Mektup

Kurum yöneticilerinin işgörenlerine yazdıkları mektuplar son derece etkili bir kurumsal iletişim aracı olarak değerlendirilebilir. Diğer yazışma araçlarından daha samimi, daha kişisel bir özelliğe sahip olan mektuplar, kişisel ve iş mektupları olmak üzere iki sınıfta toplanır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda mektup yazılan kişinin görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınırlar (Gürgen, 1997: 100-101).

2.6.1.7. Dilek Kutuları

Çalışanların kuruma ve yönetime ilişkin öneri, görüş ve şikayetlerini bildirdikleri iletişim araçlarıdır. Kurumlarda bulunan dilek kutularının gerçek anlamda işlevsel olması için yöneticilerin çalışanların öneri, görüş ve şikayetlerini ciddi bir biçimde değerlendirmesi gerekmektedir. Bununla birlikte bu sonuçların çalışanlar tarafından açıkça görülmesi de önemli bir etkendir. Kolay ulaşılacak noktalara yerleştirilen kutular aracılığı ile çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir. Bu yöntemin işlerlik kazanabilmesinin ilk koşulu, soru ve isteklerin cevaplandırılması ve çalışanların cesaretlendirilmesidir (Düşükcan, 2003: 89).

2.6.2. Sözlü İletişim Araçları

Sözlü iletişim araçları, iletinin sözlü olarak iletilmesini sağlayan araçlardır. Sözlü iletişim araçları, iletişimin daha hızlı akışını ve geri beslemenin daha kısa sürede ve etkin olmasını sağlar. Konferanslar, seminerler, toplantılar kurumlardaki sözlü iletişim araçlarıdır (Gürgen, 1997:102).

2.6.2.1. Görüşme ve Toplantılar

Sözlü iletişimde en yaygın biçimde kullanılan araç yüz yüze görüşme ya da konuşmadır. Yüz yüze yapılan görüşmeler yazılı iletişimden daha etkili sonuçlar doğurur. Çünkü yazılı iletişim daha çok tek yönlü işler, oysa sözlü iletişim ve özellikle yüz yüze iletişim iki yönlü çalışır. Bu tür iletişimde uzlaşma sağlamak daha çabuk ve kolay olmaktadır. Karşınızdaki insana sorular sorarak

konuyu daha açık biçimde anlama olanağı verdiği gibi, bu konudaki düşüncelerini söyleyebilmesi nedeniyle hedef kitleyi oluşturan insanların hakkımızdaki düşünce ve isteklerini daha çabuk ve doğru olarak algılayabileceğimiz bir yöntemdir. Bu iletişim biçiminde karşımızdaki kişiye güven ve rahatlık vermeye özen gösterilmelidir (Sabuncuoğlu, 1992: 143).

Sözlü iletişim araçlarından bir diğeri de toplantılardır. Kurumların amaçlarını gerçekleştirebilmesi, büyük ölçüde işgörenlerin inanç ve desteğini kazanmaya bağlıdır. Kurum içinde bireysel amaçlarla kurumsal amaçların bütünleştirilmesi, işgörenlerin kararlara uygulamaya ve denetime katılmalarını gerektirir. Bu açıdan toplantılar, çift yönlü etkin bir iletişim yöntemi olarak son derece önemli bir işleve sahiptir. Toplantıların konusunu doğrudan kuruma ilişkin bilgiler oluşturabileceği gibi, güncel bir konunun ya da bilimsel bir sorunsalın incelenmesi için kurumun böyle bir organizasyon yapması da mümkündür (Gürgen, 1997: 114).

Kurum içerisinde yapılan görüşme ve toplantıların en önemli özellikleri, çift yönlü olması, sorunlara daha hızlı çözümler üretilmesi ve alt kademe çalışanlarının düşünce ve fikirlerini daha rahat ifade edebilmesi kurum amaçlarının yerine getirilmesinde geniş bir yer almaktadır.

2.6.2.2. Konferans ve Seminerler

Bir konuya açıklık kazandırmak ya da bir konuda bilgi vermek amacıyla bilim, sanat, fikir adamları ve ilgili uzmanların yaptıkları hazırlıklı konuşmalara konferans denir. Konferansların en belirgin özelliği öğretici olmasıdır. Konferans her konuda verilebilir. Konferansların başarısı, büyük ölçüde konuşmacının başarısına bağlıdır. İşgörenlere belli bir konulara tutum ve davranış kazandırmakta oldukça etkili olan konferanslar, kurum içinde bilgi ve düşüncelerin çok kısa sürede dağılmasını sağlar (Gürgen, 1997: 103).

Çeşitli konuların bilimsel eksen üzerinde tartışıldığı seminerler de önemli bir tartışma aracıdır. Seminerler, genelde birkaç oturum devam etmekte, konuşmacı sayısında sınırlama bulunmamaktadır. Kurumlar, toplumsal sorumluluk anlayışları doğrultusunda bilginin üretilmesi ve paylaşımı amacıyla bu toplantıları ya kendisi düzenlemekte ya da sponsorluk görevi üstlenerek desteklemektedirler. Bazı durumlarda konferans ve seminer konularının işle sınırlı olmayıp örneğin çocuk eğitimi gibi herkesi ilgilendirecek konuları içermesi yerinde olur. Böylece işgörenler aileleriyle birlikte bu tür organizasyonlara katılma olanağı elde edebilirler (Gürgen, 1997: 103).

Konferans ve seminerlerde herhangi bir konu hakkında kurum içinde çalışan personele bilgi vermek amacıyla çeşitli konularda düzenlenen konuşmalardır. Düzenlenen bu konuşmalar sayesinde kurum içerisinde bilgiler daha çok kişiye hızlı bir şekilde yayılabilmektedir.

2.6.2.3. Telefon Görüşmeleri

Sözlü iletişimin bir başka aracı da telefondur. Telefon, çift yönlü iletişim ortamı sağlayan teknolojik bir araçtır. Kuruluşla ilgili haberlerin banda kaydedilerek önceden belirlenen numarayı çeviren çalışanlara, bu bilgileri alma olanağı veren telefonla bilgilendirme yönteminin temeli, süratle bilgilendirmeye dayanmaktadır. Birkaç basamağa gerek duyulmaksızın çalışan, kurumun pozisyonu veya kurumla ilgili son gelişmeler hakkında bilgi alması esasına dayanan bu iletişim yönteminin bir diğer avantajı, bilginin kişisel olmayan yayınlar ve diğer araçlardan farklı olarak bir insan tarafından sözlü olarak aktarılmasıdır (Sabuncuoğlu, 1992: 145).

Kurum içerisinde sözlü iletişimin bir diğer şekli olan telefon görüşmeleri bilginin ilgili kişilere daha hızlı aktarılmasını sağlayan araçlardır. Telefon görüşmelerinde her ne kadar çift yönlü iletişim olsa da süresinin kısa olması nedeniyle bilgilerin alıcı tarafından tam olarak anlaşılamayacağı da düşünülmelidir.