Hastanelerde Stok Kontrol Yöntemleri

Hastanelerde stoğu oluşturan malzemeler oldukça çok çeşitlidir ve hastanelerde bulunan poliklinik sayısı arttıkça, stokta bulundurması gereken malzeme çeşidi de artış göstermektedir. Malzeme çeşidinin oldukça fazla olması; hastane işletmelerinde stok ve maliyet kontrolünün zor olduğunu göstermektedir (İncesu, 2014). İlaç ve tıbbi malzemeler için uygun stok kontrol yönteminin seçilmesi hastanelerde maliyetlerin düşmesini sağlamaktadır. 2008 yılında Sağlık Bakanlığı tarafından başlatılan; “Sağlıkta Dönüşüm Programı’nın” uygulamalarından biri olan Akılcı İlaç Kullanımı (AİK) politikası, hastanelerde malzeme yönetime önem verilmesi gerektiğini kanıtlar niteliktedir. Stok kontrolünde kullanılan; gözle kontrol, çift kutu yöntemi, , ekonomik sipariş miktarı yöntemi, ABC analizi, VED analizi gibi yöntemler bulunmaktadır.

1.4.3.3.1. Hastanelerde Gözle Kontrol Yöntemi

Kapasitesi düşük, yatak sayısı az daha çok poliklinik seviyesinde hizmet veren hastanelerde kullanılan gözle kontrol yöntemi; hem ucuz ve pratik bir stok kontrol yöntemidir Bu yöntem daha çok küçük miktarlı stokların kontrolünde kullanıldığında olumlu sonuçlar vermektedir.

Bu yöntemde, stoklardan sorumlu tecrübeli bir depo görevlisi bulunur. Stoklarda meydana gelen eksiklikler bu depo görevlisi tarafından tespit edilir. Aynı şekilde sipariş edilecek malzemenin miktarı ve süresi görevli kişinin karar verme yetkisine bırakılır (Tekin, 2003: 12; Kobu, 2006: 312). Fakat depo görevlisinin sipariş birimi ile uyumlu

çalışması ve tedarik süreleri konusunda bilgili olması gerekir (Küçük, 2009:56). Gözle kontrol yöntemi ekonomik ve pratik bir yöntem olmasına rağmen bazı dezavantajları vardır (Kobu, 2006: 312). Gözle kontrol yönteminde siparişin düzeyi ve miktarı kişisel gözleme dayandığı için hata payı yüksektir. Bu yöntemde depoda bulunan malzemelerin düzeni sistemli bir şekilde yapılmamışsa kontrolü yapan görevli çok sık yanılgıya düşürebilir. Malzemelerin tüketim hızı, tedarik süresi veya başka bir faktörünün değişmesi halinde bu durumun farkına varılması zaman alabilmekte dolayısıyla da gerekli tedbirlerin alınmasında geç kalınabilmektedir.

1.4.3.3.2. Hastanelerde Çift Kutu Yöntemi

Çift kutu yöntemi az stokla çalışan hastanelerde, diğer yöntemlere göre daha az kayıt işlemi gerektiren ve hataları minimize ederek, kayıt sisteminin maliyetini düşürmesinden dolayı yaygın kullanılan bir stok kontrol yöntemidir (Aytekin, 2006:

100). Çift kutu yönteminde, malzemeler stokların tüketilmesi ve siparişlerin teslimi göz önünde bulundurularak biri büyük biri küçük iki kutu içerisinde saklanır. Büyük kutuya gündelik işlemler için kullanılan aktif stoklar konulur. Küçük kutuya konulan malzemeler ise büyük kutudaki malzemeler bittikten sonra tedarik süresindeki ihtiyacı karşılayacak miktardadır ve büyük kutudaki malzeme bitince verilen sipariş teslim alınıncaya kadar ihtiyacı karşılayabilir (Töz, 2007: 99).

Bu yöntemde sipariş verme gözlemle belirlendiği için, görevli kişinin üstlendiği görev oldukça önemlidir. Büyük kutu bittiğinde sipariş verilmediği durumlarda hastane stoksuz kalabilir. Büyük kutudaki malzemeler tüketildikten sonra ikinci kutudaki stok miktarı yeni siparişin teslimine kadar yetecek miktarda olduğu için bu kutudaki stoka emniyet stoğu denilmektedir (Serdar, 2015: 73).

1.4.3.3.3. Hastanelerde ABC Yöntemi

ABC açılımı; “Always Better Control” olup literatürde genellikle ABC olarak kullanılmaktadır (Gupta ve Kant, 2000: 14-16). ABC Yönteminin temel prensibi yüzlerce çeşit ve değişik boyuttaki stokları önem derecelerine göre sınıflandırmak ve bu stokları kontrol altına almaktır (Anand vd, 2013: 113; Sikdar, 1996: 66-67). Stok kalemleri yıllık TL bazında stok değerine göre A, B, C gruplarına ayrılmaktadır (Demirdöğen, 2001: 77).

Bunlar sırasıyla (Küçük, 2014: 70);

 A grubu stok; toplam stok miktarının %15-20’sini, yıllık toplam stok değerin de %75-80’ini,

 B grubu stok; stok miktarının %30-40’ ını, stok değerinin de %10-15’ini,

 C grubu stok; stok miktarının %40-50 sini, stok değerinin de %5-10’luk kısmını oluşturmaktadır.

ABC yönteminin temel amacı maliyeti yüksek malzemeleri belirlemek olduğu için çalışmalarını bu malzemelerin depolanması ve kontrol edilmesi üzerine yoğunlaştırmıştır. Özellikle ABC yöntemi, ilaçlar ve tıbbi sarf malzemeler için kullanılan en yaygın yöntemdir (Holmgren ve Walter, 1982: 128).

1.4.3.3.4. Hastanelerde Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi (Periyodik Envanter Yöntemi)

Sabit sipariş miktarı yönteminde ilk olarak her stok düzeyi için maksimum stok seviyesi belirlenmektedir. Düzeyleri belirlenen bu stokların siparişi için belirli sabit bir süre tespit edilmektedir. Belirlenen sürelerin bitiminde eksilen stok seviyeleri için maksimum stok düzeyine kadar sipariş verilerek tamamlanır. Hastanelerde çok sayıda ve değişik özellikte stoklar bulunduğu için bu yöntemin hastanelerde uygulanması oldukça güçtür. Ayrıca yöntemde siparişlerin sabit bir süreye bağlı olması hastanelerin karlı alımlardan yararlanma olasılığını ortadan kaldırmaktadır (Demir ve Gümüşoğlu, 2003:

623).

1.4.3.3.5. Hastanelerde VED Yöntemi

Vital–Essential-Desirable Yöntemi, ABC yöntemine göre ilaçların ve tıbbi malzemelerin kontrolünde daha çok tercih edilmektedir. Tıbbi malzemeler ve ilaçlar ABC yönteminde maliyet esaslı sınıflandırılırken, VED yönteminde ilaç ve tıbbi malzemeler insan hayatı açısından taşıdığı önem derecesine göre üçe (V-D-E) ayrılmaktadır (Reddy, 2008: 133-134). Buna göre VED analizinde; ilaç ve tıbbi malzemeler (Gupta vd.2007:

325-327; Khurana vd. 2013: 8-13);

 Vital (V) (Hayati, Önemli),

 Essential (E) (Gerekli)

 Desirable (D) (Tercihen İstenen, Arzu Edilen)

olmak üzere üç grupta sınıflandırılmaktadır. “V” grubu malzemeler sağlık kuruluşunda her an mevcut olacak şekilde stokta bulundurulması gereken, “E” grubu malzemeler önemli olmasına rağmen hastanede alternatifi bulunabilen, “D” grubu malzemeler ise bulunması zorunlu olmayan ancak isteğe bağlı olarak hastanede bulundurulması gereken malzemeler olarak sınıflandırılmaktadır (Vaz vd, 2008: 121; Gupta vd, 2007: 326-327;

Khurana vd, 2013: 9; Devnani vd. 2010: 202-203).

Hastanelerde işlem sırasında yapılan hatalar ve maliyet yönünden düşük bir malzemenin eksikliği, geri dönüşü olmayan sakatlıklara veya can kaybına neden olur.

Örneğin; Damar yolu açmada kullanılan branül malzemesinin maliyeti çok düşük olup hasta açısından taşıdığı değer oldukça büyük olduğu için bu tür malzemelerin eksikliği tedavilerin aksamasına veya hastanın tedavi edilememesine bile neden olmaktadır (Uygun ve Yiğit, 2017: 292). Bunun için hastane işletmeleri stok kontrolünde sadece maliyeti değil, aynı zamanda hayati önemi de göz önünde bulunduran stok kontrol yöntemlerinden yararlanmalıdır (Karagöz ve Yıldız, 2015: 381).

1.4.3.3.6. ABC – VED Matrisi Yöntemi

Bu yöntem ABC ve VED analizlerinin çaprazlama tablolaması yoluyla oluşturulur. Analiz sonucunda ortaya çıkan tablo üç kategoride sınıflandırılmaktadır (Gupta vd., 2010: 203).

1.Kategori: AV, AE, AD, BV ve CV: Birinci kategoride yer alan ilaçlar, maliyeti pahalı ve hasta açısından hayati öneme sahip ilaçlar olduğu için bu kategoride yer alan ilaçların yakından takip edilmesi gerekir.

2.Kategori: BE, CE, BD: Bu kategoride yer ilaçlar, orta derece maliyete ve orta derece hayati öneme sahiptir. Bu sebeple normal şekilde kontrolleri yeterli olacaktır.

3.Kategori: CD: Bu kategorideki ilaçlar hem hasta açısından hem de maliyet açısından değeri yüksek olmayan malzemelerin yer aldığı grup olduğu için sık sık takip edilmeyi gerektirmemektedir.

1.4.3.3.7. Maksimum-Minimum Yöntemi

Maksimum-Minimum Yöntemi’nde, stokların kullanılma hızı ve siparişle teslim arasında geçen süre dikkate alınarak bir sipariş noktası belirlenmektedir. Bu yöntemde maksimum ve minimum stok seviyeleri önceden belirlenmektedir (Keskin, 2015: 90).

Yöntemde kurumlarda bulunan stoklar belirlenen minimum stok seviyesinin altına düştüğünde stok miktarı maksimum olacak şekilde sipariş verilmektedir. Bu yöntemde stokların tükenme süresi, tedarik süresi ve stokların hangi seviyeye düşütüğünde belirlenmesi gerektiği önceden belirlenmektedir. Siparişin zamanında kullanıma hazır hale gelmemesi halinde kullanılmak üzere belirli bir miktarda malzeme, emniyet stoğu olarak elde tutulur (Ertürk, 2001: 208, Demir, 2003: 636-637; Tanrıverdi, 2010: 66).

1.4.3.3.8. Hastanelerde Sabit Sipariş Periyodu Yöntemi

Sabit Sipariş Periyodu Yöntemi’nde, ilk olarak her stok seviyesi için maksimum stok seviyesi belirlenerek stokların siparişi için belirli bir sabit süre tespit edilir ve bu

sürelerin bitiminde eksilen stok seviyeleri maksimum stok düzeyine kadar sipariş verilerek tamamlanır (Serdar 2015: 75). Çok sayıda ve değişik özelliklerde malzemelerin bulunduğu stoklarda uygulaması zor bir yöntemdir. Aynı zamanda siparişlerin süreye bağlı olması işletmelerin sunacağı karlı alımlardan yararlanma durumunu ortadan kaldırmaktadır (Demir ve Gümüşoğlu, 2003: 623). Ayrıca sipariş periyodunun gereğinden kısa veya uzun olması stok maliyetlerinin artmasına neden olmaktadır.

1.4.3.3.9. Hastanelerde Ekonomik Sipariş Miktarı (ESM) Yöntemi

ESM yöntemi, uygun stok miktarının bulunmasına yarayan bir modeldir (Tekin, 2003: 16). Hastanelerde stok yönetiminin temel amacı, toplam stok maliyetlerinin en az olacağı ve karlılığının düşmeyeceği stok seviyelerinin belirlenmesidir (Yiğit, 2014: 112).

Stok bulundurma maliyeti ile sipariş maliyetinin toplamının minimum olduğu nokta ESM’nı vermektedir. Hastanelerde stok kontrolünün amacı toplam maliyeti minimum seviyede tutacak şekilde;

 Ne miktar malzeme sipariş edilmelidir?

 Ne zaman sipariş verilmelidir?

sorularına cevap bulabilmektir (Kobu, 2006: 316-317). Stok maliyetlerini en düşük seviyede gerçekleştirecek en uygun sipariş miktarı, sipariş giderleri ile stok bulundurma giderleri toplamının en düşük olduğu noktadır.

Sonuç olarak ESM bir işletmenin, yıllık toplam stok maliyetini en aza indirmek için her defasında sipariş verilmesi gereken miktardır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 179).

Hastane işletmelerinde ESM yöntemi ile etkin stok yönetiminin oldukça önemli bir yeri vardır.

1.4.3.3.10. Hastanelerde Just In Time (JIT)

JIT yönetim sisteminin ülkemiz hizmet sektöründe kullanım alanı oldukça sınırlı olmasına rağmen, yapılan bir araştırmaya göre; Amerikan hastanelerinin %57’si JIT yönetim sistemini kullanmaktadır (Aytekin, 2009: 106). JIT stok yönetim sistemiyle standartlar oluşturarak bilgi akışını hızlandıran ve tedarikçilerle stratejik ilişkiler geliştiren hastaneler stok tasarrufu sağlayabilmektedir (Tengilimoğlu, 1996: 75).

Stoksuz malzeme sistemi ülkemizde özellikli malzemeler kullanan ve kullanılan malzemenin ölçü gamının geniş olduğu hastanelerde, tedarikçilerle iyi ilişkiler içinde olmak şartıyla uygulanabilmektedir. JIT felsefesinin tam olarak uygulanabilmesi için aşağıdaki üç maddenin yerine getirilmesi gerekir (Tütek ve Öncü, 1992: 93-94; Doğruer, 2005: 335):

 Tedarikçilerle uygun fiyat ve standart kalite düzeyini sürdürebilmek için uzun dönemli anlaşmalar yapılmalı, fazla sayıda tedarikçi yerine benzer ürün grupları için tek tedarikçi tercih edilmelidir.

 Tedarikçiler, kalite standartları ve teslimat koşulları ile ilgili bilgileri devamlı olarak kurumlara ayrıntılı bir şekilde sunmalı, kalite standartlarına ve teslimat koşullarına sadık kalmayan tedarikçilere anlaşmaları fesih etmeye kadar olan katı cezai yaptırımlarda bulunulmalıdır.

 Tedarik edilen hammadde ve malzemelerin miktar ve kalitesine yönelik kontroller minimum seviyeye indirilmeli ve malzemelerin kontrol maliyetleri azaltılmalıdır.

JIT felsefesinin hastanelerde başarılı şekilde uygulanması için gelişmiş teknoloji ve ürün tasarımı, eğitimli insan kaynağı sorumlusu, güven esasına dayananan alıcı-tedarikçi, işveren-iş gören ilişkisi gibi koşulların sağlanması gerekir. Bu koşulların sağlanamadığı hastanelerde ise JIT felsefesi uygulanamamaktadır (Kobu, 2006: 332;

Aytekin, 2009: 107).

Stoksuz malzeme yönetimi; JIT üretim, JIT malzeme yönetimi ve JIT satınalma olarak üçe ayrılmaktadır. Hastane işletmelerinde, sistemin iyi bir şekil de işlerlik kazanması için JIT malzeme yönetimi ve JIT satınalma fonksiyonları birlikte yürütülmektedir (Green ve Inman, 2006: 1079; Claycomb vd, 1999: 612-613; Aytekin, 2009: 107).

JIT felsefesinde, satınalma önemli bir fonksiyondur ve bu fonksiyonun temel hedefi, hizmet üretimi sırasında küçük miktardaki malzemelerin temini için tedarikçilerle sözleşme yapmaktır. Bu felsefede tedarik edilen ürünler; günlük veya günde iki defa ya da saatlik teslim edilmektedir. JIT felsefesi, çok miktarda malzemenin tedarik edilerek depolandığı geleneksel yaklaşımın tam tersidir (Doğruer, 2005: 397).