A. İletişim yok B. İletişim çok az
Kaynak Alıcı bağıntı bağıntı çerçevesi çerçevesi
C. İletişim çok iyi
Şekil: 12.2 Bağıntı Çerçevesi ve İletişim İlişkisi
Geri besleme
Geri besleme, iletişim sürecinde gönderdiğimiz mesajın ne şekilde ve ne yönde yorumlanmakta olduğunu bildirdiği için çok önemli bir aşamadır. Özellikle geri besleme organizasyonlar için çok anlam ifade eder. Çünkü organizasyonlar geri besleme (feed back-geri iletim) sayesinde plan ve programlarının bir değerlendirmesini yapabilmektedirler.
Birisiyle yaptığımız konuşmayı dikkate alarak geri beslemeyi şöyle açıklayabiliriz. Bizi dinleyen kişi bizim kendisini ikna etmeye çalıştığımız şekilde
“Evet, tamam, doğrusu da bu” demekte mi? Onaylayıcı şekilde kafa mı sallıyor?
Yoksa, kafasının karıştığını gösteren birtakım çizgiler ve kırışıklıklar mı belirdi alnında? Veya konu ile ilgisinin kalmadığını gösterecek şekilde, etrafa mı
bakmaktadır? İşte bütün bunlar birer geri besleme işaretidir. Bir kitabın yazarına gönderilen övücü veya protesto edici yazılar, dersi dinleyenlerin soruları, dinleyicilerin konuşmacıları alkışlamaları birer geri iletimdir. [19] Geri besleme, kaynağın alıcıdan aldığı tepkilerdir. [22] Daha geniş bir tanımla, alıcı almış olduğu mesajı cevaplandırmak için gönderici olarak yeni bir mesaj hazırlayıp bunu bir kanal aracılığıyla ilk mesajı gönderen kişiye ulaştırır. İşte bu sürece iletişim mekanizmasında geri besleme (geri iletim) denir. [23]
Geri besleme, daha sonra göndereceğimiz mesajlarımızın nasıl kodlanacağı konusunda bize yeni bilgiler iletir. Bu yeni bilgiler veya ikazlar doğrultusunda yeni mesajlarımızı kodlayıp göndeririz. Geri iletim, sözlü-yazılı anlatım veya sözsüz anlatım biçiminde gerçekleşebilir. Geri besleme, kaynak pozisyonundaki kişi veya
Bağıntı çerçevesi, insanların sahip oldukları bilgi yüküdür.
kişilerin kendilerini kontrol etmelerine imkân sağlar. Ancak şunu hemen belirtmek gerekir ki geri iletim hem olumlu hem olumsuz olabilir. Olumlu geri besleme, kaynağın gönderdiği mesajın alıcıda istenilen etkiyi yarattığını; olumsuz geri iletim ise, kaynağın gönderdiği mesajın alıcıda istenilen etkiyi oluşturmadığını ifade eder.
Kaynak olumsuz geri iletim aldığında hemen gönderdiği veya göndereceği mesajları kontrol eder ve onları yeniden düzenler. Kaynak olumlu geri besleme aldığında başlattığı iletişim sürecinin doğru olduğuna inanır ve aynı şekilde mesajını kodlayıp göndermeye devam eder. Geri iletimin önemli bir işlevi de alıcının iletişim sürecine tam olarak katılmasını sağlamasıdır. Eğer kaynak alıcıdan gerekli geri beslemeleri almazsa, gönderdiği mesajların etkilerini hiçbir zaman öğrenemez.
Geri besleme (yansıma), kaynağa ulaşma açısından ele alındığında gecikmesiz ve gecikmeli olarak ikiye ayrılır. Gecikmesiz yansıma (geri iletim), sadece yüz yüze gerçekleşen iletişim biçiminde gerçekleşebilir. Bu tür geri iletim, bireyler arası iletişimin önemli bir özelliğini oluşturmaktadır. Gecikmeli geri iletim, alıcının cevabını anında gönderemediği iletişim biçiminde görülür. Başka bir deyişle, gecikmeli yansıma daha çok kitle iletişim biçiminde görülür. Çünkü alıcı, kaynakla yüz yüze ve fiziksel bir yakınlık içinde değildir. [12]
Bireysel iletişim açısından da geri iletime bakmak mümkündür. Bireysel iletişimdeki geri iletim, kendine geri iletimdir. Kendine geri iletim, bizim kendi mesajımızdan kendimizin aldığı bilgilerdir. Örneğin, kendi sesimizi kendimiz duyarak telaffuzumuzun yanlış olduğunu fark edip yanlışımızı düzeltmemiz gibi.
Yazdıklarımıza bakıp hatalarımızı görüp düzeltmemiz de kendine geri iletime bir örnektir.
İletişimde alıcının, gönderilen mesaja tepkisinin birçok yararı vardır. Bu yararlardan bazılarını şöyle sıralamak mümkündür: [16]
Kaynağın yapılmasını istediği faaliyetlerin alıcı tarafından yapılış düzeylerini belirlemek.
Yapılan faaliyetlerin grupsal ve kurumsal amaçları gerçekleştirmedeki rolünü görmek ve değerlendirmek.
Alıcının istenilen faaliyetleri yapmada eksik ve kusurlu davrandığı yönlerini tanımak ve bunlar için gerekli tedbirleri almak.
İstenilen faaliyetlerin örgütsel amaçlar doğrultusundan sapmalarını önlemek için gerekenleri yapmak.
Ö rn ek
•Kendi sesimizi kendimiz duyarak telaffuzumuzun yanlış olduğunu fark edip yanlışımızı düzeltmemiz ya da yazdıklarımıza bakıp hatalarımızı görüp düzeltmemiz de kendine geri iletimdir. Yapılan faaliyetlere bakarak yapılması gereken eylemleri kararlaştırmak için bilgi toplamak.
Gönderilen mesaja verilen tepkilerin yönetim açısından da yararları vardır.
Bunlardan bazılarını şöyle sıralamak mümkündür: [24]
İletişimin etkinliğini artırır.
İletişim sürecinin kendi kendini kontrol etmesine imkân tanır.
Etkili bir motivasyon ve ödül aracıdır.
Ekip çalışmasının vazgeçilmez bir şartıdır.
Olumlu hareketlerin artmasına imkân verir.
Etkinliği ve verimliliği artırır.
Elde edilen sonuçların hedefe uygunluğunu belirlemeye yardım eder.
Geri beslemenin belirlenen örgütsel hedeflere ve amaçlara hizmet etmesi gerekmektedir. Başka bir deyişle geri besleme, iletişimin gerçekleşmesinde etkili olmalıdır. Etkili ve etkili olmayan geri beslemenin özelliklerini tablo olarak şu şekilde gösterebiliriz: [25]
Tablo:12.1 Etkili ve Etkili Olmayan Geri Beslemenin Özellikleri ETKİLİ GERİ BESLEMENİN
ÖZELLİKLERİ
ETKİLİ OLMAYAN GERİ BESLEMENİN ÖZELLİKLERİ
İçeriğinde kişiye yardımcı olma var.
İçeriğinde kişiyi küçük düşürme var.
Çerçevesi belirgindir. Geneldir.
Detaylıdır. Değer biçicidir.
Kişiye yararlıdır. Kişiye yararlı değildir.
Zamanında gelir. Gelişigüzel gelir.
Kişi geri beslemeye hazırdır. Geri besleme kişiyi savunmaya yöneltir.
Geri besleme açıktır. Geri besleme zor anlaşılır.
Geri besleme geçerlidir. Geri besleme geçersizdir.
İletişimde engeller kaynağın gönderdiği mesajla alıcının aldığı mesaj arasında farklılıklar olabilmektedir. Bu farkları yaratan tüm unsurlara iletişim engelleyicileri denir. Bunları şu başlıklar altında ele almak mümkündür.
Mesajı Süzgeçleme
Kaynağın gönderilecek olan bilgiyi alıcının hoşuna gidecek şekilde
değiştirmesidir. Bazen alıcı böyle bir bilgiyi almaktan memnun olabilir. Ancak bu iletişim de gerçek bilgi aktarılmamış olur. Çalışma yaşamında birbirine bağlı olan kişi sayısı artıkça mesajın süzgeçlenmesi de o oranda artar.
Seçici Algılama İletişim sürecinde yer alan alıcının gelen mesajları, kendi duygu, düşünce, ihtiyaç, istek ve kişilik özelliklerine göre almak istemesidir. Başka bir deyişle, alıcı, gelen mesajı anlamaya çalışırken kendi dünya görüşünü işin içine karıştırmaktadır.
Duyguların Etkisinde Kalma
Mesajın yorumlanıp değerlendirilmesinde alıcının o andaki ruhsal yapısı da etkili olabilmektedir. Özellikle alıcının ruhsal durumu çok iyi ya da kötü olduğu durumlarda mesajın farklı algılanması söz konusu olabilmektedir.
Mesaj Kodlamasında ve Çözümünde Kullanılan Dil
İnsanların iletişimde kullandıkları dil ve dildeki kelimelere yükledikleri anlamların farklılığı da iletişimi engelleyebilmektedir. Kaynağın mesajı kodlamada kullandığı dile ile alıcının mesajı çözmede kullandığı dil farklı ise kaynak ve alıcı arasında iletişim kurulmasında zorluklar yaşanabilir. Samimiyet ve dostluk
nedeniyle kelimelere yüklenen anlamalar farklı olabilmektedir. Eğer kişi arkadaşlar arasında kullandığı kelimelerle başkaları ile iletişim kurmaya çalışırsa problemler yaşaması kaçınılmaz olur. Örneğin, iki samimi arkadaşın birbirlerine “oğlum” diye hitap edip iletişim kurmaya çalışmasında herhangi bir problem yaşanmaz. Ancak müdürüne de “Oğlum beni dinle.” diye hitap ederse iletişimde problemler yaşar.
Başka bir deyişle, iletişim kurulamaz. Yine bir doktorun tıbbi terimler kullanarak doktorlarla kolay iletişim sağlarken hasta ile konuşursa kolay iletişim
sağlayamaması gibi.