KOBİ’lerin Yönetim Fonksiyonları Açısından Karşılaştıkları Sorunlar

ve işletme fonksiyonları açısından incelemek mümkündür.

1.8.1. KOBİ’lerin Yönetim Fonksiyonları Açısından Karşılaştıkları Sorunlar

1.8.1.1. KOBİ’lerin Planlama Düzeyinde Karşılaştıkları Sorunlar

Planlama; gelecekte yapılacakların şimdiden planlanması, amaç ve hedeflere ulaşmak için izlenecek yoldur.

Öncelikle belirtmek gerekir ki KOBİ'lerde, yapıları itibariyle uzun vadeli planlama yapılamamakta ve genelde bir planlama uzmanı da istihdam edilememektedir. Planlamayı genelde işletme sahibi veya ortaklar yapmaktadır. Burada, işletme sahibi veya ortakların örgütsel planları hazırlarken temel istatistiki metotlara değil de sezgiye dayanarak planlama yoluna gitmeleri önemli bir dezavantajdır. İşletme sahibi veya ortakların yeterli eğitim almamış olmaları ve yalnızca tahmin ve sezgi yoluyla planlamaya gitmeleri, hata payı gittikçe artan bir karar alma işleminde bulunmalarına neden olabilmektedir. Bu nedenle KOBİ'lerde planlama yapılırken çok dikkatli olunmalı ve gelişen ortamlara göre planlar gözden geçirilip, gerekli düzeltmeler yapılabilmelidir (Alpugan, 1988:167).

Ayrıca planlama yapılırken işletme sahipleri ve ortaklarının yanında işletmede çalışanların da fikirleri alınmalıdır. Çünkü işin uygulama kısmında, alt ve orta düzeyde çalışanlar bulunmaktadır.

1.8.1.2. KOBİ’lerin Yönetim ve Örgütleme Düzeyinde Karşılaştıkları Sorunlar

KOBİ’leri ilgilendiren pazarlama, finansman, üretim vb. daha çok bu işletmelerin ekonomik ölçeklerinden kaynaklanan sorunlar olup, yönetimle ilgili sorunlar da işletmeninin yapısında önemli rol oynamaktadır. Bilindiği gibi her iki sorun birbiri ile ilişkili olup özellikle de yönetimden kaynaklanan aksamalar işletmenin diğer işlevlerini de olumsuz etkileyerek onların oluşumuna temel oluşturmaktadır. O halde bu işletmelerin sorunlarının temelini işletmenin yönetim yapısı oluşturmaktadır (Şimşek, 2004:328).

İşletme sahiplerinin aynı zamanda yönetici konumunda olmaları karar alma sürecini hızlandırması bakımından olumlu olmakla birlikte sürekli yenilenen piyasa koşulları, gelişen teknolojiler, mevcut değişiklikler karşısında firma sahipleri ve profesyonel yöneticilerin doğru ve zamanında karar alabilmeleri, zamanında bilgi alabilmelerine bağlıdır. Bu durum KOBİ işletmelerinin zayıf yönlerinden biridir. Bu durum KOBİ’lerin verimlilik ve rekabet avantajını azaltan unsurlardan birisidir (Aktaş, 2000:4-10). Çünkü KOBİ’lerde genel olarak uzman yöneticiler istihdam edilmemektedir. Belli bir temele oturtulmadan alınan kararlar kısa ömürlü olmaktadır. Ayrıca gelişimi ve değişimi sürekli takip eden bir ekip bulunmamaktadır. Yönetimin tutum ve davranışları ile seçimleri örgüt kültüründe etkili olmaktadır.

Örgütleme; insan, araç, gereç, makine, bina, işyeri ve benzeri faktörler arasındaki ilişkilerin kurulmasında gündeme gelen bir kavramdır. Bu anlamda, örgütleme; üretim faktörlerini sistemli, uyumlu ve etkili biçimde kullanarak mal ve hizmet üretmek için insanların görevlerini en iyi biçimde yapmak üzere düzene koymaları ve her türlü araç, gereç, malzeme ile donatılmaları şeklinde tanımlanmaktadır (Müftüoğlu, 1999:2). Kısaca örgütleme; yönetim tarafından belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için iki ya da daha fazla kişinin, fiziksel araçlar aracılığıyla aynı amaca yönelik olarak çalışmaları olarak tanımlanabilir.

KOBİ'lerin genelde büyük işletmelere göre daha küçük bir örgütsel yapıya sahip olmalarından dolayı, işbölümü uygulaması daha kolay olabilmektedir. Bu işletmelerde çalışan insanların hemen hemen hepsinin birbirini tanıması işbölümünde kolaylık sağlamaktadır. Bundan dolayı, KOBİ'lerde kimin ne yapacağı, kimden emir alıp-kime emir vereceği açık bir şekilde belirlenmiş durumdadır. Bu durum olumlu bir etken olarak göze çarpmaktadır. Ne var ki, küçük işletmelerde formel yapılanmaya yeterince

önem verilmemektedir. Çünkü yönetici kimin ne yapacağını kendisi saptamaktadır. Bu da yöneticinin olmadığı zamanlarda işlerin aksamasına neden olabilmektedir (Müftüoğlu, 1991:67).

1.8.1.3. KOBİ’lerin Yöneltme Düzeyinde Karşılaştıkları Sorunlar

Yöneltme; astların uzun ve kısa dönemde etkili, verimli bir şekilde çalışmalarını sağlamaya ilişkin yönetim fonksiyonlarının tümünü içine almaktadır. Gerek büyük ölçekli işletmeler, gerekse KOBİ’ler de şu hususlar analiz edilmelidir (Akgemci, 2001:16):

 Örgütsel ve çevresel güç kaynakları,  Otorite sergileme,

 Yetki kaynağı ve kullanım tarzı,  Emir verme ve emir türleri,

 İç ve dış beşeri kaynakları etkileme yeteneği,  Liderlik tarzı,

 Haberleşme biçimi ve uygulanma şekli,

 Motivasyon kaynakları ve bunların uygulanabilme gücü.

İşletme sahipleri; aynı zamanda yönetici konumunda olduklarından işletmenin iç çevresinden kaynaklanan güçlü ve zayıf yönleri ile dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri tam olarak analiz edememekte, astların etkili ve verimli çalışmasını sağlayacak faktörleri oluşturamamaktadır.

Ayrıca işletmelerde formel yönetim biçiminden çok informel yönetim biçiminin tercih edilmesinden dolayı otorite sergileme, emir alıp emir verme uygulamaları zorlaşmakta ve uygulanamamaktadır. Yöneltme düzeyinde karşılaşılan sorunlara çözüm olarak iş akış süreçleri çıkarılmalı, çalışanların yetki, görev ve sorumluluklarını gösteren görev çizelgeleri oluşturulmalıdır.

1.8.1.4. KOBİ’lerin Kontrol (Denetim) Düzeyinde Karşılaştıkları Sorunlar

Kontrol, planlarda yer alan amaç ve hedeflere ulaşma derecesini ölçmeye yaramaktadır. Kontrol işleminin başarılı olabilmesi için ulaşılmak istenen hedefler ölçülebilir, ulaşılabilir olmalıdır.

İşletme ölçeğine göre farklılık taşısa da genel anlamda birçok işletme kontrol fonksiyonu ile ilgili olarak aşağıda sıralanan sorunlar ile karşı karşıya kalmaktadır (Akgemci, 2001:23-27):

 Mal ve hizmetler ile beşeri kaynaklarda kabul gören bir standart olmaması,  Örgütsel uygulamalarla zamanı etkin kullanacak yöntemler geliştirememek,  Mal ve hizmet üretiminde plan ve program yoksunluğundan kaynaklanan

kargaşa ortamı,

 Başarı değerleme ölçütlerinde istikrarlı bir sistem geliştirememek,

 Düzeltici eylemlerin patron, ortak veya yakınlarının inisiyatifine bırakılması.

İşletmede kontrol düzeyinde karşılaşılan sorunlara yönelik olarak geri bildirim sistemi kurulmalıdır. Kontrol faaliyetleri işlem öncesi, işlem sırasında ve işlem sonrasında gerçekleştirilmelidir. Planlardan sapma meydana geldiğinde sapma nedenleri belirlenmeli, öneri ve tedbirler alınmalıdır.

1.8.2. KOBİ’lerin İşletme Fonksiyonları Açısından Karşılaştıkları Sorunlar