Çalışanın yaptığı işin niteliği, deneyimi, kıdemi, kendine güveni, performans düzeyi gibi konular; değerlendirmenin hangi sıklıkta yapılacağını ve değerlendirmeyi planlamaya ne kadar süre ayrılacağını belirleyen ölçütlerdir. Değerlendirmenin yılın belli bir ayında yapılmasına karşı olan görüşler vardır. Bir ay gibi kısa bir sürede tüm çalışanları değerlendirmek
144 Ali COŞKUN, “Bankaların Stratejik Performans Yönetiminde Performans Karnesi
Kullanımı”, “Bankacılar Dergisi”, Sayı:56, (2006), s.102.
145
Jack FELDMAN, “The Case for Non-Analytic Performance Appraisal”, Human Resource Management Review, Volume:2, Number:1, 1992, p. 9-35.
zorunda kalan yönetici, diğer iş yükleri nedeniyle her bir çalışanı, gereği gibi değerlendiremez ve beklenen tüm yararları sağlayamaz. Bu nedenle her bir çalışan için, yöneticinin değişik tarihler belirlemesi önerilir. 146
Aşırı iş yükü artışları, yeni bir sisteme geçiş veya karmaşık yöntem sorunlarıyla karşılaşılacak durumlarda, çalışanın performansının daha sık planlanması ve değerlendirilmesi gerekir. 147 Psikolojik nedenlerle daha
yararlı olabilen değişken aralıklarla değerlendirme, çalışanların performanslarında bazen görülen iniş-çıkışları gereği gibi değerlendirmeyi sağlar. Değişken aralıklar, farklı yöntemlerle belirlenebilir. 148 Birinci yöntem, değerlendirmenin, belirli bir projenin veya görevin tamamlanma zamanında yapılmasıdır. İkincisi, verilmiş olan görev, uzun sürede gerçekleştirilecekse, kısa aralıklarla çok sayıda değerlendirme yapılabilir. Üçüncüsü, değerlendirme zamanının seçilmesi çalışanların isteğine bırakılabilir. Dördüncüsü, kimin ne zaman değerlendirmeye alınacağı konusunda, değerlendiriciler serbest bırakılabilir.
Değerlendirmelerin zamanlamasının üç yönü; değerlendirme süresi, değerlendirme tarihi ve değerlendirme sıklığıdır.
2.1. Performans Değerlendirmenin Başlangıç Tarihi ve Süresi
Performansın değerlendirmeye hangi tarihte başlanacağına ilişkin çeşitli yaklaşımlar uygulanmaktadır: 149
- Bu yaklaşımlardan biri, “yıldönümü modeli” dir. Yaklaşım, çalışanların işe başlama tarihini temel alır. İşe başlama tarihleri farklı olacağı için, değerlendiricinin görev yükü zamana yayılmış olur.
146
Doğan CANMAN, Personelin Değerlendirilmesinde Çağdaş Yaklaşımlar ve Türkiye’de Kamu Personelinin Değerlendirilmesi, Ankara: TODAİE Yayınları, 1993, s.14.
147
UYARGİL, s. 90 - 91.
148 Ülkü DİCLE, Yönetsel Başarının Değerlendirilmesi ve Türkiye Uygulaması,
Ankara: ODTÜ, İdari Bilimler Fakültesi Yayını, 1982, s.37.
149
Serap BENLİGİRAY, İnsan Kaynakları Açısından Otellerde Performans Yönetimi, Eskişehir: Anadolu Üniv. Yayınları; No.1174, 1999, s. 196-198.
- Diğer bir yaklaşım, “Odaksal Nokta Sistemi” dir. Bu sistemde, çalışanların tümünün performansları, genellikle yıl sonunda yaklaşık aynı zamanda değerlendirilir. Bu sistemin temel yararı, örneğin bir ay gibi bir süre içinde değerlendirme yapıldığı için, tüm çalışanlarla ilgilenilebilmesi ve performansların belgelendirebilmesini sağlamasıdır. Yaklaşımın en büyük sakıncası, yöneticilerin görev yüklerini arttırmasıdır. Ayrıca, eğer performans Aralık ayında değerlendiriliyorsa, bu ayda personel, diğer aylarda olduğundan daha iyi bir performans sergileyebilir.
Performans değerlendirme süresinin, bir bireyin yaptığı işteki performans düzeyini anlamak için gereken zaman uzunluğu olduğu, bazı uzmanlar tarafından belirtilmiştir. Alt düzey işlerde bu dönem, birkaç dakika kadar kısa olabilirken; yönetici düzeyindeki işlerde bir yıla kadar uzayabilir.
2.2. Performans Değerlendirmenin Sıklığı
Çalışanın yaptığı işin niteliği, deneyimi, işindeki çalışma süresi (kıdemi), fiilî performans düzeyi gibi konular; planlamanın ne sıklıkla yapacağını belirleyen özelliklerdir. Bilgi ve beceri düzeyleri çok iyi tanınmayan yeni çalışanların sıkça yeniden değerlendirilmesi gerekir. Aşırı iş yükü artışları gibi durumlarda; astın performansının daha sık planlanması gerekir. Değerlendirmeler genellikle yılda 1 - 2 kez yapılmaktadır. Değerlendirmelerde karşılaşılan sorunlar, 6 - 12 ay önceki olayları hatırlama güçlüğüyle ilgilidir. Ayrıntılı kayıt tutulmaya zaman harcanmalıdır. Personel devir oranı yüksek örgütlerde, yılda en az 2 - 4 kez değerlendirme yapılmalıdır. 150
Bu bölümde performans değerlendirme yöntemleri ve dönemleri incelenmiştir. Bir sonraki bölümde ise, sistemin kurulmasında değerlendirme ve denetim süreci ele alınmaktadır.
150
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİNİN KURULMASINDA
DEĞERLENDİRME VE DENETİM SÜRECİ
1. PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMLERİNDE FORMLARIN UYGULANMASI
Formlar, performans yönetimi sistemlerinde kullanılan önemli araçlardan biridir. İşletmelerin bazılarında tek tip form kullanılırken, diğer bazı işletmelerde ise çeşitli tipte formlar kullanılır. Örneğin çalışanların konumu ölçütüne göre, yönetici olanlara yönelik formlar kullanılabilir veya çalışanların bölümleri ölçütüne göre, mavi yaka veya beyaz yaka için formlar kullanılabilir. Değerlendirme sıklığı ölçütüne göre ise, ara dönem formları veya yıllık formlar kullanılabilir. Formlarda kullanılan sorular, davranışları değerlendiren yetkinlik sorularıyla, hedeflere ulaşabilmeyi değerlendiren çeşitli sorulardan oluşabilir. Hangi türde olursa olsun sorular, yanıtlayıcıları rahatlatacak şekilde düzenlenmelidir. Ancak bu şekilde, formdan yararlanılarak gerçekleştirilen geri bildirim görüşmesinden sağlıklı sonuçlar alınabilir. 151
Genelde yıl sonu yaklaşırken, şirketlerde değerlendirme görüşmeleri için hazırlıklar başlar. Her ne kadar performans yönetimi, İK bölümlerince takip edilmekteyse de, değerlendirmelerin büyük sorumluluğu yöneticilerin üzerindedir. Yöneticiler, yıl boyunca ekiplerini görevlendirmiş, izlemiş, iş sonuçlarını değerlendirerek, çalışanlarını gerektiğinde uyararak, gerektiğinde takdir ederek ve sorun çıktığında yol göstererek yönlendirmiştir. Bundan sonra, çalışanların her biriyle karşı karşıya gelerek, hedeflerine ne kadar ulaşabildiklerini, yetkinliklerini ne ölçüde geliştirebildiklerini belirlemek gerekir. Çalışanın güçlü ve zayıf yanları gözden geçirilecek, gelecek yılın hedefleri üzerinde anlaşmaya varılacak, bu hedeflere ulaşmak için çalışanın
151
geliştirmesi gereken yetkinlikleri ve gereksinimleri belirlenecektir. Değerlendirme süreci sonunda, tüm bunlar formlar üzerinde belgelenir. 152
2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME GÖRÜŞMESİYLE