Bulunan standart zamanların uygulamada kullanılacak biçimde tanımlanması.

2.5.4.3 İş Etüdü Yapılması

İş etüdü, işgörenlerin çalışmalarını incelemek ve verimlerini etkileyen faktörleri belirlemek için kullanılan iki grup tekniğin; hareket etüdü ve iş ölçümünün bileşimidir. İş etüdü ile girdi miktarlarındaki kaynaklardan elde edilen verilerle, çıktı miktarını arttırmaya yönelik çalışmalar yapılmaktadır (Tengilimoğlu ve diğerleri, 2003:232). Bu süreç aşağıdaki Şekil 2.11’de de gösterilmektedir.

Şekil 2.11 İş Etüdü, Hareket Etüdü, İş Ölçümü ve Verimlilik İlişkisi

Kaynak: _{Tengilimoğlu, Dilaver, Tutar, Hasan, Altınöz, Mehmet, Başpınar, Nuran} Öztürk & Erdönmez, Cumhur, Zaman Yönetimi, Nobel Yayınları, Yayın No: 476, Ankara, Kasım 2003, s. 234.

2.5.4.4 Zaman Etüdü Yapılması ve Zaman Standartlarının Belirlenmesi

Örgütsel zaman kayıplarının önlenmesinde saptanmış bir iş için iş ölçümü yapmak ve gerekli zamanı da zaman etüdü ve zaman standardı ile belirlemek gerekir. Zaman etüdü ve zaman standardı iş ölçümünde kullanılan tekniklerdir. Zaman etüdü; belli bir miktardaki işi, o iş için tanımlanan bir çalışma hızında (performansla) tamamlamak için gerekli/yeterli zamanı belirleme sürecidir. Zaman etüdü bir görevin tamamı ya da bir parçası için yapılabilir. Zaman, bir veya yüz parça başına düşen dakika olarak, ya da saat başına parça sayısı olarak ifade edilir (Benligiray, 2005:172).

Zaman etüdü çalışmaları ile elde edilen sonuçlar zaman standartlarını ortaya koyar. Zaman standardı; becerili bir işgörenin belli bir işi, belirli bir çalışma hızıyla yapması için gerekli olan süre olarak belirtilebilir. Çoğu kez yönetim tarafından ortaya konulan ve denetimde kolaylık sağlayan zaman standartlarını belirlemek için çeşitli yöntemler uygulanmaktadır. Bu yöntemleri aşağıdaki gibi açıklamak mümkündür (Tengilimoğlu ve diğerleri, 2003:236-238): İŞ ETÜDÜ HAREKET ETÜDÜ İşi kolaylaştırmak, daha ekonomik yöntemler geliştirmek İŞ ÖLÇÜMÜ İşin ne kadar zamanda yapılacağını saptamak YÜKSEK VERİMLİLİK

• Soyut Değerleme: Standartlar yalnızca yöneticilerin deneyimlerine ve tahminlerine dayanmaktadır; ancak, çalışanlara açıklanması güç olduğu için yöneticilerin bu tür standartları kullanmaları önerilmez.

• Geçmiş Performans Kayıtlarını İnceleme: Daha önce yapılmış olan işlerin kaydedilmesi sonucunda oluşan standartlardır. Normal bir işgörenin, normal bir performansla yaptığı tüm işler ayrıntıları ile yeterli bir süre içinde kaydedilmekte ve kaydedilen işlem sayısı, toplam çalışma saatine bölünerek, geçmişe ait performans standardı elde edilmektedir.

• İş Örneklemesi: Bu yöntemde zaman standartları faaliyet ve gecikme sürelerinin, toplam süreç zamanına oranlanmasıyla bulunur. İş örneklemesi, maliyeti yüksek ve pratik olmayan sürekli gözlem yönteminden farklı olarak “olasılık” kavramına dayanır ve günün değişik saatlerinde (tesadüfi olarak seçilen) kısa sürelerle gözlem yapıp sonuçları kaydederek her bir faaliyet türünün toplam gerekli zamanı ve ona bağlı olarak zaman standardının belirlenmesini içerir (Benligiray, 2005:173).

• Kronometre Çalışması: Bu yöntemde iş gözlemlenebilecek ve zamanı ölçülebilecek parçalara ve küçük hareketlere ayrılır. İşgören, işini yaptığı sırada gözlenir ve belirlenen her hareketin ne kadar süre içinde yapıldığı kronometre ile ölçülebilir.

• Program Değerleme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT): PERT; ingilizcedeki, Project Evaluation and Review Technique kelimelerinin baş harflerinden oluşmuş bir sözcüktür. PERT yönteminde bir projeye ilişkin en iyimser, en kötümser ve en olası süre tahminlerini yapmayı sağlayacak istatistiksel yöntemler kullanılmakta ve belirsizliklerle başa çıkmaya çalışılmaktadır. Proje içindeki her faaliyetin süre tahmininin yapılmasıyla birlikte her faaliyetin en erken ve en geç başlama ile bitiş süreleri ve gecikme süreleri bulunur. PERT yönteminde önemli olan bir projenin ne kadar sürede bitirilebileceğini tespit etmektir (Kutlu, 2001:3-4). Bu yöntem bir projenin başlangıcından sonuna kadar izlenmesiyle, değişik açılardan zaman kontrolü yapılmasını sağlamaktadır.

2.5.4.5 Çalışma Ortamının Sağlıklı Hale Getirilmesi

Çalışanların verimliliğinin arttırılmasında çalışma yaşamının kalitesinin iyileştirilmesi önemli bir yer tutmaktadır. Bunun gerçekleştirilmesi ergonomi ile sağlanmakta ve ergonomi; insanların anatomik özelliklerini, karakteristiklerini, fizyolojik kapasite ve toleranslarını göz önünde tutarak, endüstriyel iş ortamındaki tüm faktörlerin etkisi ile oluşabilecek organik ve psikososyal stresler karşısında sistem verimliliğini ve insan–makine–çevre uyumunun temel yasalarını ortaya koymaya çalışan, çok disiplinli bir araştırma ve geliştirme alanı olarak tanımlanmaktadır (Doğan, 2003:38-39). Ergonomi çalışma hayatının kalitesinin iyileştirilmesine bağlı olarak verimliliği arttırmakta ve boşa harcanan zamanı azaltmaktadır.

İşgören zamanını evinden daha çok işyerinde geçirir. İç açıcı, çalışma için zevk verici, ışıklandırma, ısınma, havalandırma ve gürültü açısından uygun koşulların sağlandığı nitelikte bir çalışma ortamı, işgörenin işlerini en kısa zamanda etkin ve verimli olarak yapmasını sağlayacaktır. Bu nedenle çalışma yeri ve onu etkileyen koşulların iyileştirilmesi yönünde girişilecek her çaba zamanın etkin şekilde kullanılmasına etki edecektir.

2.5.4.6 Kırtasiyecilik ve Bürokratik İşlemlerin Azaltılması

Kırtasiyecilik ve bürokratik işlemler işgörenlerin çalışma hızını yavaşlatarak işlerin daha geç yapılmasına neden olmaktadır. Bu nedenle zamanın etkin kullanılabilmesi için kırtasiyecilik ve bürokratik işlemlerin azaltılması gerekmektedir. Bürokratik işlemleri azaltmanın yolu kullanılan kurallar ve standartlaşmış prosedürlerin azaltılmasıdır. Aynı şekilde kırtasiyeciliği azaltmak için ise işlerin bitirilmesi sürecinde herhangi bir katma değer oluşturmayan gereksiz kırtasiye işlemlerinin azaltılması gerekmektedir. Böylece kırtasiyecilik ve bürokratik işlemlerin neden olduğu zaman kayıpları önlenebilir.

2.5.4.7 Aşırı Bürokrasiden Kaçınmak

Aşırı bürokrasinin olduğu bir örgütsel yapıda kararlar çok uzun sürede alınmakta ve kararların etkinliği azalmaktadır. Bireyler sorumluluk anlayışından uzaktır ve inisiyatif kullanmazlar. Bu durumda üst kademe yöneticiler her türlü işle ilgilenmek durumunda kalacaklarından işletmenin ana hedefleriyle ve yönetsel faaliyetlerle ilgilenecek zamanları kalmaz. Dolayısıyla zamanın etkin yönetiminden bahsedilemez. Böyle bir örgütsel yapı zamanın kullanımını ve işlerin daha verimli yapılmasını olumsuz etkileyeceği için işletmelerde bürokrasinin azaltılması doğru bir yaklaşım olacaktır. Bunun için en etkili yol sınırlı bir alanı kapsayan karar yetkisinin örgütsel ve yönetsel tüm kademelerde yetki devri yoluyla diğer çalışanlara da aktarılmasıdır. Böylece, yönetim kademesinde bulunanların kontrol alanlarının daralması ve çalışanlara duyulan güvensizliğin azalmasıyla birlikte bireylerin körelen yeteneklerinin de gelişimi sağlanabilir.

2.6 Etkin Zaman Yönetiminin Yararları

Zaman hiçbir şekilde yerini dolduramayacağımız bir kaynaktır. Bu nedenle zamanın etkin ve verimli kullanılması gerekmektedir. Zamanı etkin ve verimli kullanmak sahip olduğumuz her saati, her dakikayı belirli bir hedef doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir. Zamanı etkin kullanmaya yönelik olarak yapılan bilinçli çabaların hem yöneticiler ve işgörenler hem de insanların kişisel yaşamları için sayısız yararları bulunmaktadır. Bunların bazılarını aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür:

1. _{İyi bir zaman yönetimi kendini ve diğerlerini organize etmeyi sağlamaktadır}