Bilginin varlığı, insanoğlunun varlığı ile ortaya çıkmakta, bilgi yönetiminin varlığı ise, toplumsallaĢma sürecinde bilginin kuĢaktan kuĢağa aktırılma biçimi ile ortaya çıkmaktadır. Toplumlar bilgiyi etkili bir Ģekilde üretip, dağıtıp ve kullandıklarında geliĢmiĢ olurlar. Bilgi üretilemez, iĢlevsiz hale getirilirse geri kalınır. Bilginin etkili kullanımı ve yönetimi sorun çözmede, karar vermede ve örgütlerin öğrenmesini sağlamada önem kazanmaktadır (Celep ve Çetin, 2003: 21).
Bilginin artan önemi, pek çok kavramın bilgi eksenli olarak yeniden tanımlanması sonucunu doğurmuĢtur. Örneğin “bilgi toplumu”, “bilgi ekonomisi”, “bilgi iĢçisi” ve “entelektüel sermaye” kavramları, bilgi oryantasyonlu yeniden tanımlamalardır. Bilginin yoğun kullanıldığı, üretildiği ve bütün toplumsal süreçlerin (ekonomi, sanayi, yönetim, siyaset, kültür vb) ana girdisini oluĢturduğu ve belirleyici olduğu toplumlara, bilgi toplumu denmektedir (Samancıoğlu vd. 2010: 119). Yılmaz (2006)‟a göre bilgi toplumu kavramı, elde edilen enformasyonun bireyin, yaĢamı açıklama ve geliĢtirmede kullanabilecek niteliğe dönüĢmesini ve bunun toplumsal düzeyde gerçekleĢtirildiği yapıyı anlatmaktadır.
Bilgi toplumu, hızlı sanayileĢme, yoğun teknolojinin üst noktaya çıktığı bir dönemde özellikle 1940‟lı yıllarda günlük hayata girmeye baĢlayan bilgisayarlar yoluyla gündeme gelmiĢtir. Tarım toplumundan sanayi toplumuna geçiĢte yaĢanan sıkıntıların benzerleri günümüzde de yaĢanmaktadır. Çünkü bilgisayar teknolojisinin sağladığı hızlı iletiĢim olanakları bilginin çok kısa sürede ulaĢtırılabilmesini sağlamıĢtır. Bu durum beraberinde baĢ döndürücü bir hızla sağlanan bilgi artıĢına yol açmıĢtır. Bilgi dalgası ile hemen her alanda hızla artan bilginin üretimi, pazarlanması, ulaĢtırılması, en uygun bilginin uygulamada kullanılması baĢlı baĢına bir iĢ alanı, bir sektör olarak öne çıkmıĢ bulunmaktadır. GeçiĢ sürecinin yaĢanmaya baĢlandığı bilgi çağı beraberinde yeni anlayıĢlar, yeni yönelmeler de getirmiĢtir. GloballeĢme, küreselleĢme, postmodernizm gibi kavramlar öne çıkmaya baĢlamıĢtır (Fındıkçı, 2003: 7).
Yeni teknolojilerin sebep olduğu iktisadi ve sosyal değiĢimlerin yaĢandığı bilgi toplumunda bireylerin bilgiye nasıl ulaĢacağını bilmesini, onu uygun biçimde kullanmasını ve kullanım sonuçlarının değerlendirmesini bilmesi gerekmektedir. Buradan anlaĢılacağa üzere, bilgiye ulaĢma sadece önemli değil, gerekli, doğru bilgiye, zamanında ulaĢma ve onu etkin kullanma becerisine sahip olmak da gerekmektedir (Öğüt 2001; Akt: Özan ve Erten, 2008: 70).
Bilginin artan değeri, doğru ve güncel bilgiye mümkün olan en hızlı Ģekilde eriĢmek, elde etmek ve kullanmak, gelecekteki kararlar için saklamak ve ihtiyaç duyulduğunda geri çağırmak gibi ihtiyaçlar bilginin yönetimi kavramının doğmasına sebep olmuĢtur (Samancıoğlu vd. 2010: 119).
Bilgi Yönetimi terimi yaygın olarak haberi örgütleme, aktarma, yerleĢtirme ve kullanma sürecini tanımlamada kullanılır (Duffy, 2000: 81).
Bilgi Yönetimi, örgütün sahip olduğu veya örgütün dıĢarıdan sağladığı verileri anlamlı bir Ģekilde sınıflandırma, analiz etme, yorumlama ve örgüt süreçlerine dahil etme eylemidir. Townley bilgi yönetimini, bir organizasyonun misyonunu gerçekleĢtirmek veya amacına ulaĢmak ve aldığı kararları en etkili biçimde uygulamak için bilgiyi kontrol altına alma faaliyeti Ģeklinde tanımlamaktadır (KarakaĢ ve Yaralı, 2004: 550).
Bilgi yönetimi, organizasyonel amaçların daha iyi bir Ģekilde gerçekleĢtirilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin kolektif ve sistematik olarak elde edilmesi, paylaĢılması ve uygulanmasına olanak sağlayan yeni bir disiplindir. Bilgi yönetimi, bireyler, takımlar ve organizasyonun bütünü için geçerlidir (Barutçugil, 2002: 50).
Bilgi yönetimi, örgüt için hayati önem taĢıyan bilginin elde edilmesi veya yaratılması, organize edilmesi, dağıtılması, kullanılması ve açık ve sistematik bir Ģekilde yönetilmesi için bilgi iĢleme süreci ile birleĢtirilmesi eylemidir (Ġpçioğlu ve Erdoğan, 2004: 634).
Bu durumda önemli bir biçimde artıĢ gösteren bilginin bütün organizasyonlar için süratle değiĢmesi, bilgi teknolojileri ile saklanması, kolay eriĢimli ve iĢlenebilir özelliği de dikkate alındığında bütün organizasyonlarda bilginin yönetilmesi temel ihtiyaç halini almaktadır (Kılıç, 2007: 2).
Bilgi yönetiminin özelliklerinin baĢlıcaları; bilgi karmaĢıktır, bilgi kendini örgütler, bilgi topluluk gerektirir, bilgi dil yoluyla hareket eder, bilgi ne kadar saklanırsa
o kadar çabuk kaybolur, bilgi ne kadar dağınıksa o kadar iyidir, tek bir çözüm yolu yoktur, bilgi sonsuza kadar geliĢmez gibi konuları içerir (Allee, 1997: 71).
Adını bilgiden alan çağımız, bilginin yarattığı değerin tüm kurum ve bireylerce algılanmasından sonra, yöneticiler için bilgiyi elde etmek kadar yönetmekte bir o kadar önemli hale gelmiĢtir. Teknolojik geliĢmeler bilgiyi transfer etme, depolama, saklama, sınıflandırma ve ihtiyaç duyulduğunda kullanıma sunma bakımından büyük kolaylıklar sağlamıĢtır (KarakaĢ ve Yaralı, 2004: 550). Bu yapının iĢlerlik kazanması ve kurumlar için değer yaratması ise yöneticilerin bilgi yönetimi konusunda ne kadar baĢarılı oldukları ile ilgilidir.
Bir örgütün iletiĢim ve etkileĢim kanallarının kendinden beklenenleri yerine getirmesi için gerekli olan bilginin toplanması, iĢlenmesi, depolanması ve karar birimlerinin kullanımına sunulması önem kazanmaktadır. Yöneticiler zamanlarının büyük kısmını karar verme, geleceği planlama, eldeki planları uygulama ve geçmiĢ edimlerini değerlendirmek için harcarlar (Gatewood, 1995; Akt: Dağlı ve Uzunboylu, 69). Bunların yapılabilmesi için bilgi gereklidir. Yönetimde varolan bilgi eksiklikleri, örgütün geliĢme ve değiĢimleri anlayamama ve sonuçta etkililik ve yeterliliğini kaybetmesine neden olmaktadır.
Bilgi yönetim sisteminin sağlıklı iĢlemesi, yöneticilerin bilginin önemini algılama düzeylerine bağlı bir olgudur. Ancak yönetici, her bilgi yerine, hangi bilgiye sahip olması gerektiği konusunda yetkin ve yeterli olmalıdır (Demirel ve Seçkin, 2008: 108).
Gupta vd. (2000) bilgi yönetimin uygulamasında, örgüt kültürü, bilginin örgüt içi kullanımı, bilgi yönetiminin verimliliği, bilgi yönetim sistemleri ve biliĢim sistemlerinin önemli olduğunu vurgulamaktadır. De Long ve Fahey (2000) tarafından yapılan bir araĢtırmada, bilgi yönetimini uygulayan kurumlarda bilginin elde edilmesi, kullanılması ve paylaĢımı üzerinde kültürel engeller ortaya konulmuĢtur. ÇalıĢmada örgüt içi iliĢkiler, bireysel bilgiye verilen önem, bölümler ve bireyler arası bilgi paylaĢımı, tepe yönetiminin tutumu, iĢbirliği ve takım çalıĢması, problem çözme ve örgütsel öğrenmenin bilgi yönetimi uygulamasında önemli olduğu görülmüĢtür (Akt: Demirel ve Seçkin, 2008: 110). Aktan ve Vural (2012), baĢarılı bir bilgi yönetimin temel ilkeleri olarak, bilgi yönetimine stratejik önceliliğin verilmesi, örgütsel bilginin tanımlanması, bilgi ile ilgili süreçlerin oluĢturulması ve örgüt kültürünün önemli olduğunu vurgulamaktadır.
Bilgi yönetim sistemlerinin amacı ise,
1) Bilgiyi açık hale getirerek entelektüel sermayenin her kuruluĢta etkin bir rol oynamasını sağlamak (bilgi haritaları, sarı sayfalar, hipermetin, vb. ).
2) Kurum içi bilgi-yoğun bir kültür oluĢturmak (bilgi paylaĢımı, güven, ödüllendirme).
3) Kurumun sosyal ve teknolojik altyapısını oluĢturmak ve geliĢtirmek.
4) Kurumsal bilginin üretimi, depolanması ile eriĢimi, paylaĢımı ve kullanımını sağlamak olarak belirlenebilir (Çapar, 2005: 50).