MİLLÎ GELİR - KESİM LER VE GELİŞM ELERİ

Como visto anteriormente, a informação passou a ser vista como um recurso importante às estratégias organizacionais tendo, muitas vezes, a prerrogativa de orientar as decisões dos gestores e direcionar o comportamento das organizações. No contexto das organizações públicas, o acesso à informação de interesse público já era pauta de debates e de propostas de políticas públicas quando ganhou ainda mais destaque a partir da promulgação da Lei 12.527/2011 (Lei de acesso à informação). Ainda mais relevante é o acesso a informações que visem ao entendimento de como tem funcionado a gestão do dinheiro público. Salvo as exceções definidas em Lei, qualquer cidadão tem o direito ao acesso a informações que julgue conveniente ao entendimento da gestão desses recursos, bem como a solicitar esclarecimentos sobre qualquer aspecto, sempre que considerar que as informações disponíveis são insuficientes ou que gerem desconfiança acerca de alguma irregularidade na gestão.

Para os setores que lidam com o controle dos registros referentes ao patrimônio de uma entidade pública, a acurácia desses registros é fator indispensável à confiabilidade que os gestores podem depositar nos relatórios que suportam a avaliação da gestão. Também, todas as informações relativas à carga patrimonial e a responsabilidade do agente público responsável por determinado bem devem estar fidedignamente registradas nos órgãos competentes. De maneira que se esse controle informacional é defeituoso, vários processos de trabalho seriam prejudicados e a função essencial dos setores de patrimônio, isto é, o controle patrimonial, não seria cumprida.

Para que esses registros atinjam seu fim pretendido é necessário que a gestão das informações que alimentam essa inscrição seja eficaz. O fluxo das informações de interesse às atividades de gestão patrimonial precisa funcionar de fato, e esse fluxo deve ser pensado

sistematicamente, considerando todas as etapas e todos os órgãos pelos quais essas informações são geradas e devem transitar.

Para avaliar a gestão da informação nos setores de patrimônio foram criadas duas subcategorias, uma que contém a percepção dos funcionários do setor sobre o fluxo de informações necessárias ao desempenho de suas respectivas atividades, e outra que aborda a percepção de como a ausência ou presença de certas informações influenciam no desempenho das atividades de cada um dos respondentes. A Figura 15 mostra a classificação do fluxo de informações nos setores de patrimônio segundo a perspectiva dos respondentes.

Figura 15 - Classificação do fluxo de informações nos setores de patrimônio da UFPB.

Fonte: Dados da pesquisa, 2013.

É importante observar que do percentual observado na Figura 15, o padrão das respostas apresentou certa predominância de acordo com o Campus em que o respondente exercia suas atribuições. Por exemplo, no Campus II 75% dos respondentes consideraram o fluxo de informações bom e 25% consideraram ótimo; No Campus III o fluxo de informações foi considerado regular, entretanto os respondentes afirmaram terem informações suficientes para o exercício de suas atividades. Essa situação se dá, provavelmente, em virtude do tamanho do Campus e do número de servidores. Como os setores relacionados à aquisição de bens (compras, licitação, almoxarifado e patrimônio) se encontram relativamente próximos e as pessoas encarregadas por esses serviços algumas vezes são as mesmas (por exemplo, no CCA os funcionários do setor de patrimônio exercem cumulativamente as funções do almoxarifado e em alguns momentos prestam assistência no setor de compra), isso faz com

que o acesso a informações relevantes ao desempenho das atividades do setor ocorra com mais facilidade.

No Campus I, as respostas variaram da seguinte maneira: 56% consideraram o fluxo de informações regular, 19% o consideraram bom, 19% o consideraram péssimo e 6% o consideraram ótimo. Ou seja, houve uma predominância (75%) dos que consideram o fluxo de informações regular ou péssimo.

No que se refere à influência da presença ou ausência de informações sobre o desempenho das atividades de trabalho, percebe-se que entre aqueles que consideraram que as informações a que têm acesso nem sempre são suficientes (cerca de 71% dos respondentes), houve queixa de retrabalho, de atraso no andamento dos processos e de não confiabilidade nas informações administrativas armazenadas nos setores de patrimônio, como pode ser observado nos seguinte trechos:

“Atrapalham bastante pois diversas vezes é necessário refazer o processo com novas informações.”;

“Perdemos muito tempo tentando buscar informações referentes a um determinado assunto, pois não há um fluxo contínuo de todo o processo.”;

“A ausência de informações nos processos dificultam o rendimento ou desempenho, uma vez que o servidor tem que buscar a informação que está faltando para dar andamento a sua rotina de trabalho.”;

“A ausência de rotinas administrativas eficientes, não possibilitam (sic!) a visualização correta do patrimônio da unidade gestora.”

“As informações que fomentam o setor são totalmente desencontradas.”.

Conclui-se que o fluxo de informações nos setores de patrimônio, especialmente nas Unidades Gestoras do Campus I, têm se apresentado ineficiente em alguns aspectos, o que acarreta certa dificuldade no fluxo de alguns processos de trabalho como no caso do registro de bens. Os trechos a seguir, retirados dos discursos de três entrevistas elucidam melhor essa questão:

Pra gerar um Termo de Responsabilidade, primeiramente, a gente sente muita falta pra onde vai esse bem, pra onde ele se destina, muitas vezes a gente liga, manda e- mail, telefona pra vários setores e não acha a pessoa responsável, aí não achando, a gente perde muito tempo e geralmente bota sempre em nome da direção, sempre...sempre o responsável genérico, digamos assim. [...]Fica incorreto porque agente sempre... se for um Centro a gente encaminha pra uma direção e se for uma Pró-Reitoria a gente encaminha pro gabinete, ai não fica 100% a informação. [...] muitas das coisas são tiradas daqui do patrimônio e colocadas no nome de uma chefia geral, o que não é certo, por exemplo, se eu tomo conta de um laboratório de... vamos colocar o CT aqui agora, o CT como tem muitos laboratórios, então eu coloco num laboratório pra mecânica, um laboratório pra engenharia agrícola,

engenharia civil, cada um tem seu laboratório, mas cada um tem seu chefe, só que no geral só sai no nome do diretor do CT, o que é um grande erro, e esse é o CT por exemplo, mas em toda universidade é assim, se tem a Reitora, tem o assessor do Reitor, então cada um deles ficam com um monte de de bens, e a gente fica prejudicado quando vai pedir as contas pra eles porque eles não querem assinar de jeito nenhum.

Quando não se consegue (a informação) o processo fica parado até o interessado resolver prestar as devidas informações.

Nesse caso específico, a ausência de informações integradas desde o pedido de compra dos bens, especialmente no que se refere ao patrimônio de qual setor o bem deve ser incorporado, bem como o nome de quem deverá ter a carga patrimonial desse bem, faz com que, muitas vezes, esse bem acabe sendo registrado no nome do chefe de Centro, chefe de Departamento ou Pró-reitoria. A localização do bem também é registrada de maneira incorreta, já que ele fica lotado na direção do Centro, do Departamento ou no gabinete do Pró- reitor. Como consequência, a informação registrada no banco de dados não é totalmente confiável, pode haver dificuldade na assinatura dos Termos de Responsabilidade e atraso no andamento dos registros dos bens.