Maaş Mutemet Bilgi Sistemi (MMBS)

Üniversitelerde çalışanlar 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile düzenlenmiş bulunmaktadır. Çalışanların maaşları ve diğer alacakları çeşitli kanun ve yönetmeliklerle düzenlenmiştir.

Devlet memurlarının maaş hesaplaması bir dizi işlemden oluşmaktadır. Hesaba katılacak birçok kalem bulunduğundan her biri için hesaplamaların yapılması, doğruluğunun test edilmesi sıkıcı ve zahmetli olmaktadır. Bunun yanında üniversiteler personel sayısı bakımından kalabalık kurumlar olduğundan aynı işlemlerin çok sayıda çalışan için yapılması gerekmektedir.

Maaş hesaplaması uzmanlık gerektiren işlemlerdir ve 657 sayılı Kanun’da bu işleri yapan memurlara “mutemet” denmektedir. Mutemetler maaş hesaplamalarını iki bölümde yapmaktadırlar: Gelirler ve giderler. Her bir bölümde hesaplamaları gereken 10’dan fazla kalem bulunmaktadır.

Maaş hesaplama işlemlerini devlet kurumları kendi bünyelerinde yaptıkları gibi Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Say2000i sistemi ile üniversite Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı aracılığıyla merkezi olarak da takip etmektedir.

4.2.7.1 Amacı

Üniversitelerde maaş hesaplamaları ve bordro düzenlemeleri yoğun iş yükü getiren ve uzmanlık gerektiren işlemlerdir. Birçok kurumda bu hesapları yapacak uzman sayısı yeterli değildir. Yapılan hesaplama ve listelerin birim amiri tarafından onaylanması gerektiğinden, her birimde maaş hesaplamasını yapacak yeterli bilgi ve beceriye sahip mutemetlere ihtiyaç duyulmaktır (Onur ve İstanbullu 2007).

Sayıca kalabalık olan üniversiteler maaş hesaplama yönüyle homojen bir yapıya da sahip değildir. Birbirinden çok farklı hesaplama yapmak gerekmekte, birçok liste istenmektedir.

Maaş Mutemet Bilgi Sistemi (MMBS) ile kamu sektöründe çalışmakta olan akademik ve idari personelin maaşlarının hatadan uzak, hızlı ve sağlıklı bir şekilde hesaplanabilmesi amaçlanmaktadır. Yazılım ile personelin özlük haklarına ilişkin kimlik ve maaş bilgilerinin saklanması, her türlü hesaplama ve raporlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır. Ayrıca yazılım ile personel bilgilerine ilişkin istatistiksel verilere temel oluşturacak bir veri tabanının da oluşturulması amaçlanmıştır.

4.2.7.2 Özellikleri

MMBS ile üniversitede görevli bulunan idari ve akademik personelin tümü için hesaplama yapılabilmektedir. 2008 yılı itibariyle 1036 akademik, 586 idari personel maaş işlemleri takip edilebilmektedir.

Sistem bordro hesaplamaları için gerekli olan tüm belgeleri çıkartabilmekte, hesaplama sonuçları ekrana ve yazıcıya alınabilmektedir.

Yazılım ile devlet memurlarına ocak ve temmuz aylarında verilen maaş zammı neticesinde oluşan on beş günlük maaş farkları ve bazı durumlarda kişilere çıkartılması gereken maaş farkı işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.

Eczanelere yapılan kesintiler yazılım ile yapılabilmekte, ilaç kesintileri ile ilgili kontrol ve karşılaştırmalar yapmak amacıyla çeşitli listeler alınabilmektedir.

Hesaplamalar neticesinde oluşan bilgiler bankaya CD ortamında veya e-posta yoluyla bankaya ya da ilgili yerlere gönderebilmekte ve böylece işlemlerin hızlı bir şekilde gerçekleşmesi sağlanmaktadır.

a. Hasta Sevk Yazılımı

MMBS’nin veritabanı bilgileri kullanılarak üniversite personeli sevk evrakı düzenlenebilmektedir. Bu işlem için MMBS’ne ek olarak bir yazılım daha geliştirilmiş, veritabanı olarak aynı yazılımın veritabanı kullanılmıştır. Kullanıcılar sevk evrağı almak istediklerinde üniversite web sayfasından indirecekleri bir install paketi ile programı kurup sevk evrakını bilgisayar ortamından alabilmektedirler. Yazılım istemci/sunucu mantığı ile geliştirilmiş, arayüzü delphi 6.0 ile yazılmış ve veritabanı olarak MySQL kullanılmıştır. Yazılıma ayrıca bilgi girişi yapılmamakta, MMBS’nın bilgileri kullanılmaktadır.

b. Sağlık Karnesi Yazılımı

MMBS veritabanını kullanan diğer bir yazılım da Sağlık Karnesi Yazılımı’dır. Sağlık Karnesi Yazılımı, her personelin bakmakla yükümlü olduğu kişileri kapsamakta, sağlık kurumlarına başvurmaları halinde kullanacakları sağlık karnesi bilgilerini güncel tutmaktadır. Kişinin bakmakla yükümlü olduğu kişilerin değişmesi durumunda gerekli ilavelerin yapılabilmesi ve çıkartılabilmesi için gerekli arayüzler bulunmaktadır. Ayrıca MMBS’de sonradan meydana gelen değişiklikler ile çocuk yardımı, aile yardımı gibi kalemlerin hesaplanabilmesi mümkün olmaktadır.

c. Telefon Rehberi Yazılımı

MMBS veritabanını kullanan bir diğer yazılım Telefon Rehberi Yazılımı’dır. Telefon Rehberi Yazılımı üniversite çalışanlarının birbirleri ile iletişimini sağlamak ve üniversite dışından herhangi bir personele ve üniversite birimine ulaşmak için kullanılan bir rehber yazılımıdır. Üniversitedeki birimlerde görevli bulunan ve bu işle ilgili olarak yetkilendirilmiş bir personel, birimindeki telefon numaraları ile ilgili değişikliği yazılıma girebilmekte, ekleme ve çıkarma yapabilmektedir. Program web uygulaması olarak geliştirilmiş, PHP ile yazılmış ve veritabanı olarak MySQL kullanmaktadır. Her

verilmektedir. Kullanıcılar Telefon Rehberi Yazılımı’nı kullanmak için adına, soyadına ve birimine göre arama yapabilmektedirler.

4.2.7.3 Kullanılan Teknoloji

Yazılım Delphi 6.0 ile yazılmış bir uygulamadır. Veritabanı olarak Paradox 7.0 kullanılmaktadır. Install paketi yardımı ile BDE (Borland Database Engine) yüklenmekte, daha sonra MMBS’nin kurulumu yapılmaktadır. Admin kullanıcısı tarafından kullanıcılara verilen kullanıcı adı ve şifre ile yazılıma bağlanılmakta ve kullanıcı adının yetkilendirildiği bölüm için işlemlerin gerçekleştirmesine izin verilmektedir.

4.2.7.4 Kullanıcılar

Üniversitede her birim için yetkilendirilen mutemetler yazılımı kullanmaktadır. Bazı birimlerde birim yöneticileri de kendi adlarına kullanıcı adı ve şifre isteyebilmekte, bu tür istekler dikkate alınarak gerekli yetkilendirme işlemleri yapılmaktadır.

4.2.7.5 Ne Kadar Zamandır Kullanıldığı

Maaş Mutemet Yazılımı 2004 yılı Ocak ayından itibaren kullanılmaktadır. Daha önce kullanılan ve MS-DOS işletim sisteminde çalışan program günün teknolojisinin gerisinde kaldığı ve ihtiyaçlara cevap veremediğinden terkedilmiş, eski yazılımdaki bilgiler ara bir yazılım gerçekleştirilerek MMBS’ne aktarılarak bilgi kaybının önüne geçilmiştir.