İş Analizi

İş analizi ile ilgili literatür taraması yaptığımız zaman değişik İKY kitaplarının iş analizi

hakkında çeşitli bilgiler verdiğini görebiliriz. Bu çalışmada ise, yukarıda da kısaca değindiğimiz gibi “iş analizi dediğimiz zaman bir işletme ne tür çalışmalar yapmaktadır ve yapılmalıdır?” sorusundan hareketle iş analizi hakkında bilgi verilecektir. İlgili literatür bu çerçevede incelendiği zaman, her şeyden önce her bir işletmenin iş analizinin ne olduğunun anlaması ve iş analizi çalışmalarını belli dönemlerde yapması gerektiği öne çıkmaktadır. Bu hususta ışık tutmak için iş analizi ile ilgili bazı tanımlar aşağıda verilmiştir:

İş analizi, bir işin öğeleri ile onun çeşitli etmenler bakımından içinde bulunduğu

durumu ve öteki işlerden işin farklılığını ortaya koyan bilimsel ve teknik bir çalışmadır (Aldemir vd., 2001: 63).

64

İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp

incelenmesi sürecidir (Bilgin, 2007: 42).

İş analizi, bir işin içerdiği görevlerin, sorumlulukların ve işin başarıyla yapılması

için bu işi üstlenecek kişilerde aranması gereken niteliklerin sistematik bir biçimde incelenmesi sürecidir (Tortop, 2007: 73).

İş analizi, bir işletmede mevcut her bir işin ayrıcalıklı olarak değeri, kalitesi,

önemi ve çalışma şartlarının bilimsel yönden araştırılmasını gerçekleştiren bir faaliyettir (Aliyev vd. 2002: 32).

İş analizlerinin işletmelerdeki amaç ve kullanım alanlarını belirlemek için öncelikle

çeşitli örgütsel faaliyetlerle, söz konusu çalışmanın ilişkisini belirlemek yararlı olacaktır. Özellikle günümüzde insan kaynakları programlarının çoğu için iş analizleri önemli bir veri kaynağı oluşturmaktadır. Ancak iş analizindeki çeşitli nedenlerden kaynaklanan aksaklıklar, yetersizlikler ve sorunlar ilişkili olduğu insan kaynakları programına da yansımakta ve bu programın başarısını olumsuz etkilemektedir. Bu nedenle insan kaynakları faaliyetlerinin etkinliğinin bir önkoşulu olarak, iş analizi çalışmalarına işletmelerde gerekli önem verilmelidir (Yıldız ve Balaban, 2006: 4).

İş analizi ile ilgili daha sonra öne çıkan husus iş analizi sürecidir. Bu süreç başlıca altı

aşamadan oluşmaktadır. Bunlar şöyle sıralanabilir (Bilgin, 2007: 33).

• İş analizi amacının saptanması,

• Analistlerin seçilmesi,

• Analiz edilecek işlerin belirlenmesi,

• Bilgi toplama yönteminin belirlenmesi,

• İhtiyaç duyulan bilginin toplanması,

• Toplanan bilginin analizi.

İş analizcisi öncelikle örgütte bulunan farklı işlerin tümünü belirlemelidir. Tüm işlerin

belirlenmesi için maaş bordoları, örgüt şeması, eski iş tanımları incelenir; gerekirse yöneticilerden bilgi alınır (Can vd. 2001:52).

65

İş analizinde kullanılacak bilgileri toplamada hangi yöntemin (gözlem, mülakat, anket)

uygun olacağı; işin özellikleri, analiz için gerekli bilginin düzeyi, hangi analiz tekniğinin uygulanacak olduğu gibi faktörlere bağlıdır. Çoğu kez birkaç yöntem birlikte kullanılır (Bilgin, 2007: 33). İş analizi sonucunda toplanan bilgilerin iş tanımları ve iş gereklerine dönüştülmesi ise işletmelerin iş analizi ile ilgili yapması gereken en önemli husustur. İş analistleri, topladıkları bilgileri, birtakım spesifik, standart teknikler uygulayarak işin gerekleri ve iş tanımları haline düştürüler, böylece işi yapacak personelin sahip olması gereken nitelikler ve işin sahip olduğu özellikler ortaya çıkmış olur (www.ikyworld.com). Bu düzenlemeler sonucunda da işletmelerde tablolar halinde iş tanımları ve iş gerekleri oluşturulur (Bilgin, 2007: 39).

Literatürde iş tanımı; işin içeriğindeki görevleri, sorumlulukları, çalışma koşullarını ve işin diğer yönlerini açıklayan yazılı bir belge olarak tanımlanmaktadır. Bunların hazırlanmasında iş analizi sonucu elde edilen bilgiler kullanılmakta ve her bir işin için yapılan analizinin bulgularının bilinçli ve sistematik biçimde özetlenmesi gerekmektedir. İş analizi ve iş tanımı arasındaki en temel farklılık, iş analizinin işle ilgili bilgi toplayan bir mekanizma olması, iş tanımının ise toplanan bu bilgileri sistematik ve bilinçli bir şekilde sunan bir teknik olmasıdır (Tortop, 2007: 74).

Genel olarak iş tanımları üç bölümden oluşmaktadır. İş kimliği bölümünde işin adı, kodu, bağlı bulunduğu bölüm, iş tanımının hazırlandığı tarih gibi bilgiler yer alır. Bu bölümde özellikle iş adlarının standartlaşmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. İşin özeti ise, işin amacı, kapsamını ve işe bağlı görevleri gösteren bölümdür. Bu kısımda, iş, diğer işlerden ayırt edici özellikleri belirtecek şekilde yazılmalıdır. İşin ne olduğu, nasıl ve niçin yapıldığı açıkça ve herkes tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde ifade edilmelidir. İş tanımlarının üçüncü bölümde ise kullanılan makine ve malzemeler, işin kim tarafından gözetim ve denetimde bulundurulduğu, işe ilişkin mali sorumluluk, çalışma koşulları, iş riski ve kişisel nitelikler gibi konulara yer verilmektedir. İş tanımları genellikle iş hakkında bilgiler toplayan analizci tarafından yazılmaktadır. İş tanımı yazmak belirli bir uzmanlık gerektirdiğinden, analizciler konuyla ilgili eğitimden geçirilmekte veya bu konuda uzman danışmanlardan yararlanılmaktadır. Bu süreçte dışarıdan gelen danışmanların örgüt içi danışmanlarla birlikte çalışmalarının daha

66

yararlı olacağı belirtilmektedir. Tamamlanan iş tanımlarının çalışanların ve sendikaların onayına sunulmasıyla bu süreç tamamlanmaktadır (Tortop, 2007: 75).

İş gerekleri de iş analizi bilgilerinden türetilir. Ancak iş tanımları gibi genel ve işin

bütününü kapsar nitelikte değildir. Özellikle işin yerine getirilebilmesi için personelin taşıması gereken nitelikleri ortaya koyar. Bunlar; eğitim düzeyi, deneyim, zihinsel, fiziksel, davranışsal, hatta duygusal özelliklerdir (Bilgin, 2007: 40). Bu nitelikleri taşımayan kişilerin işe alınmaması gerekir. Tüm bu niteliklerin yanında yapılacak işin gereği olarak işe alınacak kişilerde bazı özel nitelikler de aranabilir. Örneğin; insanlarla ilişkinin çok yoğun olduğu bir işte çalışacak kişinin insanlarla ilişki kurmakta başarılı olanlardan seçilmesi gerekir (Aldemir, 2001: 88). Örnek olarak teknik ressam işine ait iş gereklerinı aşağıda Şekil 2.6’da görebilirsinz.

Şekil 2.6: Teknik Ressam İşine Ait İş Gerekleri

Kaynak: (Bilgin, 2007: 41).

Kadro Unvanı: Teknik Ressam Tarih:

Kod numarası : 200281 Bölümü : Üretim

İşin adı : Mamul Planlama

İŞ GEREKLERİ

Eğitim: Teknik alanda özellikle endüstri mühendisliği dalında eğitim görmüş olmak. İyi derecede İngilizce bilmek. Ayrıca sosyal bilimlerde lisansüstü eğitim görmek tercih edilir.

İş Tecrübesi: Elektrikli ve elektriksiz çocuk oyuncakları geliştirecek, bunların parça,

ana blok ve bütününün teknik resimlerinin çizebilecek yetişkinlikte olması ve bu çalışmalara ilgili yabancı yayınlardaki bilgileri derleyebilmesi.

Tecrübe Süresi: En az beş yıl bir işletmenin çocuk oyuncakları bölümünde çalışmış olmak.

Yetenekler: Gördüğü yabancı modellerden yararlanarak yeni modeller tasarlayabilmek, amirlerini ve arkadaşlarını ikna edebilmek, işbirliği ve insancıl ilişkiler kurabilmek,

Araştırıcı, geliştirici ve yaratıcı bir niteliğe sahip olmak. Cinsiyet: Bay ve bayan olabilir

Askerlik: Erkek çalışanların askerlik görevlerini yapmış olması. Medeni Durum: Evli personel tercih edilir.

Yaş Grubu: 25-35

Özel İnceleme: Çalışkanlık Yaratıcılık

67

İş tanımlarının ve iş gereklerinin ortaya çıkartılmasından sonra iş analizi ile ilgili

yapılması gereken bir uygulama da işlerin işletmeye sağladığı önem derecesine göre sıralanmasıdır. Bu sıralama ile işletmeye katma değer sağlamayan ve ya az katma değer sağlayan işler belirlenmiş olmaktadır.