İnsan Kaynakları Planlaması Süreci

İKP diğer işletme planlarından farklı bir yaklaşımı gerektirir. Çünkü konusu insandır ve istihdam edildiği şirketin malı değildir. İnsan kaynağı eğer o kuruluşun aldığı kararlardan hoşnut kalmazsa, o işyerinden ayrılma özgürlüğüne sahiptir. Bu durum diğer kaynaklar için geçerli değildir (Özakman,1994:8). Ortak bir amaç için birlikte çalışanların her biri çalışma yaşamına başka kişisel ve sosyal özgeçmiş getirir. İki bireyden hiçbiri işinden aynı şeyleri talep etmez. İnsan kaynakları planlamasında temel güçlük, planlanacak olan şeyin insanla ilgili olmasında yatar. Başka bir deyimle işgücü; fiziksel, psikolojik ve sosyal nitelikleriyle ölçüye vurulması çok güç olan ve homojen özellikler göstermeyen bir üretim girdisidir. Sayısal ve sosyal verileri bu denli karmaşık bir süreci planlamak oldukça zor ve karışık bir iştir (Kaynak,1996:5-6).

Genel olarak baktığımızda insan kaynakları planlaması temelde üç aşamayı içermektedir. Birinci aşama İşletmenin sahip olduğu işgücünün niteliklerinin analizi ve bu işgücü hareketlerinin tahmini (işletme içi işgücü arzı), ikinci aşama, işletmede mevcut olan ve ileride ortaya çıkacak işlerin görülmesi için işletmenin ihtiyaç duyacağı işgücünün hesaplanması (işletmenin işgücü talebi), üçüncü aşama ise, işgücü arzı ile işgücü talebi arasındaki farkları hesaplayarak, işletmenin gelecekteki insangücü ihtiyacının ortaya konmasıdır (Yıldız,1989:48).

Konu ile ilgili yapılan çalışmalar incelendiğinde insan kaynakları planlamasına ilişkin sürecin farklı şekillerde ele alındığını görmekteyiz. Fakat tüm çalışmalarda İKP’ na ilişkin ortaya konan süreçlerin ortak noktasını yukarıda belirttiğimiz bu temel süreç oluşturmaktadır. Yukarıda verilen süreç temel alınarak planlama döneminde yapılan faaliyetleri şu şekilde sıralayabiliriz :

1) Planlama Amacı ve Stratejisinin Ortaya Konulması: Varılması istenen hedef ve amaçlar açık bir şekilde belirlenmedikçe etkin bir İKP ‘nin hazırlanması mümkün değildir. Amaçların kesin olarak belirlenmesi planlamanın başlangıcını oluşturur. Sistematik bir planlamada yapılması gereken en önemli görev, organizasyonun hedef ve amaçlarının ortaya konmasıdır (Geyik,2000:33). Plan dönemindeki işletme hedef ve stratejileri ile, her bölümün hedef ve stratejilerinin bilinmesi bir zorunluluktur (Yıldız, 1989:46). Örgütlerin hedeflerini tanımlamakla, işgücünün mevcut vasfı ile gelecekte ihtiyaç duyulacak vasıfları geniş bir açıdan görebilme fırsatı yakalanabilir (Keser,2000 :104). Öncelikle, işletmenin stratejik planı göz önünde bulundurulmalıdır. İşletmenin temel strateji ve detaylı amaçları, hedefleri ve bu stratejiyi gerçekleştirmek için oluşturduğu taktikleri kurumun personel ihtiyacını belirleyecektir. Örneğin, örgütsel büyümeye yönelik bir strateji, yeni bireylerin işe alınması demektir. Başka bir kurumun ele geçirilmesine yönelik bir strateji ise personel sayısında bir azaltma planını gerektirecektir (Öztürk,1995:17).

2) Organizasyon Yapısının, İş tanımlarının, İş Gereklerinin İncelenmesi ve Gerekiyorsa Revize Edilmesi: İnsan kaynakları planlamasının işletme planlaması ile bütünleştirilmesi yaklaşımı içinde öncelikle işletmenin genel yapısı organizasyon

şeması üzerinde görülmelidir. Organizasyon şeması, kimlerin hangi görevlerde çalıştığını, örgütün genel yapısını, fonksiyonların birbirileri ile ilişkilerini gösterir (Öztürk,1995:18). Buna bağlı olarak iş analiz ve tanımları da incelenirse işlerin yapısına uygun elemanların çalışıp çalışmadığı yada bu elemanların ne gibi nitelikler taşıması gerektiği kolaylıkla saptanır. Bu veriler ileride personel envanterinin çıkarılmasında ve insangücü gereksiminin ortaya konulmasında kullanılacaktır.

3) Planlamayı Etkileyen İç Ve Dış Çevre Faktörlerinin Belirlenmesi: İKP somut temellere dayandırılmalıdır. Örgütün amaçları, stratejileri ve koşulları personel gereksinmesinin belirlenmesinde önemli rol oynar. Bu etmenlerde kuşkusuz örgütün sosyal, ekonomik, teknolojik, psikolojik, yasal çevresinden etkilenir. Bu etmenler iç ve dış etmenler olarak ikiye ayrılır. Konuyu daha sonra 3.2.4’te İnsan kaynakları planlamasını etkileyen faktörler adı altında ayrıntılı olarak ele alacağız.

4) Mevcut İnsan Kaynakları İle İlgili Envanterin Çıkarılması: İnsan kaynakları planlamasında gerçekleştirilmesi gerekli bir diğer işlem, bileşim ve kullanım itibariyle mevcut personelin dikkatli analiz edilmesidir. Bu aşama, örgütün personel konusundaki gerçek durumunu belirlemeyi amaçlar (Yüksel,1998:65). İKP ‘yi sağlıklı olarak gerçekleştirmek için öncelikle personelin durumunu çok iyi bilmek tanımak, daha sonra ileriye dönük tahmin ve değerlemeye gitmek gerekir (Sabuncuoğlu,1994:87). Bu amaçla en iyi kullanılacak araç insangücü envanteridir. Konu İnsan Kaynakları Planlamasında Kullanılan Araçlar başlığı altında bölüm 3.2.5‘da incelenecektir.

5) Gelecekteki İnsan Gücü Gereksinmesinin Belirlenmesi: İnsan kaynakları planlaması sürecinin en can alıcı noktasını, insan kaynakları gereksinmesinin planlaması oluşturur. İnsan kaynakları planlamasının birinci görevi, çalışanların şimdi ve gelecekteki verim durumlarını saptayıp, ona göre gerekli önlemleri alarak süreç içinde insan kaynakları gereksinmesini dengelemektir. İnsan kaynakları gereksiminin planlanması, kuramsal olarak, gelecekteki bir zaman sürecinde yapılması gereken işi nitelik ve nicelik olarak önceden belirlemek ve sonra belirlenen bu değerlerden giderek, söz konusu işi yapacak özellikteki işgücünü sayısal olarak hesaplamaktır (Kaynak,1996:23-24). İnsangücü gereksiminin çeşitleri 3.2.6 nolu bölümde ele alınarak açıklanacaktır.

6) Nihai İnsan Kaynakları Planının Hazırlanması: Nihai İnsan kaynakları planının yapılması, İKP sürecinin sonucunu oluşturur. Yapılan faaliyet aslında şimdiye kadar yapılan çalışmaların yine işletmenin ve insan kaynakları bölümünün hedefleri göz önünde bulundurularak bir rapor haline getirilerek üst yönetime sunulması ve örgütün gerekli yerlerine iletilmesidir. Buradaki amaç şimdiye kadar yapılan tüm çalışmaların sonuçlarını özet halde ortaya çıkarmaktır.

Mevcut insan kaynaklarının durumu ile insan kaynağı gereksinimi arasındaki fark belirlenir. İç işgören hareketleri de hesaba katılarak gerekli düzenlemeler yapılır. Bu düzenlemeler örgütte bulunan her bölüm bazında ve tüm işletme bazında ele alınmalıdır. İşe alınacak insangücünün tedarik seçim ve eğitimi doğrultusunda girişilecek faaliyetlerin bir programını yapmak, yada mevcut elemanların başka alanlara tahsisini veya azaltılmasını programlamak planlamada karşımıza çıkacak alınması gerekli muhtemel kararlardandır (Yıldız,1989:50-51).

İnsan kaynakları departmanı insan kaynakları planlamasında elde edilen veriler ışığında ihtiyaçlara uygun bir plan hazırlar. Bu planın temel özelliği insan kaynaklarına ilişkin açık, net, somut eylem planlarını içermesidir (Fındıkçı,2000,152).