Evrak Takibi Bilgi Sistemi (ETBS)

Üniversiteler çok büyük organizasyonlardır. Bulunduğu yerleşim yerlerinde ve etkilediği bölgede diğer kurum ve kuruluşlarla iletişim halindedir. Bölgede hem istihdam sağlamakta hem de diğer kurum ve kuruluşların gerek duyduğu iş gücü ihtiyacına cevap vermektedir. Bölgenin sorunlarına çözümler bulmak için araştırmalar yapmakta, bölge kalkınmasını etkileyecek raporlar yayınlamakta, sanayiye ve ticari kurumlara danışmanlık yaparak bölgenin kalkınmasında etkili olmaktadır (Berber 1995).

Üniversiteler kurumsal faaliyetlerinin bir sonucu olarak çok fazla belgeye sahip bulunmaktadır. Ayrıca eğitim-öğretim faaliyetleri kapsamında birçok yazışma yapmaktadır. Büyük miktardaki belge ve yazışmaların üretilmesi, kaydedilmesi, düzenlenmesi, dosyalanması, ayıklanması, arşivlenmesi ve düzenlenmesi iş gücü ve emek gerektirmekte, kurum çalışanları üzerinde iş yükü oluşturmakta, işlem maliyetlerini etkilemektedir. (Odabaş ve Rukancı 2004). Bu işlemler için üniversitelerin evrak kayıt birimleri kurulmuş ve belge takibinden sorumlu tutulmuşlardır.

Kamu kurumları kendi içindeki yazışmalar ile diğer kurum ve kuruluşlar ile arasındaki yazışmalarını resmi niteliğe sahip evraklar ile yapmaktadırlar. Resmi yazışmalar ve evrak alış verişi ile ilgili esasları belirleyen kurallar bulunmaktadır ve bunlar “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller” adlı yönetmelikte belirtilmiştir. Buna göre:

Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri ifade etmektedir.

Ayrıca aynı genelgede resmi yazışmalarda uygulanacak esaslar da belirtilmiştir. Resmi yazışmanın nüsha sayısını, belge boyutunu, yazı fontu ve büyüklüğü, evrak numarası, resmi yazıların bölümlerini ayrı ayrı kurallara bağlamaktadır.

Resmi yazışmalar ile ilgili kuralların tümü Bakanlar Kurulu’nca kabul edilen ve 2 Aralık 2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” uyarınca belirlenmiştir.

4.2.1.1 Amacı

birimlerin kendi içindeki yazışmaları gerekse kurumun diğer kurumlar ile yazışmaları düşünüldüğünde çok sayıda evrak geliş gidişi söz konusudur.

Evrak Takibi Bilgi Sistemi (ETBS) ile gerek üniversitenin kendi birimleri ile arasındaki resmi nitelikteki evrakların, gerekse üniversitenin ilişkide bulunduğu diğer kurum ve kuruluşlar ile arasındaki yazışmaların üretilebilmesi, kaydedilmesi, düzenlenmesi, dosyalanması, ayıklanması ve arşivlenmesi yapılabilmektedir.

4.2.1.2 Özellikleri

Afyon Kocatepe Üniversitesi’ne diğer kurum, kuruluş ve kişilerden gönderilen evraklar Rektörlük bünyesinde bulunan İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na bağlı Genel Evrak Servisi’ne gelmektedir. Genel Evrak Servisi evrağı ilgili birime havale ederek yazışmaların sürdürülmesini sağlamaktadır. Ayrıca kurum içindeki birimler kendilerine gelen bir evrağa cevap vermeleri gerektiğinde ya da kendileri kurum dışıyla bir yazışma yapacakları durumda Genel Evrak Servisi ile işlemlerini yürütmektedirler. Kurum kendi içindeki yazışmaları doğrudan ilgili birime göndererek yapmaktadır. Bu işlemlerin tümü için ETBS kullanılabilmekte, yazışmanın her aşamasındaki işlemler yazılım ile takip edilebilmektedir.

ETBS gelen ve giden evrak için ayırt edici özelliklerin girilebildiği bir arayüz sunmaktadır. Evrak numarası, tarihi, evrağın geldiği yer, konusu, ekleri, havale edildiği yer bilgileri arayüz yardımıyla girilmektedir.

Genel Evrak Servisi ETBS’ni 1996 yılından beri kullanmakta ve o yıldan bu zamana kadar tüm gelen ve giden evrak bilgileri elektronik ortamda saklanmaktadır. Aşağıdaki çizelgede (Çizelge 4.1) yıllar itibariyle gelen ve giden evrakların sayıları bulunmaktadır.

ETBS ile birçok rapor alınabilmektedir. Tarihine göre, sıra numarasına göre, geldiği ve gittiği yere göre, evrağın konusuna göre raporlar alınabilmekte, gelen evrak veya giden evrak olarak raporlanabilmektedir.

Gelen evrağın sevk edildiği birim Birimler dosyasından seçilebilmektedir. Her birim Birimler dosyasını kendisi oluşturmakta, evrağın sevk edildiği yeri belirlemek için de Birimler dosyasını kullanmaktadır. Birimlerin kendi içindeki yapılaşması farklı

olabilmekte, bazen tek bir birim olarak belirlenen bir birimin iki farklı alt birim olarak işlem yapması istenmektedir. Böyle durumlarda bu birimlere sevk edilecek evraklar için farklı isimler adı altında birim oluşturularak ilgili evrakların sevki sağlanabilmektedir.

Çizelge 4.1 Yıllar İtibariyle Genel Evrak Servisi’nin Evrak İşlemleri

ETBS geçmiş yıllara ait evrak sorgulamasına izin vermektedir. Kullanıcılar önceki yıllara ait bir evrak üzerinde arama işlemi yapabilmekte, bulunan evrağı inceleyebilmektedir. Fakat yazılım tarafından evrak üzerinde değişiklik yapılmasına izin verilmemektedir.

Her evrak kayıt memuru, kendi birimine ait evraklar üzerinde işlem yapabilmekte, farklı bir birimin evrakları üzerinde sorgulama, değiştirme, silme ve arama işlemi yapma yetkisi bulunmamaktadır.

4.2.1.3 Kullanılan Teknoloji

ETBS istemci / sunucu mimarisinde çalışan bir uygulamadır. Program Borland Delphi 6.0 ile geliştirilmiş ve veritabanı olarak Microsoft Access kullanılmaktadır. Program install paketi ile bilgisayara kurulmakta ve bilgilerin saklanacağı data dizini Microsoft dizin paylaşımı ile ortak kullanıma açılmaktadır. Program çalıştırıldığında data dizininin yerinin kullanıcı tarafından girilmesi istenmektedir. Data dizininin yeri, kullanıcı tarafından giriş yapılmadığı durumda program kurulum dizininin altında bir data dizini oluşturarak bilgileri kendi üzerinde saklamaktadır. Program Win98, Win2000, XP ve Vista işletim sistemlerinde kullanılabilmektedir.

4.2.1.4 Kullanıcılar

Yazılımı kullanan kişiler üniversite tarafından her birim için görevlendirilen evrak kayıt memurlarından oluşmaktadır. Birimin evrak işlemleri ile ilgili kısımlarında çalışan personelin, yazılıma giriş hakkı bulunmakta, geçerli bir kullanıcı adı ve şifre ile install paketini bilgisayarlarına yükleyerek programı kullanabilmektedirler.

4.2.1.5 Ne Kadar Zamandır Kullanıldığı

Afyon Kocatepe Üniversitesi evrak takibini 1996 yılından bu yana bilgisayar ortamında yazılım kullanarak gerçekleştirmektedir. Bilgisayar yazılımının kullanıldığı ilk yıl evraklar hem bilgisayara kaydediliyor hem de evrak kayıt defterine işleniyordu. İlk yıl yapılan bu uygulama sistemin çalışması test edilip uygulamadaki problemler giderilinceye kadar devam ettirildi. Günümüzde evrak kayıt defteri devreden çıkarılmış olup evrak takibi tümüyle bilgisayar üzerinden yapılmaktadır.