Birim Personeline ve Kalite Geliştirme Ekiplerine Yönelik Çalışmalar

• Birey ve ekipleri, işe yaptıkları katkı veya bağlılıkları nedeniyle takdir eder.

• Çalışanların kalite uygulama birimine erişimini kolaylaştırır, çalışanları aktif bir biçimde dinler ve yanıtlar.

• Çalışanlara kendi planlarını, amaç ve hedeflerini gerçekleştirmeleri doğrultusunda yardım eder ve destek olur.

• İyileştirme çalışmalarında, çalışanların yer almalarını özendirir ve bu konuda onlara yardımcı olur.

• Birim içerisinde her düzeyde birey ve ekiplerin olumlu çabalarını zamanında ve uygun bir biçimde takdir eder.

• Çalışanların bilgi birikimleri ve yetkinliklerinin belirlenmesi, sınıflandırılması ve bunlarla birimin gereksinimleri arasında uyum sağlar.

• Çalışanların, birimin mevcut ve gelecekteki yeterlilik gereksinimlerine uygun hale getirilmesi amacıyla eğitim ve geliştirme planlarını oluşturur ve uygular.

• Bireysel düzeyde, ekip düzeyinde ve birimin bütününde eğitim olanaklarını oluşturur ve bunlara katılımı özendirir.

• Çalışanların ve ekiplerin hedeflerini kurumun hedefleriyle uyumlu hale getirir.

• Kalite geliştirme Ekiplerinin kurulmasını teşvik eder.

• Çalışanların performansının geliştirilmesi konusunda çalışanlara yardımcı olur.

• Katılım, yenilikçiliği ve yaratıcılığı sürekli olarak destekler.

• Çalışanları görevleri ile ilgili kararlar alması doğrultusunda yetkilendirir.

• Yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatayda iletişim kanallarını oluşturur.

3.3 Kalite Geliştirme Ekipleri/Kalite Uygulama Birimlerini Değerlendirme

Ekip çalışmasının birimde yerleşmesi, sürekliliğinin sağlanması ve kalite artışına katkılarının oluşması için üst yönetimin ekip çalışmalarını benimsemesi ve desteklemesi çok önemlidir. Üst yönetim ekip çalışmasını teşvik etmeli, çalışanların katılımını arttırmalıdır. Bu nedenle üst yönetim, Ekip ve Birim çalışmalarını değerlendirerek başarılı olanları takdir etmeli ve ödüllendirmelidir. Ekip ve Birimlerin başarılarının ölçülmesi bu açıdan önemlidir.

Ekip/Birim çalışmaları çeşitli biçimlerde değerlendirilebilir. Bunlardan bir tanesi de Ek:4’te yer alan Kalite Geliştirme Ekipleri/Kalite Uygulama Birimleri Değerlendirme Formu kullanılarak yapılabilir. Formda yer alan konular için referans puanlar verilmiştir. Kalite kurulları tarafından, kendilerine bağlı olan ekip ve birimlerin çalışmaları puanlandırılarak ekip ve birimlerin başarısı ölçülür.

3.4 Kalite Geliştirme Ekibi Çalışmalarına Örnekler1 Örnek : 1

Maliye Bakanlığı X Genel Müdürlüğü, y biriminde kurulan Kalite Geliştirme Ekibinin yapmış olduğu toplam kalite çalışması aşamalarıyla aşağıda yer almaktadır.

Kalite Geliştirme Ekibi üyeleri, ilk toplantısında Ekip Lideri ve Ekip ismini tespit etmek için beyin fırtınası yöntemini uygulamışlar ve en yüksek oyu alan Ahmet Ak’ı ekip lideri, belirlenen ekip isimleri arasından en yüksek oyu alan “Lider” ismini de ekip ismi olarak seçmişlerdir.

Çalıştıkları birimin iyileştirmeye açık alanlarını tespit etmek için beyin fırtınası yöntemi uygulanarak sorunlar belirlenmiş ve belirlenen sorunlardan öncelikli olarak hangisi üzerinde çalışılacağını tespit etmek için oylama yapılmıştır. Birinci tur oylamada tespit edilen sorunlar üzerinde herkes “pas” deyinceye kadar oylama yapılmıştır. İkinci tur oylamada ise belirlenen sorunlara ekip üyeleri sadece 1 oy kullanarak aşağıdaki puan tablosu oluşturulmuştur.

KONU ALDIĞI OY SAYISI

Bilgisayar Donanımının Yenilenmesi 2

İş Yeri Temizliği 3

İletişim Aksaklıklarının Giderilmesi 1

Çalışma Ortamının İyileştirilmesi 5 Hizmet İçi Eğitim Eksikliğinin Giderilmesi 4

İzin ve Rapor Kullanımı 4 Sağlık ve Yemekhane Hizmetlerinin İyileştirilmesi 2

Tespit edilen konulardan hangisinin öncelikli olarak ele alınacağını belirlemek amacıyla 4 oy barajını geçen (grubun katılımcı sayısına ve üretilen fikir sayısına göre belirlenir) fikirler “İlk Proje Matrisi”ne yerleştirilmiştir. Buna göre toplamda en yüksek oy alan “Çalışma Ortamının İyileştirilmesi” konusu ekip tarafından üzerinde çalışılacak konu olarak seçilmiştir.

1 Kalite çalışmalarında, Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığınca 2004/1 sayı ile yayımlanan ve Başkanlığımızın internet sitesinde de bulunan TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ adlı yayınımızdan yararlanılabilir.

4 Oy Barajını Geçen Projeler (4 Oy Dahil)

Kolay Kısa Ölçülebilirlik Veri Toplama Kolaylığı Herkesi İlgilendiriyor mu ? Dış Yardım Gerekiyor mu ? TOPLAM

Çalışma Ortamının İyileştirilmesi 3 2 4 4 4 3 20

Hizmet İçi Eğitim Eksikliğinin Giderilmesi 3 2 3 4 5 1 18

İzin ve Rapor Kullanımı 2 3 4 1 4 3 17

Ekip, veri toplama tekniklerinden pareto analizini uygulamaya karar vermiştir. En yüksek puana, takip eden puanlar ilave edilerek (20+18=38, 38+17=56), elde edilen sayılarla Pareto eğrisi çizilmiştir. Daha sonra yüzdelik doğrusunda puanların aldığı değerler bulunmuştur. 55=100 kabul edilerek, (17’nin=30,91, 18’in=32,73, 20’nin=36,36 değerini alması ile) Pareto eğrisi aşağıdaki gibi çizilmiştir.

Pareto Analizi

18 17

0 5 10 15 20 25 30 40 45 50 55 60

1 Konu

Oy Sayısı

35

20

Çalış m a Ortam ının İyileş tirilm es i

Hizm et İçi Eğitim Eks ikliğinin Giderilm es i İzin ve Rapor Kullanım ı

Alınan önlemlerle sorun giderildiğinde bunun net ölçülebilmesi halinde pareto analizi ile kazanım hesaplanabilir.

Çözümlenecek konunun temel nedenlerini bulmak amacıyla Neden-Sonuç Analizi (Balık Kılçığı) yöntemi uygulanmıştır. Bu uygulamada sorunun Kök Nedeni de “Tefrişat Eksikliği”

olarak tespit edilmiştir. Buna göre oluşturulan Balık Kılçığı diyagramı aşağıdaki gibidir.

Tespit edilen Kök Neden olan “Tefrişat Eksikliği” Çözüm Karnesine yerleştirilmiş ve beyin fırtınası yöntemi kullanılarak çözüm önerileri getirilmiştir. Getirilen çözüm önerileri yapılabilirliği ve etkisini ölçebilmek için 1 ile 5 arasında puan verilerek kök nedenin çözümü veya çözüm önerileri belirlenmiştir. Buna göre “Lider Kalite Geliştirme Ekibi” tarafından oluşturulan çözüm karnesi aşağıdaki gibidir.

KÖK

NEDEN ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

YAPILABİLİRLİK ETKİ PUAN (YxE)

DÜŞÜNCELER

Masa ve sandalye eksikliğinin giderilmesi 2 4 8 Motivasyonu arttırır. Ancak ödenek gerektirir.

Mevcut masa ve sandalyelerin tamir edilerek

yeniden kullanıma sunulması 4 5 20 Uygulanabilirliği kolaydır.

Olumlu yansır.

Çalışma odalarının yeniden dizaynı 3 5 15 Verimliliği ve motivasyonu arttırır

Bilgisayar masası alınması 2 5 10 Olumlu yansımadır. Ancak ödenek gerektirir.

Bina tabanının anti-statik zemin malzemesiyle

kaplanması 1 3 3 Sağlık açısından olumludur.

Ancak keşif yaptırılması ve ödenek çıkarılması zordur.

Binanın yeniden boyanması 4 5 20 Sağlıklı çalışma ortamı sağlar ve motive edicidir.

TEFRİŞAT EKSİKLİĞİ

Mevcut pencerelerin pvc ile değiştirilmesi 2 4 8 Sağlık açısından olumludur.

Ancak keşif yaptırılması ve ödenek çıkarılması zordur.

Sorumsuzluk

Çevre Malzeme İnsan

Temizlik

Lider Kalite Geliştirme Ekibi tarafından seçilen çalışma ortamının iyileştirilmesi konusundaki çözüm önerilerinden, “Mevcut Masa ve Sandalyelerin Tamir Edilerek Yeniden Kullanıma Sunulması” ve “Binanın Yeniden Boyanması” hususları en yüksek oy almak suretiyle çözüm olarak tespit edilmiş ve uygulamaya konulmuştur.

Örnek: 2 (Manisa Vergi Dairesi Başkanlığı Toplam Kalite Çalışması)

Toplam Kalite Geliştirme Ekibi yapmış olduğu ilk toplantıda, üyeleri arasından Ekip liderini ve raportörünü seçmiştir. Kalite Geliştirme Ekibinin ismi, Beyin fırtınası yöntemi kullanılarak, önerilen isimler arasından en çok oyu alan “Zirve” olarak belirlenmiştir.

Ekip Lideri tarafından beyin fırtınası yöntemi üyelere hatırlatılarak, proje seçimine geçilmiştir. Önerilen 7 adet Proje şu şekilde sıralanmıştır:

• Merkez ve İlçe Birimlerinin ödenek taleplerindeki sorunların giderilmesi,

• Malzeme alımı dağıtımı ile demirbaşların, taşıtların ve binaların bakım onarımı sırasında yaşanan problemlerin giderilmesi.

• Birim personeli arasındaki görev dayanışması ve iletişimin sağlanması.

• Çalışma ortamındaki düzensizliğin giderilmesi.

• Daire temizliğinin sağlanması,

• Müdürlük arşivinin yeniden düzene sokulması,

• Evrak dağıtımı sırasındaki aksaklıkların giderilmesi,

Önerilen projelerin üzerinde gerekli konuşma ve değerlendirmeler yapılarak sonuçta her üyenin her projeye oy verebileceği belirtilerek oylama yapılmıştır.

Yapılan oylama sonucunda; 4 ve üzerinde oy alanların ilk proje matrisinde değerlendirilmesi önerisi ekip üyelerince kabul edilmiştir. Değerlendirmenin her bir üye tarafından sorulara 0 ile 5 arasında puan verilmesi suretiyle yapılması sonucu aşağıdaki tablo oluşturulmuştur.

4 Oy Barajını Geçen Projeler (4 Oy Dahil)

Kolay Kısa Ölçülebilirlik Veri Toplama Kolaylığı Herkesi İlgilendiriyor mu? Dış Yardım Gerekiyor mu? TOPLAM

Malzeme Alımı, Dağıtımı ile

Demirbaşların, Taşıtların ve Binaların Bakım Onarımları Sırasında Yaşanan Problemlerin Giderilmesi

4 3 3 4 5 4 23

Birim Personeli Arasındaki Görev

Dayanışmasının Sağlanması 3 3 3 3 5 2 19

Çalışma Ortamındaki Düzensizliğin

Giderilmesi 4 3 3 3 5 4 22

Müdürlük Arşivinin Yeniden Düzenlenmesi 2 2 2 3 4 3 16

Bu aşamada, “Malzeme Alımı, Dağıtımı İle Demirbaşların Taşıtların Ve Binaların Bakım Onarımları Sırasında Yaşanan Problemler” başlıklı proje ile ilgili olarak hangi verilerin toplanacağı konusunda beyin fırtınası yapılarak aşağıdaki verilerin toplanması kararlaştırılmıştır:

• Gelen Ödenek Miktarları,

• Düzenli Alım ve Dağıtım Yapılıp Yapılmadığı,

• Stoklarımızdaki Malzeme Miktarı,

• Dairelere Verilen Malzeme Miktarı,

• Yıllık İhtiyaçların Tespiti,

• Bilgisayar, Yazıcı ve Fotokopi Makinesi Sayıları,

• Taşıt Sayısı,

• Personel Sayıları,

• Talep Edilen Miktar ve Karşılanan Miktarın Tespiti,

Proje matrisinde en yüksek oyu alan, “Malzeme Alımı ve Dağıtımı ile Demirbaşların, Taşıtların ve Binaların Bakım Onarımları Sırasında Yaşanan Problemler”in çözümünde, toplanan verilerden de faydalanılarak kök nedenin tespiti amacıyla Neden Sonuç-Sorun analizi (Balık Kılçığı) tekniği kullanılmıştır. Neden-Sorun Sonuç Analizinde; 5 temel konu altında yer alan alt nedenleri tespit etmek amacıyla beyin fırtınası yapılmış ve aşağıdaki şemaya ulaşılmıştır.

İNSAN MEVZUAT

İdarenin İlgisizliği (1)

Sorumsuzluk

Personel Arası Yardımlaşma

(2)

Ödenek Sorunu (0)

Taleplerin

Konu ile İlgili Usul ve Esasların Belirsizliği(4)

olmaması (4) MALZEME ALIMI

DAĞITIMI İLE

Tespit edilen alt nedenler üzerinde tartışma yapılmadan, üyelere her bir neden için ayrı ayrı oy verileceği belirtilerek oylamaya geçilmiştir. 4 ve üzeri oy alan alt nedenlerin değerlendirmeye alınarak üzerlerinde üyelerce lehte ya da aleyhte tartışma yapılması kararlaştırılmıştır. Yapılan tartışma sonunda her bir üyenin sadece 1 oy kullanabileceği ilkesiyle oylamaya geçilmiştir.

“Konu ile ilgili (malzeme alımı dağıtımı ile bakım ve onarımlardaki) usul ve esasların belirsizliği” kök neden olarak belirlenmiştir.

Bu aşamadan sonra konu ile ilgili olarak çözüm karnesi oluşturmak üzere beyin fırtınası yöntemiyle çözüm önerileri belirlenmiştir. Belirlenen çözüm önerilerinin her biri üyeler tarafından ayrı ayrı oy verilmek suretiyle oylanmıştır. Çözüm önerileri ve oylama sonuçları şu şekildedir.

• Taleplerin ve Dağıtımın Resmiyette Olması (1)

• Talimatname Hazırlanması İçin İdareye Öneri Götürülmesi (5)

• Yıllık Tahmini Malzeme İhtiyaç Listesi Çıkarılması (1)

• Malzemelerin Niteliklerinin Standartlaştırılması (2)

• Dağıtılacak Malzemenin Periyodik Zamanlarda Yapılması (5)

Belirlenen 5 çözüm önerisi oylanarak en yüksek oyu alan 2 çözüm önerisi olan 1- Talimatname Hazırlanması İçin İdareye Öneri Götürülmesi,

2- Dağıtılacak Malzemenin Periyodik Zamanlarda Yapılması,

Çözüm karnesinde değerlendirilmek üzere oy birliğiyle seçilmiştir. Çözüm karnesindeki öneriler yapılabilirlilik ve etki yönünden her bir üyenin 1 ile 5 arasında puan vermesi suretiyle değerlendirilerek verilen puanlar toplanmış ve kişi sayısına bölünerek ortalama puanlar tespit edilmiştir.

KÖK

NEDEN ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

YAPILABİLİRLİK ETKİ PUAN (YxE)

DÜŞÜNCELER

Talimatname Hazırlanması İçin İdareye Öneri

Götürülmesi 5 5 25 Belirsizliği Ortadan

Kaldırır. Yaptırımı Güçlü Olur.

Konu İle İlgili Usul ve Esasların Belirsizliği

Malzemelerin Dağıtımının Periyodik Zamanlarda

Yapılması 5 2 10 Olumlu Yansır

Kalite geliştirme ekibi tarafından yapılan çalışmalar ve ekindeki çalışma raporu yazı ile kalite uygulama birimine sunulmuştur. Kalite uygulama birimince malzeme alımı, dağıtımı ile demirbaşların, taşıtların ve binaların bakım ve onarımlarına ait usul ve esasların bir talimatname çerçevesinde hazırlanması için Zirve Kalite Geliştirme Ekibine görev verilmiştir.

Talimatname hazırlanmasına ve değerlendirme yapılmasına esas olmak üzere beyin fırtınası yöntemiyle anket hazırlanması kararlaştırılmıştır. Merkez birim yöneticileri ile her birimden ilgili şef ya da memur tarafından ankete verilen cevaplar toplanmıştır.

İlk olarak anketteki sorulara 14 kişi tarafından verilen puanlar toplanmıştır. Daha sonra en yüksek puan (5) baz alındığında olması gereken puandan (14*5=70), anketteki sorulara 14 kişi

tarafından verilen toplam puan çıkartılmış ve olumsuz puan tespit edilmiştir. Olumsuz puanlar kümülatif olarak toplanmış ve aşağıda yer alan sorun tablosu oluşturulmuştur.

İyileştirilmesi Gereken Konu

Verilen Puan Olumsuz Puan Kümülatif Puan Demirbaş Ve Bina Bakım Onarımlarının Zamanında

Yapılması

41 29 29

Birimler Arasında Adil Davranılması 44 26 55

Alınan Malzemelerin Kalitesi 47 23 78

İhtiyaçların Karşılanması Konusunda Gösterilen Çaba 49 21 99

Taleplerin Zamanında Karşılanması 50 20 119

Taleplerin İletilmesi ve Karşılanması Esnasındaki iletişim

50 20 139 İhtiyaçların Birimlere İntikali Sırasındaki Sorunlar 50 20 159

İhtiyaçların Tamamının Karşılanması 53 17 176

Alınan Malzemelerin İhtiyaca Uygunluğu 55 15 191

Projenin uygulanması esnasında olumlu ya da olumsuz gelişmeleri görmek ve daha sonra karşılaştırma yapmak amacıyla sorun tablosu kullanılarak Pareto Eğrisi çizilmiştir.

59

Olumsuz Puan Olumsuz Puan

Kazanılmış Alan

191

Yapılan Anket Sonuçları Yapıldığı Varsayılan Anket Sonuçları 9173

7567 53 95

Şekil-1 Şekil-2

Şekil-1’de görüleceği üzere sorun tablosundan yola çıkarak toplam olumsuz puana ulaşılmış ve pareto eğrisi çizilmiştir. Şekil-2’de ise; yapılan çalışmalardan olumlu sonuçlar elde edildiği ve yeniden anket yapıldığı, 191 olan toplam olumsuz puanın 96’ya düştüğü ve 95 puanlık kazanç edildiği varsayılarak kazanılmış alan (kaynak tasarrufu) sağlanmıştır.

Hazırlanan talimatnamenin yürürlüğe girmesinden sonra yeterli iyileşmenin sağlanıp sağlanmadığı yapılacak anketlerle kontrol edilecektir. Anket sonuçlarına göre yeterli iyileştirme sağlanamaz ise PUKÖ çevrimi yöntemiyle uygulamaların doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek, gerekirse planlamada (Talimatnamede) değişiklikler yapılacaktır.

Örnek : 3 (Kocaeli Defterdarlığı Derince Malmüdürlüğü Lale Devri Kalite Geliştirme Ekibinin Çalışması)

Ekip Lideri tarafından beyin fırtınası yöntemi üyelere hatırlatılarak, iyileştirilecek konu tespit edilmiştir.

Önerilen projelerin üzerinde gerekli konuşmalar ve değerlendirmeler yapılarak sonuçta her üyenin her projeye oy verebileceği belirtilerek oylama yapılmıştır.

Oylama sonuçları aşağıdaki gibi tespit edilmiştir:

• Bağlı birimlerle iletişim eksikliğinden kaynaklanan sorunlar (5 oy)

• Çalışma mekanının dağınık olmasından kaynaklanan sorunlar (4 oy)

• Kurumlar arası diyalog eksikliğinden kaynaklanan sorunlar (3 oy)

• Kurum mutemetlerinden kaynaklanan sorunlar (3 oy)

• Eğitim eksikliğinden kaynaklanan sorunlar (4 oy)

• Hizmet binasından kaynaklanan sorunlar (1 oy)

• Kurumların mevzuat değişiklerine ayak uyduramamalarından kaynaklanan sorunlar (3 oy)

• Donanım eksikliklerinden kaynaklanan sorunlar (3 oy)

• İlköğretim mutemetlerinin dağınık çalışması (1 oy)

• Eczacılar ile kurumlar arasındaki iletişim problemleri (1 oy)

• Okulların özlük hakları dışındaki harcamalarında yaşanan problemler (1 oy)

• Kurumlardan gelen verilerin eksik ve hatalı girilmesinden kaynaklanan sorunlar (1 oy) 4 ve üzerinde oy alanların ilk proje matrisinde değerlendirilmesi önerisi ekip üyelerince kabul edilmiştir. Değerlendirmenin her bir üye tarafından sorulara 0 ile 5 arasında puan verilmesi suretiyle yapılması kararlaştırılmıştır.

4 Oy Barajını Geçen Projeler (4 Oy Dahil)

Kolay Kısa Ölçülebilirlik Veri Toplama Kolaylığı Herkesi İlgilendiriyor mu? Dış Yardım Gerekiyor mu? TOPLAM Bağlı birimlerle iletişim eksikliğinden

kaynaklanan sorunlar 2 3 3 2 3 2 15

Çalışma mekânının dağınık olmasından

kaynaklanan sorunlar 1 1 3 3 2 1 11

Eğitim eksikliğinden kaynaklanan sorunlar 1 1 1 2 3 1 9

Bu aşamada “Bağlı Birimlerle İletişim Eksikliğinden Kaynaklanan Sorunlar” başlıklı projenin iletişim eksikliğinin nedenlerinin bulunması için beyin fırtınası yapılarak aşağıdaki nedenlere ulaşılmış ve bu nedenlerin istatistikî verileri toplanarak hata kontrol tablosu oluşturulmuştur.

HATA NEDENLERİ KONTROL TABLOSU

NEDENLER

HATA SIKLIĞI

Donanım Yetersizliği 20

Çalışma Metodu 12

Mutemetlerin Bilgi ve Eğitim Eksikliği 10 Muhatap Kurumlardan Kaynaklanan Çeşitli Sorunlar 8

50

HATA NEDENLERİNİN PARETO ANALİZİ İLE DEĞERLENDİRİLMESİ

NEDENLER

HATA

SIKLIĞI %

Donanım Yetersizliği 20 20 40

Çalışma Metodu 12 32 64

Mutemetlerin Bilgi ve Eğitim Eksikliği 10 42 84 Muhatap Kurumlardan Kaynaklanan Çeşitli

Sorunlar 8 50 100

PARETO ANALİZİ

20

12 10 8

105 1520 2530 3540 4550 5560 6570 7580 8590 10095

1 NEDENLER

HATA SIKLIĞI

DONANIM YETERSİZLİĞİ ÇALIŞMA METODU

MUTEMETLERİN BİLGİ VE EĞİTİM EKSİKLİĞİ

MUHATAP KURUMLARDAN KAYNAKLANAN ÇEŞİTLİ SORUNLAR 64

40 1 0 0 8

Proje matrisinde en yüksek oyu alan “Bağlı Birimlerle İletişim Eksikliğinden Kaynaklanan Sorunlar”ın çözümünde, toplanan verilerden de faydalanılarak kök nedenin tespiti amacıyla Neden Sonuç-Sorun analizi (Balık Kılçığı) tekniği kullanılmıştır. Neden-Sorun Sonuç Analizinde bulunan 5 temel konu altında yer alan alt nedenleri tespit etmek amacıyla beyin fırtınası yapılmıştır.

Tespit edilen alt nedenler üzerinde tartışma yapılmadan, üyelere her bir neden için ayrı ayrı oy verileceği belirtilerek oylamaya geçilmiştir. 4 ve üzeri oy alan alt nedenlerin değerlendirmeye alınarak üzerlerinde üyelerce lehte ya da aleyhte tartışma yapılması kararlaştırılmıştır. Yapılan tartışma sonunda her bir üyenin sadece 1 oy kullanabileceği ilkesiyle oylamaya geçilmiştir.

“Mevcut Santral ve İnternet Hattının Etkin Kullanılmaması” kök neden olarak belirlenmiştir.

Bu aşamadan sonra konu ile ilgili olarak çözüm karnesi oluşturmak üzere beyin fırtınası yöntemiyle çözüm önerileri belirlenmiştir. Çözüm önerileri çözüm karnesine yerleştirilerek yapılabilirliği ve etkisi ölçülmüştür.

Çözüm karnesindeki öneriler yapılabilirlilik ve etki yönünden her bir üyenin 1 ile 5 arasında puan vermesi suretiyle değerlendirilerek verilen puanlar toplanmış ve kişi sayısına bölünerek ortalama puanlar tespit edilmiştir.

KÖK

NEDEN ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

YAPILABİ LİRLİK ETKİ PUAN (YxE) DÜŞÜNCELER

Müdürlüğümüzdeki dâhili santralden muhatap kurumlara zaman sınırı olmadan ve ücretsiz görüşme sağlanması

5 5 25

Tasarruf

Zamandan kazanım Dairelerde kendi aralarında ücretsiz görüşme sağlanması Maliyetlerde düşüş

Evrak sorunlarında azalma

Mevcut Santral ve İnternet Etkin KullanılmHattınınaması

Tasarruf

Zamandan kazanım kendi aralarında

lanması E-posta ile iletişimin sağlanması 5 5 25 Dairelerde

ücretsiz görüşme sağ Maliyetlerde düşüş Evrak sorunlarında azalma

Sorunlu Evrakların İadesinin Güçleşmesi

Çevre Malzeme İnsan

Makine Metot

Bağlı Birimlerle İletişim Eksikliğinden Çalışmalarında 3 Dk Görüşmenin yeterli

Mevcut Santral ve İnternet Hattının Etkin Kullanılmaması

Mutemetleri

Hükümet konağı çay ocağına dahili hat 5 5 25 sarruf bağlanması

Müşteri memnuniyeti Asansör giderlerinde ta Yardımcı hizmetlerin etkin değerlendirilmesi

Hataların azaltılması amacıyla mutemet ve

5 5 25 sağlandı

memurlarımızın tereddütlerin giderilmesi yönünde mutemetlerin ve memurların bilgilendirilmesi

Hatalar azaldı anım Zamandan kaz

İletişim çatışmaları önlendi Verimlilik arttı

Yapılan çalı aliyetini ölçmek amacıyla fayda-maliyet analizi yap ıştır.

ÇÖZÜM ÖNERİSİ BE LİYET YATIRIMIN GERİ

şmanın fayda ve m ılm

FAYDA MALİYET ANALİZİ

KLENEN OLUŞAN MA

TASARRUF DÖNÜŞÜM

SÜRESİ Müdürlüğümüzdeki dâhili santralden

Aylık: 20 YTL L

Dairemiz santral kapasitesinin

abilir

6 Ay muhatap kurumlara zaman sınırı

olmadan ve ücretsiz görüşme

sağlanması YILLIK: 240 YT

arttırımı 129 YTL Muhatap kurumlara hat çekilmesi ilgili kurum harcamalarından karşılan

E-posta ile iletişimin sağlanması Harcama gerektirmiyor Hükümet konağı çay ocağına dahili hat sansör

de azalma

1 nolu çözüm önerisinin maliyetlerine dahil Hataların azaltılması amacıyla mutemet

Harcama gerektirmiyor

ve memurlarımızın tereddütlerin

giderilmesi yönünde mutemetlerin ve memurların bilgilendirilmesi

Yapılan çalışmanın kuvvet analizi yapılmıştır.

FAYDA MALİYET ANALİZİ

ÇÖZÜM ÖNERİSİ URLAR ENGELLEYEN

DESTEKLEYEN UNS UNSURLAR

Müdürlüğümüzdeki dâhili santralden muhatap idare

kurumlara zaman sınırı olmadan ve ücretsiz görüşme sağlanması

Muhatap Kurumlar Mutemetler ve

Memurlar YOK

E-posta ile iletişimin sağlanması lar Mutemetler ve idare

YOK Muhatap Kurum

Memurlar Hükümet konağı çay ocağına dahili hat

Çay ocağı Memurlar İdare YOK bağlanması

Hataların azaltılması amacıyla mutemet ve

Muhatap Kurumlar Mutemetler ve idare YOK memurlarımızın tereddütlerin giderilmesi

yönünde mutemetlerin ve memurların bilgilendirilmesi

Memurlar

Yapılan çalışmanın aylar itibariyle izlenen sonuçları aşağıdaki gibidir.

ŞİM

Aylar 2005 2006 % DEĞİ

Nisan 1742 849 49

Mayıs 1699 870 51

Haziran 1674 922 55

Temmuz 1062 531 50

Ağustos 1015 935 92

Eylül 1302 887 68

Ekim 1652 685 41

Çözüm önerilerinin uygulanmasından sonra yapılan hata nedenleri kontrolüne ilişkin tablo pare

UNLAR İLK SON

ile to analizi ise aşağıdaki gibidir.

SOR

Donanım Yetersizliği 20 5

Çalışma Metodu 12 5

Mutemetlerin Bilgi Ve Donanım Eksiklikleri 10 3

Muhatap Kurumlardan Kaynaklanan Sorunlar 8 2

Çözüm Önerilerinin Uygulanmasından Sonra Sorun Yok Diyenler 0 35

DONANIM

YETERSİZLİĞİ ÇALIŞMA

METODU MUTEMETLERİN BİLGİ VE EĞİTİM

MUHATAP KURUMLARDAN

KA

100 50

5

2

10 15 30

KAZANÇ HESAPLANMASI

50-15=35

50 100 35 X

X= 70

3 6

4

YNAKLANAN SORUNLAR EKSİKLİĞİ

EK:1 KALİTE GELİŞTİRME EKİBİ ÇALIŞMA PLANI

I. ÇALIŞMA ÖNCESİ AÇIKLAMA

Ekibin Adı Ekip Lideri Ekip Üyeleri Planın Amacı

Çalışmanın Başlangıç ve Bitiş Tarihi Ekip çalışmasının yapılacağı temel sorun İyileştirme yapılacak konu

İyileştirmenin Hedefi/Hedefleri Plan dâhilinde yapılacak Faaliyetler Koordine Gerektiren Birimler Problem çözmede hangi Yöntem ve Tekniklerin Kullanılacağı

Çalışmadan beklenen yarar

Planı Hazırlayan Planı Onaylayan

İmza: İmza:

İmza: İmza:

Belgede T.C. MALİYE BAKANLIĞI Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığı (sayfa 29-0)