Personel Performansının Organizasyonel Belirleyicileri

Eski çağlarda organizasyonun fazla önemi yoktu. Ancak zamanla iş hayatının vazgeçilmez ve önemli bir unsuru halini aldı ve genellikle de yönetim veya organizasyon olarak tanımlandı. İşyerlerindeki çevresel organizasyon personel performansını ve genel anlamda da yapılan işi ciddi biçimde etkiliyor. Amaçların netliği, politika ve prosedürler ve görev ve sorumlulukların ne ölçüde açık anlaşıldıkları veya otorite, sorumluluk ve kariyer fırsatları arasındaki ilişki38 _ve

örneğin ikramiyeler, eğitim veya fazla mesai gibi diğer haklar ve görevlerin yapılmaması halinde uygulanan ceza sistemleri ve bütün bu sistemlerin personele duyurulması performans açısından çalışanları gayet iyi teşvik eder ve organizasyonun amaçlarına ulaşmanın en kolay yoludur. Bu belirleyicilerden bazılarına aşağıda verdiğimiz örneklerle kısaca değinilmesinde fayda vardır:

37_{Alaam, Ahmed Khaled, a.g.e, s.145.}

Organizasyonun yapısı

Herhangi bir organizasyonun yapısı bir anlamda insan vücudunun tüm parçalarını birbirlerine bağlayan insan iskeletinin üstlendiği role benzer. Bir organizasyonun başarılı olması için yapısının dengeli ve organizasyonun amaçları ile temel işlemleri ile uyumlu hale getirilmiş olması gerekir39_.

Araştırmacı Libya’da da organizasyonel yapılar olduğunu gözlemlemiştir ancak buradaki sorun bunun doğru uygulanmasında yatmakta olduğunu gözleme fırsatı bulmuştur. Bütün bölümlere aynı derecede önem verilmediği sonucuna ulaşmıştır. Hatta araştırma, geliştirme, projeler, planlama ve eğitim bölümleri gibi bazıları tamamen göz ardı edilmektedir veya marjinal hale getirilmektedir ve özellikle uzun vadede bu bölümlerin son derece büyük ve stratejik önemleri olmasına karşın bunlar bazı organizasyonların bünyelerinde hiç yer almamaktadır. Öte yandan bir de organizasyon yapılarının oluşturulmasında ciddi bir istikrarsızlık sorunu oluştuğunu gözlemlemiştir.

Yukarıda bahsedilenler kesinlikle bu bölümleri dondurmaya değil, bilimsel çalışmalara dayanarak bilimsel ve sistematik bir şekilde geliştirmeye yönelik bir çağrıdır. Bunu yaparken organizasyonun ve yapılan işin üzerinde durulması, amaçlarının göz önüne alınması gerekir. Ancak bu da organizasyonda kullanılan teknik veya verilen hizmetler önemsenmelidir. Bu değil de bir kişinin diğerine tercih edilmesi veya bir bireye çok büyük bir öfke duyulduğu için bu yola başvurulması da sonuçta personelin performansına yansıyacaktır.

İş Tanımı

Personelin performansını etkileyen en önemli faktörlerden biri o personele verilen görev ve sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesidir. Bunlar açık ve anlaşılır bir şekilde yazılmalı ve her personele şahsen verilmelidir ki onlar da kendilerinden ne beklendiğini ve hem görev hem de sorumluluklarının sınırlarını bilmelidirler. Böylece görevlerinin neler oldukları işini yaparken sürekli gözünün önünde

olacaktır. Bu görev ve sorumluluklar organizasyonun yapısı belirlenirken personelin iş özelliklerine göre dağıtılır40_.

İş tanımının yapılması çok önemlidir. Böylece doğru insana doğru iş verilmiş olur ve bu da o bireyin görevlerini beceri ve etkinlikle yerine getirmesini sağlar. Araştırmacı bu çalışmayı yürütürken Libya’daki organizasyonlarda iş tanımına gerekli önemin verilmediğini görmüştür. Eğer iş tanımları yapılmışsa bu da sadece denetim görevini yerine getirenler için yapılırken diğer işler için ne bir tanım yapılıyor, ne de personelin görev ve sorumlulukları açıkça belirtiliyordu. Oysa bir organizasyonun amaçlarına ancak bünyesinde gerçekleşen tüm görevlerin birbirlerini tamamlaması halinde ulaşılabilir.

Liderlik

İyi bir liderin, yapılan işle ilgili teknik beceriler dâhil olmak üzere belirli becerilere sahip olması gerekir. Böylece lider kendisine verilen görevdeki deneyimi ve insan ilişkileri konusundaki diğer becerileri sayesinde altında çalışanlarla daha iyi iletişim kurabilir ve onların sorunlarına daha kolay çözüm getirebilir. Planlama, organize etme, yönetme, izleme ve koordinasyon ve bütünleşme sağlama gibi görevlerin yerine getirilmesiyle ilişkili diğer idari beceriler de son derece önemlidir. Tabii liderin, kendisine yapılan öneriler doğrultusunda hareket ederek bütün bunları uygulaması gerekir – ki bu da kendi amirleriyle olan ilişkisine bağlıdır. Eğer lider kendi üstleriyle iyi ilişkilere sahipse çalışırken altındaki çalışanları teşvik etmesi mümkün olur41. Başarılı bir lider içinde bulunulan durumda başarılı olan ve bu durumun gerek ve koşullarına uygun davranan kişidir42_{. Sosyal koşullar da bu}

becerilerini kullanmasına veya geçersiz kılmasına yol açar43_{. Birçok ampirik deney,}

sağlam bir denetimin ve liderlik prensiplerine uygun davranmanın üretimin arttırılmasında çok önemli olduğunu kanıtlamıştır44 _{çünkü becerikli bir lider altında}

çalışanların morallerini yükseltir ve tüm çabalarını performanslarını arttırmaya yöneltmelerini sağlar.

40_{Elshnwani, Salah, a.g.e, s.222.} 41_{Elshnwani, Salah, a.g.e, s.224-225.} 42_{Hashem, Zaki Mahmoud, a.g.e, s.492.} 43_{Elisawi, Abdurahman Mohamed, a.g.e, s.153.}

İletişim

İletişim personel açısından fikir ve düşüncelerini belirtebilecekleri, önerilerini iletebilecekleri ve başkalarının fikirlerini öğrenebilecekleri bir araçtır45_{. Bu nedenle}

müdürler ile altlarında çalışan personel veya diğer meslektaşlarıyla, işle ilgili konularda fikir alışverişi yapılmasını sağlayan temel bir faaliyettir. İyi iletişim anlaşma ve işbirliğinin yapıcı yanlarının gelişmesini sağlar46_.

Başka bir ifadeyle fikir alışverişinin gerçekleşmesi insanların bakış açılarındaki ortak veya birbirine yakın görüşlerin anlaşılmasına yardımcı olur. Bu da ortak araçlara ulaşılması için gereken en kolay yollar üzerinde birlikte çaba gösterilmesini sağlar47_.

İletişim ayrıca bilgi ve veri aktarılmasını mümkün kılarak personele işin tüm yönleriyle ilgili görüş ve önerilerini ifade etme olanağı verir. Böylece ortaya çıkan iyi fikir ve öneriler organizasyon içinde kullanılabilir ve yapılan iş açısından bunlardan yararlanılması sağlanır48_.

Başarılı bir yönetici organizasyon bünyesinde birileri tarafından sürekli değiştirilerek iletilen bilgilere fazla bağlı olmamalıdır çünkü bunlar söz konusu bilgi veya veriyi bilerek ya da bilmeden saptırabilir ve bu da asıl iletilmek istenen bilginin gecikerek iletilmesine yol açar. Bu nedenle sık aralıklarla ve haber vermeksizin saha ziyaretleri yapılması ve önemli konuları yerinde ve şahsen gözlemleyerek gerçeklerin değiştirilmelerinin veya saptırılmalarının engellenmesi önerilir. Bu tür ziyaretler ayrıca personeli, işlerini zamanında ve yüksek etkinlikle yapmaları ve işin gelişimiyle ilgili gerçek raporlar yazmaları için de teşvik eder.

45_{Elshnwani, Salah, a.g.e, s.228.} 46_{Hahem, Zaki Mahmoud, a.g.e,, s.462.} 47_{Elshnwani, Salah, a.g.e, s.228.} 48 _{a.g.e, s.229.}

Güdüler

Bireyi belli bir amaca ulaşmaya yönlendiren ve böylece hem bireyin hem de organizasyonun amaçlarına ulaşılmasını sağlayan uyarıcılara genel anlamda güdüler adı verilir49_{. Organizasyonun amaçları çerçevesinde en yüksek geri dönüş mümkün}

olan en yüksek seviyedeki üretimi en az maliyetle gerçekleştirerek elde edilir. Bireysel amaçlar ise çalışanlara uygun bir iş ortamı yaratıp, fiziksel ve psikolojik ihtiyaçlarının karşılanmasıyla sağlanır. Bu ihtiyaçların karşılanması organizasyonun performansı iyileştirmek için bu teşvikleri kullanma yeteneğine bağlıdır50 _çünkü

bireylerin farklı ihtiyaçları vardır ve farklı eylem ya da teşvikler onları farklı şekillerde etkiler. Bir organizasyonun amaçlarına teşvikler sayesinde ulaşabilmesi için öncelikle personelin kişisel ihtiyaçlarını ve güdülerini belirlemesi gerekir. Ancak bunu yaptıktan sonra organizasyon açısından arzu edilen en iyi sonucun alınmasını sağlayacak teşvik veya en iyi teknik belirlenebilir51_{. Çok sayıda teşvik türü vardır ve}

bunların amaca göre değişecek şekilde bazıları olumlu, bazıları ise olumsuzdur.

Olumlu Teşvikler

Bunlar ihtiyaçlarını karşılamak ve onları ikramiye veya terfiyle ödüllendirmek suretiyle bireylerin davranışlarını etkilemek için kullanılan yöntemlerdir. Öte yandan olumsuz güdüler ise bireylerin davranışlarını ceza veya bazı ayrıcalıklardan yararlanmalarını engelleyerek caydırma yoluyla etkileme amacını güderler52_{. Bu iki}

tür teşvikin en iyi olanlarının seçilmeleri uygulamada elde edilen sonuçlara bağlıdır. Olumsuz teşviklerde sonuç daha kısa sürede elde edilse de bunlar genellikle geçici ve sınırlıdır. Oysa olumlu teşvikler üretkenliği uzun vadede ve büyük ölçüde arttıran sonuçların elde edilmesini sağlarlar53_{. Teşvikler fiziksel olanlar veya olmayanlar}

şeklinde ikiye ayrılırlar. Fiziksel teşvikler bireyin gıda, ev veya giysi gibi çeşitli fizyolojik ihtiyaçlarını karşılamaya yöneliktir. Fiziksel olmayan teşvikler ise bireyin bir gruba ait olmak, takdir edilip değer verilmek, tatmin olmak, kendine saygı

49_{Elsamrai, Moaid Abd Said ve Naama Shalbia Elkaabi, Personel Yönetimi, Bağdat, Merkezi İşgücü Basımevi, c}

1990, 1 m, s.152.

50 _{a.g.e, s.152.}

51_{Hashem Zaki Mahmoud, a.g.e, s.460.} 52_{Said, Salah Auda, a.g.e,s.312-313.} 53_{Hashem Zaki Mahmoud, a.g.e, s.452.}

duymak gibi sosyal ihtiyaçlarını karşılarlar. Bunlara örnek olarak daha yüksek bir mevkiye terfi etmek ya da yetki ve sorumluluk vermek gösterilebilir54.