İnternet Temelli Araçlar

Telgraf, teleks, telefon, faks, telsiz, teletext, kablo tv., uydular yanında bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerin sonucu ortaya çıkan bilgisayar, masaüstü yayıncılık, çoklu ortam (multimedia), bilgisayar ağları ve internet de Atabek (2001: 59) tarafından elektronik iletişim araçları olarak değerlendirilmiştir. Yeni iletişim teknolojilerine ilişkin bilgiler aşağıda kısaca açıklanmıştır:

a. Bilgisayar; yardımıyla dijital iletim ve işleme yöntemleri bütün iletişim

araçlarına girmiştir. Bilgisayar işlemlerini çok büyük hızlarda ve miktarda gerçekleştirebildiği için gündelik hayatımızın ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Bundan sonra ele alınacak bütün iletişim teknolojileri ve bunlara ilişkin araçlar ve ortamlar, bilgisayar kullanımıyla olanaklı hale gelmiştir.

b. Masaüstü Yayıncılık; sistemlerindeki teknolojik gelişmeler, çok fazla

sayıda ve hızlı baskı sistemlerini gerektiren günlük gazete yayıncılığında fazla belirgin olmasa da, daha çok dergi, kitap vb. yayıncılık alanlarında giderek daha düşük üretim maiyetlerine yol açmaktadır.

c. Çoklu ortam; resim, ses, hareketli görüntü, grafik, müzik, metin gibi birçok

ortamın bir arada sunumuna olanak tanıyan, bu nedenle de kendi başına ayrı bir ortam yaratan teknolojik yeniliğe çoklu ortam (multimedia) adı verilir.

d. Bilgisayar Ağları ve İnternet, bilgisayarların birbiriyle iletişimde

bulunabilmesi için oluşturulan ağlar yeni bir iletişim ortamının doğmasına yol açmıştır. Bilgisayarların birbirine bağlanmasıyla oluşturulan ağ yapıları üzerinde bilgisayarlar aracılığıyla insanlar arası iletişim gerçekleşmektedir. Bu nedenle bilgisayar ağlarının ve internetin yeni bir iletişim ortamı ortaya çıkardığı kabul edilmektedir.

İnternetin halka ilişkiler uygulamalarında sağlayacağı faydaları ise şu şekilde sıralanabilir (Aksoy, 2006: 60):

a. Birebir İletişim İmkanı: Hedef kitle değil hedef bireyle internet aracılığıyla

doğrudan iletişim kurmak, geri dönüşümleri anında almak ve tepki vermek mümkün olabilmektedir.

b. Ölçme Kolaylığı: Kurumlar internet sitelerini her gün kaç kişinin ziyaret

ettiğini, istedikleri her an ölçebilmektedir. Bu ölçümler haftalık, aylık ve yıllık olarak da yapılabilmektedir.

c. Güncellenme Kolaylığı: Kurumlar internet siteleri aracılığıyla ulaştıkları

hedef kitlelerine etkileşimli iletişim açısından her türlü bilgiyi kısa sürede ulaştırabilmektedir. Ayrıca web sayfasında farklı hedef kitlenin farklı istekleri göz önünde bulundurarak yaş gruplarına, cinsiyet gruplarına, meslek gruplarına göre veya değişik zaman dilimlerine göre farklı bilgilerin verilmesi mümkün olabilmektedir.

d. Hızlı ve Ekonomik Olması: İnternet ortamının ön önemli özelliği iletişim

sürecinin en hızlı aracı olmasıdır. Halkla ilişkiler yönetiminde hedef kitlesine zamanında ulaşabilme imkanı sunmaktadır. Ayrıca internetin diğer pek çok iletişim aracına göre farklı zaman ve mekânlarda bulunan hedef kitleye aynı anda ulaşmak imkanı açısından daha ekonomik ve ucuz olması da kullanım sıklığını artırmaktadır.

e. Kurumsal İmaja Katkısı: Kurumların hazırladıkları web sayfalarının önemi

giderek daha fazla artmakta ve kurum imajı, web sayfaları üzerinden de değerlendirilmektedir. İşlevsel bir internet sitesinde web sayfasının güzel hazırlanması, birkaç dilde olması, içerik ve fonksiyonel açıdan hedef kitlenin tamamını kuşatıcı olmasıyla web sitesi kurumların imajına olumlu katkı sağlamaktadır.

Günümüzde etkisi, hızı, kolay ulaşılabilir, güncellenebilir olması ve ekonomik yapısı ile internet, halkla ilişkiler yönetiminin vazgeçemeyeceği çok stratejik bir iletişim aracı haline gelmiştir. İnternetin halkla ilişkiler uygulamalarında kullanımının hızla yaygınlaşması da göstermektedir ki, halkla ilişkiler yönetimi gelişen teknolojiye ayak uydurmakta, yöntem ve tekniklerini yeni iletişim teknolojilerine göre yeni baştan yapılandırmaktadır.

Halkla ilişkilerin internet temelli iletişim ortamlarından olan intranet, extranet, bloglar, e- mail ve sosyal medya uygulamalarının da kısaca açıklanması faydalı olacaktır.

1. İntranet ve Extranet: Biber ve Öztekin’ e(2008: 243) göre intranet;

kurumsal ya da özel anlamda oluşturulmuş bir bilgi ağı olan, sadece kuruluşun çalışanlarının yararlanabildiği ve çoğu zaman özel kuruluşların şirket içi bilgi depolama ve iletişim ağlarına ulaşmaya çalışan özel ağlardır. Bu ağlar aracılığıyla şirket çalışanları ortak bir veri bankasını kullanarak çalışmalarında, eş bilgi kullanımıyla istikrarlı ve aynı doğrulara dayanan çalışmalar yürütülmektedir. İnternetin kurum çerçevesinde küçültülerek hazırlanmış bu versiyona intranet denir. Bu sistem sayesinde kurum içi çalışmalar daha kolay, güvenilir, etkin ve hızlı hale gelmiştir.

İntranetler, çalışanlar arası var olan iletişimi geliştirir ve ortak bir depolama alanı sağlar. Ayrıca kullanıcıların şirket verilerine, sistem bilgilerine ve e-postalarına kolaylıkla erişimlerini sağlar. İntranetler, İnternet üzerinden kolaylıkla erişilebilir olduklarından şirket çalışanları, bir tarayıcı ile herhangi bir yerden İntranete ulaşabilirler. Bu durum, küçük işletmelere de esneklik ve kontrol olanağı sağlar. Şirket çalışanlarının bilinen tarayıcı özelliklerini kullanarak iş bilgilerini

düzenlemelerini ya da doküman ve takvimleri paylaşmalarını sağlar (www.bidb.itu.edu.tr, 2015).

Ticari amaçla oluşturulmuş, kurum ve kuruluşlarla belli başlı müşterileri, dağıtımcıları ve tedarikçileriyle bir iletişim bağı kurulması, bilgi alışverişi ve ticari işler için kullanılan iletişim ağına ise extranet denir (Biber ve Öztekin, 2008: 245). Extranet şirket çalışanlarının dışarısı ile işbirliği ve iletişimini sağlayan özel iş ağıdır. Extranet, iş ilişkilerini geliştirmek ve yönetmek konusunda çok önemli rol oynar. Extranetler, Intranetler ile benzerdir; fakat Extranetlerde iş partnerleri, önemli müşteriler, tedarikçiler gibi seçili kullanıcılara dışarıdan erişim izni verilmiştir. Extranet kullanıcıları dikkatle seçilmiş bir gruptan oluşur ve kullanıcılara güvenlik açığı verilmemeye özen gösterilir. Extranetleri güncel tutmak için gerekli kaynaklar vardır, bu durum şirket çalışanlarının içerik yönetim yazılımı hakkında eğitimli olmasını gerektirir (www.bidb.itu.edu.tr, 2015).

2. Web Sayfası: Kurumun web sitesi, içeriğinde yer alan bilgiyle kurumun

kültürünü, kimliğini, müşteri ilişkilerine bakış açısını, hedef kitlesine duyduğu saygıyı yansıtan bir pencere görevi görmektedir. Web sitesinin ne şekilde yapılandırılacağı halkla ilişkiler uzmanı tarafından ele alınmalı ve iyi dizayn edilmiş, görsel, fonksiyonel, interaktif, içerik açısından zengin, etkileşimli ve düzenli şekilde güncelleştirilmiş olması gerekmektedir (Yurdakul, 2006: 203).

Web sitesi araçları; çalışan iletişimi, kurumsal imaj ve itibar yönetimi gibi işlevlerle kullanılmaktadır. Bu araçların kullanımıyla insanlar, kuruluşun çalışmalarından beğendikleri hizmetleri çevresindekilere veya takipçilerine tavsiye edebilmektedirler

3. E- mailler: E- mailler, bir organizasyon içinde çalışanların hem kurum

içinde hem de kurum dışında hedef kitleleriyle en hızlı ve etkili biçimde iletişim kurmasını sağlayan halkla ilişkiler araçlarından biridir (Sayımer, 2008: 214)

Bilgisayara yazılı metin temelinde, eş zamanlı olmayan ve mekandan bağımsız olarak mesaj gönderme olarak tanımlanan elektronik postalama denir. E- mailler bireyden bireye olduğu gibi bireyden gruba yönelik iletişime de imkan sağlamaktadır(Timisi, 2003: 137). Bu yüzden günümüzde halkla ilişkiler faaliyetlerinde sık yararlanılan araçlardandır.

4. Bloglar: Bloglar anında, etkili, ekonomik ve karşılıklı etkileşime dayalı,

alt- üst ilişkilerinin olmadığı, açıklık ve şeffaflık üzere kurulan, kişilerarası ilişkileri olumlu etkileyen, sadece iletişim kurma amacı taşıdığı için web sitelerinin tasarım ve içerik gibi kaygıları taşımayan iletişim ortamlarıdır. Yenilikçi fikirlerin ortaya çıkmasında, bilgi paylaşımında, çalışanlar arasında kurum kültürü ve aidiyet duygusunun oluşmasında, açık tartışma ortamı sayesinde problemlerin fark edilmesinde ve kriz yönetimine katkı sağlamaktadır (Sayımer, 2008: 218).

5. Sosyal Paylaşım Ağları: İnternetle birlikte sosyal paylaşım ağlarının yeri

çok önemlidir. İnsanlar sosyal ağlarda oluşturdukları profilleri aracılığıyla iletişim kurmakta ve sanal dünyada kendilerini ifade etmektedirler. İnsanların kişisel hesaplarının yanında artık kuruluşlar da sosyal paylaşım ağlarında aktif hale gelmektedirler. Kurumların hizmetlerinin duyurulması ve hedef kitle nezdinde olumlu imaj oluşturmak için sosyal medyayı kurumsal iletişim açısından iyi yönetebilecek halkla ilişkiler uzmanlarına ve iletişim çalışmalarına ihtiyaç vardır.

Sosyal medyada unutulmaması gereken şeylerden biri de; bu sosyal ağların yönlendirmeye açık olmasıdır. Eğer kurum ve kuruluşlar etkili iletişim stratejileriyle birlikte uyumlu projelerini hayata geçirebilirlerse; sosyal ağlarda gündem haline gelmeleri mümkün olabilir (Büyükşener, 2009: 22- 23).

“Facebook ve Twitter günümüzün en popüler sosyal paylaşım ağlarının başında gelmektedir. Kuruluşlar Facebook profilleri ve sayfalarıyla olduğu kadar, Twitter hesapları aracılığıyla da halkla ilişkiler faaliyetleri yürütmektedirler. Bir kurum, Facebook’da oluşturacağı ve sadece çalışanlarının abone olabileceği profili veya Twitter hesabı aracılığıyla birçok mesaj iletebilmektedir. Sosyal paylaşım ağları sıcak ve samimi ortamlardır. Bu yüzden halkla ilişkiler uzmanının kullanacağı dil de ortamın atmosferine uygun bir şekilde yapılandırılmalıdır. Sanal dünyada iş ortamının resmiyetinden uzak bir şekilde ulaştırılan mesajların etkisi de daha farklı olmaktadır (Ergüven, 2013: 87 )”.

Yukarıda saydığımız araç ve gereçlerin yanında gelişen teknoloji ve artan rekabet,kurum ve kuruluşlarda farklı ve dikkat çekici halkla ilişkiler araç ve gereçlerini kullanmayı mecbur kılmıştır.