Hakedis Islem Prosedürü

Hakedis islem sürecinde 3 önemli hususu dikkat edilmesi gerekmektedir. Bunlar;

• Hakedis basvurusu

• Hakedisin hazirlanmasi onaylanmasi

• Hakedis üzerinde yapilan kesintiler ve haklar olmaktadir. 3.9.2.1 Hakedis Basvurusu

Standart sözlesmelerde hakedis gereksinimleri, basvuru zamani ve islemsel süreçler hakkinda kesin hükümler yer almakta, bu nedenle yüklenicinin bu gereksinimleri ve süreci iyi anlamasi gerekmektedir. AIA ve EJCDC standart formlarinda hem yüklenicinin hem de mimar/mühendisin mal sahibine karsi önemli oranda sorumluluklari görülmektedir (PRM, 2005).

Yüklenici ilk hakedis basvurusundan önce isi imalat kalemlerine ayirma programini yapmak ve mimar/mühendise iletmek zorundadir. TxDOT CCAM, (2005) hakedis basvurularinda, hakedis sürecinin kolay olmasi için asagida belirtilen hususlarin belgelerle desteklenmesi istemistir;

• Yüklenicinin yaptigi islerin sözlesme dokümanlarini karsilayip karsilamadiginin tespiti belgeleri

• Yükleniciye adil ve hemen ödeme yapmak için gerekli belgeler

• Gerçekçi güncel ve uygun dokümantasyonun tutulup tutulmadigi

Yüklenici tarafindan hazirlanan ve mimar tarafindan onaylanan AIA G702 hakedis basvuru ve sertifika formunda yüklenicinin ve mimarin mal sahibine karsi sorumluluklari belirtilmistir (Ek A3). Bu formda, yüklenici; isi kendi bilgi ve becerisiyle sözlesme dokümanlarinda belirtilen kosullar çerçevesinde yaptigini belirtir, mimar ise; sözlesme dokümanlarina, saha gözlemlerine ve tarihi bu hakedis içinde olan ve kendi bilgi, deneyim, becerisi isigina sözlesme dokümanlari kosullari çerçevesinde yapilan islerin karsiliginda yüklenici tarafindan düzenlenen hak edisin mal sahibine karsi onayi ve izni verir. Ancak bu mimarin yada mühendisin imalatlar üzerinde kalite ve miktar denetimi için yogun ve sürekli saha gözlemini gerektirmez. AIA G703 yapilan isler listesi formu (Ek A3) G702 formu hak edis bilgilerine destek

anahtar teslim is de is imalatlarini kalemlere ayirma programina uygun imalat listeleri yer alir. Bu formda ihzarat malzemeleri için ödemelerde yer alabilir ayri formlarda düzenlenebilir.

Hakedis basvuru ve sertifika formu, yapilan isler listesi formu ve ihzarat malzemesi ödeme formlarinda asagidaki bilgiler yer almalidir (PRM, 2005).

• Ilk sözlesme tutari ve degisiklik emriyle revize edilen tutarlar

• Anahtar teslim islerde is imalatlara ayirma programi, birim fiyatli islerde sözlesme birim fiyat listeleri

• Önceki hakedise giren imalat miktarlari

• Simdiki hakedise giren imalat miktarlari

• Ihzarat malzemesi miktari

• Toplam bir önceki ve simdiki hakedis miktari ve toplam is imalat miktarlari ayirma programina göre ihzarat miktari

• Tamamlanan is yüzdesi

• Kalan is miktarinin degeri

• Kesinti miktarlari

• Sertifika onay yemin cümlesi

• Mimar/mühendis ve yüklenici imzalari

AIA A201 genel sartnamesi madde 9.3’de hakedis basvurulari üzerine düzenlemeler yapilmistir. Bu maddeye göre: yüklenici hakedis basvurusundan 10 gün önce, yapilan islere ait is kalemleri miktarlarini yüzdelerini destekleyici bilgilerle mimara sunmali, degisiklik emirleri sonucu çikan degisiklikler hakedislere dahil edilmeli, yüklenici altyüklenicinin yaptigi islerin tutarinin ödemeyi planlamiyorsa imalat tutarlarinin hakedise dahil edilmemesi gerekli, aksi belirtilmedikçe ihzarat dahil edilmelidir. Madde 9.3.3 göre yüklenici hakedis basvurusu ile yaptigi belirtilen islerin hakedis ödemesi ile birlikte sahiplik haklarinin mal sahibine geçecegini ve önceden ödemesini aldigi islerin yüklenicinin en iyi becerisi ile oldugunu ve hak taleplerinden alacaklardan temizlendigini mal sahibine garanti eder.

3.9.2.2 Hakedis Hazirlanmasi

Mimar/mühendisin yüklenici ile birlikte, hakedis formlarini doldurmadan önce, hak edis miktarlari ve is programi üzerinde gelistirecekleri ortak çalisma planlamasi hak

edis sürecini kolaylastiracak ve hizlandiracaktir. Yapilan isler listesini kaba haldeyken yüklenicinin mimar/mühendise iletmesi, gözden geçirmek, bilinmeyenler yada karisikliklarin çözümü için zaman saglayacaktir. Hakedis düzenlemeleri için toplantilar düzenlemek karmasik projeler için faydali olabilmektedir.

AIA A201 madde 4.2.5’ göre mimar hakedis incelemelerini ve onaylamak durumundadir. Madde 9.4.2 mimarin hakedis sertifikalarini vermek için, hak edis miktarlari ile gerçeklestirilen miktarlari karsilastirmasi gerektigi, kendi bilgi ve becerisini kullanmasi gerektigi, imalatlarin kalitesini ve miktarini sözlesme dokümanlarina göre kontrol etmesi gerektigini belirtir ancak bu denetlemelerin yogun ve sürekli inceleme olmadigini da açiklar. Mimar/mühendisin hakedis üzerindeki incelemeleri asagidaki islemleri içerir (PRM, 2005);

• Birim fiyatli islerde talep edilen imalat is miktarlarinin yerinde yapilan gerçek miktarlari saglayip saglamadiginin kontrolü

• Hatali, eksik imalatlarin hak edislere girip girmediginin tespiti

• Birim fiyatli islerin sözlesme dokümanlarinda belirtilen ölçü ve ödeme sartlarina ulasip ulasmadiginin kontrolü

• Anahtar teslim bedel islerde tamamlama yüzdelerini kabul edilebilir gerçekçi düzeyde saptamak

• Maliyet arti kar islerde kullanilan ekipman ve malzemeleri, ücretleri, kiralik ekipmanlari yada amortisman dokümanlarini incelemek, onaylamak diger deyisle isle uyumlu olup olmadigini denetlemek

• Ihzarat ödenecek islerde malzeme faturalarinin ödenip ödenmediginin, ürün çizimlerinin onaylanip onaylanmadiginin, malzemenin düzgün depolanip depolanmadiginin yada santiye disina depolanacaksa gerekli garantilerin alinip alinmadiginin kontrolü

• Avans gereken islerin hakedislere dahil edilip edilmediginin kontrolü

Mimar/mühendis gerekli incelmeleri, degisiklikleri yaptiktan ve onayladiktan sonra mal sahibi sözlesme dokümanlarinda belirtilen zaman dilimleri içinde ödeme yapmak durumundadir. AIA A201 madde 9.6.1 mal sahibinin mimarin hak edis sertifikasini vermesinden sonra uygun sekilde ve sözlesmede belirtilen zaman dilimi içersinde yükleniciye ödeme yapmak zorunda oldugunu belirtir. Aksi durumlarda sözlesmenin

bozulmasi durumlariyla karsilasilir ve yüklenicinin isi durdurmasi ve diger maddi tazminat haklari dogabilir.

3.9.2.3 Hakedis Üzerinde Kesintiler ve Haklar

Kesintiler: mal sahibine hakedis hatalarina, hatali eksik islere karsi hak taleplerine yada üçüncü sahis hak taleplerine karsi korumak için periyodik hakedislerden yapilan belirli oranda yapilan kesintilerdir. Kesinlikle bu kesinti yükleniciyi is yapmayi yada is bitirmeye zorlayici bir islem olarak görülmemelidir (PRM, 2005). Mimar/mühendis kesintileri hatali isleri düzeltmek için kullandirtmayi tavsiye etmemeli, yalnizca fazla ödemelerden kaçinmak için kesintileri kullanmayi önermelidir. Gould&Joyce (2000) kesintiler yoluyla, yüklenicinin altyüklenici ödemelerindeki aksakliklari ve is deki performans düsüklüklerine karsi mal sahibine bir hak verildigini belirtmistir.

Hakedis üzerine ipotekler; yüklenicinin tedarikçilere, altyüklenicilere ve diger üçüncü sahislara yerine getirmekle mükellef oldugu ödemeleri yapamadigi durumlarda hakedis üzerine konulan ipoteklerdir. Sözlesmelerde ipotekler hakkinda bazi sartlar yer almasina ragmen bu daha çok ülke yargi ve ticari hayat düzenlemelerine baglidir. Kamu yatirimlarinda genellikle hakedis üzerine ipotek konulmasina çogu zaman izin verilmez bu ipotek haklari, teminatlar yoluyla çözülmeye çalisilir.

Hakedisi askiya alma: mimar/mühendisin mal sahibini çok zor durumlara karsi korumak için hakedisin tamamini veya bir kismini tutma hakki ve sorumlulugu vardir. Ancak bu telafisi mümkün olmayan durumlarda uygulanmali ve süreklilik arz etmemelidir. AIA A201 genel sartnamesi madde 9.5.1 kismi veya tam hakedisi askiya alma isleminde mimarin yükleniciye yazili bildirimde bulunmasini ve mal sahibini bilgilendirmeyi zorunlu tutar. Hakedisi askiya alma sartlari genel olarak sunlardir (PRM, 2005);

• Düzeltme yada tamir isteyen hasarli veya onaysiz isler

• Proje yakinindaki mülk de yüklenici kusuru ile olusan ve düzeltme yada tamir isteyen hasarlar

• Yüklenicinin tanimlanmis programlandirilmis is asamalarina yada yüklenici is imalatlarina ayirma programina ulasamamasindan dolayi olusabilecek yargisal veya mali hasarlara karsi

• Mal sahibi alakasi olmayan ancak yüklenici kusuru nedeniyle üçüncü sahislar üzerindeki zararlara karsi mal sahibi aleyhine olusan hak taleplerinde

• Altyüklenicilerin, tedarikçilerin yüklenici baglantili katilimcilarin ipoteklerinde

• Dokümantasyonun tutulmamasi veya güncelestirilmemesi nedeniyle

• Yüklenici hatasi nedeniyle olusan ve yüklenicinin yapmadigi temizlik islerinde Gecikme cezalari ve erken tamamlama primleri; gecikme halinde veya hizli çalismalarda uygulanacak kosullardir genellikle hakedislerden kesilerek veya eklenerek tazmin edilir. Her iki islemde sözlesme tutarini degistirdigi için degisiklik emrini gerektirir.