinciri boyunca iyi kurgulanmasıyla, satın alıcının stok maliyetini tedarikçiye transfer etmesi durumu ortadan kalkacaktır. Tam zamanında satınalma stratejisinin temel elemanları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Dong, Carter ve Dresner, 2001: 474):

• Sipariş parti büyüklüğünde azalma, • Sipariş ön süresinde azalma, • Sipariş aralıklarında azalma,

• Kalite kontrol değerlendirmesi, tedarikçi kalite spesifikasyonu ve önleyici bakım programlarının oluşturulması,

• Tedarikçi seçimi, değerlendirmesi ve performansının incelenmesi.

Tam zamanında satınalma ile ilgili yapılmış bazı çalışmalar aşağıdaki gibi özetlemiştir (Aksoy, 2005: 18):

• Tam zamanında satınalma ile ilgili ilk çalışmaları Schonberger ve Gilbert (1983) ile Hahn vd. (1983) yapmıştır. Bu çalışmalar satın alıcı ve tedarikçi arasındaki operasyonel ilişkilerle ilgili çalışmaları başlatmıştır ve bu yeni yaklaşım tam zamanında satınalma (JIT-P) olarak adlandırılmıştır.

• Conant (1988), ülke çapındaki dişçilere kataloglar ile ürünlerini satan Semantodontics firmasının ürettiği ürünlerin uzun süren teslim sürelerinin şikayet konusu olmasında dolayı JIT felsefesinin prensiplerini uygulamıştır.

• Schonberger ve Gilbert (1983), sık ve güvenilir teslimat, küçük parti büyüklüğü ve kalite güvence gibi tedarikçiler tarafından kullanılan tam zamanında satınalma uygulamalarını incelemiştir. Ayrıca tedarikçi sayısının azaltılmasının ve tedarikçilerle uzun süreli tedarik anlaşmaları yapılmasının tam zamanında satınalma sisteminin gelişimi için önemli olduğunu belirtmişlerdir.

• Hall (1983-1987), Japon tedarik sisteminin detaylı bir analizinden sonra tedarikçileri imalat tesisinin bir uzantısı gibi kabul etmiş, tedarikçideki son operasyonun, satın alıcının işletmesindeki ilk operasyonla etkin bir şekilde bağlanması gerektiğini belirtmiştir.

• Ansarri ve Modarres (1986-1990) ve Lee ve Ansari (1990), tam zamanında satınalma ve geleneksel satınalma arasındaki farkları, uygulamadaki

yönetimin katkısı ve desteği) ve operasyonel (gelen ürün kontrolü, nakliye ve paketleme şartları, çizelgeleme) faktörlerin tam zamanında satınalma programı içine alınması gerektiğini belirtmişlerdir.

• Gupta (1990) ve Harrison ve Voss (1990), tedarikçi ve satın alıcı işletmelerde tam zamanında satınalma sisteminin kurulmasını çizelgeleme, yükleme ve kalite güvence uygulamalarını dikkate alarak incelemişlerdir.

• Wasco, Stonehocker ve Feldman (1991), bir hizmet organizasyonu olan Rochester’deki Kodak Park şirketi Üretim Kalite Garanti Organizasyonu’nda malzeme ve isçilik maliyetlerinin artmasına karşın müşterinin gelişmiş hizmet kalitesi, düşük fiyat, kısa tedarik zamanı beklentisi şirketi kaliteyi, maliyeti, tedariği ve müşteri memnuniyetini artırmak için yeni yöntemler aramaya itmiştir. Sürecin iyileştirilmesi için tam zamanlı proje yönetimi ilkeleri uygulanmıştır. Bunun sonucunda, işlem sürelerinde %40 oranında azalma sağlanmıştır.

3.5.2. Tam Zamanında (JIT) Felsefesinin Satınalma Fonksiyonu Üzerindeki