Inicialmente, considerando as observações quanto à estruturação do Escritório de Projetos dentro de uma organização, deve-se adotar a proposta do Escritório de Projetos atuando para um Grupo de Clientes, entendendo que a administração aeroportuária possui uma estrutura organizacional funcional, cujo Escritório de Projetos Aeroportuário deverá se integrar com as diversas áreas da administração. Assim, é possível buscar um melhor gerenciamento e comunicação com os clientes, agrupando projetos comuns na busca por um melhor gerenciamento e melhores relações. A princípio, a ideia poderia partir para a implantação do EPA com uma área de Suporte e Apoio ao Superintendente (Fig. 5.5), e sua formação se daria por uma composição de equipe multidisciplinar, variando de acordo com as premissas e restrições dos projetos, e alinhada com a determinada área.
5.5 – Estrutura Organizacional com a implantação do EPA na administração aeroportuária
Superintendência Gerência de Operações Coordenação de Operações Coordenação de Segurança Gerência Comercial Coordenação de Logística de Carga Coordenação de Administração e Finanças Coordenação de Manutenção Coordenação de Segurança Operacional Encarregadoria de TI Meio Ambiente Segurança e Saúde do
Trabalho
Supervisores Escritório de Projetos Aeroportuários
Visando alcançar resultados a curto prazo, como forma de promover a integração das equipes com o gerenciamento de projetos, motivando através dos resultados de melhoria obtidos, a proposta de trabalho do EPA iniciará com projetos únicos por vez.
Quando houver o crescimento da maturidade em gerenciamento de projetos por parte da organização, o EPA passará a desenvolver funções de suporte, ferramentas e serviços de planejamento, determinação de padrões de qualidade, custo e prazo para os projetos, fornecimento de recursos técnicos e estabelecimento de metodologias de gerenciamento de projetos.
A proposta de EPA para implantação na administração aeroportuária de um aeroporto de médio porte não trata de uma equipe dedicada ao Escritório de Projetos; ela tem como estrutura organizacional formatada através de três comissões: a Comissão Gestora, a Comissão de Projeto, e a Comissão de Controle, podendo, ainda, contratar especialista técnico para dar suporte às comissões.
Fig. 5.6 – Proposta para Estrutura Organizacional do Escritório de Projetos Aeroportuário
A proposta da Estrutura Organizacional para o EPA (Fig. 5.6) leva em consideração a proposta da Infraero quanto trata do acompanhamento de projetos – Gestores e fiscais operacionais e administrativo, que, nessa proposta, é representada pela Comissão de Gestão, Comissão de Controle, acrescida da Comissão de Projetos, além da ligação direta entre as comissões que proporciona uma maior facilidade de comunicação, já que melhora a agilidade na tomada de decisões. Comissão de Gestão Comissão de Controle Comissão de Projetos ESPECIALISTAS
5.4.1. Comissão de Gestão
A Comissão de Gestão será formada pelo Superintendente do Aeroporto – sponsor dos projetos de melhoria que serão desenvolvidos no aeroporto, representante(s) da área de desenvolvimento do projeto e áreas afins, sendo essa comissão responsável pelas tomadas de decisão quanto ao planejamento e execução dos projetos pelo EPA.
A Comissão de Gestão terá as seguintes funções:
Publicar Ato Administrativo com a criação do Escritório de Projetos
Aeroportuário (EPA).
Indicar o coordenador de projetos que irá compor a Comissão de Projetos. Apresentar as temáticas dos projetos a serem desenvolvidos pela Comissão
de Projetos.
Definir os projetos que serão desenvolvidos pelo EPA visando ao
atendimento às demandas aeroportuárias.
Aprovar os critérios de seleção dos projetos e desenvolvimento pela
Comissão de Projetos.
Publicar Ato Administrativo indicando os participantes de cada projeto, em
determinadas comissões, definindo as funções e os tempos que cada membro da equipe de projeto deverá se dedicar para o projeto.
Analisar os Termos de Abertura de Projetos desenvolvidos pela Comissão
de Projetos, aprovando em conformidade com a viabilidade técnica do projeto, considerando os critérios de seleção desenvolvidos e aprovados por essa comissão.
Aprovar o planejamento, critérios de monitoramento e controle, e
qualificação dos projetos autorizados por essa comissão e desenvolvidos pela Comissão de Projetos.
Cancelar, paralisar, postergar, e afins, para projetos em desenvolvimento e
que julgue, no momento, necessária a ação a ser tomada.
A Comissão de Gestão terá a responsabilidade de gerir os projetos, com autonomia para autorizar o início, suspensão e/ou cancelamento do projeto, quando achar conveniente, bem como solicitar uma priorização de um projeto em detrimento do outro, mesmo quando ambos estiverem em execução, a fim de buscar o alinhamento ao Mapa Estratégico da empresa.
5.4.2. Comissão de Projetos
A Comissão de Projetos será responsável pela captação das ideias para projetos de melhoria e desenvolvimento dos projetos aprovados pela Comissão de Gestão. Essa comissão será a responsável pela operacionalização do Escritório de Projetos.
A Comissão de Projetos será composta, inicialmente, pelo Coordenador de Projetos, designado pela Comissão de Gestão e um auxiliar técnico para apoio às atividades desenvolvidas pelo EPA. Esse Coordenador de Projetos deve ser um profissional com experiência na área de gerenciamento de projetos.
A Comissão de Projetos terá as seguintes funções:
Desenvolver método de captação de ideias de projetos, seja através da
comunidade aeroportuária, indicadores do sistema de qualidade, oportunidades de melhoria, benchmarking, ouvidorias, pesquisas relacionadas ao setor, etc.
Trabalhar as ideias recebidas e ajustá-las, caso necessário, para que sejam
cadastradas de maneira adequada, com informações compreensíveis.
Sistematizar as ideias captadas após serem revisadas.
Apresentar à Comissão de Gestão as ideias captadas e sistematizadas, para
que essa Comissão selecione aquelas que serão estruturadas e desenvolvidas.
Definir critérios de escolha de ideias e projetos (gerais e específicos), que
serão enviados à Comissão de Gestão para aprovação.
Arquivar os documentos não aprovados pela Comissão de Gestão (ideias,
TAPs e planejamento detalhado de projetos), para uma possível utilização posterior.
Elaborar os TAPs correspondentes às ideias aprovadas.
Estruturar os planejamentos detalhados dos projetos a partir dos TAPs
autorizados pela Comissão de Gestão, direcionando-os a essa Comissão para que sejam aprovados e, posteriormente, executados na instituição.
Realizar o recrutamento da equipe que irá trabalhar no projeto. Tratando-se
de um projeto que pode estar integrado com toda a comunidade aeroportuária, essa equipe poderá ser multidisciplinar.
Avaliar a necessidade de treinamento e desenvolvimento para a equipe do
Enviar o feedback aos idealizadores dos projetos, acerca do andamento do
projeto de melhoria.
Informar, com antecedência, os responsáveis pelas áreas da administração
aeroportuária, quanto a necessidade de desenvolvimento dos projetos de melhoria, autorizados pela Comissão de Gestão.
Coordenar as atividades de desenvolvimento do projeto, e funcionar como
suporte, apoio técnico, no desenvolvimento dos projetos, visando atingir os objetivos propostos.
Definir a metodologia de comunicação interna (dentro da administração
aeroportuária) e externa (para a comunidade aeroportuária).
Promover o gerenciamento do escopo do projeto, propondo ajustes ou
revisões quando julgar necessário.
Levar adiante os processos de monitoramento e controle das atividades do
projeto, com o objetivo de alinhar com o planejamento, buscando as metas propostas.
Encerrar os projetos, após alcançar os objetivos, registrando as lições
aprendidas, analisando os prós e contras, para utilização em futuros projetos de melhoria.
Implantar a padronização dos processos melhorados com base nos projetos
executados.
Promover a divulgação dos resultados obtidos pelos projetos de melhoria
para a comunidade aeroportuária.
Proceder à avaliação contínua quanto ao andamento dos projetos
implantados, a fim de verificar o seu desempenho.
Para a função do Coordenador de Projetos da Comissão de Projetos, é necessário que o colaborador tenha um bom conhecimento da área de Gerenciamento de Projetos, não, necessariamente uma específica formação profissional, mas um conhecimento pessoal e técnico para o desenvolvimento das atividades.
5.4.3. Comissão de Controle
Para a execução de projetos que exigirem, necessariamente, a contratação de um serviço, será designada uma relação com os fiscais desse contrato. E essa designação é formalizada através de Ato Administrativo, a ser emitido pelo gestor responsável pelo contrato.
Quanto ao papel da Comissão de Controle, essa terá a função de fiscalizar o desenvolvimento das atividades do EPA, a partir do processo de iniciação, planejamento, execução do projeto, monitoramento e controle, e encerramento, buscando sempre os objetivos que foram delineados, bem como o alinhamento com a estratégia empresarial da Infraero.
A Comissão de Controle será designada pela Comissão de Gestão, devendo ser formada por uma equipe multidisciplinar, representada pela área idealizadora do projeto, a área de atuação onde o projeto será implantado, por representante da área de administração, segurança e saúde do trabalho e da área de manutenção e/ou engenharia, podendo ainda, ser convidado(s) profissionais de outras áreas de controle.
A Comissão de Controle terá as seguintes funções:
Acompanhar a seleção dos projetos de melhoria junto à Comissão de Gestão. Manifestar-se quanto aos critérios de seleção dos projetos de melhoria. Assegurar a publicidade das informações do EPA.
Fiscalizar a aplicação dos recursos dentro dos projetos de melhoria.
Acompanhar o desenvolvimento dos projetos quanto aos requisitos de
segurança e saúde dos envolvidos, bem como os princípios da ética propostos no Código de Ética empresarial.
Participar dos procedimentos de encerramento do projeto.
A Comissão de Controle deverá ter livre acesso a todas as informações, e contato direto com as demais comissões. Identificados desvios quanto ao alinhamento do projeto, esses deverão ser registrados e tratados de forma que não comprometa o andamento projeto.
5.4.4. Especialistas
A opinião especializada tem a função de analisar as entradas para o desenvolvimento do projeto, podendo ser aplicadas a qualquer detalhe técnico e de gerenciamento durante o processo de desenvolvimento, fornecendo consultoria especializada ou preenchendo um papel específico, como instalação, personalização, treinamento ou suporte.
A especialização poderá ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com conhecimento ou treinamento especializado, desde que aprovada pela Comissão de Gestão, geralmente estando disponível a partir de diversas fontes como:
Outros aeroportos nacionais ou de outros países. Consultores.
Associações profissionais e técnicas. Grupos industriais.
Especialistas no assunto.
A opinião especializada poderá ser adotada em qualquer fase dos processos de implantação do projeto de melhoria, desde a iniciação, passando pelo planejamento, execução, monitoramento e controle, bem como o encerramento do projeto.