84 4.İZLEME VE DEĞERLENDİRME
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İkincil Mevzuatı ve Kamu İdarelerinde Stratejik Planlama Kılavuzu’na göre stratejik planın izleme ve değerlendirilmesi; planın uygulanması ve ilgililerin hesap verme sorumluluğu ilkesinin hayata geçirilmesi bakımından sürecin zorunlu bir aşamasıdır.
Amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi ile ilgili birimler belirlenmiştir. İzleme, raporlar ile gerçekleştirilecektir.
İzleme faaliyetinin temeli performansın izlenmesine dayanır. Performans göstergeleri ile ilgili veriler düzenli olarak toplanarak değerlendirilecektir.
İzleme ve değerlendirme faaliyetleri sonucunda derlenen bilgiler kullanılarak, stratejik planda hedeflenen ve ulaşılan sonuçlar karşılaştırılacaktır.
İzleme ve değerlendirmenin yapılabilmesi için gerekli olan veri ve istatistiklerin oluşturulması veya derlenmesi için izleme ve değerlendirme sistemiyle ilişkilendirilen bir ölçme altyapısı hazırlanacaktır.
İzleme ve Değerlendirme için Stratejik Planın uygulamaya geçirildiği 2015 yılı itibariyle öncelikle;
1. Hedeflere ulaşma sürecini değerlendirebilmesi için veri toplama noktalarının net bir biçimde belirlenmesi, düzenli olarak veri toplanması ve istatistiksel yöntemlerle ölçülüp değerlendirilmesi,
2. Verinin doğru yerde, doğru kişilerle, doğru zamanda ve doğru yöntemlerle toplanmasını ve bilgiye dönüşmesinin sağlanması,
3. Stratejik Planın uygulamaya geçirilmesi ile birlikte stratejik hedeflere ait proje ve faaliyetlerin İş Planlarına dönüştürülmesi ve “Faaliyet Gerçekleşme Sonuçları”nın izlenerek seçilen hedeflerin gösterdiği yolda ilerlenip ilerlenmediğinin değerlendirilmesi, 4. Sonuçların karar alıcıların gerekli iyileştirmeleri yapmalarına olanak tanıyacak biçimde analiz edilmesi, yorumlanması ve raporlanması,
85
5. Toplanan veri tabanının oluşturduğu bilginin paylaşılması hem kurumsal öğrenmenin sağlanması hem de kurumsal gelişimde olumlu adımlar atılabilmesi sağlanarak, İzleme ve Değerlendirme çalışmalarına başlanacaktır (Şekil 2).
86
Şekil 2: Sonuç Odaklı İzleme ve Değerlendirme Sistemi
Bu aşamada en önemli konu, faaliyetlere ilişkin “Veri Toplama Stratejisi”nin doğru seçilmesi ve veri toplama yöntemlerinin ve veri toplama zamanlarının doğru belirlenmesi olacaktır. Bakanlık genelinde standartları belirlenmiş olan İç Kontrol Sisteminin veri üretebilir hale gelmesi gereksinimlerin hızla karşılanmasına yardımcı olacaktır.
HAZIRLANACAK RAPORLAR
İzleme ve değerlendirme sistemi çerçevesinde beş temel raporlama yapılacaktır. Bu raporlar, ilgili dönemler itibariyle ilerlemeleri, sapmaları ve nedenlerini, düzeltici önlemlere ilişkin önerileri, çevresel faktörlerin incelenmesini ve uygulama süreç ve sonuçlarının kalite unsurlarına ilişkin değerlendirmeleri de kapsayacaktır.
1. Yıllık İlerleme Raporları: Kurum içi kullanıma yönelik yıllık ilerleme raporları, takip eden dönem için hazırlanacak Performans Programının oluşturulmasına ve faaliyet raporunun hazırlanmasına temel teşkil edecektir.
2. Faaliyet Raporu: Yıllık olarak hazırlanacak ve kamuoyuyla paylaşılacaktır.
87
3. Ara Dönem Raporu: Üçüncü yıl ortası itibarıyla Stratejik Plan uygulama sürecinde kaydedilen ilerlemelere yönelik genel değerlendirmeyi içerecektir.
4. Tamamlanma Raporu: Stratejik Plan’ın uygulama döneminin tamamlanmasını takip eden yıl içinde hazırlanacaktır. Uygulama sürecinde elde edilen başarılar, çıkarılan dersler ve olumlu sonuçların sürdürülebilirliği gibi hususlara ilişkin değerlendirmeleri içerecektir.
Birimler uygulamanın yanı sıra izleme ve değerlendirmeye kaynak olacak verinin sağlanmasından da sorumludurlar. Bu Temel Raporların hazırlanmasında Birimler tarafından üretilen bilginin ölçme ve değerlendirmeye elverişli bir biçimde üretilmesine gereksinim vardır.
İzleme ve değerlendirme faaliyetlerinin birimlerle eşgüdümünün ve kesinleştirilmesinin;
yani Stratejik Planın uygulamadaki başarısını ölçme ve değerlendirme yetki ve sorumluluğu Strateji Geliştirme bölümlerine verilmiştir.
Bu kapsamda ;
Stratejik Plan onaylandıktan sonra tüm birimlerin hedeflerini gerçekleştirebilmek için yıllık İş Planları hazırlamaları sağlanacaktır.
Periyodik (örneğin üçer aylık) izleme ve değerlendirme raporları hazırlanacaktır.
Bakanlık Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve proje ve faaliyetlerin Bakanlık Faaliyet Raporu ile karşılaştırması yapılacak ve üst yönetime raporlanacaktır.
Stratejik Plan hedef göstergeleri gerçekleşmelerle kıyaslanacak ve Üst Yönetime yıllık olarak raporlanacaktır.
Karşılaştırma sonuçları harcama birimlerine gönderilecektir.
Gerçekleşen proje ve faaliyetlerin anlatıldığı Birim Faaliyet Raporları birimler tarafından, Bakanlık Faaliyet Raporu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından hazırlanacaktır.
Stratejik Plan hedef göstergeleri gerçekleşmelerle kıyaslanacak ve Üst Yönetime yıllık olarak raporlanacaktır.
88
Stratejik Plana ve yıllık göstergelere uyum, başarı göstergesi olarak değerlendirilecektir.
Her yıl hedefler, proje ve faaliyetler ile performans göstergelerinin uyumu ve gereksinimlere karşılık verip vermediği analiz edilecek, güncellemeler yapılacaktır.
Stratejik Plan onaylandıktan sonra tüm birimlerin hedeflerini gerçekleştirebilmek için yıllık İş Planları hazırlamaları sağlanacaktır.
Birimlerin hedeflerinin ve uygulama sonuçlarının “Stratejik Plan Hedef Gerçekleşme İzleme” mekanizması çalıştırılarak, periyodik olarak izlenmesi ve iyileştirilmesi sağlanacaktır.
Stratejik Plan Uygulama sürecinin etkenliği SGB tarafından periyodik olarak değerlendirilecek ve raporlanacaktır.
Stratejik hedeflerin gerçekleşme düzeyinin ölçülüp değerlendirilebilmesi için İç Kontrol Sisteminin veri üretmesi sağlanacaktır.
Stratejik Planın uygulanması sürecinde Birimlerin Temel Risklerine ilişkin iyileştirme faaliyetlerinin ya da yeni oluşan risklerin hedeflere olan etkisinin izlenmesi sağlanacaktır (İç Kontrol Sistemi kapsamında Temel Risk Listesi mevzuat gereği her yıl yeniden çalışılmaktadır).
DEĞERLENDİRME SİSTEMİ
Stratejik Planın Sonuç Odaklı İzleme ve Değerlendirme Sistemine ait çalışmalar belirlenmiş hedef ve performans göstergelerinin beklenen ve gerçekleşen değerlerinin kıyaslanarak hedefe ulaşma derecesinin saptanması ile yapılmaktadır. Her yıl yapılan bu değerlendirmelerin 5 yıllık Plan dönemi sonundaki gerçekleşmeleri ise Stratejik Plandaki başarı seviyelerinin hesaplanmasına imkan vermektedir.
Başarı Seviyesinin Hesaplanması
Göstergenin niteliğine göre ayrı ayrı hesaplama yöntemleri de kullanılabilmekle birlikte;
“Gerçekleşen Değer”in, “Hedeflenen Değer”den yüksek ya da düşük olması durumuna göre yıllık ve 5 yıllık gerçekleşen değer; önceki yıllık ve 5 yıllık dönemlerde gerçekleşen değer veya ilgili diğer göstergelerin gerçekleşen değeri ile kıyaslanıp başarı seviyesi hesaplanabilecektir.
89
Hedef Sapmanın Hesaplanması
Hedef sapma göstergesinin planlanan değeri ile gerçekleşen değeri arasındaki farkın, planlanan değere olan uzaklığının mutlak değer içerisinde yüzde (%) olarak ifadesidir.
Böylece nelerin yapıldığı, ne kadar başarılı olunduğu, nelerin değişmesi gerektiği ortaya konacaktır.
Hedef sapma değeri, planlanan değerin tutarlılığını ve gerçekçi olarak öngörüldüğünü ya da öngörülemediğini göstermektedir. Hedefin gerçekleştirilmesi sürecinde öngörülemeyen durumlar nedeniyle meydana gelebilecek ve kaçınılması mümkün olmayan sapma değerleri göz ardı edilmeden İyileştirme Eylem Planları ile hedefe ulaşmanın mümkün kılınması projelendirilecektir.
İzleme ve değerlendirme çerçevesinde sorumlu birimlerin yürüttükleri faaliyetlerle ilgili bilgiler periyodik olarak Strateji Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda değerlendirilecek ve değerlendirme sonuçları Üst Yöneticiye sunulacaktır. Üst Yöneticiden gelen geri bildirim çerçevesinde ilgili birimlerle koordinasyon sağlanarak değerlendirmeler yapılacaktır. Stratejik Planda uygulamanın sürdürülebilirliğini sağlamak açısından etkili olan bu yaklaşım, uygulamalar sırasında ortaya çıkabilecek beklenmeyen sonuçların zamanında önlenmesi ya da iyileştirilmesi için gerekli düzenlemelerin yapılmasına da olanak sağlayacaktır.
90