Com base nas análises feitas nos itens anteriores, busca-se propor melhorias para o processo produtivo da empresa em estudo. Assim, são sugeridas 2 (duas) possíveis soluções para facilitar o planejamento da produção editorial, bem como sua operacionalização e acompanhamento da execução do projeto.
Quadro 8: Proposta de melhoria para o planejamento
01. PROPOSTA DE MELHORIA PARA O PLANEJAMENTO
[Justificativa do problema]
O planejamento de um projeto é feito apenas pela equipe de Gestão da Produção, não envolvendo as lideranças do segmento (Coordenador Pedagógico, Líder de Revisão e Líder de Diagramação). Dessa forma, informações mais específicas que são igualmente importantes não são levadas em consideração, como as habilidades individuais da equipe, a dinâmica de trabalho do grupo e as peculiaridades pedagógico-editoriais de cada material didático que, por consequência, pode levar a um planejamento não assertivo do projeto, gerando gastos que inicialmente não foram previstos com horas extras e mão de obra terceirizada, bem como de anomalias não programadas.
Além disso, durante a fase de planejamento, os erros e acertos de projetos anteriores dificilmente são levados em consideração, uma vez que não há registro sobre isso. Outro grande problema ocorrido está ligado ao fato de que o planejamento é realizado apenas quando a confecção do material já iniciou ou está prestes a ser iniciada, dessa forma, as possíveis anomalias não são previstas com a antecedência necessária para que as ações preventivas sejam tomadas sem impactar no prazo.
[Resultados esperados]
Espera-se a melhoria no fluxo de materiais e informações, redução de correções emergenciais nos materiais e possíveis anomalias pedagógico-editoriais e diminuição da sobrecarga de trabalho no fim do processo. Além disso, objetiva-se distribuir ao longo da quinzena final do cronograma do projeto as horas extras, de maneira a fechar o material até 1h30min após o fim do expediente de trabalho do dia do fechamento até 20 abril de 2017.
Fonte: Elaborado pela autora
Quadro 9: Ações de melhoria para o planejamento
[Ações de melhoria para o planejamento]
Descrição: Realizar o planejamento dos projetos juntamente as lideranças do segmento e levando em consideração o maior número de variáveis possível.
Ações 1. Calendário de leituras pedagógicas
O que? Elaborar o calendário de leituras pedagógicas juntamente com os editores de texto.
Porque? Por ser a primeira etapa do processo, as datas de término da leitura de cada projeto são importantes para que se possa estabelecer o restante dos marcos
do projeto.
Quem? Assistente de Produção, Coordenador Pedagógico Editorial e Editores de Texto.
Como? Inicialmente, as disciplinas são distribuídas entre os editores de acordo com orientações do Coordenador Pedagógico sobre materiais mais problemáticos, afinidade de cada indivíduo ou mesmo distribuição equivalente de trabalho. Em seguida, faz-se um calendário juntamente com Editores de Texto estabelecendo datas de início e término da leitura de cada projeto.
Quando? Pelo menos quinze dias antes do início das atividades que estão ligadas ao projeto em questão.
Onde? Segmento em questão.
2. Reunião de planejamento do projeto
O que? Reunião juntamente com as lideranças do segmento para elaborar os marcos das etapas do projeto, bem como prever possíveis problemas futuros e traçar ações preventivas para as mesmas.
Porque? Quando elaborado juntamente com as lideranças do segmento, o planejamento tende a ser mais assertivo por envolver os indivíduos que mais detém de conhecimento acerca do material em questão e da equipe de trabalho. Além de evitar o retrabalho de “replanejamento” no caso da não aprovação das lideranças.
Quem? Assistente de Produção, Coordenador Pedagógico Editorial, Líder de Diagramação e Líder de Revisão.
Como? É realizada uma reunião juntamente com as lideranças do segmento onde as datas de início e término de cada etapa, bem como seu respectivo responsável são estabelecidas, sendo as informações inseridas no Clarizen (sistema de gestão de projetos utilizado). Além disso, os possíveis riscos são levantados e as ações preventivas traçadas.
Quando? Pelo menos quinze dias antes do início das atividades que estão ligadas ao projeto em questão.
Onde? Segmento em questão.
3. Repasse do planejamento para a equipe
O que? Repasse dos marcos do projeto para toda a equipe do segmento em questão. Porque? É relevante que todos os indivíduos executores projeto estejam cientes dos
marcos das principais etapas com o objetivo que tenham uma visão macro do andamento e não apenas de suas atividades. É importante ressaltar ainda que as demais informações em relação a responsável e datas de início e término, podem ser encontradas no próprio sistema de gerenciamento do projeto. Quem? Assistente de Produção, Coordenador Pedagógico Editorial, Líder de
Diagramação, Líder de Revisão, Diagramadores, Revisores e Editores de Texto.
Como? O repasse dessa informação ocorrerá primeiramente pessoalmente e em seguida por e-mail.
Quando? Pelo menos quinze dias antes do início das atividades que estão ligadas ao projeto em questão.
Onde? Segmento em questão.
Fonte: Elaborado pela autora
Quadro 10: Proposta de melhoria para o acompanhamento
02. PROPOSTA DE MELHORIA PARA O ACOMPANHAMENTO
[Justificativa do problema]
Atualmente, não há uma metodologia formalizada de acompanhamento diário do andamento do projeto. De maneira que a própria equipe não possui a real noção do que deve iniciar e finalizar no dia. Além disso, não há o repasse diário da agenda de atividades a serem executadas pela equipe no dia, de modo que ociosidades, por ausência do conhecimento em relação ao próximo material a ser trabalhado, venham eventualmente a ocorrer até o momento em que o líder do setor intervenha no processo e informe a este colaborador sua programação.
[Resultados esperados]
Estruturar a reunião de line up, para repasse de programação diária, com respectivas metas, para a equipe. Com isso, objetiva-se alcançar um maior envolvimento da equipe com o projeto, pois estes terão entregas diárias individuais.
Quadro 11: Ações de melhoria para o acompanhamento
[Ações de melhoria para o acompanhamento]
Descrição: Realizar reuniões diárias de line up para o repasse da execução de atividades diárias, bem como a tomada de decisões acerca de possíveis riscos que possam surgir no projeto.
Ações 1. Levantamento de informações para a reunião
O que? Antes da reunião fazer um levantamento geral de como está o andamento do projeto por meio do sistema, o que está em atraso e quais os possíveis riscos. Porque? É importante que durante a reunião, essa informação seja do conhecimento
de todos para que a discussão seja mais produtiva.
Quem? Assistente de Produção, Coordenador Pedagógico Editorial, Líder de Diagramação, Líder de Revisão.
Como? Todos os dias no início do expediente, ocorrerá uma reunião de até 30 minutos, a fim de estabelecer as atividades que ocorrerão no dia em questão e quais os possíveis riscos para o projeto. Durante esse momento, quatro perguntas devem ser respondidas: O que deveria ter ocorrido ontem que não ocorreu e por que? Quais as entregas de hoje? Quais os riscos? Quais as medidas preventivas?
Quando? Diariamente (manhã).
Onde? Segmento em questão.
2. Reunião de line up
O que? Reunião juntamente com as lideranças do segmento para fazer um panorama geral do andamento do projeto, bem como estabelecer as entregas diárias e traçar ações preventivas ou corretivas para os prováveis riscos.
Porque? Quando elaborado juntamente com as lideranças do segmento, o planejamento tende a ser mais assertivo por envolver os indivíduos que mais detém de conhecimento acerca do material em questão e da equipe de trabalho. Além de evitar o retrabalho de “replanejamento” no caso da não aprovação das lideranças.
Quem? Assistente de Produção, Coordenador Pedagógico Editorial, Líder de Diagramação e Líder de Revisão.
Como? Todos os dias no início do expediente, ocorrerá uma reunião de até 30 minutos, a fim de estabelecer as atividades que ocorrerão no dia em questão e quais os possíveis riscos para o projeto. Durante esse momento, quatro perguntas devem ser respondidas: O que deveria ter ocorrido ontem que não ocorreu e por que? Quais as entregas de hoje? Quais os riscos? Quais as medidas preventivas?
Quando? Diariamente (manhã).
Onde? Segmento em questão.
Quadro 12: Proposta de melhoria para a gestão do conhecimento
03. PROPOSTA DE MELHORIA PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO
[Justificativa do problema]
O atual sistema de produção não conta com a gestão do conhecimento bem estruturada, em relação ao projeto executado no período anterior, de modo que a equipe responsável pelo planejamento não considera pontos críticos das etapas que demandaram grande dispêndio de mão-de-obra e esforço, como observações feitas pelas equipes operacionais, na elaboração do planejamento da produção editorial do ano seguinte. Deste modo, o processo se torna vulnerável à repetição de erros que, em alguns casos, podem ter impacto superior ao gerado em anos anteriores. Estas anomalias tendem a gerar gastos não programados com horas extras e com mão-de-obra terceirizada.
[Resultados esperados]
Elaborar banco de informações (ficha do projeto) para 70% dos projetos realizados até o fim do ciclo de 2017. Com isso, espera-se alcançar níveis mais altos relacionados à eficiência do planejamento das atividades, uma vez que a gestão de horas extras e distribuição de carga horária de trabalho serão acompanhadas com maior rigor.
Fonte: Elaborado pela autora
Quadro 13: Ações de melhoria para a gestão do conhecimento
[Ações de melhoria para a gestão do conhecimento]
Descrição: Elaborar uma ferramenta de gestão do conhecimento que permita o agrupamento de informações durante execução do projeto.
Ações 1. Elaboração e alimentação da ferramenta
O que? Ferramenta de gestão do conhecimento que permita consolidar informações referentes a problemas pedagógicos encontrados, horas extras utilizadas, valores gastos com terceirização, riscos traçados e medidas preventivas e corretivas tomadas durante a execução do projeto.
Porque? A construção, alimentação e posterior utilização dessa ferramenta é importante para que durante o planejamento de projetos semelhantes, tenha- se informações que possam auxiliar a prever riscos e medidas corretivas a serem tomadas.
Quem? Assistente de Produção.
Como? Durante a execução do projeto, todas as informações pertinentes ligadas a riscos mapeados, ações tomadas, horas extras utilizadas, terceirizações contratadas ou mesmo problemas pedagógicos encontrados são inseridas nessa ficha do projeto.
Quando? Diariamente.
Onde? Segmento em questão.
2. Reunião de finalização do projeto
O que? Após o fechamento do material, faz-se uma reunião juntamente com as lideranças do segmento para discutir o projeto finalizado.
Porque? Além de validar e complementar as informações contidas na ferramenta de gestão do conhecimento, a reunião servirá para mapear os principais erros e acertos ocorridos durante a execução do projeto que servirão como aprendizado para os projetos de formato semelhante ou não.
Quem? Assistente de Produção, Coordenador Pedagógico Editorial, Líder de Diagramação e Líder de Revisão.
Como? Após o fechamento do projeto, ocorre uma reunião onde será apresentada a ficha do projeto para que as informações inseridas possam ser validadas pelas lideranças, bem como discutir os principais problemas, dificuldades e soluções encontradas ao longo da execução do projeto, para assim complementar a ficha do projeto.
Quando? Final do projeto.
Onde? Segmento em questão.
Fonte: Elaborado pela autora
Por fim, espera-se alcançar um processo mais sólido de planejamento, controle e acompanhamento da produção editorial, de maneira a tomar ações preventivas diante de gargalos identificados com determinada antecedência. Ações essas que possam ser previamente pensadas e avaliadas e fim de que a escolhida seja a que corrobore com menores custos para a empresa. Espera-se, ainda, que essas ações de melhoria possam convergir para uma diminuição de gastos com horas extras e terceirizações à medida do possível, além de redução da sobrecarga de trabalho nas etapas finais do fluxo de produção editorial.
6 CONCLUSÃO
O trabalho teve como objetivo avaliar as práticas de planejamento e controle da produção editorial da empresa em estudo, de maneira mais específica, objetivava-se mapear e diagnosticar problemas no processo de PCP e, a partir disto, entender seus impactos na execução dos projetos, propondo melhorias para as etapas de planejamento e acompanhamento. Após a aplicação de algumas ferramentas da qualidade, percebeu-se que uma das principais causas de atraso das etapas do fluxo de produção é a ausência de conhecimento do real nível de interferência pedagógica em cada material didático. Em virtude disto, durante a etapa de planejamento, ocorre uma estimativa errônea acerca do tempo de execução das etapas e, consequentemente, gera atrasos não previstos anteriormente.
A partir disto, foi proposto um modelo de planejamento e acompanhamento que confere maior solidez ao processo, por meio da realização de um planejamento que envolva a participação das lideranças do segmento, com o objetivo de considerar o maior número possível de variáveis quantitativas e qualitativas do projeto. Além disto, a realização de reuniões diárias de alinhamento de metas e programação, visa o gerenciamento contínuo da execução do projeto, deste modo, minimizando o efeito de anomalias no curto prazo e aproximando os membros da equipe, criando sinergia entre estes. Outra melhoria proposta é a implantação da Gestão do Conhecimento no setor de produção, por meio da criação de uma “Ficha do Projeto”, a qual objetiva reunir informações de cunho pedagógico e editorial em documento, que forneçam um banco de dados com problemas enfrentados e soluções aplicadas ao longo do ciclo.
Conclui-se, portanto, que as propostas apresentadas gerarão impactos tanto no curto prazo, com o maior envolvimento e integração das partes interessadas, quanto no longo prazo, com a posse de informações consistentes que conferirão ao PCP um processo de planejamento, controle e acompanhamento mais assertivo, uma vez que haverá o compartilhamento de ideias e pontos de vistas dos mais variados grupos de trabalho.
No que diz respeito às limitações encontradas durante a elaboração do trabalho, pode-se citar, por exemplo, o fato de algumas pessoas ainda enxergarem o processo produtivo editorial como algo abstrato e de difícil mensuração, logo, mostram-se resistentes a determinados tipos de mudança.
Por fim, propõe-se, para estudos futuros, a análise mais profunda dos tempos de execução das atividades produtivas, para que se trabalhe com cenários otimistas e pessimistas. Outra sugestão é a padronização da linguagem utilizada pelas equipes de produção na ferramenta PDF Xchange, que se daria por meio da categorização dos carimbos utilizados no
programa. Além disto, no mesmo software, deve-se buscar meios de fornecer ao PCP, um relatório com as intervenções realizadas no material, que visará melhor estimação de tempo de execução da etapa seguinte.
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