Bölümlere Ayırma

Örgütün çalışması ve başarılı olması iyi bir bölümlere ayırma sistemine bağlıdır. Örgütün başarısı bireylerin görevlerini yerine getirmekle sağlanamaz. İnsanların yeteneklerine, eğitim ve tecrübelerine göre büyük gurupların oluşturulması gerekir.

İşletmelerde birçok fonksiyonun yerine getirilmesi ve bu fonksiyonun uyum içinde çalışmaları ile sonuç elde edilir. İşletmelerde tedarik, üretim, pazarlama, finansman, insan kaynakları, halkla ilişkiler, muhasebe vb. bölümler ihtiyaca göre kurulur. Başarı işletme içindeki faaliyetlerin ihtiyaca cevap verecek şekilde gruplandırılması ile sağlanır. Bölümlere ayırma işletme içindeki faaliyetlerin nitelik ve nicelik yönünden başarılı bir biçimde gruplandırılmasıyla işletmenin amacına ulaşılmasına yardımcı olur (Özalp, 2012: 23).

2.4.3.1. Bölümlere Ayırmada Temel İlkeler

Bölümlere ayırmaya giderken bazı ilkelerden hareket edilir (Özalp, 2012: 24).

 Bölümlere ayırmada benzer işlerin dikkate alınması. Birbirine benzer işler bir birim altında toplanmak suretiyle faaliyetlerin daha başarılı bir şekilde yürütülmesi sağlanır. İşletme amacına en iyi bir şekilde hangi bölümlere ayırma biçimi ile ulaşılacaktır bunun bilinmesinde yarar vardır.

 Belli işleri görecek elemanların ve yöneticilerin bireysel yetenek, tecrübe ve eğitimlerindeki benzerlik ele alınır.

 Amaçlardaki benzerlik temel alınmalıdır. Aynı amaca dönük işler aynı bölüm altında toplanmalıdır.

 Uzmanlaşmadan yararlanma ilkesi, örgüt içinde çalışanlar başarılı olurlarsa tüm örgüt başarılı olur. Her eleman daha önce bilgi ve beceri kazandığı işte çalıştırılıp, diğer bir değişle, uzmanlaştığı alanda çalıştırılırsa örgüt bu elemandan en yüksek verimi alabilir.

 Denetimi kolaylaştırma ilkesi yönetim fonksiyonunun en önemlilerinden biri planlamadır. Planlama ile belirlenen fonksiyonların ne derecede başarıldığını ortaya koymak, planlanan konuların ne kadarının gerçekleştiğini belirlemek varsa düzeltmelerin yapılması, denetim fonksiyonu ile ortaya çıkabilmektedir.

 İşlerin gerektiği gibi yapılması sorumluluğun saptanması mümkün olacak şekilde bir bölüm ayrımı yapmak gerekir.

 Koordinasyonu sağlama ilkesi

 Mevcut kadronun dikkate alınması ilkesi

 Bir faaliyeti bundan en çok yararlanan bölüme bağlanmalıdır.

2.4.3.2. Örgütlerde Kullanılan Bölümleme Sistemleri

İşletmelerde değişik bölümlere ayırma sistemi kullanılabilir. Bölümlere ayırma sistemi seçilirken işletmenin ihtiyaçları ve bölümlere ayırma sisteminden beklentileri önemlidir (Özdönmez, 1998: 29).

2.4.3.2.1. Fonksiyonlara Göre Bölümlere Ayırma

En yaygın biçimde kullanılan bölümlere ayırma, işlevlere göre ayırmadır. Genellikle işletmeler üretim, satış, muhasebe ve maliye bölümlerine ayrılarak örgütlenirler. İşletmenin tipi değiştikçe bölümlere ayırmanın biçimi de değişebilir (Özdönmez vd. 1998; 29).

Örgütün fonksiyonel bölümlere ayrılmasının yarar ve sakıncalarını şöyle sıralayabiliriz (Özdönmez vd. 1998: 30).

Yararları: Bu yöntem kolay ve etkindir. İş bölümü ilkesine uygun olup işletmede verimliliğin ve rasyonelliğin artmasına yardımcı olur.

Sakıncaları: İşletmeyi bütün olarak görmeyi engelleyebilir. Yöneticilerin örgüt içinden yetişmesine olanak vermez.

Fonksiyonel bölümlere ayırılma daha çok küçük işletmeler tarafından uygulanmaktadır. Bunun nedenleri (Özalp, 2012: 27);

 Birbirine yakın kişiler ve işler kolayca başarılabilir.

 Bazı işlerde kolayca uzmanlaşma sağlanabilir.

 İşlerin planlanması, strateji belirlenmesi ve koordinasyonun sağlanması kısa zamanda yüz yüze ilişkilerle sağlanır.

2.4.3.2.2. Coğrafi Temele Dayanan Bölümlere Ayırma

İşletmenin faaliyetleri ve satış ve üretim üniteleri geniş bir alana yayılmışsa, bu faaliyetleri bir merkezden yönetmek zordur. Yetkililer işlerin yürütüldüğü yerlerde toplanırsa bölge yöneticileri daha başarılı olabilmektedir. İşletme içindeki işleri bölgeler olarak ayrıldığında her bölge bir yönetim birimi olmaktadır (Özalp, 2012: 30).

Öte yandan, özellikle kamu yönetiminde kuruluşların coğrafi koşullara göre bölümlere ayrılması çoğu kez kaçınılmaz bir zorunluluk gösterir. Devlet Demiryolları, Orman genel Müdürlüğü, P.T.T. örnek verilebilir. Örgütün coğrafi bölümlere ayrılmasının yarar ve sakıncalarına baktığımızda (Özdönmez vd. 1998; 30-31);

Yararları: Düşük işletme gideri sağlanır. Yerel durumu tanımak ve karar vermeye yardımcı olduğu gibi, kuruluşun kendisini tanıtması ve ün kazanmasını da kolaylaştırır. Yöneticilere eğitim alanı sağlar.

Sakıncaları: Merkez örgütünün denetim ve eşgüdüm sağlama olanakları azalır.

2.4.3.2.3. Ürün Veya Hizmete Göre Ayırma

Çok çeşitli ürünler üreten işletmelerde geçerli olan bir sistemdir. Üretilen mal ve hizmete göre bölümlere ayırmada, her bir mal veya hizmet için ayrı bir birim kurulur. Genellikle fonksiyonel bölümlere ayırma sistemine giden işletmeler büyümeye başlayınca fonksiyonel örgütleme yetersiz kalabilmektedir. İşletme ürün çeşidini arttırdığında bölümleme sistemini değiştirmek durumunda kalır (Özalp, 2012: 31).

Ürün veya hizmete göre bölümlere ayırmanın yararları ve sakıncalarını söyle özetleyebiliriz (Özdönmez vd. 1998; 31);

Yararları: insan ve makinaların iş bölümüne yardım eder. Bu yolla eşgüdüm kolaylaşır ve ilgililere daha iyi hizmet götürülebilir. Yönetime daha çok sorumluluk verilmesi olanağı doğar.

Sakıncaları: Üretim etkinlikleri mal ve hizmete göre ayrılınca satış, kredi, satın alma, vb. gibi etkinlikleri aynı biçimde bölümlere ayırmak gerekebilir. Bu da aynı türden etkinliklerin ayrı ayrı mal ve hizmet bölümlerinde uzmanlaşmış kimseler tarafından yapılması zorunluluğunu doğurur. Her bölümün bağımsız bir işletme haline gelme çabaları işletmenin parçalanmasına neden olacak biçimde gelişmesine neden olabilir.

2.4.3.2.4. Müşteri Temeline Göre Bölümlere Ayırma

İşletmelerde bazen müşteri temeline göre bölümlendirmeye gidilir. Bu sistemde müşteri guruplarına hizmet etmek için çeşitli yollar denenir. Özellikle satış faaliyetleri müşteri temeline göre ayrılır. Büyük mağazalarda perakende, toptan gibi veya bayanlara, erkeklere, çocuklara satış yapan kısımlar bulunabilir. Ayrıca gelir guruplarına göre de sınıflama yapılabilir. Aynı mal için çeşitli fiyatla satış yapmak söz konusu olabilir (Özalp, 2012: 33).

Müşterilere göre bölümlere ayırmanın yararları, farklı gereksinmelere sahip alıcıların sorunlarının daha kolay anlaşılabilmesi ve iş bölümünün olumlu sonuçlarından yararlanmaya olanak sağlar. Sakıncası ise, departmanlar arası eşgüdümü güçleştirmesidir (Özdönmez vd. 1998: 32).

Bu çalışma ile elde edilen verilerin analizi sonucunda, çalışmaya katılanların görüşleri doğrultusunda yukarıda belirtilen modeller ışığında OGM’nin taşra örgütlenmesinin yeniden yapılanmasına gerek duyulup duyulmadığı ve gerek duyuluyor ise nasıl bir model seçileceğine karar verilecektir.