A sigla EDI – Electronic Data Interchange –, ou Intercâmbio Eletrônico de Documentos, segundo a GS1, representa uma forma de transferência de dados eletrônica, padronizada, que está sendo utilizada para a comunicação entre fornecedores, bancos e clientes. Segundo a GS1, a partir dos anos 90, com a maior adoção dos sistemas de automação comercial, houve a necessidade da Integração dos Sistemas e os usuários de EDI puderam evidenciar as
vantagens do sistema e a agilidade que ele proporciona. Para facilitar a adoção e devido ao problema da falta de padronização das linguagens existentes, a Organização das Nações Unidas estabeleceu um grupo de trabalho para definir uma linguagem padronizada para o EDI, válida para todas as empresas em qualquer segmento de mercado e em qualquer país. Tendo surgido nos anos 80, esta nova linguagem foi batizada como UN/EDIFACT, ou simplesmente EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).
Takaoka e Navajas (1997) afirmam que EDI ocorre entre computadores, eliminando a necessidade de redigitação das informações transmitidas. Por essa razão, necessita obedecer a um formato preestabelecido e de acordo com padrões internacionalmente reconhecidos.
A Associação Brasileira de Supermercados – ABRAS3 – cita os seguintes tipos de EDI: Mercantil, Financeiro e de Transporte. O EDI MERCANTIL refere-se à troca de dados, para as transações relacionadas às áreas comerciais. Já o EDI FINANCEIRO tem o objetivo de diminuir os gastos através de: cobrança automatizada, comércio eletrônico PEC – Pagamento Eletrônico de Carteira. E por fim, o EDI EM TRANSPORTE que tem como objetivo o aumento na qualidade e a agilidade das informações, redução de erros operacionais, melhoria no nível de serviço, estreitamento de parcerias e diminuição de devoluções. Facilita o recebimento de carga, envia as informações da Nota Fiscal para o embarcador (transportadora), que agiliza os procedimentos de emissão de conhecimentos e providencia a retirada do produto na empresa.
Os principais objetivos atingidos com a implantação do EDI, segundo a GS1, são:
a) Redução de custo: as operacionalizações de informações são otimizadas, o que
resulta em economia imediata de custos administrativos e de pessoal, pois não há mais necessidade de emissão de papéis e do controle de seu fluxo, além, da eliminação da redigitação. Pode promover melhorias nos processos administrativos, para aprimorar a gestão da cadeia de suprimentos e para obter ganhos na capacidade de competir internacionalmente e aumentar a precisão das informações;
3 http://www.abrasnet.com.br/.
b) Agilidade: os erros operacionais são reduzidos e, em alguns casos, eliminados com a
agilização do processo de comunicação. Há um aumento da produtividade e a consequente diminuição dos estoques, pois seu gerenciamento também é otimizado através da entrada eletrônica de dados. Contribui para a redução do tempo despendido nos procedimentos comerciais e para o aumento da qualidade das informações processadas, aumentando assim, os relacionamentos comerciais;
c) Estreitamento de Parcerias: a parceria entre Empresa X Fornecedor fica muito mais
estreita, pois através desse processo, o fornecedor poderá se programar para entregar as mercadorias ao cliente e esse, por sua vez poderá reduzir seu estoque e ter a certeza que será suprido em tempo hábil, tornando dessa forma, o negócio bom e rentável para ambos os lados.
Takaoka e Navajas (1997) destacam que os benefícios que uma empresa pode obter com o uso do EDI podem ser classificados em três categorias: diretos, indiretos e estratégicos. Os benefícios diretos derivam do fato de que as informações são transmitidas eletronicamente, eliminando os custos associados ao seu manuseio (redigitação, postagem, redução de erros, etc.), os indiretos são derivados da possibilidade que a adoção do EDI oferece para que uma empresa altere a forma como ela conduz seu negócio e os estratégicos são os obtidos em um prazo mais longo e de observação e mensuração mais complexa, derivados do fato do EDI permitir, por exemplo, o estabelecimento de relacionamentos mais estreitos com os consumidores.
A GS1 complementa que o processo de EDI gerará benefícios para a indústria e o comércio, uma vez que a indústria poderá ter diminuição dos tempos de produção, dos custos, melhor utilização da sua força de venda, diminuição de erros operacionais e melhor planejamento da produção. Já o varejo terá ganhos no desembarque de mercadorias, na automatização do processo de compras, na eliminação da redigitação dos dados e na melhoria do gerenciamento de estoque.
Porto, Braz e Plonski (2000) dizem que dentre os vários benefícios proporcionados às empresas, pela implantação do EDI, destacam-se a adição de valor ao negócio (negociações mais eficientes, acesso a novas regiões e novos mercados, aumento de produtividade, aumento de vendas, melhoria nos processos e na qualidade total, maior eficiência dos recursos humanos, melhoram o conhecimento sobre o giro dos estoques, a redução no tempo
de processamento e de erros transacionais, além de proporcionar melhor sincronia entre clientes e fornecedores, garantindo o reabastecimento eficiente). Com a adoção da tecnologia há também vantagens financeiras, uma vez que reduz o custo de inventário, de estoques e da mão de obra, além de melhorar os controles, pois permite um monitoramento preciso das vendas e do giro das mercadorias. Melhora também a tomada de decisão já que torna possível aos executivos tomarem decisões rápidas e eficientes, permitindo-lhes, assim, reagirem prontamente às ameaças e às oportunidades do mercado.
Por fim, o artigo destaca que as empresas podem não estar identificando substanciais benefícios advindos do EDI, seja pela não verificação do retorno compensando o investimento realizado ou mesmo pela dificuldade de perceber vantagens não quantitativas em seus processos de trabalho. Os benefícios com maior intensidade, segundo os autores, estão relacionados com a vantagem de redução de tempo e com a otimização da flexibilidade. Lembram também que não se deve associar o uso do EDI à exploração de benefícios apenas operacionais, uma vez que ele pode ser utilizado para melhorar as relações entre seus parceiros comerciais, por meio de uma aliança estratégica entre as partes, voltada para o longo prazo e com a consciência dos ganhos com a sinergia organizacional a ser obtida, que deverá ser intensificada por meio de estratégias de integração nos canais de distribuição, tais como o ECR (resposta eficiente ao consumidor) e o Supply Chain (cadeia de suprimentos) (PORTO; BRAZ; PLONSKI, 2000).