Kambiyo İşlemleri Operasyonel

Dış işlem operasyonları, bir ulusal paranın yabancı paraya dönüştürülmesi veya döviz işlemleri ile ilgili tüm faaliyetleri kapsamaktadır. Bankaların kambiyo mevzuatına uygun olarak döviz alım-satım belgesi düzenlemesi, tüm döviz cinsi transfer işlemleri, döviz kredileri ile ilgili ihracatçı firmanın kapatması gereken taahhüt işlemleri ve döviz kredileri ile ilgili kredi kullandırımı dışındaki tüm işlemler, akreditif işlemleri, dövizli çek işlemleri, dış işlemler operasyonlarının konusu içine girmektedir. (Taşpolat Ali, 2005:427) Halkbankası’nda, dış işlem operasyonları kontrol noktalarının bazılarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür;

 Dış ticaret işlemleri ile ilgili belgeler (vesaik, poliçe, avaller vb...) ilgili hesaplarda izlenmeli, kayıtlarla mutabakatı sağlanmalı, şubemiz transfer talebinin mahiyetine göre aranması gereken belge ve bilgileri transferi yapmadan önce müşteriden temin etmelidir.

 Döviz ve efektif alım – satım işlemlerinde şube komisyonlarında hatalı uygulamalara yer verilmemelidir. DAB ve DSB matbualarının muhasebe kayıtları ile uygunluğu sağlanmalı, düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.  İhracat işlemlerinde muhabirlerimiz dışındaki bankalarla işlem yapılmamalıdır.

 Taahhüt kapama işlemlerinde kullanılan gümrük beyannamelerinin aracı banka bildirimi beş gün içinde yapılmalıdır.

 İhracat bedeli alışlarında gümrük beyannamelerinin aslı verilemediği takdirde firmadan gümrük beyannamesinin fotokopisi veya gümrük beyannamesine ilişkin beyan alınmalıdır.

 DTH ihracatçı firma dışındaki başka bir kişi veya firmaya ait ise ihracatçı firma tarafından fiili ihracattan önce bu kişi veya firmanın yetkilendirdiğine dair noter veya konsolosluklarca düzenlenmiş vekâletname görülerek fotokopisi alınmalıdır.

 DBT’ nin doğruluğu süresi içerisinde DBT’ yi düzenleyen gümrük müdürlüğüne sunulmalı, DBT gerekli şerh verilmiş ve tümü kullanılmış ise aslı, kısmen kullanılmış ise fotokopisi alınmalıdır. ( DBT düzenleme tarihinden itibaren 15 gün içinde bankalara tevdi edilmelidir.)

 Akreditif ve yükleme vadeleri ile ödeme vadeleri değiştirilmiş ise bu husus genel müdürlük ilgili biriminin onayı alınarak yapılmalıdır.

 Vesaik tutarının, muhabir banka tarafından hesaplarımıza borç kaydedildiği tarih itibariyle, ithalatçı firmadan tahsili yapılmamış ise açıklan gayri nakdi kredinin TL veya dövize endeksli TL kredi olarak nakdi krediye dönüşümü yapılmalıdır  İhracat bedeli alışlarında bu bedellerin mutlaka yurt dışından geldiğinin tespiti

yapılmalı, ihracat bedeli dövizlerin ihracatçının serbest kullanımına bırakılması için gerekli yasal şartlara uyulmalıdır.

 İhracatta vergi ve KKDF istisnası, vergi ve KKDF mevzuatına göre uygulanmalıdır. ( damga vergisi, harç ve BSMV gibi mali mükellefiyetlerin tahsilinin, ihracat taahhüdünün yerine getirilmesi şartına bağlı olarak ertelenmesi, şartın gerçekleşmesi oranında terkini, gerçekleşmeme oranında, ertelemenin yapıldığı tarihten itibaren ilgili mevzuatındaki esas ve usullere göre tahsili )

2.3.1.4.4. Operasyon Departmanı Operasyonel Kontrol Noktaları

Temel bankacılık hizmetleri, krediler ve dış ticaret süreçlerini yöneten, işlemlerin ilgili birimlerle koordinasyonunu sağlayan, cari işlemler gişe takas ve görünmeyen kalemler kapsamında olmayan döviz efektif işlemlerinin şubelerde yürütülmesini sağlayarak servisin müşteri ve diğer servislerle ilişkisini düzenleyen bölüm, şube operasyonları bölümüdür. Bankalarda sunulan hizmetlerle ilgili her türlü işlemin iletileceği en son nokta operasyon departmanı olduğundan şube operasyon bölümlerinde iç kontrol incelemelerini gerektiren çok fazla sayıda operasyonel iç kontrol noktası vardır. Bu kontrol noktaları genel operasyon kontrolleri, çek ve senet işlemleri kontrolleri ve kiralık kasa işlemleri kontrolleri olmak üzere üç ana başlık altında incelenecektir.

2.3.1.4.4.1. Genel Operasyon Kontrolleri

 Yönetim kurulu tarafından onaylanan operasyon uygulama talimatı hükümleri uyarınca sayıma tabi kıymetlerin her ay sonu itibariyle sayım ve mutabakat işlemleri yapılmalıdır.

 Operasyon uygulama talimatı uyarınca şubelerde günlük haftalık, aylık olmak üzere periyodik olarak döküm alınmalı ve işlemler kontrol edilmelidir.

 Fiş üzerine yapılan işlemin mahiyetine uygun, anlaşılır nitelikte gerekli açıklamalar yazılmalı kupür dökümü yapılmalıdır.

 Fiş iptal işlemleri yetkili personel tarafından yapılmalı, iptal edilen fişler gün sonunda alınan liste yardımıyla kontrol edilmeli, fiş iptalleri mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmelidir.

 Gün içinde kesilen fişlerin kişi bazında sıralanması yetkililerce kontrol edilerek listeler üzerinden puante edilmesi gerekmektedir.

 Ana kasa/ara kasa/gişe kasası arasında para devirleri mevzuat uyarınca yapılmalıdır.

 Kıymetli evrak ve diğer belgelerin muhafazası arşiv yönetmeliği ve diğer mevzuat uyarınca belirlenen süreler boyunca sağlanmalı, tüm kayıt ve belgeler istenildiğinde ulaşılabilecek şekilde klase edilmelidir.

 Kasada sürekli olarak yüksek miktarda atıl para tutulmamalı, ankes yönetimine gereken önem verilmelidir.

 Para ve diğer kıymetli evraklar işleme alınırken, sahteliği konusunda gerekli incelemeler yapılmalıdır.

 Müşteri imza örneği kartonu ve sistem imza örnekleri mevzuata uygun olarak düzenlenmeli ve muhafaza edilmelidir.

 Mevduat hesaplarında, banka mevzuatına aykırı, hata ve usulsüzlük içerir mahiyette, müşteri talimatı olmaksızın ya da geçersiz talimatla tediye, mahsup veya kapatma işlemleri yapılmamalıdır.

 Pazarlama servisi tarafından başlatılıp operasyon servisince sonuçlandırılan işlemlerde “iş talep formu” düzenlenmelidir.

 Bankacılık hizmetleri karşılığında belirlenen maktu tutarda ya da nispi oranlarda ücret ve / veya komisyon alınmalı, ücret ve/veya komisyon indirimi uygulandıktan sonra tahsil edilen tutarlar “asgari komisyon tutarlarının” altında kalmamalıdır.

 Kurum tahsilâtlarında ilgili kurum ile yapılan ve şubelere esasları duyurulan protokol koşullarına uygun hareket edilmelidir.

 Çek karnesi bedeli ve değerli kâğıt bedeli tahsil edilmeksizin müşterilere çek karnesi verilmemelidir.

 Karşılıksız çek keşide eden müşterilere süresi içinde ihtarname gönderilip, TCMB bildirimleri yapılmalıdır.

 Başka hesabına kendi adına işlem yapanlardan “başkaları için kendi adına işlem beyannamesi” nin alınması zorunluluğuna uyulmalıdır.

2.3.1.4.4.2. Çek ve Senet İşlemleri Kontrolleri

 Çek karnelerinin nazım hesap giriş ve çıkış kayıtları düzenli olarak yapılmalıdır.

 Günlük girişi yapılan takas çeklerinin günlük icmal alınarak kontrolünün yapılması gerekir.

 Kısmi karşılıksız çeklerde hesapta bulunan bakiyenin blokeye alınması gerekir, manuel veya sistemce konulan blokelerin mevzuata aykırı olarak kaldırılmaması gerekir.

 Karşılıksız çeklerde, bankamız sorumluluk miktarının ödenmesinin mevzuat dâhilinde yapılması ve yapılan ödemelerin tahsili için idari ya da yasal takip sürecinin başlatılması gerekir.

 Tahsile alınan senetler için “senet teslim mektubu” düzenlenmeli, ihbarname ve protesto masrafları kadar tutar bloke edilmelidir.

 Protesto edilecek senetler için mevzuat uyarınca işlem yapılmalıdır, protesto edilen senetlerin TCMB bildirimi yapılmalıdır.



2.3.1.4.4.3. Kiralık Kasa İşlemleri Kontrolleri

 Kiralık kasa başvurusu/tahsisleri sırasında mevzuatta belirtilen belgelerin eksik olmaması gerekir.

 Kiralık kasa müşterilerine müşteri tanımlama ve ürün tanımlama yapılmalıdır, depozito hesabı açılmalıdır.

 Kiralık kasa anahtarlarının güvenli şekilde muhafazası sağlanmalı ve bu anahtarların nazım hesaplarda izlenmesi gerekmektedir.

 Kiralık kasa “kira takip defteri”, “kiralık kasa ziyaret defteri” nin düzenli bir şekilde tutulması gerekir.