Mesajı ileten kişi veya mesajın çıkış noktası olarak tanımlanan kaynağın, sağlıklı bir iletişimin kurulabilmesi için taşıması gereken bazı özellikler vardır. Bu özellikleri kısaca şöyle açıklayabiliriz: [15]
Kaynak bilgili olmalıdır
Kaynak pozisyonunda bulunan kişinin göndereceği mesaj konusunda bilgi sahibi olması gerekir. Çünkü kaynak, bilgisi oranında kodlama ve mesajı gönderme gücüne sahiptir. Bilgi, hem mesajın kodlanma biçimini ve içeriğini hem de alıcıdan beklenen davranışı etkiler. Kaynak; göndereceği mesajın gerçekleştireceği davranış hakkında, mesajın nedeni ve mesaj kodlarının etkileri konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Kaynağın bilgili olmasının yararlarından biri de iletişimin sürekliliğini sağlamasıdır. Eğer kaynak yeterli ve gerekli bilgiye sahip ise, alıcının istediği ek bilgileri de sağlayabilir ve böylece iletişim sürekli olur. Aksi durumda kaynak, bir aktarıcı olmaktan daha ileri gidemez.
İletişim her zaman yüz yüze gerçekleşmeyebilir. Bazen bir aracı ile de iletişim başlayabilir. Bu aracı bir kitap, rapor veya bir teksir olabilir. Bu durumda gerçek kaynak kitap veya raporun yazarıdır. Böyle durumlarda yazar ne kadar bilgili olur ve bu bilgisini kitap veya rapora aktarabilirse, iletişim de o oranda etkili olur.
Kaynak Kodlama Özelliğine Sahip Olmalıdır
Kaynak; hedef birime göndereceği mesajın nasıl kodlanacağını, sözlerin ve işaretlerin anlamının ne olduğunu bilmelidir. Yanlış veya yetersiz biçimde kodlanan mesaj etkin olamayacağı gibi, beklenenin dışında bir davranışı da yaratabilir.
Kaynak ile alıcı arasında bir kültür bağının kurulması kaynağın kodlama özelliğini de etkiler. Şöyle ki kaynak ve alıcı aynı kültürel düzlemde yer alıyorlarsa, kaynak mesajı daha kolay kodlar. Özellikle jest ve mimiklere dayalı olan iletişim
şekillerinde, kaynağın kültürel yakınlık, benzerlik ve kültürel kodlamaları bilmesi iletişimi daha sağlıklı kılar.
Kaynak rolüne ve davranış düzlemine uygun davranmalıdır
Kaynak çevresiyle iletişim kurmaya çalışırken, içinde bulunduğu davranış düzlemine uygun hareket etmeli, göndereceği mesaj ile statü ve gerçekleştireceği rol davranışı arasındaki ilişkiye dikkat etmelidir. Kaynak, statü ve rolüne uygun düşmeyen mesaj gönderdiğinde alıcı ya mesajın gereğini yapmaz veya iletişimi keser. Gönderilen mesaj alıcıda bir davranış değişikliğine yol açacaksa, bu değişikliğin onun rol ve statüsüne uygun olması gerekir.
Kaynak tanınmalıdır Kaynak, bilgisi oranında
kodlama ve mesajı gönderme gücüne
sahiptir.
Kaynak ve alıcı arasında hem olumlu hem de etkin bir iletişimin kurulması için kaynağın alıcı tarafından tanınması gerekir. Kaynağın tanınması, mesajın olumsuz yorumlanmasını da engeller.
Kodlama
Kodlama aşamasında kaynak; alıcı olarak bildikleri kişilere aktarmak için fikirlerini, çeşitli sembollerle örgütler. Kaynak, bu aşamada akılcı davranmaya önem verir. Ayrıca bu aşamada uygun bir iletişim yöntemi de belirler. Çünkü kodlama alıcılara bağlı olduğu kadar, iletişim yöntemlerine de bağlı bir süreçtir.
Kodlama; bir bilginin, düşüncenin, duygunun, fikrin veya kanının iletişim için uygun bir mesaj hâline getirilmesidir. Kodlanmayan fikir, bilgi ve kanıların iletişim için hiçbir geçerliliği yoktur.
Bilgiler, düşünceler, fikirler ve kanılar, sözlü, sözsüz, grafik, resim, jest ve mimiklerle kodlanabilir. Kodlama için en önemli öge dildir. [17] Hatta jest, mimik ve hareketlerle gerçekleştirilen kodlamalar da dile dayanır. Eğer nesneleri, olay ve olguları nasıl kodlayacağımızı bilmezsek, iletişim kurmada güçlüklerle karşılaşırız.
Kaynak, kodlama yaparken şu noktalara dikkat etmelidir: [18]
Kaynak, kodlama yaparken alıcının bilgi ve tecrübe alanına giren semboller kullanmalıdır.
Kaynak, soyut ifade ve sembollerden çok somut semboller kullanmalıdır.
Kaynak, sembolleri alıcının daha önce alışmış olduğu anlamda kullanmalıdır.
Kaynak, alıcının anlayamayacağı tahmin edilen kelimeleri açıklamalıdır.
Mesajlar ve taşıması gereken özellikler
Mesaj
Mesaj; kaynaktan alıcıya gönderilen, bilgilerin, fikirlerin, duyguların ve tutumların kodlanmış hâlidir. Başka bir deyişle mesaj, kaynağın iletişim sürecinden beklediklerini bir ifade biçimidir. Mesaj, iletişimin görünen yönüdür. İletişim sürecinin başlaması ve devam etmesi için hem kaynak hem de alıcılar mesajın anlamını, amacını ve etkisini bilmek durumundadırlar.
Mesaj, işaretlerden kuruludur. [19] Bu işaretler ise, toplumsal yaşamda bir anlam ifade ederler. İnsanlar bu işaretlerin anlamlarını sosyalleşme sürecinde öğrenirler. Mesaj, toplumsal yaşamda anlamı olan işaretlerin kullanılması sonucunda oluşur.
Konuşulan (veya yazılan) kelimeler, grafikler, çizimler, jest ve mimikler (örneğin, yüzün aldığı bir ifade biçimi, kol ve elin bir hareketi kodlanarak) alıcıya gönderilecek bir mesajı oluştururlar. [20] Mesajı, dil ve içerik açısından ele alıp incelemek mümkündür. Mesajın dili denilince sadece konuşulan dil akla
gelmemelidir. Çünkü mesajın dili, mesajın iletilmesinde yararlanılan herhangi bir kodu ifade etmektedir. Bu açıdan mesajın dili, herhangi bir ülkenin dili olabileceği Kodlama; bir bilginin,
düşüncenin, duygunun, fikrin veya kanının iletişim için uygun bir
mesaj hâline
gibi, müzik, sanat ve jestler-mimikler gibi konuşulan dil dışında da bazı kodlar olabilir.
Resim: 12.3 Mesaj (kaynak:tr.stockfres.com)
Mesaj dili konusunda en önemli nokta, mesaj dilinin hem kaynak hem de alıcı için net ve anlaşılır bir özellik taşımasıdır. Mesajın içeriği konusunda iki önemli nokta vardır. Birincisi, iletişimde aktarılacak olan duygu, düşünce ve bilgilerin seçilmesi; ikincisi, bunların nasıl işleneceğidir. [12]
Bir Mesajın Taşıması Gereken Genel Özellikler
İletişim şeklini belirlemede etkili olan mesajlar sözlü ve yazılı olarak ikiye ayrılır. Bütün mesajların taşıması gereken genel özellikler şu şekilde sıralanabilir).
[15]
Mesaj anlaşılır ve açık olmalı
Mesajlar, iletişimin geçerliliği ve devamlılığı için anlaşılır olmalıdır. Buradaki anlaşılırlık, tür ve kapsam açısından geçerlidir. Her şeyden önce olaya göre sözel veya sözel olmayan mesajlardan biri seçilmeli ve anlaşılır bir şekilde
belirlenmelidir. Mesajın anlaşılması, alıcı ve kaynağın bilgisine, yeteneğine ve kültürel özelliklerine bağlıdır. Anlaşılmayan sözcükler, cümleler ve mimiklerden oluşan mesajlar algılanamaz ve sonuçta istenilen düzeyde iletişim gerçekleşmez.
Mesajdaki açıklık, istenen veya beklenen davranış açısından önemlidir.
Mesajı gönderen kişi, mesajla alıcıdan ne beklediğini açıkça belirtmelidir. Mesaj görünüm bakımından açık olsa bile eğer belirsizse, onun açık oluşundan söz etmek mümkün değildir. Açıklık sadece kaynak ve mesaj açısından değil, alıcı açısından da geçerlidir. Yani mesajın alıcısının kim olacağı, hangi alıcının ne yapması gerektiği mesajın içinde yer almalıdır.
Kodlanan mesajlar, alıcının niteliklerine bağlı olarak en kolay anlaşılabilir hâle getirilmelidir. Bunun için alıcının bağlı olduğu grubun yapısı, sosyoekonomik durumu, eğitim düzeyi, sosyal kurallar karşısındaki durumu ve diğer özelliklerinin çok iyi bilinmesi gerekir.
Mesaj uygun zamanda gönderilmeli
Mesajlar gelişigüzel gönderilmemeli. Aksi takdirde mesajın iletişimdeki etkinliği yok olur. Zamanında ve yerinde gönderilen mesajlar etkili iletişimi
sağlarlar. Etkin bir iletişim için mesajlar, zamanlama ile ilgili bilgileri de içermelidir.
İletişim Sürecinde Mesaj Uygun Yolu İzlemeli Mesaj, oluşturulan
iletişim ortamında belirlenen yolu izleyerek alıcıya
ulaşmalıdır.
İletişimin gerçekleştiği ortamda bir iletişim ağı vardır. Mesaj, oluşturulan iletişim ortamında belirlenen yolu izleyerek alıcıya ulaşmalıdır. Eğer mesaj, belirlenen yolu izlemeden alıcıya ulaştırılmaya çalışılırsa iletişimdeki etkinliğini kaybeder. Çeşitli ilavelerle mesaj ek anlamlı hâle getirilirse alıcı üzerindeki etkisi istenilen düzeyde gerçekleşmez ve beklenmeyen birçok davranışın oluşmasına neden olur.
Mesajın Etkili Olabilmesi İçin Kaynak Ve Alıcı Arasında Kalmalıdır
İletişim yüz yüze olmadığı zaman, mesaj kaynaktan alıcıya ulaşıncaya kadar birçok kişi veya kademelerden geçebilir. Bu tür iletişimde mesaja kişi veya kişilerce birçok ek anlamlar ilave edilebilir.
Alıcı böyle bir mesajla karşılaşınca çok farklı davranışlar sergileyebilir.
Dolayısıyla gerçek mesajı algılamayabilir veya ek kaynaklardan aldığı ilave mesajlarla birlikte gerçek mesajı algılamaya çalışır ve sonuçta yanlış yerlere ve neticelere varır. Mesajın etkili olabilmesi için, alıcının mümkün olduğunca ilave mesajlardan uzak tutulması lazımdır.
Mesaj Çeşitleri ve Taşıması Gereken Özellikler
Mesajlar, sözel ve sözel olmayanlar diye ikiye ayrılır. Sözel mesajları da yazılı ve sözlü olarak ayırmak mümkündür. Desen ve grafikle belirlenen mesajlar bu gruba dâhildir. Sözel olmayan mesajlar, jest ve mimiklere bağlı olarak
gerçekleşenlerdir. Hem sözel hem de sözel olmayan mesajların taşıması gereken bazı özellikler vardır. [15] Bu özellikleri kısaca açıklamaya çalışalım.
Sözel Mesajlar Ve Taşıması Gereken Özellikler
Konuşma ve yazma en belirgin şekilde gerçekleşen iletişim biçimidir. Bu iletişim biçimleri sözel iletişim olarak adlandırılır. Yazılı talimatlar, iş mektupları, organizasyon el kitapları, konuşma biçiminde gerçekleşen görüşmeler, eğitim çalışmaları, grup tartışmaları ve yapılan toplantılar sözel iletişime birer örnektir.
Sözel iletişimin en yaygın biçimi, kelimelere dayalı olan konuşmadır. Hemen hemen her insan sahip olduğu bilgileri düşünceleri ve fikirleri kelimeler yoluyla başkalarına aktarır. Ancak kelimelerle iletişim, konuşma biçiminde olabileceği gibi yazılı şekilde de olabilir.
Konuşma ve yazma şeklinde gerçekleştirilen iletişimin etkinliğini artırmanın birinci şartı, uygun kelimeleri ve deyimleri seçmek ve bunları toplumsal açıdan geçerli olan kurallar çerçevesinde birleştirmektir. Bilinmeyen ve anlaşılmayan veya toplumca benimsenmeyen kelime ve sözcüklerle mesajlar kodlandığında bu mesajlar ya alıcıya ulaşmaz ya da alıcının mesajı yanlış yorumlamasına neden olur.
Uzman olmayan insanlar arasındaki iletişimde, uzmanların kullandığı özel deyimlere ve teknik terimlere yer verilmemelidir.
Bir organizasyon içindeki iletişim daha çok yazılıdır. Bu yolla bazı bilgiler ve iş talimatları aktarılır. Bu amaçla düzenlenen mesajlar, bütün personelin
anlayacağı biçimde olmalıdır.
Kanal, mesajların alıcıya
Resim ve sayılara dayalı olarak da sözel iletişim gerçekleştirilir. Bu iletişim biçiminde mesaj sayı veya resim- desen olarak hazırlanır ve iletilir. Bu şekilde mesaj hazırlandığında, resim veya desenin iletilecek olan fikri vurgulaması ve alıcıların algılayabilecekleri türden olması gerekir. Bazı durumlarda resim, desen, grafik ve tablolar kısa alt yazılarla veya açıklayıcı sayılarla anlamlı hâle
getirilmelidir. Ayrıca kullanılan resim ve desenlerin alıcıların benimsedikleri kültürel yapıya uygun olmalıdır.
Sözel olmayan mesajlar ve taşıması gereken özellikler
Sözel olmayan mesajlar daha çok yüz yüze iletişimde kullanılır. Yani çoğu kez insanlar jest ve mimiklere dayalı mesajlar gönderirler. Jest ve mimikler,
toplumların kültürel yapılarına göre anlam ifade eden davranışlardır. Bazen bu yolla birçok kelimeyle ifade edemediğimiz duygu ve düşüncelerimizi aktarmak mümkündür.
Sözel olmayan bir mesajın anlamı, iletişim ortamında anlaşılır olmalıdır.
Kültürel yapıya ters olan veya anlamı kavranmayan sözel olmayan mesajlar iletişimde kullanılmamalıdır. Kullanıldığında etkin bir iletişimi gerçekleştiremez.
Sözel olmayan mesajların, her iletişim biçiminde ve ortamında gönderilmesi uygun değildir. Çünkü sözel olmayan mesajların gönderilmesi, genellikle kaynak ve alıcı arasındaki ilişki biçimine göre belirlenmektedir. Ayrıca sözel olmayan mesajların gönderilme uygunluğu, mesajın içeriğine de bağlıdır.
Sözel olmayan mesajların tanımının tam olarak yapılması gerekir. Aksi takdirde iletişimde istenmeyen bazı davranışlar ortaya çıkar. Bir toplumda, bazı alt kültürel gruplarda geçerli olan ama genel kültürel yapıda geçerli olmayan bazı jest ve mimikler vardır. Bu jest mimiklerin (sözel olmayan mesajların) iletişimde kullanılması durumunda etkin bir iletişim gerçekleşmeyebilir. Bunu önlemek için, jest ve mimiklerin kaynak ve alıcılar tarafından tanımlarının yapılması gerekir.
Kanal
Mesajların alıcıya aktarma yoluna kanal denir. Başka bir deyişle kanal, mesajı kaynaktan alıcıya ileten araçların tümüdür. Kanal işlevini gören iletişim araçları; göze, kulağa ve diğer duyu organlarına hitap edebilir. Örneğin; yazılı ve sözlü rapor, görüşme, basın yayın kanalı, sesli veya sessiz film, teleks vs. gibi. Hangi iletişim türü olursa olsun mutlaka bir iletişim kanalına ihtiyaç vardır.
İletişim kanallarını çeşitli biçimlerde sınıflandırmak mümkündür. İletişim sürecinde kullanılan kanallar ya bir kitle iletişimi veya bireyler arası iletişim aracı
Ö rn ek
•Yazılı ve sözlü rapor, görüşme, basın yayın kanalı, sesli veya sessiz film, teleks vs. birer kanaldır.Sözel olmayan mesajlar daha çok yüz yüze iletişimde kullanılır.
olarak değerlendirilebilir. İletişim kanalları konusunda yapılan sınıflandırmalardan bazıları şunlardır: [12]
Bireyler arası iletişim kanalları, gönderici ile alıcının yüz yüze gelmesi durumunda örneğin; söz, yazı, resim, fotoğraf ve hareket durumunda söz konusudur.
Kitle iletişim araçları ise; kaynak tarafından kodlanan bir mesajın, televizyon, radyo, film, gazete vb. gibi kitle iletişim araçlarıyla gönderme durumunda söz konusudur. Burada kullanılan kanallar sayesinde bir mesaj birden fazla insana veya topluma ulaştırılır.
İletişim kanallarını beş duyu (görme, duyma, dokunma, tatma, koku alma) olarak ele almak, bir başka sınıflandırma biçimidir. Bu sınıflama iletişim sürecinde mesajı almada kullanılabilecek kanallar olarak beş duyuyu görmekten kaynaklanmaktadır.
Mesajı alan kişi beş duyusundan birisini kullanarak kod açmayı gerçekleştirir.
Çünkü bir mesaj; görülebilir, duyulabilir, dokunulabilir vb. bir özellik (yapı) taşır. Bu sınıflamaya göre, bu beş duyudan (kanaldan) ne kadar fazla kullanılırsa iletişimin etkinliği de o oranda artar.
İletişim sürecinde kullanılan kanalların kapasitesi, mesajların aktarılmasında önemli bir unsurdur. Kanalların kapasitesi ne kadar fazla ise, iletişim de o denli etkili olur. Kaynağın konuşma hızı, kapasitesini gösterir. Eğer kanal gereksiz ve yersiz sözcük ve cümleler kullanmazsa kanalın kapasitesi artar. Sonuçta kısa sürede daha fazla bilgi aktarır.
İnsanların konuşmalarını sağlayan telefon sistemi ve ses dalgalarını ileten hava da iletişim sürecinde birer kanal özelliği taşır. [21]