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Os sistemas baseados em Metadata são sistemas de dados sobre dados. São sistemas de gestão de conteúdos que “aparecem para dar resposta a necessidades que surgem como fruto de uma evolução tecnológica e do aproveitamento da mesma” (MONTORO, 2006, p. 111; tradução nossa). Considerados também “uma das expressões de moda, e de êxito, da Internet desde os finais da década de 1990” (GARRIDO & TRAMULLAS, 2006, p. 135; tradução nossa), os sistemas de gestão de conteúdos vieram substituir a formulação “quase arcaica” da busca de informação nas páginas Web face à necessidade da disposição da informação sempre actualizada e em tempo real (GARRIDO & TRAMULLAS, 2006). Assim sendo, com a aclamada globalização, a consolidação do mercado económico internacional e a necessidade de expansão dos mercados na Web foram surgindo novas tecnologias aplicadas a este meio que permitem uma maior acessibilidade e mais opções de trabalho com os metadados e, consequentemente, os dados. Estas tecnologias são denominadas por SGML (Standard Generalized Markup Language) e XML (eXtensible Markup Language), sendo esta última a mais utilizada (RUIZ, 2006).

A par destas tecnologias foram também surgindo novos modelos de trabalho com base no sistema de metadata, nomeadamente o Dublin Core, considerado o sistema de metadados mais extenso no que diz respeito à documentação digital. Este modelo foi criado em 1995 através da cooperação de âmbito internacional, primeiramente pela

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OCLC (Online Computer Library Center) e a NCSA (National Center for Supercomputing Applications) com o intuito de facilitar a procura e recuperação de dados. O modelo permite uma organização mais eficiente das colecções de dados assim como uma maior eficácia na recuperação da informação através de um conjunto de palavras-chave previamente criadas pelo autor do documento digital e que tornam mais simples o acesso à informação procurada. O Dublin Core despertou rapidamente o interesse em entidades profissionais que dependem de arquivos digitais como museus, bibliotecas ou organizações comerciais (RUIZ, 2006, pp. 60-62).

Weihs (2005) refere que o propósito original do Dublin Core era:

“servir como uma descrição do autor gerado de recursos da Web, que fornece uma indexação consistente mas não requer experiência de catalogação para criar, fornece interoperabilidade semântica entre as disciplinas e formatos e está disponível para qualquer editora ou biblioteca com recursos electrónicos para descrever e indexar.” (WEIHS, 2005, p. 33; tradução nossa)

Para se criar um sistema de metadados como o Dublin Core são necessários alguns requisitos que passam pela identificação de documentos num determinado género, a descrição do seu conteúdo, a sua localização e acessibilidade e ainda a gestão dos direitos da obra (WEIHS, 2005).

José Antonio Senso Ruiz (2006) aponta os elementos essenciais para que um sistema de metadados seja eficaz: devem ser fáceis de criar e actualizar; compreensíveis a qualquer utilizador, padronizados; compatíveis com definições anteriores e com diferentes tipos de especificidade e controlo através do uso de subtipos e qualificadores; compatíveis também com um sistema de indexação e classificação comum à comunidade de bibliotecários, com caracter internacional desde a criação até à implementação e com referências às características intrínsecas dos documentos; devem ter várias opções e repetíveis tantas vezes quanto as necessárias (RUIZ, 2006).

Por sua vez, Duval et al. (cit. in Weihs, 2005) apresentam quatro princípios fundamentais na organização de um sistema baseado em metadados: modularidade, extensibilidade, refinamento e multilinguagem.

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A modularidade permite que os designers criem novos esquemas organizacionais com base na combinação de antigos esquemas. Os autores utilizam, inclusive, a metáfora do Lego para explicar este fenómeno: tal como se montam legos para criar uma estrutura maior, ao reutilizarem os esquemas previamente existentes, os designers conseguem igualmente obter um sistema ainda maior. Ao aplicar-se o princípio da extensibilidade, é necessário que os designers permitam que os sistemas de metadados tenham a possibilidade de se expandir comodamente caso surja alguma aplicação particular que necessite de “espaço”. O refinamento, por sua vez, é requerido para que a utilização do sistema seja simplificado e, ao mesmo tempo, específico no resultado. Este princípio divide-se em dois subtipos: qualificadores e conjuntos de valores. O utilizador pode escolher, por exemplo, a data de criação da procura (qualificador) ou entre um determinado intervalo de tempo (conjunto de valores). O quarto princípio visa, como o nome indica, a multilinguagem do sistema, permitindo que os sistemas de metadados respeitem de igual modo a barreira linguística e cultural. Possíveis problemas como a direcção em que texto é exposto – que difere entre o texto europeu e árabe, por exemplo – devem ser levados em conta ainda que ultrapassem o contexto específico do sistema (DUVAL et al. cit. in WEIHS, 2005, pp. 6-8).

Existem ainda diferentes tipos de metadados, os que geram automaticamente índices e os criados manualmente. No primeiro tipo, os resultados são gerados através de motores de busca e outros tipos de serviço que geram resultados através de rastreadores e aranhas. No segundo tipo, os dados são inseridos manualmente e ligados à fonte de informação original, tais como os registros de catalogação (DUVAL et al. cit. in WEIHS, 2005, pp. 10-11).

Jane Greenberg (2003) refere três tendências que tem observado na literatura mais recente: primeiramente refere a interoperabilidade, que se caracteriza por ser a partilha de dados através de conexões lógicas entre dois ou mais sistemas e existem três tipos de interoperabilidade: semântico, estrutural e sintáctico. A autora refere de seguida as passadeiras, que são os mapeamentos semânticos de metadados com vista a arquivar a interoperabilidade semântica, ou seja, um mapeamento de elementos com o mesmo significado mas com nomes diferentes num campo. Por fim, apresenta os metadados

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descritivos que são os campos com descrição como “autor/colaborador” ou “título” que identificam não apenas a função óbvia mas também outras funções como a fonte administrativa e de autenticação, as aquisições, a circulação, ou o rastreamento. A classificação dos metadados por tipo pode ajudar os profissionais a desenvolver melhores sistemas de informação (GREENBERG, 2003).