Halkla İlişkilerin Katılıma Yönelik İşlevleri

Halkla ilişkilerin katılıma yönelik işlevleri, örgütün içsel durumunu nitelemekle birlikte; katılımın sağlanması, örgüt kültürünün oluşturularak olumlu bir örgüt imajının benimsetilmesi, tanıma ve tanıtma, siyasal destek ve nitelikli insan kaynağının sağlanması olarak ifade edilebilmektedir.

2.2.3.1.1. Katılımın Sağlanması

Örgüt olgusu, insanın biçimlendirdiği bir yapısal etkinlikler bütünüdür. Bu bütün aynı zamanda kendini çevreleyen diğerlerinin bir parçasıdır ve onlarla etkileşim içindedir.119 Bu etkileşimin sağlanmasında, örgütü oluşturan insan

118 _{A.g.e., s. 30.}

faktörünün katılımı önemlidir. Katılım, örgütün karakterine ve kişinin aldığı konuma göre anlam kazanmakla birlikte, katılmayla “örgütsel yapıya katkı” karşılığında bazı değerler elde edilmektedir.120

Örgüt içerisinde ve dışarısında, örgütün hedef kitlesini oluşturan grupların beklentilerinin örgüt yönetimince öğrenilmesi ve bu beklentilerin değerlendirildikten sonra yönetsel eylem ve işleme dönüştürülmesi, katılımın sağlanmasına yönelik çabalar olmaktadır. Örgüt yönetimin aldığı kararlara, bu kararlardan etkilenenlerin katılımını sağlamak, alınan kararların uygulamaya daha başarılı bir şekilde geçirilmesi anlamına gelmektedir. Katılım sayesinde bireyler düşüncelerini gerçekleştirme olanağı bulurken, örgüt yönetimi de bir sinerji yaratarak, karşılaşılan sorunlarla daha kolay baş edebilmektedir.121

Katılım, iç ve dış katılım olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. İç katılımla örgüt içerisinde yer alan bireylerin katılımı; dış katılımla ise, örgüt çevresinde yer alan kamuların katılımı ifade edilmektedir. Dış katılım sağlamanın en klasik biçimleri; kamuoyu araştırmaları, kanaat önderleriyle görüşme ve kuruluşlardan bilgi talep etme şeklinde gerçekleşmektedir. Örgüt içerisinde bireylerin katılımı ise, yüz yüze görüşme, yazılı görüş isteme, toplantı düzenleme gibi etkinliklerle sağlanmaktadır.122

Halkla ilişkilerin örgüte gerçek katılımı sağlayabilmesi için öncelikle örgütün hedef kitlesini oluşturan grupların örgüt hakkındaki düşünceleri ve örgütten beklentilerinin öğrenilmesi ve buna göre kararların alınması gerekmektedir. Ayrıca halkla ilişkiler çift yönlü iletişime dayalı olduğundan örgütün bütün iletişim kanallarının da hedef kitleye açık olması, dolayısıyla etkileşimli iletişimin sağlanması gerekmektedir.

120 _{A.g.e., s. 254-255.}

121 _{M. Şerif Şimşek, Yönetim ve Organizasyon, Konya: Damla Matbaacılık, 1996, s. 318.} 122 _{Nuri Tortop, Yönetim Bilimi, Ankara: Yargı Yayınları, 1992, s. 109.}

58

2.2.3.1.2. Örgüt Kültürünün Oluşturularak Olumlu Bir Örgüt İmajının Benimsetilmesi

Örgüt kültürü; bir örgütün temel değerleri ve inançları ile bunları çalışanlara ileten simge, seremoni ve mitolojilerin bütünüdür.123 Bir başka tanıma göre ise; aynı kurumda çalışanların tutum, inanç, varsayım ve beklentileri ile bireylerin davranışlarını ve bireylerarası ilişkileri belirleyen faaliyetlerin nasıl yürütüldüğünü gösteren normlar denetimidir.124

Örgütsel kültür, derinliklerde var olan temel inanış ve varsayımlardan kaynaklanan, kurumun üyeleri tarafından paylaşılan ve farkında olmadan uygulanan, örgütün kendisini ve çevreyi algılayışı ile ilgilidir. Birden fazla bileşeni olan örgütsel kültürü açığa çıkaran ilk bileşen, fiziksel görüntü olup binanın atmosferiyle örgüte gelenlere karşı davranışı; ikincisi çalışanların işe yaklaşımlarını ve etik normlarla vitrin personelin hizmet odaklı anlayışıyla ilgili tutumunu; üçüncüsü ise çalışanların kurumsal kültüre inançlarını ve bu inançları sorgulamadan uygulamaya yansıtmasını içermektedir.125

Kültürün birleştirici ve bütünleştirici özelliklerini de taşıyan örgüt kültürü bazı fonksiyonları yerine getirmektedir:126 Bu fonksiyonlar; çalışanların örgüt ile bütünleşmelerini kolaylaştıran bütünleştirme fonksiyonu; örgüt kültürünün belirgin davranış talimatları sunmasını ve bunları koordine etmesini sağlayan koordinasyon fonksiyonu ve örgüt kültürünün hem çalışanların hem de örgütün genel ruh halini motive etmesini sağlayan motivasyon fonksiyonudur.

Örgüt kültürünün fonksiyonlarına ilişkin yöneticilerle yapılan araştırmalarda şu sonuçlar saptanmıştır: Örgüt kültürüne öncelikle dahili fonksiyonlar (bütünleştirme ve motivasyonun geliştirilmesi, hedef yönetimi ve koordinasyonun sağlanması) ardından da örgütün başarısının sağlanması ve örgüt imajı ile örgüt kimliği oluşturmak gibi harici fonksiyonlar atfedilmektedir.127

123 _{Muharrem Varol, Halkla İlişkiler Açısından Örgüt Sosyolojisine Giriş, Ankara: Ankara}

Üniversitesi İletişim Fakültesi Yayınları, 1993, s. 182.

124 _{Bilge Erengül, Kültür Sihirbazları, İstanbul: Evrin Yayınevi, 1997, s. 25.} 125 _{Balta Peltekoğlu, a.g.e., s. 548.}

126 _{Ayla Okay, Kurum Kimliği, 3. b., İstanbul: Mediacat Yayınları, 2002, s. 226.} 127 _{A.g.e., s. 227.}

Örgüt kültürü, örgüt kimliğinin ve örgüt imajının oluşmasında ana etken olmaktadır. Örgüt kimliği, kuruluşta çalışanların davranışları, kuruluşun iletişim biçimleri, felsefesi ve görsel unsurlarından oluşturmakta; örgüt imajı ise, örgüt kimliği etkilerinin çalışanlar, hedef kitle ve kamuoyu üzerindeki etkisinden oluşmaktadır.

Örgüt kimliği faaliyetlerinin amacı, başarılı bir örgüt imajı oluşturmaktır. Örgüt imajı, örgütün çevre tarafından algılanış biçimidir. Örgütsel amaçları destekler nitelikte olumlu bir imajın oluşturulması için planlı halkla ilişkiler çalışmalarına gereksinim vardır. Bu çalışmalar kapsamında öncelikle örgütün mevcut imajının ne olduğu belirlenmelidir. Daha sonra ise, ulaşılmak istenen imaj ortaya konmalı ve buna göre stratejiler belirlenmelidir.

2.2.3.1.3. Tanıma ve Tanıtma Çabaları Koordinasyonu

Tanıma ve tanıtma, halkla ilişkiler çalışmalarının temelini oluşturan iki önemli etkinliktir. Tanıma sayesinde, örgüt kamularının çeşitli özellikleri, beklentileri, yaklaşımları öğrenilip değerlendirilmekte ve elde edilen veriler doğrultusunda tanıtma çalışmaları planlanıp yürütülmektedir.128

Halkla ilişkiler açısından tanıma, örgütün hedef kitlesini oluşturan grupların sosyo-demografik özelliklerini öğrenme, beklentilerini, beğenilerini ve eleştirilerini belirleme; tanıtım ise, tanıma sonucunda elde edilen verilerin işlenerek, örgütün hedef kitlesine anlatılması olarak ifade edilebilmektedir. Tanıtımla belirli mesajlar örgütün kitlesine iletilmekte ve örgüte yönelik olumlu davranışların pekiştirilmesi, olumsuz davranışlarınsa değişimi amaçlanmaktadır.

Erdoğan tanıtımı; kişi, ürün, hizmet veya organizasyon hakkında basılı ve elektronik medyada yer alacak haber yaratma şeklinde tanımlamakta ve tanıtım planlamasına başlamadan önce bilinmesi gerekenleri şu şekilde sıralamaktadır:129

Tanıtıma medyayı çekecek olan “haber değeri” olanı belirleme; temel tanıtım plan formatını ve türlerini bilmek, bunlar arasından en uygun olanı veya olanları seçmek;

128 _{Shirley Harrison, Public Reations an Introduction, UK: Business Pres, 1995, s. 6.} 129 _{Erdoğan, Teorik ve Pratikte Halkla ilişkiler, s. 294.}

60

öyküleme ve çerçevelemenin gramerini ve geleneğini bilmek; kullanılacak iletişim araçlarının öyküleme tekniğini bilmek; rutinleri, rekabetçi ilgileri ve sınırları anlamaktır.

2.2.3.1.4. Siyasal Destek Sağlanması

Örgütlerin ve özel çıkar gruplarının siyasal karar alma süreçlerini etkilemek amacıyla bireylerin başvurdukları girişimler olarak ifade edilen lobicilik kavramının kaynağı, İngilizce lobi sözcüğü ile tanımlanan, meclis koridorlarında yasa koyucuların belli yönde oy kullanmasını sağlamak için yürütülen kulis çalışmalarına dayanmaktadır.130

Örgütlerin içinde bulundukları çevre; siyasal, ekonomik, sosyal, kültürel, hukuki temellerin oluşturduğu bir bütündür. Örgütün bu bütünü oluşturan yapılarla ilişkisi, örgütün başarısını ya da başarısızlığını etkilemektedir. Dolayısıyla örgütler halkla ilişkiler faaliyetleri ile bu ilişkileri doğru bir şekilde analiz edip, stratejiler geliştirmeli, gerektiğinde lobi faaliyetlerinden yararlanmalıdır.

2.2.3.1.5. Nitelikli İnsan Kaynağının Sağlanması

Örgüt oluşumu ve çalışmasında insan, hem örgütü oluşturan öznedir, hem de örgütün içindeki ve çevresindeki hedefidir. Örgütlenmede ve örgüt yaşamında, temel faktör insan olduğu için, insan kaynağının karakteri ve nasıl kullanıldığı da büyük önem taşımaktadır.131

İnsan kaynağı, örgütlerin gereksinim duydukları en temel kaynaktır. Örgütler için yaşamsal önem sahip olan bu kaynak, örgüt içerisinde insana yönelik birçok uygulamanın ortaya çıkmasına ve yaygınlaşmasına neden olmuştur. Halka ilişkiler çalışmaları da bunlardan biridir. Örgütün çevresine yönelik yapılan halkla ilişkiler çalışmaları, nitelikli insan kaynağının örgüte katılımının sağlanmasında önemli katkılar yapmaktadır. Halkla ilişkiler çalışmaları sayesinde örgütün tanınırlığı artmakta, olumlu bir imaj elde edilmektedir. Toplum nezdinde olumlu imaja sahip örgütler, üyelerine manevi anlamda tatmin, prestij sağladığından insanlar bu

130 _{Balta Peltekoğlu, a.g.e., s. 596.} 131 _{Erdoğan, İletişimi Anlamak, s. 256.}

örgütlerin üyesi, çalışanı olmak istemektedir. Örgütlerin çalışanlarına yönelik uygulayacağı halkla ilişkiler çalışmaları, örgüt üyelerinin bir aidiyet duygusu geliştirmesini ve örgütten sağlanan doyumun yükselmesini sağlamaktadır.132