Ekders ve Final Sınav Ücretlendirme Bilgi Sistemi (EFBS)

Üniversitede derse giren öğretim elemanlarının ders saatlerini takip etmek, bölümlerde eğitim-öğretim gören öğrenciler için dersleri, sınıfları ve öğretim elemanlarını tahsis etmek karmaşık işlemlerdir. Bir öğretim elemanı, görevlendirildiği fakülte veya yüksekokul haricinde başka bir fakülte veya yüksekokulda ve bazen farklı bir şehirdeki bir bölümün dersine girebilmektedir. Bu işlemlerin parasal olarak takibini üniversiteler tarafından görevlendirilmiş mutemetler yapmaktadır. Bazen aylık bazen dönemlik olarak eğitim-öğretim faaliyetleri sonucu oluşan ekders ücretlendirmeleri hesaplanarak ilgili kişilerin banka hesaplarına yatırılmaktadır.

Öğretim elemanlarının ekders ücretlendirmelerinde ders yükü hesaplama işlemleri çoğu kişiye ve bu işle görevlendirilmiş mutemetlere zaman alıcı bir işlem olarak görünmektedir. Bazı durumlarda ders yükü hesaplama işlemlerinde öğretim elemanı veya kurum aleyhine yanlış hesaplamalar yapılabilmektedir. Ayrıca öğretim elemanları çok farklı bölümlerde derse girdiklerinden ve her okulun mutemedi farklı olduğundan birbirinden değişik uygulamalara rastlanabilmektedir.

Yükseköğretim kurumlarında görev alan öğretim üyeleri (profesör, doçent ve yardımcı doçentler) ile öğretim görevlileri ve okutmanların ders yükü ve ekders ücretlerine ilişkin düzenlemeler 13 Ekim 1983 tarihli ve 18190 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu’nda yer almıştır. Bu kanundaki hükümler çerçevesinde 16 Eylül 2005 tarihli Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Genel Kurul Toplantısı’nda konu ayrıntılı olarak ele alınmış ve “Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücretleri Ödemelerinde Uyulacak Esaslar” başlıklı karar ile konu netliğe kavuşturulmuştur. Yazılım ile yapılan işlemler ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun bir şekilde gerçekleştirilmektedir.

4.2.3.1 Amacı

Üniversitede eğitim-öğretim hizmetlerinin devamının sağlanması, verilen dersler ile ilgili ders yükü tespitinin yapılabilmesi, ekders ücreti ödemelerinde uygulanan esasların sağlıklı bir şekilde hayata geçirilebilmesi ve hizmetler karşılığında tahakkuk eden ücretlendirmenin kısa bir zamanda ve doğru bir şekilde yapılabilmesi amacıyla geliştirilmiş bir uygulamadır. Uygulama ile eğitim-öğretim döneminde yapılan final sınavları için tahakkuk eden ücretlendirmenin de yapılabilmesi amaçlanmıştır.

4.2.3.2 Özellikleri

Öğretim elemanlarının verecekleri dersler görevli oldukları bölümler tarafından belirlenip, eğitim-öğretim başlamadan görevlendirilen öğretim elemanının ders programı Ekders ve Final Sınav Bilgi Sistemi’ne (EFBS) kaydedilmektedir. Ders programları dönemlik olarak girilmektedir. Her okulun mutemedi öğretim elemanının

girilen ders programı tüm bir döneme genişletilerek dönemlik ders programı hazırlanabilmektedir. Ders programını döneme yayma işleminde resmi tatil günleri ve akademik takvim göz önünde bulundurulmaktadır.

Bazı durumlarda dönemlik olarak hazırlanan ders programında değişiklikler ortaya çıkmaktadır. Öğretim elemanının akademik çalışmaları kapsamında başka bir şehirdeki bir toplantıya veya yurt dışındaki bir seminere katılması sebebiyle daha önce belirlenen ders programında değişiklikler meydana gelmektedir. Bazen de çeşitli sebeplerle öğretim elemanının ders yapamadığı, izinli veya raporlu olduğu günler sisteme girişi yapılarak öğretim elemanının izinli olduğu günlerdeki dersleri hesaplamadan çıkarılmakta, telafi girişi yapılarak izinli veya raporlu olduğu günlerdeki derslerini başka bir güne kaydırabilmekte veya kişiye ait tüm dersler diğer öğretim elemanlarına aktarılabilmektedir. Öğretim elemanının izinli, raporlu olması veya kurumdan ayrılması gibi durumlar sadece görevli olduğu bölüm ve fakülte / yüksekokulun bilgisi dahilindedir. Görevli olduğu yerdeki mutemedi tarafından ders programında yapılan bu gibi değişiklikler öğretim elemanının derse girdiği diğer okullara da yansımakta, belirlenen günlerde başka bölümlerdeki derslerine de aynı işlem uygulanabilmektedir.

EFBS ile tüm öğretim elemanlarının verdiği dersler bir havuza toplanmış ve merkezi bir kontrol sağlanmıştır. Öğretim elemanlarının ders programları farklı fakülte / yüksekokullarda ders veriyor olsalar bile çıkartılabilmektedir.

Resmi belgelerde belirtilen ders yükü kriterleri incelenerek hesaplamalarda kullanılmış, ders yükü hesaplaması ile ilgili oluşabilecek tereddütlerin giderilmesi amacıyla kriterler, program içine yerleştirilmiştir. Ders yükü ile ilgili problemlerin giderilmesinde kriterlerin tek tek kontrol edilerek işleminin doğruluğu test edilebilmektedir.

Ekders hesaplamaları sonucunda öğretim elemanları adına tahakkuk eden ücretlendirmeler, öğretim elemanının istediği herhangi bir bankanın şubesine gönderilebilmektedir. Bu işlem için hazırlanması gereken liste yazılım ile elde edilmektedir. Ayrıca bankalar listeyi elektronik ortamda isteyebilmekte, bu durumda doküman bankanın mail adresine program tarafından gönderilebilmektedir. Bu işlem üniversitenin hem kendi bünyesinde bulunan öğretim elemanları için hem de misafir olarak ders vermesi için davet edilen diğer eğitim elemanları için yapılabilmektedir.

EFBS, Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde belirtilen “Ders Yükü Bildirim Formu”nu dökebilmekte, öğretim elemanlarının ders programlarını ekrana ve yazıcıya verebilmektedir.

4.2.3.3 Kullanılan Teknoloji

EFBS Linux sunucu üzerine kurulmuş MySQL veritabanı kullanmaktadır. Uygulama Delphi 6.0 ile yazılmış olup uygulamada meydana gelen aksaklıklar göz önüne alınarak ve yönetmelikte meydana gelen değişikliklerle güncelleme işlemleri yapılmaktadır. Kullanıcılar Win98, Win2000, XP veya Vista işletim sistemleri ile EFBS’ne bağlanabilmektedirler.

4.2.3.4 Kullanıcılar

Programın tüm bölüm ve birimlerde 50 den fazla kullanıcısı bulunmaktadır. Kullanıcılar install paketi yardımıyla uygulamayı bilgisayarlarına kurmakta ve kendilerine verilen şifre ve yetkili oldukları fakülte / yüksekokul kodu ile sisteme giriş yapabilmektedirler. Her mutemet sadece kendisine ait şifre ile sadece tek bir okula giriş yapabilmektedir. Ayrıca Strateji Daire Başkanlığı’nda bir kullanıcı admin olarak belirlenmiş olup kullanıcıların yaptığı işlemleri takip edebilmekte, sistem üzerinde tüm yetkilere sahip olarak işlemlerini gerçekleştirmektedir.

4.2.3.5 Ne Kadar Zamandır Kullanıldığı

EFBS 2005 yılı Ocak ayında ön hazırlıklarına başlanarak, konu ile ilgili taraflar ile görüşülmüş, idari ve akademik birimlerden destek alınmış, mutemetler ile görüşülerek yol haritası belirlenmiş ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından görevlendirilmiş bir programcı tarafından yazılmıştır. Program 2005 yılı içinde bitirilerek test işlemlerine geçilmiş ve 2005 yılının bahar döneminde kullanıma başlanmıştır.