Đletişimde Yeterlilik, Etkinlik ve Beceri

Đletişimde yeterlilik önemli bir husustur. Đki kişi arasındaki iletişimde bir tarafın iletişim yoksunlukları bulunuyorsa, bu iki kişi arasında sağlıklı bir iletişim gerçekleşemeyecektir. Örneğin iki kişinin iletişim kurduğunu ve bunlardan birinin âmâ

olduğunu varsayalım, bu durumda bu iki kişi arasındaki iletişim, görme yeteneği tam iki kişi arasındaki iletişim gibi olmayacaktır.

Bir birey, iletişim yöntemlerini ne kadar dikkatle planlarsa planlasın, kaçınılmaz olarak ortaya bazı aksaklıklar çıkar. Bunlara iletişim engelleri denir. Đletişim engelleri iletişimle ilgisi olan kişi ve dış etkenlere bağlı olarak ortaya çıkanlar diye ikiye ayrılabilir.

Genellikle ya göndericinin, alıcının ihtiyacının ne olduğunu, iletişimin tam amacını bilmemesinden, ya da alıcının mesajı yanlış olarak anlaması veya iyi dinlememesinden iletişim engelleri ortaya çıkar. Đletişim sürecindeki kopukluk potansiyelini bilmek bunu önlemedeki en önemli ilk adımdır.

Gönderici veya alıcı tarafından ortaya çıkan engeller yetersiz tanımlanmış amaç veya bilgiden, yanılsamadan, yanlış ortamın kullanılmasından ve iletişimde yanlış zamanlamadan kaynaklanır.

Yetersiz tanımlanmış amaç veya bilgi: Gönderici mesajını ifade etmeden önce

gerçekleştirmek istediği iletişimin amaçları hakkında net bir fikre sahip olmalıdır. Yani, mesajın ana hatlarını oluşturan iletişimin de açık ve hedefe tam yöneltilmiş olması gerekmektedir. Şayet bunlardan biri veya ikisi de netleştirilmemişse, mesaj belirsiz olacağından iletişimde kopukluğa neden olacaktır.

Yanılsama: Bu, ifade veya deşifreleme aşamalarında ortaya çıkan iletişim engellerine

verilen addır. Eğer gönderici, alıcıya gönderilmesini amaçladığı iletişim sürecinde doğru lisan ve işaretleri kullanmamışsa, yanılsama ortaya çıkacaktır.

Đletişim kopuklukları sadece sözle ifadeden kaynaklanmaz. Yüz ifadeleri, jestler veya mesajın iletilme yöntemi, alıcının yanlış bir izlenim edinmesiyle sonuçlanabilir. Bazı alıcılar, dostça bir gülümsemeyi baskıcı bir jest olarak niteleyebilirken, diğerleri çok resmi bir dil kullanımında kendilerini dışlanmış hissedebilmektedir.

Yine bazı insanlar, göndericin kendilerinin anlayabileceği bir dil kullanmaya çalıştığını görerek mutlu olurken, diğer insanlar kendilerinin küçümsendiğini düşünebilirler. Bu sorun, mesajı kimin alacağını düşünerek veya uygun dili kullanarak halledilebilir. Ancak bu basit bir işlem olmayıp, yetenek, uygulama pratiği ve özen gerektirmektedir.

Yanlış ortamın kullanımı: Yanlış ortam seçmek, felaketle sonuçlanacaktır. Örneğin

bir işyerinde çalışanlara farklı ücret artışları sağlanmışsa, bunun bildirimi çalışanlara ayrı ayrı mektuplar göndermek şeklinde yapılmalıdır. Bunun açık bir şekilde ilan edilmesi yanlış olacaktır.

Đletişimde yanlış zamanlama: Đletişimde doğru zamanlama, en azından ortam kadar

önemlidir. Önemli bir toplantıya girmek üzere olan biriyle hassas bir konuyu görüşmeye çalışmak yanlış zamanlamaya bir örnektir.

Dış etkenlerden ortaya çıkan iletişim engelleri ise gürültü, işletme içi engeller ve insan ilişkilerinden kaynaklanan engeller olarak sınıflandırılabilir.

Gürültü: Gürültünün iletişim sürecinde çok olumsuz yanları vardır. Kötü bir telefon

bağlantısı veya oda içindeki fiziksel ve rahatsız edici gürültü kaynağı, telefonla yeniden arayarak ve açık olan pencereyi kapayarak giderilebilir.

Đşletme içi engeller: Đşletme içyapısından kaynaklanan iletişim engelleridir. Bu, işletme

içi veya işletmeler arası iletişim yapısının düzgün ve net bir iletişim için elverişli olmadığı durumları ifade eder. Her tür etken buna sebebiyet verebilir: Đşçilerin, sadece bir danışmanla iletişim içinde bulunmalarına izin verilmiş olmaları, personel müdürünün işçilerle doğrudan bir temas içinde olmayışı ve bu nedenle de iş ortamı hakkındaki işçi şikâyet ve temennilerinden haberdar olamayışı gibi. Bu tür engellerin üstesinden gelebilmek için işletmedeki iletişim sisteminin sürekli olarak gözden geçirilmesinde fayda vardır.

Đnsan ilişkilerinden kaynaklanan engeller: Bu engel türü birbiriyle uyum içinde

çalışamayan insan faktöründen kaynaklanır. Bu kişilik özelliklerinden kaynaklanabileceği gibi, işletmelerde rol çatışmaları ve ast-üst ilişkilerinden doğan çatışmalar olarak da kendini ortaya koyabilir (Dökmen, 2006:37). Bunlar işletmeye zarar verebilir. Bu nedenle bunların çatışmalarının en asgariye indirilmesi için işletmenin çaba sarf etmesi gerekir. Yada işletmenin çatışma yönetimi uygulamak suretiyle bunu pozitif olarak kullanması gerekmektedir. Çatışma yönetilemiyorsa, bu sefer tarafların farklı bölümlerde çalıştırılmasında fayda vardır. Ancak bu aşamada taraflardan hiçbirini suçlama eğilimi içine girilmemelidir.

Bir işletme içindeki iletişim yapılarını bilmek daha etkili bir iletişim için çok önemlidir.

Đşletme içinde iletişim kopukluğuna neden olan etkenleri bilmek bunları önleyebilmek açısından faydalı olacaktır.

Đletişimde etkinlik ayrı bir meziyettir. Kişi iletişimini geliştirebilir ve daha etkili bir hale getirebilir. Đletişimde etkinlik eğitimle geliştirilebilir. Etkili bir iletişim vücut dilinin de kullanılmasından geçer (Cüceloğlu, 2002:57-58).

Kişilerin iletişim becerileri farklı farklı olabilir (Uşaklı, 2007:31). Bazı insanların iletişim yetenekleri üst düzeydeyken, bazılarının zayıf olabilir. Đletişim becerisi, genlerle doğuştan gelen bir kabiliyet olduğu kabul edilse de, sonradan geliştirilebilir olduğunu düşünenlerin sayısı da az değildir. Đletişim çatışmalarının, en azından bir kısmının iletişim kurmadaki bilgi eksikliğinden kaynaklandığı öne sürülmektedir. “Đletişim becerisini geliştirmek için eğitim verilebileceği ve bu alanda yapılan

çalışmaların işe yaradığı konusunda çeşitli bilimsel yayınlar bulunmaktadır.” (Dökmen,

2006:106-107).