Planlama ve programlamanın etkinliği

Tespit 1: ÖBGP’nin mali destek programı tasarımına yeterli girdi sağlayacak detayda olmadığı düşünülmektedir.

TR31 Bölgesi 2007-2008 Ön Bölgesel Gelişme Planı Şubat 2007’de yayınlanmıştır. 2008 yılı KOBİ ve Sosyal Kalkınma MDP’leri bu plan esas alınarak tasarlanmıştır. (İZKA, 2013) Plan aşağıdaki bölümlerden oluşmaktadır:

 Temel amaçlar ve öncelikler

 Mevcut durum analizi,

 GZFT analizi²⁵

 Vizyon

 Uygulama, Koordinasyon ve İzleme Değerlendirme

Ancak plan içerisindeki mevcut durum analizi üst düzey olduğundan program tasarımına yeterli girdi sağlayacak detaya sahip olmadığı düşünülmektedir.

MDP’ler tasarlanmadan önce, detaylı bölgesel planların ve mevcut durum analizlerinin hazırlanması, desteklenmek istenen, yükselen veya gerileyen sektör ve alanların ve bu sektörlerin güçlü ve zayıf yanlarının tanımlanması açısından önemli ve gereklidir.

Ayrıca, bölgesel planın hedeflerine ilişkin göstergelerin belirlenmiş olması, bu göstergelerin mevcut değerlerinin belirlenmiş; ulaşılmak istenen, hedef değerlerinin tanımlanmış olması gerekmektedir.

25 Güçlü yanlar, zayıf yanlar, fırsatlar, tehditler analizi

2007-2008 ÖBGP’de bu göstergelerin hedef değerlerinin tanımlanmadığı görülmüştür. Bu değerlerin tanımlanmamış oluşu, programın değerlendirmesinde ulaşılan başarı ile ilgili yargılarda bulunulmasını da zorlaştırmaktadır.

Ancak, sonraki bölge planlarının çok daha kapsamlı ve detaylı olarak hazırlandığı ve hedef değerlerin de bu planlarda yer aldığı görülmüştür.

Tespit 2: Yararlanıcılar arasında planlama esnasında yapılan istişarelerin yeterli olmadığı görüşü hakimdir.

İZKA personeli ile gerçekleştirilen görüşmelerde gerek ön bölge planı ve mevcut durum analizi, gerekse mali destek programının tasarlanması aşamasında anahtar paydaşlar ile istişarelerin gerçekleştirildiği iletilmiştir. Ancak yararlanıcılar ile yapılan odak grup toplantılarında yararlanıcıların bir kısmının gerçekleştirilen istişarelerin yeterli olmadığı görüşüne sahip oldukları gözlemlenmiştir.

Odak grup toplantıları esnasında yapılan ankette programın önceliklerinin ve kapsamının belirlenmesinde “siz paydaşlar ile fikir paylaşımlarının yeterliliğini değerlendiriniz” sorusuna:

 29 KOBİ MDP Odak Grup Toplantı katılımcısı 5 üzerinden ortalama 3,5;

 28 Sosyal Kalkınma MDP Odak Grup Toplantı katılımcısı 5 üzerinden ortalama 3,6 puan

vererek istişarelerin başarısını orta seviye olarak değerlendirmiştir.

Bu görüşün arkasındaki temel nedenin istişarelerin olası yararlanıcılarla kadar inmeyerek oda, birlik veya diğer işbirliği kuruluşları gibi çatı kuruluşlarla gerçekleştirilmesi olduğu düşünülmektedir.

Görüşülen çatı kuruluşların üye tabanına istişare sürecinin yayılması İZKA’dan ziyade çatı kuruluşun sorumluluğu çerçevesindedir. Ancak istişarelerin hedef grup üyelerini doğrudan içermesi için ajans program planlama aşamasında gerçekleştireceği arama toplantıları ve atölye çalışmaları gibi etkinliklere hedef yararlanıcılar da dahil edilebilir. Hedeflenen yararlanıcılar arasında yer alması düşünülen firma, kurum ve kuruluşlar doğrudan, ya da dolaylı olarak, çatı kuruluşu aracılığıyla istişare etkinliklerine davet etmek seçenekler arasında bulundurabilir.

Tespit 3: Projelerin yürütülmesi esnasında katılımcıları en çok zorlayan alanların, satın alma süreçleri ve bu süreçler ile bağlantılı konular olduğu gözlemlenmiştir.

Gerçekleştirilen mülakat ve odak grup toplantılarında, izleme aşamasında en çok sorunun yaşandığı alanın satın almalar olduğu hem İZKA yetkilileri hem de yararlanıcılar tarafından dile getirilmiştir (İZKA, 2013) (KOBİ MDP, 2013) (Sosyal Kalkınma MDP, 2013).

Satın alma usulleri Açıklama

Açık İhale Usulü Bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Yaklaşık maliyeti 100.000 TL’den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir.

Pazarlık Usulü

İhale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve Sözleşme Makamının ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usuldür. Yaklaşık maliyeti 20.001- 100.000 TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.

Doğrudan Temin Usulü

İhtiyaçların, davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür. Yaklaşık maliyeti 20.000 TL’den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir.

Tablo 41: Kamu İhale Mevzuatına Tabi Olmayan Yararlanıcılar İçin Satın Alma Usulleri (DPT, 2008)

Sosyal kalkınma MDP kapsamında desteklenen Kamu İhale mevzuatına tabi olan yararlanıcılar bu mevzuat çerçevesinde, diğer tüm yararlanıcılar ise yukarıdaki tabloda gösterilen usullere göre satın almaları gerçekleştirmişlerdir. Bu usullerden iki tanesi, pazarlık usulü ve açık ihale usulü yararlanıcıların çoğunun aşina olmadığı prosedürler içerdiklerinden dolayı bu prosedürlerin anlaşılması ve uygulanmasında sıkıntılar ile karşılaşılmıştır.

Özellikle KOBİ MDP kapsamında desteklenen projelerin çoğunlukla makine ve ekipman alımı temelinde oldukları düşünüldüğünde bu projelerin ihale usullerini kullanmaları kaçınılmaz hale gelmektedir. Yararlanıcıların bu prosedürler konusunda deneyimsiz oldukları düşünüldüğünde süreç hata yapılmasına açık hale gelmektedir ve yapılan hatalar projelerin işleyişini, zaman planını veya yararlanıcıların mali yapısını zora sokabilmektedir. Örneğin, usullere uyulmayışından dolayı iptal edilen bir ihalenin tekrar düzenlenmesi projelerin süresinin maksimum 9 ay olduğu böyle bir programda, projenin zamanında tamamlanmasını riske sokmaktadır. Bu duruma örnek teşkil eden bir vaka yaşanmıştır ve sosyal kalkınma programı yararlanıcılarından bir tanesi proje kapsamında düzenlenen ihalenin iptali sonucu projeye ilişkin İZKA ile yapılan sözleşmeyi feshetmiştir (İZKA, 2013).

Yaşanan sıkıntılara bir diğer örnek de usulde yapılan hata nedeniyle harcamanın uygun maliyet olarak kabul edilmeyişidir. Bu durum yararlanıcıların finansal yapısını zora sokabilmektedir.

Satın alma süreçlerinde yaşanan sıkıntıların asgari düzeye indirebilmesi için alınabilecek tedbirler vardır. Öncelikle, bu yöntemlere aşina olmayan yararlanıcıların da sürecin en başından itibaren detaylı bir şekilde bilgilendirildiklerinden emin olunmalıdır. Satın alma süreçlerini detaylı bir şekilde açıklayan bir rehber hazırlanmalı ve önceki programlarda yaşanan tecrübeler çerçevesinde karşılaşılabilecek istisnai durumlarla nasıl başa çıkılabileceğini de açıklayan belgeler yararlanıcılarla paylaşılmalı, gerekli görüldüğü durumda izleme aşamasının en başında satın alma süreçleri hakkında bilgilendirme toplantısı gerçekleştirilmelidir. Bu alanda daha detaylı bilgilendirme yapılmasının gereği yararlanıcılar tarafından odak grup toplantılarında da dile getirilmiştir (Sosyal Kalkınma MDP, 2013).

Diğer bir çözüm de satın alma prosedürlerinin esnekleştirilmesidir. Uzman panelinde panelistlerin de önemle üzerinde durdukları bu konu hem yararlanıcıların daha az prosedürle uğraşarak projelerine konsantre olmalarına katkı sağlayacak, hem de İZKA açısından önemli bir iş yükünün hafifletilmesi anlamına gelecektir. Ancak sistemi suistimale açarak denetimi zorlaştıracağı için esnekleştirmenin dikkatle planlanması gerekmektedir.

Tespit 4: Eş finansman kuralı ve miktarının, Sosyal Kalkınma MDP yararlanıcılarının mali yapıları açısından zorluk yarattığı görülmüştür.

Sosyal kalkınma programı için %25 olarak belirlenen eş finansman miktarı, program yararlanıcıları arasında özellikle Sivil Toplum Kuruluşları ve başta eğitim kurumları olmak üzere bazı kamu kuruluşları için zorluk yaratmış, bu durum odak grup toplantılarında sıkça dile getirilmiştir (Sosyal Kalkınma MDP, 2013). Ayrıca, Sosyal Kalkınma MDP’de ayni katkıların eş finansman dahilinde sayılmayışı bu kurumlar için bütçe esnekliğini azaltıcı faktör olmuştur.

Sosyal Kalkınma MDP yararlanıcıları arasında gönüllülük temelli çalışan, mali yapıları güçlü olmayan sivil toplum kuruluşlarının da yer aldığı düşünüldüğünde, eş finansman alanında iyileştirme yapılması gerekli görülmektedir. Yapılabilecek ilk alternatif iyileştirme, eş finansman yüzdesinin azaltılması olabilir. Diğer bir iyileştirme alternatifi, eş finansman karşılığının esnekleştirilmesi olarak değerlendirilebilir. Bu da, eş finansman miktarının proje hesabına nakit olarak yatırılmasının yerine projenin yürütülmesinde kullanılan insan kaynaklarının maddi karşılığının eş finansman miktarından düşülmesi olarak uygulanabilir. Bunun yanında, yararlanıcıların sağladığı bazı ayni katkıların eş finansman kapsamında değerlendirilmesi de bir alternatif olarak değerlendirilebilir. Ancak sunulan ayni katkının maddi karşılığının belirlenmesinde bir standart geliştirilmesi zor olacağından bu yöntemin tercih edilmesi belirli riskler içermektedir.

Tespit 5: Belirlenen 9 aylık süre içerisinde projelerin tamamlanmasının, bazı yararlanıcılar açısından zorlayıcı olduğu görülmüştür.

Mali Destek Programları kapsamında desteklenen projelerin azami süresi 9 ay olarak belirlenmiş ve program rehberinde belirtilmiştir. Ancak bu sürenin program kapsamında desteklenen faaliyetlerin bir kısmının gerçekleştirilmesi ve bu faaliyetlerin gerçekleştirildiği projelerin zamanında tamamlanabilmesini zora soktuğu, yararlanıcılar üzerinde bu sürenin kısa oluşunun baskı yarattığı gözlemlenmiştir.

Aşağıda örnekleri verilen durumlar projelerin uygulanmasında gecikmelere sebep olarak belirtilen süre içinde tamamlanmasını riske atabilmektedir:

 Proje kapsamında istihdam edilecek personelin belirlenmesi ve işe alınması,

 Mal ve hizmet alım ihalelerinin gerçekleşmesinde oluşabilecek gecikme ve iptaller

 Özellikle yurtdışından mal alımlarında geciken siparişler

 Proje kapsamında satın alınan yeni makine ve ekipmanın kurulum ve test süreleri

 Kalite belgesi ve çeşitli sertifikaların edinilmesindeki başvuru, inceleme ve onay süreçleri Programların süresi belirlenirken, hedeflenen faaliyetler ve bu faaliyetler ile ilişkili olarak ortaya çıkabilecek, yukarıda da belirtilen olası nedenler göz önünde bulundurularak; yararlanıcılara ve ajansa zamansal esneklik sağlanacak şekilde proje sürelerinin belirlenmesi önerilmektedir.