Eylem Sayısı Gerçekleşen Eylem Sayısı Gerçekleşme Oranı
39
etki ve/veya olasılığını azaltmayı böylece idarenin amaç ve hedeflerine ulaĢma olasılığını arttırmayı hedefleyen eylemlerdir. Kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi risk değerlendirmesinin tamamlanmasına bağlıdır. Bu sebeple Üniversitemiz Risk Strateji Belgesinin hazırlanması ve Üniversitemizin amaç ve hedeflerine ulaĢmayı olumsuz etkileyecek risklerin bir an önce belirlenmesi Kontrol Faaliyeti bileĢeni içinde önem arz etmektedir.
Bilgi ve ĠletiĢim bileĢeni % 70 oranında gerçekleĢme sağlamıĢ, gerçekleĢme seviyesi orta düzeyde olan bileĢenimizdir. Bilgi ve ĠletiĢim bileĢeni kurum genelinde bilgi akıĢını düzenleyerek kurumsal amaç ve hedeflere ulaĢma yolunda bir araç olarak görülen Ġç Kontrol Sisteminin iĢlerliği ve uygulama kabiliyetinin artmasında önemli bir role sahiptir. Bu bileĢen için gerekli mekanizmalar belirlenmiĢ ve uygulanmaya devam etmektedir. Ancak sistemin sürdürülebilirliği ve doğru iĢlemesi açısından belirlenmiĢ mekanizmaların geliĢtirilmesi sağlanacaktır.
Ġzleme bileĢeni % 55 gerçekleĢme oranı ile orta seviye gerçekleĢme oranına sahip bileĢendir. Ġzleme bileĢeni kurumun faaliyetlerinin misyon doğrultusunda, hedeflere uyumlu olarak yürütülüp yürütülmediği, risk yönetimi esasları çerçevesinde gerekli kontrollerin öngörülüp öngörülmediği, söz konusu kontrollerin uygulanıp uygulanmadığı, iletiĢim kanallarının açık ve yeterli olup olmadığı gibi hususların tespit edilip değerlendirilmesidir. Bu sebeple izleme bileĢeni diğer bileĢenlerle etkileĢim halinde iĢleyen bir süreç olduğundan, gerçekleĢme oranının arttırılması ve sürdürülebilirliği diğer bileĢenlere bağlıdır.
Üniversitemiz eylem planının genel gerçekleĢme oranına baktığımızda % 73 oranında gerçekleĢtiği, orta seviyede bir gerçekleĢme sağlandığı görülmektedir. Ġç kontrol sisteminin kurum düzeyinde sağlıklı bir Ģekilde iĢlemesi açısından yapılan çalıĢmaların kurum genelinde uygulanabilirliğin ve sürdürülebilirliğinin sağlanması için gerekli mekanizmaların oluĢturulması sağlanmalıdır. Özellikle Ġç Kontrolün tüm personelin görevinin bir parçası olduğu, kurumda çalıĢan herkesin iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynayacağı, Ġç Kontrol için yapılacak iĢ ve iĢlemlerin angarya olarak görülmemesi ve gerekli farkındalığın oluĢturulması için üst yönetici önderliğinde çalıĢmalar yürütülmesi sağlanacaktır. Ayrıca Üniversitemizde etkin bir iç kontrol sisteminin yürütülmesi açısından sistemin iĢleyiĢi ve etkinliğinin arttırılması için bir yazılım programı ile desteklenmesinin faydalı olacağı düĢünülmektedir.
40
Hâlihazırda yürürlükte olan Üniversitemiz Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının tamamlanan eylemlerin geliĢtirilerek, üniversitemizi amaç ve hedeflerine ulaĢmada fayda sağlayacak yeni eylemler belirlenmeli ve tamamlanamayan eylemlerin tamamlanma tarihleri revize edilmesi ve öngörülen eylemlerin tamamlanması hızlandırılacaktır. Ayrıca üniversitemizde etkin bir bilgi akıĢının sağlanması ve üst yönetim ile birimlerimizin istenilen bilgilere ulaĢmasında kolaylık sağlayacak olan Yönetim Bilgi Sisteminin bir an önce hayata geçirilmesi önem arz etmektedir.
Misyonun gerçekleĢtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerce yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmıĢtır. Ġç kontrol sistemi için gerekli bilgilendirme toplantıları yapılmıĢ ve iç kontrol hakkında bilgilendirme broĢürü hazırlanmıĢtır ancak verimli bir geri dönüĢü olmadığı beyan edilmiĢtir.
Yetki Devri Yönergesi hazırlanmıĢtır. Yönerge, yetkiler ve yetki devrinin sınırları, devredilen yetkinin önemi ve riski, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olması ve yetki devrinde yetki devredilecek kiĢide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek hazırlanmıĢ ve Üniversiteye ait web sitesinde yayımlanmıĢtır. Üniversitenin 2015-2019 Üniversite Stratejik Planı mevzuata uygun olarak katılımcı bir yöntemle hazırlanmıĢtır. Yine 2020-2024 dönemi Stratejik Planı hazırlanmıĢ ve Üniversitenin Web sitesinde yayınlanmıĢtır.
2019 yılı performans programı; faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içerecek Ģekilde, 2019 bütçesi de performans programı ve stratejik plana uygun olarak hazırlanmıĢtır.
Üniversite Senatosunun 14/03/2019 tarihli ve 2019/41 sayılı kararı ile “Düzce Üniversitesi DavranıĢ Etik Kurulu” Yönergesi oluĢturulmuĢtur.
Ġç kontrol sisteminin etkin iĢleyiĢini sağlamak üzere yazılı iĢ akıĢ Ģemaları oluĢturulmalı, bu Ģemaların üniversitenin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin en riskli alanlardan baĢlanarak (mali veya yönetsel nitelikte tüm faaliyet ve iĢlemlerinin) yazılı olarak ifade edilmesini sağlayacak Ģekilde olmalıdır.
OluĢturulacak iĢ akıĢ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulması sağlanmalı, bu Ģemalar kitap halinde ve kod numaraları verilerek tasnif edilmeli ve belgelendirilmelidir.
Ġç denetim birimi oluĢturulmuĢtur. Ġç kontrol sisteminin iĢleyiĢine iliĢkin raporlama sistemi henüz sağlıklı olarak iĢlememektedir. Ġç kontrol sisteminin değerlendirilme kriterleri
41
belirlenmemiĢtir. Ġç kontrol değerlendirme raporu henüz yayınlanmamıĢtır.
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler, Ġdare Faaliyet Raporlarında gösterilmekte ve duyurulmaktadır. Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu daha önce kurulmuĢ ancak akademik ve idari kadrolardaki değiĢikliklerden dolayı sıklıkla güncellenme ihtiyacı doğmaktadır.
Üniversitenin Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı (18 kamu iç kontrol standardı ve bu standartları sağlayan 79 genel Ģartı içerecek Ģekilde) hazırlanmıĢtır. Ancak eylem planında döner sermaye ile ilgili eylemler belirlenmemiĢtir.
Tüm birimleri kapsayan Risk Evreninin belirlenmesi faaliyeti baĢlıklı eğitim ve danıĢmanlık hizmeti verilmesi çalıĢmaları kapsamında DanıĢmanlık Sonuç Raporu hazırlandığı anlaĢılmıĢtır.
Ġç ve DıĢ denetimlerde tespit edilen hususlara iliĢkin olarak iĢ akıĢ Ģemaları oluĢturulmuĢ, imza ve onay mercileri belirlenerek Üniversitemiz birimlerinin web sayfalarına eklenmiĢtir. Ġç Denetim Birimi, 2020 yılı Düzce Üniversitesi Ġç Kontrol Sürecinin Performansı ile Düzce Üniversitesi COSO 2017 Kurumsal Risk Yönetimi Sürecinin Performansı baĢlıklı raporları hazırlayarak Üniversitemiz Ġç Denetim Birimi web sayfasına eklemiĢtir. Ayrıca Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün Ġç Kontrol Sistemine dâhil edilmesi için çalıĢmalara baĢlanmıĢ olup Üniversitemizde yer alan diğer eksikliklerin giderilmesi için de çalıĢmalar sürdürülmektedir.
Diğer taraftan Ġç ve DıĢ denetim sonuçlarında, üniversitemiz iç kontrol sistemi için herhangi bir bulgu veya sorgu bulunmamaktadır. SayıĢtay BaĢkanlığınca düzenlenen 2019 Yılı DıĢ Denetim Genel Değerlendirme Raporu incelendiğinde, Ġç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi baĢlıklı 5. maddesinde; Düzce Üniversitesinin 2015-2019 yıllarını kapsayan Stratejik Plan ve 2019 yılı Faaliyet Raporunda, Ġdarenin misyonu ve vizyonunun belirlendiği, personelin tamamının idarenin misyon ve vizyonundan haberdar olduğu kanaatine varıldığı belirtilmiĢtir.
STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRE BAġKANLIĞI