ĠĢletmelerin Satın Alma Hedefleri - ĠġLETMELERDE SATIN ALMA SÜRECĠ

2. ĠġLETMELERDE SATIN ALMA SÜRECĠ

2.5. ĠĢletmelerin Satın Alma Hedefleri

48 programlarındaki^æ değişiklikler^æ de^æsatış^æelemanlarına^æ hemen^æ haber^æ verilmelidir.^æ Bu^æ durum^æsatısın^æ dağılım^æprogramlarını^æ müşterilerini^ækaybetmeden^æde^æ değiştirmelerine^æ olanak^æsağlar.^æSatın^æalma,^æmalzeme^æfiyatlarındaki^æartısı,^æhiç^ævakit^ægeçirmeden^æsatışa^æve^æ diğer^æyönetim^ædepartmanlarına^æiletmelidir.^æBu^æsatısın^æartan^æmalzeme^æfiyatlarının,^æfiyat^æ tahminlerine^æolan^æetkisini,^æürünün^ægelecekteki^æpiyasa^æsatısını,^æpiyasadaki^æfiyatını^æve^æ ilerideki^æplanları^æayarlamasına^æfırsat verir (Aybatlı, 2000, s. 23).

2.4.4. Finans

Finansın öncelikli^æamacı,^æörgütün^æsağlıklı^æbir^æfinansal^æyapıya^æsahip^æolmasını^æ sağlamak^æve^æbunu^ægaranti^æaltına^æalmaktır.^æBu,^ædoğal^æolarak^æşirketin^æsatın^æalma^æsüreci^æ bakısını^æetkiler.^æFinansın^æperformansı^æyapmış^æolduğu^æyatırımların^ægeri^ædönüş^æoranları^æile^æ ölçülür.^æAynı^æzamanda^æfinansa^æyatırımların^æbütçe^æsınırları^æiçinde^ækalmasını^æsağlamak^æve^æ buna^æbağlı^æolarak^æperformans^æ değerlendirmesi^æyapma^ærolleri yüklenmiştir (Fortune, 2002, s. 83).

Satın almanın^æ finans^æile^æ olan^æ ilişkisi^ædiğer^æ departmanlarla^æ olan^æ ilişkisinden^æ farklıdır.^æ Bu^æ farklılık^æ maliyet^æ belirlemelerinin^æ satın^æ alma-finans^æ ilişkilerinde^æ gizlenemeyecek^æolmasından^ækaynaklanır.^æİyi^æbir^æfinansal^æplanlamanın^æönemi^æşuradan^æ kaynaklanır.^æ Kötü^æ finansal^æ planlama,^æ şirketin^æ isinin^æ başarısız^æ olmasındaki^æ temel^æ nedendir.^æ İyi^æ bir^æ planlama^æ yapılması^æ için^æ organizasyonlara^æ gerekli^æ temel^æ bilgiler^æ arasında^ædoğru^æsatış^ætahminleri^æve^ædoğru^æsatın^æalma^æprogramları^ævardır.^æSatın^æalmanın^æ programındaki^ædeğişiklikleri^æsatış^æve^æüretime^æhaber^ævermesi^ækadar^æfinansı^æda^æhaberdar^æ etmesi^æönemlidir.^æPiyasa^ædurumunun^æmalı^æsatın^æalmak^æiçin^æçok^æuygun^æolduğu^æbir^ædönem,^æ şirketin^æfinansal^æaçıdan^æuygun^æolmadığı^æbir^æzamana^ærastlayabilir.^æEğer^æsatın^æalma^æfinansa^æ danışmadan^æbu^ædurumda^æmalı^æsatın^æalırsa,^æşirketi^æçok^æzor^æbir^ædurumda^æbırakabilir.^æDiğer^æ taraftan,^æpiyasa^æSartlarının^æçok^æuygun^æolduğu^ædurumlarda^æfinans^ægerekli^æparayı^æbulamaz^æ ise^æbu^æseferde^æşirketi^æaynı^æmalzemeyi^æpiyasa^æSartlarının^æuygun^æolmadığı^æbir^æzamandan^æ daha^æyüksek^æfiyatlara^æalmak^æzorunda bırakır (Aybatlı, 2000, s. 24).

Finans bölümü^æile^æsatın^æalma^æarasında^ækurulacak^ædoğrudan^æhaberleşme,^æetkin^æbir^æ satın^æalma^æfaaliyetinin^ægerçekleşmesinde^ækatkıda bulunur (Akyıldız, 2001, s. 25).

49 yöneticilerin satın almayı organizasyonun öncelikli hedefleri arasında nasıl derecelendirdiği ve satın almanın ne kadar profesyonelce yönetildiği gibi faktörlere göre değişmektedir.

Danışmanlık, profesyonel hizmet sağlayıcıları gibi şirketlerde satın alma çok rutin ve önemsiz bir faaliyettir. Yüksek miktarda satın alma gerektiren bilgi işlem donanımları gibi faaliyetler önem gerektirmektedir. Üretim işletmelerinde kar marjları üzerindeki rekabet baskısı satın almanın her basamağına çok yakın ilgi ve dikkat ile satın alma yönetimine çok daha profesyonel yaklaşım gerektirmektedir (Özçam ve Bilgen, s. 66).

Satın almanın ana hedeflerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Kotler ve Armstrong, 2001, s. 213; Leenders vd., 2002, s. 103);

 Satın alınan ürün ya da hizmetlerin uygun kalitede olduğundan emin olmak.

 Satın alma sürecinde aşırı maliyetlere engel olmak.

 Mal veya hizmet tedariki sırasındaki bozulmaları engellemek.

 İstenmeyen envanter, aşırı stok, atık ve kayıpları engellemek.

 Mükemmel ve uygun kaynakları belirleyip, geliştirmek.

 Önemli satın almaları gözlemlemek ve problemler konusunda uyarıda bulunmak.

 Yeni satın alma fikir, olanak ve kaynakları araştırmak.

 Stratejik pazarlama planlaması prosesine katkıda bulunmak.

 Satın alma ilişkilerini yönetmek ve desteklemek.

 Örgütün rekabetçi konum geliştirmesinde rol oynamak.

 Satın alma çalışanlarını ve sistemlerini, hedeflerle aynı çizgide geliştirmek.

Söz konusu hedefler sektör ve ürün türüne göre farklılaşabilmektedir. Örneğin, İngiltere‟de önde gelen üretici firmalardan bir tanesi içsel dokümanlarında satın alma hedeflerini şu şekilde özetlemiştir;

Belirli parça ve hizmetleri (Özçam ve Bilgen, s. 68);

 Doğru fiyatta,

 Doğru kalitede,

 Doğru miktarda,

 Doğru zamanda,

 Doğru kaynaktan,

satın alma ve verimli ürün üretimine olanak tanımak.

Pazarlarda satın almanın algılanan önemi belirtilince satın almanın çoğu zaman karmaşık ve çok profesyonel bir aktivite olarak tanımlanması şaşırtıcı olmamaktadır.

Son 30 yılda örgütsel satın alma prosesi ve yönetimi üzerinde yapılan araştırmalar çok geniştir. Bu araştırmalar 3 temel ilgi alanında özetlenmiştir (Wilson, 1999, s. 146).

 Satın alma durumlarının sınıflandırılması.

 Satın alma merkezi ve karar verme biriminin kompozisyonuna göre analizi.

 Satın alma prosesinin, satın alma fazları dizisi olarak analizi.

Bu çalışmalar örgütsel satın almanın öneminin, hem verimlilik, kalite, maliyet yönetimi gibi firma içi faktörlere hem de rekabet avantajı, müşteri isteklerine cevap gibi firma dışı faktörlere göre, farkına varılmasını kuvvetlendirmiştir.

Akademik ilgiyle birlikte satın alma pek çok uygulama, operasyonel ve stratejik nedenden dolayı profesyonel bir yönetim alanı olarak kabul edilmiştir. Yapılan bir çalışmada bir çelik fabrikasının tedarikçi seçiminde önem verdiği özellikler şöyle sıralanmıştır (Wilson, 1999, s. 148);

Yeterlilik düzeyi: Satın ama elemanları tedarikçilerinin üretim, nakliye ve yönetim kapasitelerini incelemektedir. Tedarikçinin firma ihtiyaçlarını sürekli gözlemlemesi beklenir. Dosyalamaya bile dikkat edilmektedir.

Organizasyon: Çalışanları şirketine bağlı ve çalışkan olup olmadığı, şirketin bürokrasi seviyesi, alıcı şirketin yapısının esnekliği dikkat edilen konulardır.

Finansal durum: Firmanın iyi yönetilip yönetilmediğinin anlaşılması açısından sağlıklı bir finansal yapı arzu edilmektedir.

Kültür: Tedarikçinin firma kültürüyle alıcının firma kültür benzerliği, birbiriyle uyumluluğu, aynı hedefleri istemesi, çalışma şekillerinin benzerliği gibi konulardır.

51 Kaynağa bağlılık isteği: Tedarikçinin kaynakları Müşteri için çok özel öneme sahip ise alıcı firmaya özel bir satıcı anlamına gelebilmektedir ve bu durum alıcının tedarikçiye bağlanmasına neden olmaktadır.

Etik: Tedarikçinin güvenilirlik seviyesidir.

Satın almanın bu hedefleri dışındaki en önemli görevi tedarikçileri ile olan ilişkilerini düzenlemektir. Tedarikçi ilesatınalıcıarasındakitemelilişkiler^æ“muhalif^æ‟^æten^æ

“takım^æçalışması”^æna^ækadar^æbirçok^æşekilde^ædeğişir.^æMuhalif^æilişkilerde^ætedarikçiye^ækötü^æ kalitedeki^æ ürününü^æ satın^æ alıcının^æteslim^æalma^æ denetiminden^æ kaçırmaya^æ çalışan^æ biri^æ olarak,^æşüphe^æile^æbakılır.^æDüşük^æteklif^æfiyatı^æaşırı^æölçüde^æönemsenir^æve^æher^æiki^ætaraf^æta^ækısa^æ vadeli^æavantajları^æiçin^æçalışır.^æKarşılıklı^æşüphe,^æherhangi^æbir^æyardımlaşmaya,^æbirlikte^æ planlamaya^æve^ædiğer^æişbirliği^æşekillerine^æengel^æolur.^æBazı^æfirmalarda^æsöz^ækonusu^æmuhalif^æ ilişkiler^æhem^ædış^æhem^æde^æiç^ætedarikçiye yayılır (Zağra, 2004, s. 23).

Takım çalışması^æilişkilerinde^ætedarikçi^æve^æsatın^æalan^æaynı^æfirmanın^æbölümleri^ægibi^æ birlikte^æ çalışırlar.^æ Bu^æ ilişki^æ önceden^æ planlandığı^æ gibi^æ karşılıklı^æ güvene,^æ birlikte^æ planlamaya,^æyardımlaşmalara,^ækarşılıklı^æziyaretlere^ædayanır^æve^æher^æiki^ætarafın^æbirbirinden^æ gizlenecek^æhiçbir^æsırrı^æyoktur.^æTedarikçiye^æsatın^æalıcının^æfabrikasının^æbir^æyan^ækuruluşu^æ gibi davranılır.

1980‟lerde tedarikçi^æilişkilerinde,^æeski^æpolitikaların^ætemelden^ægözden^ægeçirilmesi^æ dâhil^æbazı^ædramatik^ædeğişiklikler^æyapılmıştır.^æBu^ædeğişikliklerin^æen^æönemlisi,^æönceki^æ muhalif^æ ve^æ zıt^æ ilişkilerden^æ takım^æ çalışması^æ ilişkisine^æ geçiştir.^æ Bu^æ değişiklik,^æ tedarikçilerin^ækalite^ægeliştirmelerini^ægüvenceye^æalmak^æihtiyacı^ædolayası^æile^ælüzumlu^æidir.^æ Ürünlerinde^æ büyük^æ çapta^æ dışarıdan^æ satın^æ alım kullanan^æ bir^æ firma,^æ kendi^æ kalitesini^æ geliştirmek^æiçin^æbu^æalımların da^ækalitesini^ægeliştirmeye^æihtiyaç^æduyar.^æTedarikçilerin^æ kalite^ægelişmesini^ægüvenceye^æalmanın,^ætakım^æçalışması^æanlayışı^æile^ædaha^ækolay^æolacağı^æ açıktır.^æBöyle^æbir^ætakım^æçalışması^æortamını^æyaratmak^æiçin^æşu^æpolitika^ædeğişikliklerini^æ yapmak^æzorunlu^æhale gelmiştir (Candan, 2004, s. 29);

 Yıldan^æ yıla^æ veya^æ partiden^æ partiye^æ yerine,^æ uzun^æ vadeli^æ tedarik^æ anlaşmaları^æ yapmak.^æUzun^ævadeli^ætedarik^æ sözleşmeleri^æ(genellikle^æbirkaç^æyıl)^æ tedarikçiyi^æ gelişme^æiçin^æyatırım^æyapmaya^æcesaretlendirir.^æAslında^æuzun^ævadeli^æsözleşmelere^æ gidiş^ækonusunda^æönemli^æbir^æhareket^ævardır.

 Daha^æaz^æsayıda^ætedarikçi^æve^æböylece^ægeri^ækalanların^æpazar^æpaylarını^æartırmak.^æ 1980^æile^æ1985^æarasındaki^æsürede^æbüyük^æsatın^æalıcılar^ætedarikçi^ælistelerini^æüçte^æiki^æ oranında^æazattılar.

 Buna^ækarşılık^æbazı^æbüyük^æsatın^æalmacılar^ætedarikçi^æuygunluğu^æbakımından^æyeni^æ ve^æçok^ædaha^{æ æ}sıkı^æbazı^ækriterler^ætespit^æettiler.

 “Tam^æhizmet”^æbunun^æanlamı^æürün^ætasarımı,^æsüreç^ætasarımı,^æmaliyet^æazaltılması^æve^æ bunun^ægibi^ækonularda^ætedarikçinin^æpozitif^ækatkı^æyapmasının^æbeklendiğidir.

 Kalite^ægeliştirme^æiçin^æpozitif^æprogramlar.

 Kalite^æile^æilgili^æMetodolojide^æeğitim.

Yapılan bir^æ çalışmada^æ Kodak^æ ve^æ Alcoa^æ Firmalarının^æ bazı^æ malzemelerinin^æ kalitelerini^æ geliştirmek^æ için^æ takım^æ çalışması^æ yaklaşımını^æ nasıl^æ kullandıklarını^æ anlatmaktadır.^æTakım^æçalışması^æilişkisi^æmodem^ætedarikte^æsatın^æalıcının^æve^ætedarikçinin^æ karşılıklı^æbağımlılığını^ætam^æolarak^ætanır.^æBu^æbağımlılık^æüç^æönemli^æşekil^æalır:^æteknolojik,^æ ekonomik^æve^æyönetimsel.^æÖnemli^æbir^æunsur,^æteknik^æuzmanlar^æarasında^æbirçok^æfirma^æ tarafından^æzorlanan^æeski^ækısıtlayıcı^æiletişim^ækanalları^æyerine^ægetirilen^ækuvvetli^æiletişim^æ hatlarıdır.^æÜrün^ækarmaşıklığının^æorta^æderecesinden^æyüksek^æseviyesine^ækadar^æher^ætürlü^æ tedarikte^ækullanılışa^æuygunluk^æihtiyacına^æulaşmak^æiçin^ætakım^æçalışması^æpolitikası^æesastır.^æ Standart^æ malzemenin^æ tedarikinde^æ söz^æ konusu^æ takım^æ çalışmasının^æ önemi^æ minimum seviyededir (Carr ve Smeltzer, 1999, s. 45).

Belgede İç kontrol sisteminin denetimi satın alma süreci örneği (sayfa 61-65)