Aylık Maaş Ödeme İşlemleri

Aylık maaş ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için, proje yürütücüsü her ayın 1’i ile 5’i arasında Bilim İnsanı Portalı üzerinden onay işlemi yapmalıdır. Bu işlem Bilim İnsanı Portalına giriş yapıldığında otomatik olarak gelen uyarı ekranından (Personel Çalıştırma Uyarısı) yalnızca “Check” atılıp “Kabul” butonuna tıklanmak suretiyle yapılır. Böylece araştırmacı personelin çalışmasıyla ilgili mali işlemlerin yürümesi sağlanır. Uyarı ekranında araştırmacı personel onay işlemi yapılmadan sistemin diğer sekmelerine geçilemez.

2.4.1.3. Sözleşmenin Sona Ermesi (SGK İşten Çıkış İşlemleri)

Çalışma süresi, SGK giriş işlemini takiben en erken ertesi gün (tatil gününe denk gelmesi halinde izleyen ilk iş günü) başlayabilir ve sözleşmede belirtilen tarihte kendiliğinden, araştırmacı personel hizmet sözleşmesinin 8.

Madde hükmü gereğince veya aşağıda belirtilen durumlardan biri gerçekleştiğinde sona erer:

a. BAP Komisyonu’nca verilen ve hizmet sözleşmesinde belirtilen süresinin bitmesi;

b. Kendi isteğiyle ayrılması (istifa);

c. Maliye Bakanlığı’nın tasarruf tedbirlerinden kaynaklanan ödenek yetersizliği;

d. Zorunlu durumlar,

34 e. Yürütücünün talebi üzerine projenin komisyon kararı ile askıya alınması (dondurulması).

Araştırmacı personelin SGK işten çıkış işlemlerinin başlatılabilmesi için BAP Mali Koordinatörlüğü’ne zamanında bildirim yapılması ve araştırmacı personelin istifa dilekçesinin gönderilmesi proje yürütücüsünün sorumluluğundadır. Projeden ayrılan araştırmacı personelle ilgili BAP Mali Koordinatörlüğü’ne bilgi verilmeyen ve istifa dilekçesi gönderilmeyen her gün için proje bütçesinden ödeme yapılmaya devam eder.

5838 Sayılı Kanunun 4. maddesi ile 5510 sayılı SGK Kanununun 102. maddesinde değişiklik yapılarak;

sigortalının kendi isteğiyle işten ayrılması durumunda SGK’ya işten ayrıldığı tarihten itibaren ilk 10 gün içerisinde bildirimde bulunulmaması durumunda işverene cezai müeyyide uygulanmaktadır. Projeden ayrılacak olan personelin, ayrılma tarihinden en geç 10 gün önce sistem tarafından üretilen “Personel İstifa Dilekçesi” nin (Bkz. Ek 17) proje yürütücü tarafından ıslak imzalı olarak BAP Mali Koordinatörlüğü’ne iletilmesi zorunludur.

Bilim İnsanı Portalından “Personel İstifa Dilekçesi” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

a. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.

b. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Personel Çalıştırma” menüsü açılıp “Yıl” ve “Ay” bilgileri seçilerek

“Personel İstifası Düzenle” linki tıklanır.

c. Gelen sayfada “Projedeki Personeller” alanından istifa dilekçesi düzenlenecek araştırmacı personel seçilerek “İstifa Dilekçesi Oluştur” linki tıklanır.

d. “Personel İstifa Dilekçesi”, “İstifa Dosyası” alanından “Göz At” butonu ile sisteme (tercihen imzalı olarak) geri yüklenir.

e. “Açıklama” alanı düzenlenir ve “İstifa Tarihi” takvimden “Yıl, Ay, Gün” sırasıyla seçilerek girilir.

f. “Personel İstifa Dilekçesi”ni hemen iletmek için “Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna tıklanır.

g. “Personel İstifa Dilekçesi” hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra taslak durumundaki istifa dilekçesi “Personel Çalıştırma” menüsünden “İstifalar Listesi” linki tıklanarak “Gönder” butonu ile BAP Mali Koordinatörlüğü’ne iletilir.

h. Yazdırılıp imzalanan “Personel İstifa Dilekçesi” BAP Mali Koordinatörlüğü’ne gönderilir.

2.4.1.4. Tam SGK’lı Olarak Çalışan Araştırmacı Personelin Değişikliği

Yürüyen proje kapsamında, çalıştırılmasına izin verilen süre içinde çalıştırılan kişinin yerine başka bir kişinin çalıştırılmak istenmesi durumunda BAP Komisyonu’nun onayı alındıktan sonra;

a. Araştırmacı personelin SGK işten çıkış işlemlerinin yapılması için, “Sözleşmenin Sona Ermesi” ile ilgili süreç takip edilir.

b. Yeni araştırmacı personelin SGK işe giriş işlemleri için “SGK İşe Giriş İşlemleri” ndeki süreç takip edilir.

2.4.2. Bursiyer Görevlendirme Harcama Kalemi

BAP projeleri çerçevesinde bursiyerlerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar “Proje Başvurusunun Hazırlanması” başlığı altında “Araştırmacı Personel Çalıştırma ve Bursiyer Görevlendirme Talep Kalemi” nde detaylı olarak verilmiştir.

2.4.2.1. Bursiyer Görevlendirme İşlemleri

Görevlendirilecek bir bursiyerin, burs başlangıç tarihinden en geç 1 (bir) hafta önce sistem tarafından üretilen, proje yürütücüsü ve bursiyer tarafından imzalanan “Bursiyer Bilgi Formu” (Bkz. Ek 18) ve kimlik fotokopisi ile BAP Mali Koordinatörlüğü’ne bizzat başvurması zorunludur.

BAP Mali Koordinatörlüğü’ne bursiyer tarafından bizzat teslim edilen “Bursiyer Bilgi Formuna” bursiyer görevlendirme menüsünden erişilebilir.

Bursiyer Bilgi Formunun BAP Mali Koordinatörlüğü’ne vaktinde iletilmesi proje yürütücüsü ve bursiyerin sorumluluğundadır. Burs ödemeleri geriye dönük olarak yapılamamaktadır.

Bilim İnsanı Portalından “Bursiyer Bilgi Formu” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

35 a. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.

b. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Bursiyer Görevlendirme” menüsü açılıp “Yıl”, “Ay” ve “Bursiyerin Adı” seçilerek “Bursiyer Bilgi Formu Oluştur” linki tıklanır.

c. Gelen form üzerindeki bilgiler kontrol edilip boş alanlar doldurularak “Bursiyer Bilgi Formu Oluştur”

butonuna tıklanır.

d. “Bursiyer Bilgi Formu” yazdırılıp imzalanarak BAP Mali Koordinatörlüğü’ne gönderilir.

2.4.2.2. Bursiyer Aylık Ödeme İşlemleri

Aylık burs ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için, proje yürütücüsü her ayın 15’i ile 20’i arasında Bilim İnsanı Portalı üzerindenonay işlemi yapmalıdır.

Bu işlem Bilim İnsanı Portalına giriş yapıldığında otomatik olarak gelen uyarı ekranından (Bursiyer Görevlendirme Uyarısı) yalnızca “Check” atılıp “Kabul” butonuna tıklanmak suretiyle yapılır.

Böylece bursiyerin çalışmasıyla ilgili mali işlemlerin yürümesi sağlanır. Uyarı ekranında bursiyer onay işlemi yapılmadan sistemin diğer sekmelerine geçilemez.

2.4.2.3. Bursiyer Süresinin Sona Ermesi

Bursiyer süresinin, Bursiyer Bilgi Formunda yazan bitiş tarihi baz alınarak SGK dan kaza sigortasının sonlandırılması işlemleri BAP Mali Koordinatörlüğü tarafından otomatik yapılır. Ancak belirtilen bitiş tarihinden önce projeden ayrılacak olan bursiyerin, ayrılma tarihinden en geç 10 gün önce BAP Mali Koordinatörlüğü’ne “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi” ile bildirilmesi zorunludur. Bu bildirimin yapılmaması durumunda bursiyerin ödemesi yapılmaya devam eder.

Bilim İnsanı Portalından “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

a. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.

b. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Bursiyer Görevlendirme” menüsü açılıp “Yıl”, “Ay” ve “Bursiyerin Adı” seçilerek “Bursiyer İstifası Düzenle” linki tıklanır.

c. Gelen sayfada “Bursiyerler” alanından ayrılma dilekçesi düzenlenecek bursiyer seçilerek “İstifa Dilekçesi Oluştur” linki tıklanır.

d. Açılan dilekçe bilgisayara yüklenir ve “İstifa Dosyası” alanından “Göz At” butonu ile sisteme (tercihen imzalı olarak) geri yüklenir.

e. “Açıklama” alanı düzenlenir ve “İstifa Tarihi” takvimden “Yıl, Ay, Gün” sırasıyla seçilerek girilir.

f. “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi”ni hemen iletmek için “Kaydet ve Gönder” butonuna tıklanır.

g. “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi” hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra taslak durumundaki istifa dilekçesi “Bursiyer Görevlendirme” menüsünden “İstifalar Listesi” linki tıklanarak “Gönder” butonu ile BAP Mali Koordinatörlüğü’ne iletilir.

h. Yazdırılıp imzalanan “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi” BAP Mali Koordinatörlüğü’ne gönderilir.

2.4.2.4. Bursiyer Değişikliği

Yürüyen proje kapsamında, görevlendirilmesine izin verilen süre içinde görevlendirilen bursiyerin yerine başka bir bursiyerin görevlendirilmesinin istenmesi durumunda BAP Komisyonu’nun onayı alındıktan sonra;

a. Bursiyerin ayrılma işlemlerinin yapılması için, “Bursiyer Süresinin Sona Ermesi” ile ilgili süreç takip edilir.

b. Yeni bursiyerin görevlendirilme işlemleri için “Bursiyer Görevlendirme İşlemleri” ndeki süreç takip edilir.

2.5.Yolluk Giderleri Harcama Kalemi

2547 sayılı Kanunun 39. Maddesinin birinci fıkrasında “Öğretim elemanlarının kurumlarından yolluk almaksızın yurt içinde ve dışında kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılarla, bilim ve meslekleri ile ilgili diğer toplantılara katılmalarına, araştırma ve inceleme gezileri yapmalarına, araştırma ve incelemenin gerektirdiği yerde bulunmalarına, bir haftaya kadar dekan, enstitü ve yüksekokul müdürleri, onbeş güne kadar

36 rektörler izin verebilirler. Bu şekilde 15 (onbeş) günü aşan veya yolluk verilmesini gerektiren veya araştırma ve incelemenin gerektirdiği masrafların üniversite ile buna bağlı birimlerin bütçesinden ödenmesi icabeden durumlarda, ilgili yönetim kurulunun kararı ve rektörün onayı gereklidir”, denilmektedir.

BAP Projelerinden talep edilebilecek kalemler şunlardır:

a. Yolluk Giderleri (Yurt İçi/Yurt Dışı) b. Gündelik ve Konaklama Giderleri c. Kayıt Ücreti

2.5.1. Görevlendirme Yazıları

Uluslararası bilimsel toplantılara katılmak ve yurt dışı arazi-saha çalışmaları için yapılacak görevlendirme taleplerinde ve bağlı bulunulan birimin yönetim kurulu kararlarında, alınacak onaylarda, görevlendirilecek kişi, görev yeri, görevin mahiyeti ve süresi, bilimsel toplantının/arazi-saha çalışmasının yapılacağı ülkeye/şehre ulaşım güzergâhı (Örn. İstanbul-New York- İstanbul gibi) ve bu güzergâhta kullanılacak ulaşım araçları (Örn.

uçak, tren, otobüs, feribot gibi), ödemelerin yapılacağı kaynak ve talep edilecek kalemlerin BAP ın hangi projesinden karşılanacağı belirtilmelidir. İletilen görevlendirme yazısında “gündelik ve konaklama” ifadesi birlikte yazılmalı; yalnızca “gündelik” veya yalnızca “konaklama” şeklinde yazılmamalıdır.

BAP proje yürütücüsünün farklı şehirlerde ya da ülkelerde farklı bütçe kaynakları tarafından desteklenecek görevlendirmelerinin olması durumunda bilimsel toplantı tarihleri ve görevlendirme tarihlerinin yanı sıra gündelik ve konaklama giderlerinin destekleneceği tarih aralığı da mutlaka belirtilmelidir. Gündelik ve konaklama giderleri ABD ve uzak ülkeler için bilimsel toplantı tarihinden iki gün öncesi ve iki gün sonrası, Avrupa ve yakın ülkeler için ise bir gün öncesi ve bir gün sonrasını aşmayacak şekilde desteklendiğinden tarih aralığı belirtilmesi gereklidir.

Üniversitenin birim ya da bölümlerinde sözleşmeli olarak çalışmayan proje ekibinde yer alan lisansüstü öğrencileri için ilgili Enstitü tarafından yazılan görevlendirme yazısı EBYS üzerinden BAP İdari Koordinatörlüğü ile Rektörlük Makamı’na iletilir. Araştırmacı personel çalıştırma kalemi kapsamında sözleşmeli olarak çalışan doktora sonrası araştırmacıların görevlendirmeleri için ise, yürütücünün bağlı bulunduğu birim ya da bölüme sunulan dilekçenin EBYS üzerinden BAP İdari Koordinatörlüğü ile Rektörlük Makamı’na iletilmesi gereklidir.

Yurt içi arazi-saha çalışmalarına ilişkin görevlendirme yazılarında BAP Komisyonu tarafından onaylanmış olması şartıyla; çalışmanın yapılacağı şehirlerin, mevkilerin, istasyonların vb. ilgili güzergâhın; araç kiralanacağı, özel araç ya da resmi araç kullanılıp kullanılmayacağı (Resmi araçlarda taşıtmatik ve HGS/OGS bulunduğundan benzin ve köprü / otoban ücretleri için ayrıca BAP bütçesinden destek verilmemektedir.), ve kullanılacak aracın plakası belirtilmelidir.

Görevlendirme onayı seyahat tarihinden önce çıkarılmış olmalıdır. Her görevlendirme için ayrı onay alınmalıdır.

2.5.1.1. Görevlendirme Yazılarının İçeriği ve İşlem Süreci

Görevlendirilecek kişi öncelikle “Davet Mektubu” ve “Bildiri Özeti” yle birimine/bölümüne başvuruda bulunur.

BAP Komisyonu tarafından değerlendirilerek bütçe tahsis edilebilmesi için görevlendirilecek kişinin bağlı olduğu birim, olumlu “Yönetim Kurulu Kararı” nı EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) sisteminden BAP İdari Koordinatörlüğü’ne iletir. Rektör’ün görevlendirmeye onay verebilmesi için “Rektörlük Makamı”na hitaben yazılan görevlendirme yazılarının içerik olarak (Örneğin, bilimsel toplantının tarihleri, görevlendirme tarihleri, görevlendirmenin yapılacağı ülke/şehir bilgisi, güzergâh, kullanılacak ulaşım araçları, talep edilecek bütçe kalemleri gibi) “BAP İdari Koordinatörlüğü”ne hitaben yazılan yazılar ile aynı olması gereklidir. Rektör onaylı görevlendirme yazısı görevlendirilen tarihten önce EBYS sistemi üzerinden BAP Mali Koordinatörlüğü’ne ulaşır.

Ancak görevlendirmeye ait masrafların (yolluk giderleri, gündelik ve konaklama masrafları ve kayıt ücreti) farklı bütçe kaynaklarından karşılanacak olması durumunda BAP projesinden hangi giderin karşılanacağı Rektörlük Makamı’na hitaben yazılacak görevlendirme yazılarında belirtilmelidir.

37 BAP Komisyonu onayının verilmediği durumlarda Rektörlük Makamı’na yazılan görevlendirme yazısı onaylanmış dahi olsa BAP Mali Koordinatörlüğü tarafından ödeme yapılamaz. BAP Komisyonu görevlendirme masraflarına ilişkin (yol, kayıt, gündelik ve konaklama) bütçenin projeye aktarılması için onay vermektedir. Bu sebeple proje yürütücüsünün Bilim İnsanı Portalından “Seyahat Talebi” de iletmesi gerekir. Görevlendirme yazıları BAP İdari Koordinatörlüğü’ne gönderilmemiş ve/veya portal üzerinden seyahat talebi iletilmemiş talepler BAP Komisyonu gündemine alınmamaktadır. Seyahat taleplerine ilişkin görevlendirme yazılarının seyahat tarihinden en az 30 gün önce EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden gönderilmesi gereklidir. EBYS de üzerinden iletilen tüm belgelerde tarih ve zaman damgası bulunduğundan geriye dönük görevlendirmeler hiçbir şekilde BAP Komisyonu gündemine alınmamaktadır. Proje, komisyon kararı ile kabul edilmeden ve proje sözleşmesi imzalanıp sisteme yüklenmeden önce gönderilen görevlendirme yazıları kabul edilmemektedir.

(Bilim İnsanı Portalından bilimsel toplantılara katılım (konferans-sempozyum-kongre) “Seyahat Talebi”

düzenleme adımlarıyla ilgili detaylı bilgi “Proje Talepleri” bölümünde “Seyahat Ek Bütçe Talebi” konusu açıklanırken verilmiştir.)

BAP projelerinden seyahat desteği bir takvim yılı içinde bir kişiye, iki projede yürütücü olsa dahi, bir kez verilir.

Ancak bir görevlendirme için tek seferde yol, kayıt, gündelik ve konaklama giderleri talep edilebileceği gibi, bu kalemler aynı takvim yılı içinde üç ayrı görevlendirme ile de talep edilebilir. (Örneğin aynı takvim yılı içinde olmak kaydıyla; birinci görevlendirme için yol masrafları, ikinci görevlendirme için kayıt ücreti, üçüncü görevlendirme için gündelik ve konaklama giderlerinin karşılanması talep edilebilir.) Fakat mevzuat gereği bir harcama kalemi birden fazla bütçe kaynağı tarafından karşılanamadığından gündelik “BAP Bütçesinden”, konaklama

“Rektörlük” ya da “Fakülte Bütçesinden” karşılanamayacağı gibi, yol masrafları ya da kayıt ücretinin de bir kısmı BAP bütçesinden, diğer kısmı farklı bir bütçeden olacak şekilde karşılanamaz. Kullanılmayan kalemlerin bir sonraki takvim yılı için kullanılması talep edilemez.

BAP Komisyonu tarafından onaylanan bir görevlendirmenin öngörülemeyen sebeplerle gerçekleştirilememesi üzerine görevlendirme iptal yazısının EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) sistemi üzerinden BAP İdari Koordinatörlüğü’ne gönderilmesi gereklidir. Gerçekleştirilemeyen görevlendirmeler ile ilgili olarak o ana kadar yapılmış harcamalar (Örneğin önceden alınmış uçak bileti, konaklama yeri ön ödemesi, kayıt ücreti ödemesi gibi) BAP projesinin bütçesinden karşılanamaz. İptal işlemi yapıldıktan sonra ilgili takvim yılı içinde yeni bir görevlendirme için BAP Komisyonu’na başvuru yapılabilir. Hiç bir harcama yapılmamış olsa dahi gerçekleşemeyen görevlendirmeler için iptal işlemi yapılmamış ise o takvim yılı için seyahat imkânı kullanılmış sayılacağından yeni bir görevlendirme yapılamaz.

“Sabbatical” görevlendirmesinde iken resmi izinli olan proje yürütücüsünün, projeyi devredip ilgili projenin ekibinde yer alması nedeniyle [(Yurt dışı arazi-saha çalışmalarında yalnızca proje yürütücüsü (D kodlu projelerde doktora tez öğrencisi hariç) desteklenir.] sözleşme ile onaylanmış olsa dahi arazi-saha çalışması kapsamında masrafları karşılanmaz.

Her tür uçak, tren, otobüs bileti geçerlidir. Yurt içi ve yurt dışı uçakla yapılacak seyahatlerde (bilimsel toplantılara katılım, arazi-saha çalışması vb.) ilgili şehire uçak ile gidilmek isteniyorsa görevlendirme yazısında yol “uçakla” ibaresi bulunmalıdır. Ancak birinci sınıf uçuşlar karşılanmaz, ekonomik uçuşlar desteklenir. Biletler gidiş-dönüş bilimsel toplantının/ arazi-saha çalışmasının yapılacağı şehre düzenlenmiş olmalıdır. Aktarmalı uçuşlarda belli bir noktada birkaç gün konaklanmamalıdır. Aktarmaların günübirlik olması gerekir. Aksi durumda güzergâhın dışına çıkılmış olduğundan yol giderleri ödenmez.

Yurt dışı arazi-saha çalışmaları/ bilimsel toplantılara katılım kapsamında toplu taşıma (mutat) araçların kullanılması zorunludur. Ancak, belediye sınırları dışında toplu taşıma (mutat) araçlarının bulunmaması ve taksi kullanılması zorunlu olan hallerde taksi kullanılabilir ancak, taksi fişinin ibraz edilmesi zorunludur. Geçici görevin ifası sırasında şehir içinde taksi kullanılamaz. Zorunlu hallerde ikametgâh – istasyon (uçak, tren, otobüs), istasyon - vazife mahalli olmak üzere 2 gidiş 2 dönüş toplam 4 (dört) taksi ücreti ödenir ve ödemenin yapılabilmesi için taksi fişinin ibraz edilmesi zorunludur.

38 Yurt dışı arazi-saha çalışmaları çerçevesinde araç kiralama hizmeti bedeli ödenmemekte ve özel araç kullanımı durumunda benzin gideri karşılanmamaktadır.

Yurt içi/ yurt dışı bilimsel toplantılara katılım desteği çerçevesinde araç kiralama hizmeti bedeli karşılanmamaktadır.

Yurt içi/ yurt dışı bilimsel toplantılara katılım için (uluslararası olmak kaydıyla) yol gideri, kayıt ücreti, gündelik ve konaklama giderleri ödenebilmektedir.

İstanbul il sınırları içinde yapılacak uluslararası bilimsel toplantılar için ise yalnızca kayıt ücreti ödenir. Kayıt ücretinin ödenebilmesi için, bilimsel toplantıya katılım belgesi ile kayıt ücretinin ödendiğine dair faturanın ibrazı ve görevlendirme onayı gerekmektedir.

Yurt içi arazi-saha çalışmalarında; geçici görevin ifası sırasında şehir içinde taksi kullanılamayacaktır. Zorunlu hallerde ikametgâh – istasyon (uçak, tren, otobüs), istasyon - vazife mahalli olmak üzere 2 gidiş 2 dönüş toplam 4 (dört) taksi ücreti ödenir ve ödemenin yapılabilmesi için taksi fişinin ibraz edilmesi zorunludur. Ancak yerleşim yerlerinden uzakta, belediye sınırları dışında ve toplu taşıma (mutat) araçlarının bulunmadığı yerlerdeki yurt içi arazi-saha çalışmaları için ilgili güzergâhın ya da çalışmanın yapılacağı mevkilerin, istasyonların vb. proje başvurusunda belirtilmesi ve sözleşme ile onaylanması kaydıyla özel araç kullanılabilir ya da günlük araç kiralama hizmeti alınabilir. Her 100 km için 7 litre kurşunsuz benzin bedeli karşılanır.

Yurt içi arazi-saha çalışmaları kapsamında günlük araç kiralama hizmeti alınacak ise harcamaları proje sözleşmesiyle onaylanarak 03.5. hizmet alımları kalemine tahsis edilen bütçeden; görevlendirilen süreye ait gündelik gideri ile görev mahalinden görevlendirilen yere kadar olan yol (uçak, tren, otobüs vs.) harcamaları ise 03.3.1.1. yurt içi yolluk giderleri kalemine tahsis edilen bütçeden karşılanır.

Günlük araç kiralama hizmeti ödemeleri sadece ön ödeme (avans) yoluyla yapılacaktır. Görevlendirilen tarihten en az 30 gün önce avans talebinin yapılması gerekmektedir. Yurt içi arazi-saha çalışması kapsamında araç kiralanacak ise araziye çıkılması planlanan tarihten 30 gün önce, görevlendirme tarihleri ile sınırlı olacak şekilde sistem üzerinden ön ödeme (avans) talebi yapılmalıdır. Sistemden üretilen harcama talimatında araç kiralama hizmetinin hangi tarihler arasında alınacağı belirtilmedir. Bu tarihler görevlendirme tarihlerini aşamaz.

Onay yazısında tahmini güzergâh belirtilmelidir. Arazi saha çalışması için planlanan tarihten önce eş zamanlı olarak görevlendirme onayı ve avans talebinde bulunulmuş olmalıdır. Araç kiralama hizmeti benzinsiz olacak şekilde alınmalı, benzin fişleri ayrıca harcama belgesi olarak BAP Mali Koordinatörlüğü’ne teslim edilmelidir.

Araç Kiralama Hizmeti Harcama Belgeleri;

1. Rektör onaylı görevlendirme yazısı 2. Harcama talimatı

3. Fatura 4. 3 teklif

5. Araç kira sözleşmesi 6. Piyasa araştırma tutanağı 7. Yakıt fişi

Çeşitli devlet kurumlarıyla ya da firmalarla yapılacak görüşmeler arazi-saha çalışmaları kapsamında bütçelendirilmemeli ve bu gerekçeyle, özel araç kullanımı, araç kiralama hizmet bedeli ve benzin gideri talep edilmemelidir. Bu tür kurumlar belediye sınırları içinde bulunduğundan toplu taşıma (mutat) araçlarının kullanılması tercih edilmelidir.

İstanbul il sınırları içinde gerçekleşen arazi çalışmaları için gündelik-konaklama ve yol giderleri ödenmez.

Araştırma proje başvurularında öngörülen ve projenin tamamlanması için zorunlu olan yurt içi arazi çalışmalarında proje ekibinde yer alan lisansüstü öğrenciler, araştırma görevlileri ve diğer araştırmacıların da,

39 saha çalışmasının yapılacağı şehre uçak ile gitmek istemeleri durumunda, görevlendirme yazılarında “uçakla”

ibaresinin bulunması şartıyla uçak bileti tavanı gidiş-dönüş 300 TL ile sınırlı olacak şekilde ödeme yapılır.Proje ekibinde bulunan ancak üniversitede araştırma görevlisi kadrosunda bulunmayan lisansüstü öğrencilerin BAP projeleri kapsamında Komisyonu’nun onay verdiği arazi-saha çalışmalarına katılabilmeleri ve harcamalarının karşılanabilmesi için ilgili projenin yürütücüsü tarafından görevlendirmeye dair bir yazı ile “Rektörlük Makamı”na başvurulması durumunda Rektör’ün onayı ile Komisyon’un belirlediği tavanlar dahilindeki harcamalar BAP proje bütçesinden karşılanır.

Yurt İçi / Yurt Dışı Yolluk Ödemesini Alabilmek İçin Gerekli Harcama Belgeleri:

a. Rektör onaylı görevlendirme yazısı (EBYS),

b. Başvuru sahibinin bağlı bulunduğu birimin yönetim kurulu kararı;

c. Yol (Uçak bileti, faturası, uçuş boarding kartları - otobüs, tren, vb. bilet),

d. Gündelik ve konaklama ödemesinde varsa konaklama faturası (Sadece gündelik ve konaklama ödemelerinde yol gideri belgeleri bilgi mahiyetinde eklenmelidir.)

e. Kayıt ücreti ödemesinde fatura, katılım belgesi ve tercümesi (Sadece kayıt ücreti ödemesinde bilgi mahiyetinde yol gideri belgesi eklenmelidir.)

f. Islak İmzalı Yurt İçi/Yurt dışı geçici görev yolluk bildirimi formu

Not: Ön ödeme (Avans) alınarak yapılan görevlendirmelerde, harcama belgeleri dönüş tarihini takip eden en geç 30 gün içinde tüm harcama belgelerin asılları ve avans kapatma formu ile birlikte BAP Mali Koordinatörlüğü’ne teslim edilmelidir.

Ödemeler, belge ve faturaların ibrazına bağlıdır. Kredi kart sliplerinin ya da elektronik posta ile gelen ödeme bilgilerinin geçerliliği yoktur. Tüm faturalar bilimsel toplantıya katılan görevlendirilen kişinin adına olmalıdır.

Toplu faturalar geçerli değildir. Görevlendirme onayında belirtilen güzergâhın dışına çıkılması halinde yapılacak

Toplu faturalar geçerli değildir. Görevlendirme onayında belirtilen güzergâhın dışına çıkılması halinde yapılacak

Belgede BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ EL KİTABI 2020 (Son güncelleme Tarihi 09/04/2020) (sayfa 41-0)