PD süreci birçok adımdan oluĢmaktadır. BaĢarılı bir performans sisteminin oluĢturulabilmesi ve hedeflenen sonuçlara ulaĢılması, bu adımların dikkatli ve düzenli bir disiplinle uygulanmasını gerektirir. Bu aĢamada PD yapılırken izlenen süreç üzerinde durulmaya çalıĢılmıĢtır.
2.2.1. Performans Değerlendirme Kriterlerinin Belirlenmesi
ĠĢletmelerde uygulanacak olan PD sistemlerinin kurulmasında ilk ve en önemli adım performans değerlendirme kriterlerinin belirlenmesidir. Kriterlerin doğru seçimi, ulaĢacağımız verilerin güvenirliği ve geçerliliği konusunda etkili
141 Yakup Altan, “Türk Kamu Personel Yönetiminde Performans Değerlemesi Sistemi ve Çağdaş Bir
Model Önerisi", (Yayınlanmamış Doktora Tezi), Süleyman Demirel Üniversitesi SBE, Isparta, 2005, s.15
142 Cafer Çolak, “Performans Kavramı, Değerlendirmesi ve Balıkesir İl Emniyet Müdürlüğü Yıldırım
Ekipler Amirliği'nde Performans Uygulaması Örneği", (Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Balıkesir Üniversitesi SBE, Balıkesir, 2010, s.17
olacaktır. Performans değerlendirme kriterleri; bir çalıĢanın, takımın veya örgütün performans değerlendirmesi sürecinde esas alınacak performans boyutladır143
.
Genel hatlarıyla değerlemeye temel olan performans kriterleri dört grupta toplanabilmektedir. Bu kriterler Ģunlardır144
;
Yapılan iĢin niteliksel ve niceliksel özellikleri,
Mesleki bilgi ve becerisi,
KiĢilik özellikleri,
ĠletiĢim becerisi.
PD sürecinde kriterlerin net olarak belirlenmemesi, kriterlerin beklenen sonuçları vermemesi gibi durumlar PD sürecini sekteye uğratacaktır.
2.2.2. Performans Değerlendirme Standartlarının Belirlenmesi
PD kriterlerinin belirlenmesinden sonraki aĢama da, bu kriterlerin değerlendirilmesinde kullanılacak standartların belirlenmesidir. PD standartları nicel ve nitel olmak üzere iki kısımdan oluĢmaktadır. Nicel standartlar; mevcut bir görevin yapılması için ihtiyaç duyulan zaman, yapılan yanlıĢ miktarı, yayınlanan makale sayısı gibi bilgileri içerirken; nitel standartlar ise yapılan iĢin kalitesi, verileri analiz edebilme yeteneği gibi bilgileri kapsamaktadır. PD standartları çalıĢanın ne kadar baĢarılı olduğunu belirlemeye yönelik ölçütler olduğundan standartlar belirlenirken hareket ve zaman etütleri, iĢ analizleri, çalıĢanların geçmiĢ baĢarıları gibi faktörler göz önüne alınmalı ve buna göre değerlendirilmelidir145
.
143 Bakan Pabuççu, a.g.e. s.42
144 Enes İpek, “İşletmelerde Performans Yönetimi ve 360 Derece Performans Değerleme Yöntemi",
(Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Marmara Üniversitesi SBE, İstanbul, 2010, s.29
145 Murat Çakır, “Vakıf Üniversitelerinde Akademik Personelin Performans Değerlendirmelerinin
Eğitim Kalitesine Etkisi", (Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Gazi Üniversitesi EBE, Ankara, 2008, s.23
PD Standartlarının tespitini dört aĢamada incelemek mümkündür. Bu aĢamalar Ģunlardır146 ; Standartların oluĢturulması, Standartların kullanılması, Standartların nitelikleri, Standartların sınıflandırılması.
Ayrıca, PD modellerinin genellikle kullandığı beĢli değerlendirme sistemi, bireysel çalıĢanların iĢ tanımına ve performans standardına göre performans düzeyinin ne olduğunu ölçer ve tanımlayarak ortaya koyar147
. PD sürecinde standartların belirlenmesinde iĢ analizi, zaman etüdü gibi nicel unsurlarla beraber, kurum kültürü, seçilen yönetim modeli gibi nitel unsurlar da etkili olabilmektedir.
2.2.3. Performans Değerlendirme Dönemlerinin Belirlenmesi
PD yapacak olan yöneticilerin zaman konusunda sıkıntılar yaĢaması doğaldır. ÇalıĢanların PD‟ si genellikle, vakit alıcı ve zor bir yönetim iĢlevidir. Bundan dolayı PD‟yi çok sık yapmak verimli sonuçlar doğurmayacaktır. PD‟nin çok sık yapılması iĢ gören üzerinde baskı oluĢturabilecektir. Akademik çalıĢmalar sonucunda en ideal olan periyot altı aylık veya bir yıllık yapılması Ģeklindedir. PD sonucunda elde edilen veriler ıĢığında, çalıĢanın çalıĢma durumu, baĢarı durumu, davranıĢları ve ortaya çıkan değiĢiklikler PD formlarına yazılır148. PD‟de genellikle çalıĢanın iĢe baĢlama tarihi baĢlangıç kabul edilerek yöneticiler tarafından tayin edilen sıklıkla yapılır149
.
146İsmail Güneş, “Kamu Yönetiminde Performans Değerlendirme ve Emniyet Teşkilatında
Uygulanması", (Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Uludağ Üniversitesi SBE, Bursa, 2006, s.31
147İsmet Barutçugil, “Performans Yönetimi”, İstanbul: Kariyer Developer, 2002, s.142
148Murat Bilecen, “İşletmelerde Performans Değerlemesinin Ücret Yönetimine
Etkisi"(Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Marmara Üniversitesi SBE, İstanbul, 2007, s.20
149 Umut Kocabay, “İşletmelerde Performans Değerlendirme, Geri Bildirim, Kariyer Planlama ve
Örgütsel Bağlılık Arasındaki İlişkilere Yönelik Bir Araştırma", (Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Gebze ileri teknoloji Enstitüsü SBE, Gebze, 2010, s.30
PD yapılırken, değerlendirmenin periyodu iĢin yapıldığı sektöre göre de farklılık arz edebilmektedir. Turizm sektörü gibi mevsimlik sektörlerde performans değerlendirme 3 aylık dönemlerde de yapılabilmektedir.
2.2.4. Değerlendirenleri Belirleme
PD sistemin kimler tarafından uygulanacağı önemli bir konudur150 . PD‟nin kim/kimler tarafından yapılacağının PD planlayıcısı tarafından belirlenmiĢ olması gerekir. Ayrıca PD yapacak kiĢilerin değerleyecekleri iĢ görenlerin iĢlerini bilmeleri, iĢletmeyi tanımaları, duygusal eğilimlere ve peĢin yargılara kapılmadan iĢ görenin performansını, ellerindeki ölçütlere göre belirlemeleri gerekmektedir. Bu öğeler dikkate alınarak değerlendirmeyi yapacak kiĢiler Ģu Ģekilde sıralanabilir151
:
Değerlendirmenin ilk amir tarafından yapılması,
KiĢinin kendini değerlendirmesi (öz değerlendirme),
Değerlendirmenin iĢ arkadaĢları tarafından yapılması,
Değerlendirmenin astlar tarafından yapılması,
Değerlendirmenin müĢteriler tarafından yapılması,
Değerlendirmenin dıĢarıdan bir kiĢi ya da kuruluĢ tarafından yapılması,
Değerlendirmenin sendika temsilcileri ile yöneticiler tarafından yapılması,
Karma değerlendirme yaklaĢımı,
Bilgisayarlı değerlendirme.
PD yapacak kiĢinin belirlenmesinde, seçilen PD yönteminin de çok etkisi bulunmaktadır. Örneğin, klasik PD yöntemi ilk amir tarafından
150
Selver Kılıç, “Performans Değerlendirme Sisteminin Kariyer Planlamasıyla İlişkisinin Analizi ve Bir Uygulama", (Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Uludağ Üniversitesi SBE, Bursa, 2011, s.11
151
Ebru Satır, “Örgütlerde Performans Değerlendirmesi ve Kamu İktisadi Teşebbüslerinde Bir Uygulama", (Yayınlanmamış Yüksek lisans Tezi), Gazi Üniversitesi SBE, Ankara, 2011, s.22
yapılabilirken, 360 derece PD sisteminde birden fazla kiĢi değerlendirmeyi yapabilir.