ERP Başarı ve Başarısızlıkları.

Başarılı bir ERP sisteminde genel olarak aranacak özellikler şunlar olmalıdır :

ERP sistemleri sistem kurumunun birbirleriyle ilişkili, ölçülebilen, gözlenebilen, tüm iç ve dış fonksiyonlarını kapsamalıdır. Bu fonksiyonlar arası bağlantılar olmalıdır. Bu bağlantılar sayesinde bilgi transferi yapılabilmelidir. Bir bilgi, sisteme belli bir noktadan sadece bir defa girilmeli, istenildiği zaman istenildiği yerden (izin verilen yerden) bu bilgiye ulaşılabilmelidir. İşletmenin ihtiyaç duyduğu döviz kurları ve benzeri dış veriler sistem tarafından yapılmamalıdır. Sistem İnternet erişimine izin vermeli ancak İnternetten gelebilecek saldırı ve tehlikelere karşı güvenli olmalıdır [30].

ERP çözümlerinin kurum içerisinde hayata geçirilmesi çoğu zaman uzun, sıkıntılı ve maliyetli bir süreç olarak görülür. ERP projelerinde ilgili kurumun yapısı, ihtiyaçları, gelecekle ilgili perspektifleri iyi analiz edilir ve planlanırsa, çözümün kurulum ve uygulanması daha makul bir zaman, maliyet süreci içerecek şekilde sonuçlandırılır.

Üst yönetimin ERP projesinin planlama aşamasından, kurulum, ve uygulama süreçlerine kadar tüm süreçler boyunca projeye olan inanç, kararlılık ve destekleri projenin başarısı için son derece önemlidir.

ERP projesinin başarısında diğer önemli bir etken kurumsal ihtiyaç ve beklentilerin doğru tespit edilmesi, ERP’yi sadece teknolojik bir uygulama olarak görmeyip kurumun bugün ve gelecekteki fonksiyonel faaliyetlerini yürütecek bütünleşik bir sistem olarak değerlendirilmesi olacaktır.

ERP uygulamalarının kurumsal yapıya entegrasyonu önemli bir süreçtir. ERP uygulamalarında kurulum aşamasından uygulama ve yenileme aşamalarına kadar uzanacak bu uzun süreçte uygun görevlendirme, süreç analiz ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi de planlanmalıdır.

İhtiyaç ve beklentileri doğru tespit edilen işletmeye, pazardaki alternatif çözüm sağlayıcılar içerisinden kuruma en uygun çözüm sağlayıcı firma ve ERP uygulaması belirlenmelidir. Çözüm sağlayıcı firmanın destek ve hizmet kalitesi ile sürekliliği de ERP uygulamalarının başarısı için önemlidir.

ERP uygulamaları hayata geçirildikten sonra üst yönetimin destek ve katılımıyla kurum için gerekliliği, getirileri, ilgili araçların kullanımı gibi konularda çalışanlar düzenli ve sürekli olarak bilgilendirilmeli ve gerektiğinde eğitim, danışmalık gibi destekler alınmalıdır.

Entegre edilen çözümün geliştirilebilir ve yeni modüllerin ilave edilmesine izin verecek bir esneklikte olması da önemli bir kriterdir [44].

Özellikleri ve getirilerinden dolayı ERP sistemleri işletmeler açısından oldukça cazip görülmektedir. Ancak madalyonun diğer tarafında işletmeleri bekleyen ve aşılması gereken bazı sorunlar bulunmaktadır. Bu sorunlar bazı durumlarda üst yönetimin ERP sistemine geçiş kararlarını da etkileyecek boyutlara gelebilmektedir.

ERP sistemleri oldukça pahalı yazılımlar olarak piyasada yer almaktadır. Yazılımın fiyatına ek olarak sistemin kurulum ve kurulum sonrası maliyetleri de göz önünde bulundurulduğunda fayda-maliyet analizi çerçevesinde üst yönetimin yatırımdan vazgeçme gibi bir karar alma olasılığı ortaya çıkabilmektedir.

İşletmelerin aşması gereken bir diğer sorun ise ERP sisteminin işletmenin mevcut organizasyon yapısında meydana getireceği değişmelerdir [52]. Bu

gösterecektir. ERP sistemlerinin faaliyetsel ve finansal verilere evrensel ve gerçek zamanlı erişime olanak sağlayan yapısı nedeniyle yönetim yapısı daha düz (sıfır hiyerarşiye yakın) ve daha esnek bir yapıya dönüşmektedir [53].

ERP sistemleri özelleştirilebilir sistemlerdir. Diğer bir ifadeyle ERP sistemi, kurulacağı işletmenin örgüt yapısıyla ve iş yapış biçimiyle uyumlu hale dönüştürülebilmektedir. Bu esnekliğin altında yatan en önemli etken sistemin kendi bünyesinde bulundurduğu iş süreçleri ve fonksiyonlar / modüllerdir. Ancak ERP sisteminin kurulumunun başarısı işletme süreçlerinin ve örgüt yapısının da yeni kurulacak olan sisteme uyum sağlayabilmesine bağlıdır.

Al-Mashari ve diğerlerine göre ERP’nin faydaları beş grupta toplanabilir [44]:

• Fonksiyonel : Maliyeti azaltması, döngü zamanı azalması, verimlilik artışı, ve müşteri hizmetlerinde iyileşme,

• Yönetimsel : Daha iyi kaynak yönetimi, iyileştirilmiş karar verme ve planlama performansta iyileşme,

• Stratejik : Değişen iş çevresine cevap vermeyi sağlayarak organizasyona rekabetçi avantaj sağlama,

• Bilişim altyapısı : İşletme esnekliği, bilişim maliyetini azaltması, bilişim yeteneğinde artış,

• Organizasyonel : Organizasyonel değişimi, işletme öğrenimini destekleme ve ortak vizyon oluşturma.

Umble ve diğerlerine göre ise ERP, işletme maliyetlerini düşürür; daha doğru talep tahminleri yapılmasını sağlar; üretim döngülerini hızlandırır; ve genel olarak müşteri hizmetlerini iyileştirir. Ayrıca bütünleşmemiş bölümlendirilmiş sistemde var olmayan iki temel faydayı sağlar [54]:

• İşletmenin tüm fonksiyon ve departmanlarını kapsayan kurumsal görüş, • Tüm işlemlerin girildiği, kaydedildiği, işlendiği, izlendiği ve raporlandığı kurumsal veri tabanı.

ERP sistemi kurulumunun başarısız olmasının nedenleri 10 sınıfta toplanabilir [33]:

• Stratejik hedeflerin net tanımlanmaması,

• Üst yönetimin sisteme yeterince destek olmaması, • Zayıf kurulum projesi yönetimi,

• Organizasyonun değişime katılmaması, destek vermemesi, • Çok iyi bir kurulum projesi ekibinin seçilememesi,

• Son kullanıcılara yeterli eğitimin verilmemesi, • Veri doğruluğunun sağlanamaması,

• Performans ölçütlerinin organizasyon değişimine destek vermemesi, • Çok merkezlilik konusunun iyi irdelenmemesi,

• Teknik zorluklar (yazılım içindeki hatalar, eskiden uygulanan sistemlerden kaynaklanan sorunlar ve donanım zorlukları vb.).

ERP’yi seçen işletmeler başarılı olduklarında işletmede neler değişir [29] ? • Üstün rekabet gücü elde edilmiş olur.

• Kaynakların etkin kullanımı elde edilir. • Sisteme hakimiyet sağlanır.

• Maliyetlerin doğru hesaplanabilmesi sağlanır. • Başka sistemlerle kolaylıkla kıyas yapılabilir.

• Gelecek çok daha kolay ve doğru planlanabilir hale gelir. • İşletme sürprizlerden korkmaz olur.

• Stratejiler çok daha kolay ve doğru oluşturulabilir. • Sistem kolaylıkla modellenebilir.

• İşletme kurumsallaşır.

• Büyüme veya küçülmede kontrol elde edilir. • Becerilerin ortaya konulması kolaylaşır.