Kurumlar, bireylerin toplamından daha ziyade olaylar ya da süreçlerin sistemi olarak ele alınmaktadır (Katz ve Kahn, 1977: 260). Geleneksel olarak; bir kurumün elinde bulundurduğu ve kullandığı teknolojik olanaklar o kurumun göze çarpan ve tanımlayan nitelikleri olarak değerlendirilir. Bunun bir sonucu olarak bant üretimi endüstri tesisini biçimlendirir, fonların elde edilmesi ve yönlendirilmesi finansal kurumu biçimlendirir ve insan varlığının kontrolü, kapsamı (içeriği) ya da gelişimi sosyal hizmetler kurumunu şekillendirir (Thompson, 1967 aktaran Goldhaber vd. 1984: 306). Diğer bir bakış açısı kuruma; içinde çevresel faktörlerle ilgili bilgilerin olduğu ve bu bilgiyi işleyerek daha büyük sistemlere dağıtan alt sistemlerin yansıttığı dahili süreçlerin bulunduğu bir iletişim sistemi olarak yaklaşır. Bu bilgi dahili işlevlerin koordinasyonu ve çevresel olasılıklardaki değişikliklere uyum sağlamak için gereklidir (Thayer, 1968 aktaran Goldhaber vd. 1984: 306). Bu bakış açısına sahip araştırmacılar; bilgi sisteminin yapısı, sistemde bireylerin oynadıkları iletişim rolleri ve bu bireyler tarafından kullanılan kanallar ve mesajlar gibi faktörlerin bir kurumdaki bilgi akışını etkileyen ana değişkenler olduğunu keşfetmişlerdir. Araştırmaların onlarca yılı bu faktörlere yatırım yapmakla geçmiştir ve sonuçta elde edilen bulgular örgütsel etkililik için önemli uygulamalara sahip olmuştur (Goldhaber vd. 1984: 306, 307).
Bilgi akışı sürecine bağlı olarak değinilmesi gereken üç faktör şunlardır: (1) yapısal faktörler, (2) iletişim rolleri, (3) kanal ve mesaj faktörleri
1. Yapısal Faktörler
Araştırmaların sonuçları ağ yapısının etkilerinin ve belirleyicilerinin çoklu ve karmaşık olduğunu belirtmektedir. Bir ağın yapısal karmaşıklığı; çevredeki belirsizlik ve
karmaşıklığın derecesi, ağ üyelerinin algılamaları ve eğilimleri, ağın büyüklüğü ve sosyal sistemleri değiştirerek biçimlendiren ve grup oluşumunun devamlılık arz eden süreci tarafından etkilenir. Avrupa’daki araştırmalar (Scharpf, 1976 aktaran Goldhaber vd. 1984: 307) kurumdaki etkileşimli ilişkilerin işlevsel iş ilişkilerini takip ettiğini ortaya koyarak iletişimle görev yapıları arasında yüksek düzeyde bir benzerlik olduğunu ileri sürmektedirler. Ağ katılımcılarının algılamaları ve davranışları ağdaki pozisyonları ve grup süreçlerinin nitelikleri tarafından etkilenir ve bunlar da (ağdaki pozisyonlar ve grup süreçlerinin nitelikleri) gruptaki etkileşim niteliklerinin yapısına bağlıdır. Etkileşimli yapıların doğasını daha net bir biçimde ortaya koymak anlamında araştırmacılar yapının katılımcılar tarafından nasıl harekete geçirildiğini ortaya koyacak araştırmalara yönelmişlerdir (ağdaki bireylerin oynadıkları rollere ilişkin çalışmalar) (Goldhaber vd. 1984: 307).
2. İletişim Rolleri
Bir bireyin bir iletişim sisteminde yerine getirdiği rol; bireyin sistemdeki diğer bireylerle kurduğu yapısal ilişkiler tarafından belirlenir. İlişki, bireyi ağdaki bilgi akışına bağlayan etkileşimin modeli tarafından tanımlanır. Şu anki ağ terminolojisinde; üç ya da daha fazla insanın birbirleriyle etkileşimlerinin büyük bir kısmı grup olarak adlandırılmaktadır ve grup üyelerinin diğer grup üyeleriyle gerçekleştirdikleri etkileşimler ise köprüler olarak adlandırılmaktadır. Hiçbir gruba üye olmayan bireylerin iki ya da daha fazla grupla yaptıkları etkileşim de bağlantı olarak adlandırılır. Sistemle bağlantısı olmayan bireyler ise yalıtılmış
(tecrit edilmiş) olarak adlandırılır (Goldhaber vd. 1984: 307-308).
Bu alandaki araştırma bu rollerdeki bireylerin sosyal ve psikolojik özelliklerine ve büyük sistemlerdeki “grup üyelerinin”, “bağlantıların” ve “tecrit” lerin dağılımına odaklanır (Davis, 1953: 40; Sutton ve Porter; 1968: 223).
Bulgular; “bağlantıların” “tecritlere” göre iletişim ağlarının daha sosyal, daha nüfuzlu ve daha fazla doyuma ulaşmış üyeleri olduğunu ortaya koymuştur. “Bağlantılar” (grubu) kurumda daha yüksek resmi pozisyonları ellerinde bulundurmaktadır; onların farklı gruplarla bütünleşmesi ve ayrı yapıları koordine etmeleri güçlerini arttırmaktadır. “Bağlantılar” grubu kurumda daha uzun süre kalmaktadırlar, sistemi “tecrit”lere göre daha iyi bilmekte ve yine onlara göre sisteme karşı algıları daha açıktır. Son olarak bağlantı rolü hem kendileri hem de sistemdeki diğerleri için sosyal gerçekliğe sahiptir. “Bağlantılar” (grubu) ve onların temasta
bulundukları kimse ve gruplar bu bütünleyici rol sayesinde kendi adlarına merkezilik, önem ve nüfuz algılamaktadırlar (Goldhaber vd. 1984: 308).
3. Kanal ve Mesaj Faktörleri
Ağ yapıları ve rollerine ilişkin çalışmalar; iletişim sisteminde ilişkiler ve işlevlerle ilgili betimleyici bilgi zenginliği üretmesine rağmen sonuçlar sadece bigi akışının gerçek dinamiklerinin fikir vericisidirler. Araştırmacılar uzun zamandır; -kurumlarda süreklilik gösteren bir insan etkinliği olarak- bilgi aktarımının ölçümüyle daha doğrudan ilgilenmektedirler. Bu eğilimin bir sonucu olarak bir takım çalışmalar; bireylerin iletişim rollerini oynama yöntemlerini tanımlama çabası adına kanal kullanımı ve mesaj ilişkili davranışlar üzerinde araştırmalar yapmışlardır (Goldhaber vd. 1984: 309).
Bu geniş alandaki araştırmalar genellikle; çeşitli kanallar kullanarak harcanan zamanın dağılımı, bu kanallarla iletilen mesajların türü ve mesaj akışının başlatılması ve yönlendirilmesi üzerinde yoğunlaşmışlardır (Conrath, 1973: 586;Pye, 1976: 298-300).
Sonuçlar biçimsel ve biçimsel olmayan mesaj akışının çoğunlukla yüz yüze etkileşimle gerçekleştiğini ortaya koymuştur. Bu anlamda kurum üyeleri günlerinin üçte bir ve üçte ikisi arasında bir zaman dilimini bu tür etkileşim için harcamaktadırlar. Yönetim kademesindeki çalışanlar ise astlarına göre iletişime ayırdıkları zaman miktarı olarak yaklaşık iki kat daha fazla zaman harcamaktadırlar ve üst-ast iletişimini daha fazla başlatma eğilimine sahiptirler. Çoğu yönetici için harcanan bu zamanın büyük bir kısmı insan ilişkileri problemlerine ayrılmaktadır. Yazılı kanallar sözlü kanallardan daha az kullanılmaktadır. Son olarak görev yapısı ya da doğası ve etkinlik düzenlemesi, etkileşimin yönü ve miktarının belirlenmesinde baskın bir rol oynar. Yönetici olmayan personel arasında onların iletişimle ilgili davranışlarında bu başlıca bir faktör olabilir (Goldhaber vd. 1984: 309).