2.5. KALİTE GELİŞTİRME EKİPLERİ VE GÖREVLERİ
2.5.11 Kalite Geliştirme Ekibinin Sonlandırılması
Kalite Geliştirme Ekipleri, birimde sürekli ekipler olmayıp iyeleştirmeye açık alanlar çerçevesinde iyileştirme faaliyeti tamamlanıncaya kadar devam eden ekiplerdir. İyileştirme faaliyeti tamamlandıktan ve sonuçlar alındıktan sonra ekip dağılabilir. Birim amirlerinin kararıyla bu ekipler sonlandırılır.
2. 5.12 Kalite Geliştirme Ekibinin Başlama, Çalışma Ve Sona Erme Aşamaları
8) KALİTE UYGULAMA BİRİMİ, ÇÖZÜM ÖNERİLERİNİ İNCELER, BİRİMDE UYGULANMASI VEYA DAHA ÜST AMİRLERE
SUNULMASI GEREKTİĞİ
KONULARINA KARAR VERİR VE UYGULAMASINA KARAR
VERİLEN ÇÖZÜM ÖNERİLERİ ÜZERİNDE EKİP ÇALIŞMAYA DEVAM EDER.
7) PROBLEM ÇÖZME
TEKNİKLERİNİ KULLANARAK ÇÖZÜM ÖNERİLERİNİ
GELİŞTİRİR VE KALİTE
UYGULAMA BİRİMİNE SUNAR.
6) EKİP ÜZERİNDE ÇALIŞACAĞI SORUN VE BUNUNLA İLGİLİ ÇALIŞMA PLANINI KALİTE UYGULAMA BİRİMİNE SUNAR.
1) EKİP ÜYELERİ BİR ARAYA GELİRLER.
2) EKİBİN ADI, MİSYONU VE HEDEFLERİ BELİRLENİR.
3) EKİP LİDERİ, EKİP ÜYELERİ ARASINDAN SEÇİLİR.
4) EKİBİN SEKRETERYASI, EKİP ÜYELERİ TARAFINDAN
YAPILIR.
5) ÜYELER, İYİLEŞTİRİLMEK İSTENEN PROBLEMLİ
ALANLARI PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİNİ KULLANARAK BELİRLERLER.
12) ÜST YÖNETİME SUNUŞ YAPILIR.
11) SUNUŞ GÜNDEMİ HAZIRLANIR.
9) ÇÖZÜM KARNESİ HAZIRLAR.
10) ÇALIŞMA, REHBER EKİNDE BULUNAN RAPORLAR
KULLANILARAK ÜST YÖNETİME SUNULUR.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
KALİTE ÇALIŞMALARININ UYGULAMASINA İLİŞKİN ESASLAR 3.1 KALİTE GELİŞTİRME EKİPLERİNİN ÇALIŞMALARINA İLİŞKİN ESASLAR
Bakanlığımız birimlerine ve çalışanlarına Toplam Kalite anlayışının yerleştirilmesi, yapılan hizmetlere nitelik kazandırılarak kalitenin artırılması, toplam kalite uygulamalarının Bakanlığımızın tüm teşkilatında aynı istek, aynı hız ve aynı gayrette yapılmasıyla mümkün olacaktır. Çalışmaların tüm birimlerde aynı zaman dilimlerinde başlatılması, gelişimin tüm teşkilatta aynı hızda ilerlemesi, uygulamaların aynı kalite ve çabada yürütülmesi toplam kalite yönetimi projesinin en önemli ilkesidir. Bu nedenle Bakanlığımız birimlerinde toplam kalite çalışmalarının aynı anda yürütülmesi ve bunun tüm birimlerde geliştirilmesi ve sonuçlarının tüm teşkilatta yaygınlaştırılması ile Bakanlığımız hizmetlerinin aynı kalite ve standartta sunulması gerekmektedir. Bunun için her birimde aynı disiplin ve çabanın gösterilmesi gerekecektir.
Toplam Kalite Yönetimine ilişkin yapılacak faaliyetlerde Kalite Geliştirme Ekiplerinin çalışmalarına yön vermek amacıyla konuya ilişkin bilgi ve tekniklere aşağıda yer verilmiştir.
3.1.1 Problem Çözmede Gerekli Koşullar
Kalite Geliştirme Ekiplerinin çalışabileceği uygun ortamlar hazırlanmadığı sürece, ekip çalışmalarından beklenen fayda ve verimlilik gerçekleşmeyecektir. Bu nedenle ilgili birimler ve birim amirleri tarafından, Kalite Geliştirme Ekiplerinin ekip çalışması yapabilmesi için gerekli şartların sağlanması gereklidir. Ekip üyelerinin, toplantı yapmaları ya da yaptıkları çalışmaları gözden geçirmeleri için mekâna, bu çalışmaları yapmak için zamana ve ayrıca ekip çalışması için gerekli diğer materyallere ihtiyaçları olacaktır.
Kalite Geliştirme Ekiplerinin oluşumundan sona ermesine kadar geçecek sürede, özellikle ekip çalışması için gerekli koşulların sağlanması gerekmektedir. Bunu için;
• Ekip üyelerinin çalışmalarda katılımcı olması, herkesin düşünce ve fikirlerini paylaşacağı ortamın oluşturulması önemlidir.
• Çalışanlar ile yöneticiler arasındaki iletişimin açık ve olumlu olması gereklidir.
• Kurulan/kurulacak olan Kalite Geliştirme Ekiplerinin kesin belirlenmiş bir amacının olması gereklidir.
• Kalite Geliştirme Ekip üyelerinin her birinin ekip içerisinde bir görev alması ve bu görevin sorumluluğunu yerine getirmesi gereklidir.
• Kalite Geliştirme Ekip üyeleri arasında iletişim, saygı ve güvene dayanmalıdır.
• Kalite Geliştirme Ekiplerine katılım öncelikle gönüllülük esasına göre olmalıdır.
3.1.2 Toplanma ve Çalışma
Kalite Geliştirme Ekip üyeleri, ekip liderini seçer ve çalışma takvimini oluşturur.
Çalışmalar normal çalışma veya fazla çalışma saatleri içinde, ekip halinde ya da iş bölümü yapılarak üyeler tarafından yapılır. Çalışmaları ekip lideri koordine eder, toplantıları gerçekleştirir, iş bölümü yapar, çalışmaları takip eder.
Kalite Geliştirme Ekibi, üzerinde çalışacağı konuda, bir çalışma planı hazırlanmalıdır. Bu plan daha sonra yapılacak çalışmaların adımlarını da oluşturur. Sorunun belirlenmesi, veri toplama yönteminin belirlenmesi, inceleme, araştırma, anket yapılıp yapılmayacağı, problem çözme tekniklerinden hangilerinin kullanılacağı, varılan sonuçları deneme ve test etme imkânı varsa bunun yapılıp yapılmayacağı gibi konular bu planda gösterilir.
3.1.3 Ekip Liderinin Özellikleri
• Ekibin hedeflerine ulaşması için gerekli çalışma ve yapıyı oluşturmaktan sorumludur.
• Ulaşılan sonuçların niteliğinden sorumludur.
• Ekip liderinin planlama yeteneğine sahip olanlardan seçilmesi ve iyi bir planlama yapması beklenir.
• Ekip çalışmalarının ve üyelerin gelişiminden sorumludur.
• Ekibiyle birimi arasındaki ilişkiyi geliştirmeden sorumludur.
• Ekip üyeleri ile yüksek düzeyde bir etkileşim içindedir.
• Tüm üyelerin çalışmalara katılımını sağlar.
• Ekip üyelerinin beceri ve yeteneklerini en iyi şekilde kullanmalarını sağlar.
• Ekip lideri toplantıları yönetir, işleri havale eder, takımdaki geri bildirimi sağlar.
• Ekip liderinin geniş görüş açısına ve tarafsızlık özelliğine sahip olması beklenir.
• Ekip lideri kendi güçlü ve zayıf yönlerinin farkındadır ve bunları uygun biçimde değiştirme özelliğine sahip olmalıdır.
3.1.4 Ekip Liderinin Görevleri
• Bakanlığın amaç ve hedeflerine uygun çalışmaların yapılmasını sağlar.
• Ekip üyelerinin görevlerinin belirlenmesinde açıklığı ve anlaşmayı sağlar.
• Ekip üyelerini eğitir.
• Ekibin, sorun çözme adımlarının disiplin sürecine bağlı olarak yapılmasını temin eder.
• Ekip üyeleriyle birlikte çalışma esas ve kurallarını belirler.
• Ekip üyelerine düşüncelerini açıkça ifade etme olanağı tanır.
• Ekip üyelerinin kişisel istek ve yeterliliklerine göre görev dağılımı yapar.
• Problem çözümünde ekip üyeleri ile birlikte uygun teknikleri seçer. Ekip içerisinde çıkabilecek sorunlara karşı önlem alır.
• Toplantı tarihlerini ve gündemini ekip üyeleriyle birlikte belirler.
• Ekip toplantılarını, önceden belirlenen gündeme göre başlatır ve yönetir.
• Toplantılarda fikir birliğini hedefler.
• Toplantılara başkanlık eder toplantıların etkin ve verimli geçmesini sağlar
• Toplantı süresini aşmamaya özen gösterir.
• Gerekli kayıtların tutulmasını ve rapor hazırlanmasını sağlar.
• Toplantılarda alınan kararların uygulanmasını sağlar.
• Diğer ekip liderleri ve üyeleriyle toplanarak bilgi alışverişinde bulunur.
• Kalite Uygulama Birimiyle sorumlu olduğu Kalite Geliştirme Ekibi arasındaki iletişimi gerçekleştirir ve yapılan çalışmalara ilişkin olarak bilgi aktarır.
• Çalışmaları ekip üyeleri ile birlikte değerlendirir, rapor düzenler ve Kalite Uygulama Birimine sunar.
• Yapılan çalışmaları, elde edilen sonuç ya da iyileştirmeleri üst yönetime sunar.
3.1.5 Ekip Üyelerinin Görevleri
• Ekip üyeleri liderlik özelliklerine sahip üyelerden birini ekip lideri olarak seçer.
• Toplantılara düzenli olarak katılırlar ve kendilerine verilen görevleri ve çalışmaları özverili şekilde yerine getirirler.
• Problemlerin çözümünde yaratıcılık yönlerini kullanırlar.
• Çalışmalar için gerekli verileri toplar, araştırma yapar ve çözüm önerilerine katkıda bulunurlar.
• Ekip üyeleri ile saygı ve güvene dayalı işbirliği oluştururlar.
• Ekip liderinin vereceği görevleri zamanında yerine getirirler.
• Problem çözme tekniklerini etkin biçimde kullanırlar.
3.1.6 Takım Çalışmasında Meydana Gelebilecek Olumsuzluklar
Takım çalışması çoğu kez toplantı anlamına gelir ve toplantılarda aşağıdaki olumsuzluklar yaşanabilir.
• Bazı üyeler, toplantılara geç gelebilir, kendilerine verilen çalışmaları zamanında yapmayabilirler.
• Toplantılar gerekli ya da gereksiz konu ve tartışmalar yüzünden belirlenen zamandan daha çok uzayıp gidebilir.
• İnsanlar görüşme ve tartışmaya katkıda bulunmaktan kaçınabilirler.
• Toplantı ve çalışmalarda üyeler hayal kırıklığı, öfke, yorgunluk ya da çöküntü hissedebilirler.
• Toplantı ve çalışmalarda orada olması gereken kişiler ya da çalışmanın sahibi kişiler orada olmayabilirler.
• Toplantıya bir ya da iki kişi hâkim olup, diğer üyelerin yaratıcılık yönleri ortaya çıkmayabilir.
• Toplantılar, kişisel hesaplaşmalar için birer zemin olarak kullanılabilir.
• Kararlar alınamaz, tartışmalar sonuçsuz kalabilir ve bu durumda kararlar zorunlu olarak takım lideri tarafından verilebilir.
• Üyeler görev dağılımı esnasında görev veya iş üstlenmekten kaçınabilir.
• Sorunlar çıkmaya başlayınca takım liderinin veya daha gayretli üyelerin diğerlerini suçlamaları ortaya çıkabilir.
• Takım içinde değişik çatışmalar oluşabilir.
Belirtilen ya da oluşabilecek başka olumsuzlukların takım halinde çalışmanın doğal bir parçası olacağı ve bunların yine takım halinde çalışma yoluyla önlenebileceği düşüncesiyle ekip liderinin ve üyelerinin paniğe kapılmaması ve amaçtan uzaklaşmamaları gereklidir. Ekip çalışmasında belirli bir mesafe alındıktan sonra çalışmaların teşvik edilmesi ve başarıların takdir edilmesinden ve motivasyonun yükselmesinden itibaren ekip çalışmaları ileriki dönemlerde daha etkin ve verimli geçecektir. Ekip liderinin yukarıdaki türden olumsuzlukları önleyici tedbirleri yerinde ve zamanında alması uygun olur.
3.1.7 Kalite Geliştirme Ekibinin Çalışma Programı ve Problem Çözme Aşamaları 3.1.7.1 Kalite Geliştirme Ekibi Çalışma Programı
• Ekibin, öncelikle gönüllü personel dikkate alınarak birim amirince oluşturulması,
• Ekibin ilk toplantısının yapılması, ekip liderinin seçilmesi, ekibe isim bulunması,
• Ekibin üzerinde çalışacağı sorunun somut olarak belirlenmesi ve ulaşılması planlanan hedeflerin belirlenmesi, (Misyon (görev) ve vizyonun (hedef) tanımlanması)
• Çalışma adımlarının yer alacağı çalışma planının oluşturulması,
• Problem çözme aşamalarının belirlenmesi,
• Ekip üyelerine iş bölümü yapılması,
• Problem çözmede hangi yöntem ve tekniklerin kullanılacağının belirlenmesi,
• Birim dışında görüşülecek kişi ve kurumlar varsa bunların belirlenmesi ve neler görüşüleceğinin saptanması,
• Araştırma, veri toplama, görüşme ve anket yapılma ihtiyacı varsa yapılış adımlarının belirlenmesi,
• Yapılan çalışma sonucunda oluşan görüş, öneri ya da çözümlerin belirlenmesi,
• Çözüm karnesinin hazırlanması,
• Yönetime sunuş yapılması,
• Yapılan çalışmaların 6 aylık dönemler halinde raporlanarak Kalite Uygulama Birimine sunulması.
3.1.7.2 Kalite Geliştirme Ekibi Çalışma Planı
Bu rehber ekinde yer alan Çalışma Planı (Ek:1), çalışma öncesinde hazırlanır. Planda, üzerinde çalışılacak konunun ne olduğu, çözüm için hangi tekniklerin kullanılacağı, kimlerle görüşüleceği, çözümle birlikte nereye varılacağı, hedefin/hedeflerin ne olduğu gibi konular yer alır.
Plan lider ve ekip üyeleri ile birlikte hazırlanır, lider tarafından imzalanır ve birim amirinin onayına sunulur.
Çalışma sonrası plan yeniden gözden geçirilerek, yapılan çalışmaların sonucu tekrar bu plana aktarılır.
3.1.8 Kalite Geliştirme Ekibi Toplantı Tutanağı
Kalite Geliştirme Ekipleri yapmış oldukları toplantılarda oluşan görüşlerini, alınan kararlarını EK:3’de yer alan Toplantı Tutanağına aktarırlar. Bu tutanaklar Kalite Geliştirme Ekiplerinin faaliyetlerini ve gelişimini takip etme açısından yararlı olacaktır.
3.1.9 Problem Çözme Aşamaları 3.1.9.1 Problemin Tanımlanması
• Ele alınacak problem nedir?
• Mevcut uygulama nedir?
3.1.9.2 Temel Neden/lerin Bulunması
• Muhtemel neden/ler nelerdir?
• Temel neden/ler nelerdir?
3.1.9.3 Çözüm Üretimi
• Temel neden/leri ortadan kaldırmak için neler yapılabilir?
3.1.9.4 Çözümün Planlanması Ve Uygulanması
Çözümü kim, nasıl, ne zaman yapacak? (5 N 1 K kuralı) Temel Sorular (5N,1K Kuralı)
• Ne?
• Neden?
• Ne Zaman?
• Nerede?
• Nasıl?
• Kim?
3.1.9.5 Uygulamanın Ölçülmesi
• Çözüm yararlı oldu mu?
• Hedeflenen sonuca ulaşıldı mı?
3.1.9.6 Başarılı Uygulamaların Standartlaştırılması
• Ulaşılan hedefin başarılı bir şekilde sürdürülmesi nasıl sağlanacak?
Kalite Geliştirme Ekipleri problemin tespit edilmesinden itibaren problemin çözümüne kadar aşağıdaki tabloda belirtilen adımları da kendi çalışmaları için bir rehber olarak kullanabilirler.
Problem Çözme Aşamaları
1) Ekibin Belirlenmesi ve Problemin Tanımlanması
2) Problemin Boyutunun Ortaya Konulması ve Hedefin Belirlenmesi PROBLEMİN TANIMLANMASI
3) Geçici Önlemlerin Belirlenmesi ve Uygulanması 4) Muhtemel Sebeplerin Belirlenmesi
5) Muhtemel Sebeplerin Doğrulanma Önceliklerinin Belirlenmesi PROBLEMİN ANALİZİ VE TEMEL
NEDENLERİN BULUNMASI
6) Muhtemel Sebeplerin Doğrulanması ve Asıl Sebeplerin Tespiti 7) Muhtemel Çözümlerin Belirlenmesi
8) Çözümlerin Analizi ve Seçimi ÇÖZÜM ÜRETİMİ/ÇÖZÜMÜN
PLANLAMASI
9) Çözümlerin Planlanması ve Uygulanması UYGULAMANIN ÖLÇÜLMESİ/
SONUÇLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ VE SINAMASI
10) Sonuçların Değerlendirilmesi
11) Sunuş ve Raporlama BAŞARILI UYGULAMALARIN
STANDARTLAŞTIRILMASI 12) Standartlaştırma
3.1.10 Problem Çözme Teknikleri
Kalite Geliştirme Ekiplerinin bir sorunu ele almaları ve çözüm geliştirebilmeleri için Takımların başarılı olmalarında kullanacakları bazı teknikler bulunmaktadır. Bunlar;
• Veri Toplama Teknikleri
• Örnekleme Kuralları
• Beyin Fırtınası
• Neden –Sonuç- Sorun Analizi (Balık Kılçığı Diyagramı)
• Çözüm Karnesi
• Yönetime Sunuş
3.1.10.1 Veri Toplama Teknikleri
Veri toplama, problem çözme aşamalarının en önemli adımıdır. Bilgiye ve somut verilere dayandırılmadan yapılacak araştırma ve çalışmalar gerçekçi olmayacaktır. Veri toplama aşağıdaki iki temel amaç için zorunludur:
• Sorunun analizi ve
• Sorunun önlenmesi.
Sorunun gerçekçi biçimde analiz edilmesi için mevcut halin bilinmesine, aksayan yönlerin tespit edilmesine, bunların nereden kaynaklandığının bilinmesine ihtiyaç vardır. Sorun önleme, veri toplamanın bir diğer önemli adımıdır. Sorun gerçekçi biçimde tespit edilmişse ancak bunun için gerçekleştirilecek önlemler de o kadar gerçekçi olacaktır.
3.1.10.2 Örnekleme ve Kuralları
Veri toplama örnekleme şeklinde yapılabilir. Örnekleme ile verinin nasıl toplanacağını bilmek ve örnekleme tekniklerini doğru kullanmak gerekmektedir. Örneklemenin en önemli yararı zaman kazandırması ve daha az masraflı olmasıdır. Örneği, daha az zamanda, daha özenli ve mükemmel muayene etme olanağı verir. Örnekleme kuralları şunlardır;
Gerçek durumu öğrenmek: Örnekleme yapılacak alana ilişkin gerçek bilgilerin edinilmesidir.
Ana kütlenin büyüklüğünü öğrenmek: Bu aynı zamanda nüfus olarak adlandırılır ve kısaca (N) ile gösterilir. Anket örneğinde (N), oy verebilecek insanların toplam sayısıdır.
Örnekleme hacminin belirlenmesi: Bir örnekleme tablosu, arzulanan doğruluk derecesini sağlamak için örnek hacminin ne kadar geniş olması gerektiğini gösterir. Bu aşamada ilgili tekniklerde uzman olan kadronun yardımı alınabilir. Aşırı büyük bir örnek hacmi, para kaybına yol açabilir. Örnek hacmi arttıkça, doğruluk olasılığı da artar.
Örneği seçmek: Hangi grubun bir temsili örnek oluşturacağına karar verilmesidir.
Soruların seçilmesi: Örnek grubundaki her insana özenle seçilmiş sorular yöneltilir.
Tahmin yapılması: Örneğin sonuçlarına dayanarak bir tahmin yapılır.
Örneklemenin, sorun çözümü için gerekli veriyi toplama işleminde, zaman ve çaba kazandırabilmesine karşı daima kuşkuyu korumak gerektiği unutulmamalıdır. Aksi takdirde örnekleme sonuçları yanıltıcı olabilir. Örnek ana kütlenin tüm kesimlerinden tesadüfi olarak alınırsa yanlılık önlenir. Yanlılıktan kaçınmak ve tesadüfi örneklemeyi sağlamak için örnek seçmenin çeşitli yolları vardır. Genelde, örnek seçiminde aşağıda kısaca belirtilen üç yaygın yöntem kullanılır.
Tesadüfi örnekleme: Örnekleri ana kütlenin her kesiminden almak anlamına gelir.
Tesadüfi seçimde, her birimin seçilme şansı eşittir. Her birim, bir diğerinden tümüyle bağımsız olarak ayrılmalıdır.
Sistematik örnekleme: Birimleri ayırmak için planlı bir yöntem kullanır. Örneğin, her beş dosyadan bir tanesinin seçilmesi gibi. Bu yöntem yalnızca, dış etkenlerin seçilen birimlerin niteliğini değiştirmeyeceği durumlarda uygundur.
Gruplandırma: Anketçiler çok küçük örnek hacimleriyle çalıştıklarında, gruplandırılmış örnek aldıklarına emin olmalıdırlar. Küçük örnekler düşük maliyetlidir, ancak yanlış sonuca varma tehlikesi taşırlar. Yaş, gelir, eğitim gibi özellikler büyük özen gösterilerek, her meslek grubundan bireylerin doğru oranlarda seçilmesine dikkat edilmelidir.
3.1.10.3 Beyin Fırtınası
Beyin fırtınası, birden fazla insanın fikir üretme sürecidir.
3.1.10.3.1 Beyin Fırtınası Yönteminin Kullanılabileceği Yerler
• Ekibin adının belirlenmesinde,
• Konu seçiminde,
• Muhtemel sorunları önceden belirlemede,
• Bir soruna yol açan nedenleri tespit etmede (Neden-Sonuç Analizi),
• Bir sorunla ilgili hangi verilerin toplanacağının tespitinde,
• Bir sorunu ortadan kaldıracak çözüm önerilerinin belirlenmesinde.
3.1.10.3.2 Beyin Fırtınası Kuralları
• Beyin fırtınası yapılacak konu açık ve kesin bir biçimde belirlenir.
• Beyin fırtınası kuralları katılımcılara hatırlatılır.
• Her üyeye sırasıyla düşüncesi sorulur.
• Bütün düşünceler tükeninceye kadar bu işe turlar halinde devam edilir.
• Her üye, aklında kaç fikir olursa olsun, sırası geldiğinde yalnız bir tek fikir önermelidir.
• Bir üye tüm fikirleri herkesin görebileceği bir kâğıda yazıp, fikirler öne sürüldükçe de bunların ilave edilmesi halinde çalışmalar hızlanır.
• Grup çalışmasının yararlılığını artırmak için çok sayıda fikir üretilmesine çalışılır.
• Sırası gelen kişinin aklına o anda bir şey gelmeyebilir. O zaman yalnızca “geçiniz”
demelidir.
• Hiçbir düşünce saçma olarak nitelendirilmemelidir. Birisini eleştirmek veya küçümsemek grup üyelerinin yaratıcılığını kesinlikle engelleyecektir.
• Düşünceler olumlu karşılanmalı ve teşvik edilmelidir.
• İyi niyet, gülümseme, gayrı resmi bir ortam oluşturma, yaratıcı düşüncelerin ortaya çıkması için teşvik edilmelidir.
• Üyeler abartmaya teşvik edilebilir. Abartma beraberinde espri getirerek çalışmalara yaratıcı bir hava verir.
• Uzun bir düşünceyi lider birkaç kelimeye indirmek zorunda kalabilir, düşüncenin sahibi de bu kısaltmaya mutlaka katılmış olmalıdır.
• Beyin fırtınası sırasında düşüncelerin değerlendirilmesi yapılmamalıdır. Yalnızca ters bir yorum değil, olumlu yorumlar da yapılmamalıdır.
• Bütün düşünceler bitince beyin fırtınası oturumu tamamlanır.
• Ortaya çıkan düşünceler tartışılarak incelenmeli ve sayıca azaltılmalıdır.
• Bunun için ilk tur oylama yapılır. Bütün üyeler her fikir için oy kullanma hakkına sahiptir.
• Bir üye, oylamayı durdurarak lehte ya da aleyhte tartışma açabilir. Diğerleri de isterlerse tartışmaya katılabilirler.
• Lider, oylamadan sonra oy sayılarını kaydeder, sadece lehte oylar sayılır.
• En çok oy alan düşüncelerin etrafına bir daire çizilir. Kaç oy aldığı yanına yazılır.
Düşüncelerden kaç oy alanın önemli sayılacağına üyeler karar verir. (Oy barajı üye sayısı dikkate alınarak ortalama bir rakam olmalıdır. Örneğin 10 kişilik bir kalite geliştirme ekibinin oy barajının en az 6 olması gereklidir.)
• Artık üyeler birkaç konu üzerinde çalışabilirler. Bu konular herkes tarafından tamamen anlaşılıncaya kadar tartışılır ve bundan sonra ikinci oylama yapılır.
• İkinci oylamada oy hakkı tekdir, her üye yalnız bir oy verebilir.
• Yuvarlak içine alınan düşüncelerin yanındaki oy sayısına göre sıralaması yapılır.
3.1.10.4 Neden - Sonuç Analizi (Balık Kılçığı Yöntemi)
Neden-Sonuç analizi, bir sorunun veya sonucun temel nedenlerini bulmak amacıyla kullanılan bir tekniktir. Bu teknik, ekibin sorunları çözmesine yardımcı olur. Tamamlanmış diyagram, balık kılçığına benzediğinden balık kılçığı diyagramı da denilmektedir.
Bir sorun veya bir sonucun temel neden/lerini bulma aşamaları;
1. Sorun sonuçtur ve sağdaki kutuya yazılır 2. Temel neden grupları yazılır
3. Beyin fırtınası adımları uygulanarak temel neden / ler bulunur
Birinci aşamada öncelikle bir kare kutu çizilerek içine sorun/sonuç yazılır ve balık kılçığı diyagramı çizilir.
SORUN (SONUÇ)
İkinci aşamada muhtemel neden için temel gruplamalar belirlenir. Balık kılçığında temel nedenler malzeme, insan, çevre, metot ve makine şeklinde 5 adet olarak belirlenmiştir. Ancak bunların dışında temel olabilecek neden varsa ilave edilebilir, gereksiz olan çıkarılabilir.
Üçüncü aşamada beyin fırtınası yöntemiyle temel nedenlerin alt nedenleri bulunur. Bütün üyeler beyin fırtınası oturumuna katılırlar. Lider beyin fırtınası kurallarını her oturumdan önce tekrarlar. Sırayla tüm üyelerin düşünceleri alınır. Bütün düşünceler ortaya çıkıncaya kadar bu işlem sürdürülür. Her üye, düşüncesinin hangi gruba girdiğini belirtmelidir. Beyin fırtınası oturumunun sonunda oluşturulan tabloda, benzer düşünceler kümeler halinde gruplandırılır.
Dördüncü aşamada beyin fırtınası sırasında toparlanmış düşünceler, en iyilerini saptamak üzere incelenir. Her bir düşüncenin lehte ve aleyhte yönleri titizlikle inceleneceğinden bu işlem uzun zaman alacaktır. Ancak üyelerin önemli bulduğu bir neden için oylamaya başvurularak süreç hızlandırılabilir. Bu uygulama bilimsel gözükmeyebilir fakat geçerlidir. En fazla sayıda oy alan fikirler daire içine alınır. Belirlenmiş kesin bir sayı olmamakla birlikte bunların sayısı genellikle en az 2 en fazla 5 ya da 6 olur. Temel nedenleri daire içine alınmış bir neden-sonuç diyagramı elde edildikten sonra, üyeler bir kaç neden üzerinde çalışmalarını yoğunlaştırır.
Beşinci aşamada, en muhtemel nedenler önem sırasına göre dizilir. Bunu yapmak için grup sadece, daire içine alınmış nedenlere bakar. Oylamadan önce her sebep tartışılır. Elde edilen
Beşinci aşamada, en muhtemel nedenler önem sırasına göre dizilir. Bunu yapmak için grup sadece, daire içine alınmış nedenlere bakar. Oylamadan önce her sebep tartışılır. Elde edilen