ERP UYGULAMASINDA KARŞILAŞILAN PROBLEMLER

ERP sistemlerini uygulamak karmaşık ve zaman alıcı bir iştir. Bu uygulamalarda önemli kriterlere dikkat edilmezse başarısızlık kaçınılmazdır. ERP sistemleri tüm firmayı etkileyen büyük çapta sistemler olduğu için, oluşan başarısızlık firmayı büyük ölçüde etkileyecektir. İşletmelerde ERP uygulamasının başarısız olma nedenleri arasında kurumun ihtiyaç ve istek analizlerinin tam olarak tespit edilmemesi, uygulama zamanının doğru seçilememesi, sistemi kuracak olan firmanın sektörle ilgili yeterli bilgi ve tecrübe birikimine sahip olmaması gibi nedenler sayılabilir.

ERP uygulamasından önce kapsamlı bir hazırlık, başarının anahtarıdır. Bir ERP çözümünden fayda sağlamak için ERP uygulamasının dikkatli bir şekilde yönetilmiş olması gerekir. Sabır ve dikkatli bir planlama olmaksızın yapılan ERP uygulamaları, rekabet avantajı sağlama yerine kurum kaynaklarını israf edecektir. İç ve dış faktörler göz önünde bulundurularak etkin bir planlamayla uygulanan bir ERP sistemi başarılı olacak ve işletmeye değer kazandırma potansiyeline sahip olacaktır ki, ERP uygulama başarısının firma performansına etkileri buna paralel olarak olumlu gerçekleşecektir (Gök, 2005).

Genel olarak ERP kullanımındaki başarısızlık nedenleri aşağıdaki gibi özetlenebilir (Anonim, 2009):

Personelin sistemin başarılı olmasını istememesi Personelin yeni sistemin gereksiz olduğunu düşünmesi Personelin yeni sistemle ilgili beklentileri

Personelin sistemin temel konseptlerini anlamaması Veri doğruluğunun bulunmaması

Sistem özellik ve fonksiyonlarının belirlenmesi

Uygulamanın tamamının dış kaynaklar tarafından yapılması Uygulamanın tamamının işletme tarafından yapılması

Personelin Sistemin Başarılı Olmasını İstememesi: Sisteme olan olumsuz personel yaklaşımlarının belli başlı nedenleri şunlardır (Harwood, 2003):

İş Kaybı; personelde, yeni sisteme geçildikten sonra kendi işlerini ya da çalışma arkadaşlarını kaybedecekleri endişesi ortaya çıkabilmektedir. Bu sorunun oluşmaması için, proje başlangıcındaki genel toplantıda tüm personele işin devam ettiği ve geliştiği sürece kimsenin işini kaybetmeyeceği konusunda teminat verilmelidir.

Performans Değerleme ve Ödül Sisteminin Değiştirilmemesi; personelin motivasyonunda azalmaya neden olmamak amacıyla performans değerleme ve ödül sistemi yeni ERP sistemine uyarlanarak organizasyona bildirilmelidir.

Sistemin Personel Günlük Rutin İşlerini Zorlaştırması; ERP sistem uygulaması her fonksiyon ve departman sorumluluklarının yeniden organize edilmesini gerektirmekte ve bu durum personelin rutin işlerinde geçici zorluklara neden olmaktadır.

Başarısızlık Korkusu; sistemin personel işlerini ve sorumluluklarını değiştirmesi, kişilerde bu değişiklere adapte olamama ve yeni işleri başarıyla yerine getirmeme korkusu yaratabilmektedir.

Azalan Sosyal Önem; sistem, bazı kilit personelin sosyal önemini azaltabilmektedir.

ERP projesi geçmişte kilit personele sağlanan iletişimi makineleştirmektedir.

Personelin Yeni Sistemin Gereksiz Olduğunu Düşünmesi: Kişiler yeni sisteme gerek duymadıkları takdirde, sistemin başarıya ulaşması için gerekli olan çabayı harcamamaktadır. ERP projesinin getireceği değişim olgusu birçok işletmede değişime karşı bir direnç yaratmaktadır. ERP sistemini işletmeye önemli bir rekabet avantajı sağlayacağı ve bunun işletmeyi olumlu yönde etkileyeceği, personele çeşitli eğitimler yardımıyla anlatılarak tüm organizasyonda sistemin gerekliliğine dair genel bir kanı yaratılmalıdır (Akça, 2009).

Personelin Yeni Sistemle İlgili Beklentileri: Projenin başlangıç aşamasında tamamlanması için gereken zaman ve çaba hakkındaki gerçekçi olmayan beklentiler, uygulama aşamasında kullanılacak kaynak ve gereken çabanın, proje süresi boyunca homojen olarak dağıtılmamasına neden olmaktadır.

Personelin Eski İş Yapma Yöntemlerinden Vazgeçmekte Direnmesi: ERP sistemi tam olarak devreye alındıktan sonra ilk aşamada işletme operasyonları geçici olarak yavaşlamakta ve üretim performansı düşmektedir. Bunun sebebi, eski sisteme olan alışkanlığın sürerek işletme operasyonlarını yavaşlatmasıdır. İşletmenin bu geçici performans düşüşünü beklememe ve anlamaması durumunda sistemin başarısız olduğuna karar verilmekte ve tüm proje iptal edilebilmektedir (Somar, 2004).

Yetersiz Proje Uygulama Yönetimi: Birçok işletmede yönetim, ERP sistemini satın alma aşamasından sonra tamamen alt personele devretmektedir. Üst yönetim aktif katılımının olmaması projenin başarısını olumsuz yönde etkilemektedir.

Personelin Sistemin Temel Konseptlerini Anlamaması: Sistem entegrasyonu anlaşılmadığı sürece uygulamanın başarıya ulaşma şansı bulunmamaktadır. Eğitim, entegre bir sistemin nasıl çalıştığı, uygulama için vizyonun ne olduğu ve işletmede ne tür değişimler yaratacağı konularını içermelidir (Siriginidi, 2000).

Veri Doğruluğunun Bulunmaması: Verilerin doğru olmaması durumunda kullanıcılar sistemden elde edilen bilgilere güvenmemeye başlamaktadır. Sisteme olan güvenin azalmasıyla birlikte sistem kullanıcıları sistemden gelen verileri ayrıca manüel olarak elde etmeye çalışmakta ve sistem fonksiyonelliğini yitirmektedir. Bu süreç, satın alma ve kurulum aşamalarında önemli bir yatırım yapılmış ve zaman harcanmış olan ERP sisteminden elde edilen verilerin tamamen değersiz hale gelmesine kadar uzanabilmektedir. Bu durum ise ERP için yapılan bütün yatırımlarla birlikte projenin başarısızlığa ulaşmasına neden olmaktadır (Başçiftçi, 2002).

Sistem Özellik ve Fonksiyonlarının Belirlenmesi: Yeni sistemde bulunması gereken özellik ve fonksiyonlar dikkatli bir şekilde belirlenmeli, ihtiyaç duyulmayan fonksiyon ve özellikler için para ve zaman kaybedilmemelidir (Özbir, 2006).

Uygulamanın Tamamının Dış Kaynaklar Tarafından Yapılması: Tüm uygulamaların dış kaynaklara teslim edilmesi, danışman işletmenin organizasyonun tüm ihtiyaçlarını anlayamaması ve uygulama sonrasında danışmanlara bağımlı kalınmasına neden olabilmektedir. İhtiyaçların anlaşılmadan süreç ve prosedürlerin yazılım paketlerine göre değiştirilmesi işletme içerisinde direnç yaratacak ve başarı şansı düşecektir. Danışmanlar başarılı bir uygulamada mutlaka bulunmalı ancak, uygulamayı tamamen üstlenmek yerine kaynak olarak kullanılmalıdır (Anonim, 2007).

Uygulamanın Tamamının İşletme Tarafından Yapılması: Bazı işletmeler maliyet tasarrufu amacıyla dışarıdan hiçbir destek almadan uygulamayı üstlenme yaklaşımı izlemektedir. Her uygulamada belirli miktarda dış kaynak kullanımı, uzmanlık ve rehberlik gerekmektedir. Uygulamanın başarıya ulaşması amacıyla bu kaynaklardan yararlanmak, uzun vadede yapılacak harcamanın çok daha fazlasını getirmektedir (Karayağız, 2009).

Barton’a göre ise ERP sistemlerinin başarısızlığına etki eden nedenler aşağıdaki gibidir (Barton, 2001):

ERP uygulamalarının karmaşıklığı

Firma dışında bulunan danışman ile ilgili sorunlar Yetersiz eğitim

Personelin sistemin başarılı olmasını istememesi Proses riski ve proses bariyeri

Şirket kültürü

Gerçekçi olmayan beklentiler Yazılım üzerinde aşırı özelleştirme Zaman çizelgesi esnekliği

ERP Uygulamalarının Karmaşıklığı: ERP sistemleri karmaşık ve kurulması firmalar için zor, zaman gerektiren ve pahalı sistemlerdir. Teknolojik değişimlere ayak uydurabilmek; finansal açıdan büyük bir güç gerektirir. Büyük bir şirket için ERP sürecinin tam olarak kurulması büyük bir finansman gerektirecektir. Üstelik bu

yapılan yatırımın garantisi yoktur. ERP başarısızlığı ile en bilinen uygulama Hershey Food firmasının SAP AG R/3 paketini alarak yaşamış olduğu olumsuzluktur. Firma ERP projesi için 112 Milyon Dolar harcamış ve 30 ay bu proje üzerinde çalışmıştır.

Firma 30 ayın sonunda, sistemin karmaşık yapısına adapte olamamıştır. Bu durum da