Özel Kontrol Amaçlarının Belirlenmesi

Muhasebe kontrol sisteminin tanımlanmasında işlemlere ve varlıklara ilişkin kontrol amaçları aşağıdaki gibi gruplandırılmaktadır:

 İşlemler, yönetimin devrettiği genel ve özel yetkilere uygun olarak yürütülmelidir.

 İşlemler, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak ve hesap verme yükümlülüğünü yerine getirecek şekilde kaydedilmelidir.

 Varlıklara ve belgelere erişim yetkili personelle sınırlandırılmalıdır.

Mevcut varlıklar belirli aralıklarla sorumluluk kayıtlarıyla karşılaştırılmalı ve herhangi bir fark belirlendiğinde, farkın özelliğine göre gerekli soruşturma yapılmalıdır.

Genel kontrol amaçları, bir örgütün belirli işlem gruplarını yürütmek için gerekli kontrol usul ve yöntemlerine sahip olup olmadığının göz önünde bulundurulmasında genel bir çerçeve oluşturur. Belirli bir işlem grubunu yürütmek için genel kontrol amaçlarına paralel olarak özel kontrol amaçlarının belirlenmesi gerekir (Kepekçi, 1994, s. 64).

Özel kontrol amaçlarını belirlemeden önce, işlem gruplarını departmanlar düzeyinde, örgüt fonksiyonlarına göre, mali tablolar sınıflamasına göre veya faaliyet devrelerine göre bölümlemek gerekir. İkinci adımda, işlemlerin bölümlendirilmesine

120

uygun olarak, genel kontrol amaçları, özel kontrol amaçlarına dönüştürülmelidir. Üçüncü adımda, özel kontrol amaçlarının gerçekleşmesini sağlayacak kontrol usul ve yöntemleri belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Uygulamada iç kontrol sisteminin genel amaçlarının daha ayrıntılı bir listesinin yapılmasını yararlı bulmaktadır. Aşağıda verilen kontrol amaçları listesi, genel nitelikte olmakla birlikte, daha ayrıntılı düzenlenmiştir (Yağcı, 2006, s. 18-19):

 Yetki: İşlemler yönetimin devrettiği genel ve özel yetkilere uygun olarak yürütülmelidir. Yetkisiz bir kişi tarafından yapılan işlem, varlıkların kaybına yol açabilir. İç kontrol sistemi, tüm işlemlerin yetkiye dayalı olarak yapılmasını sağlamalıdır.

 Gerçeklik: Kayıtlar, kurumun gerçek işlemlerini göstermelidir. İç kontrol sistemi hayali işlemlerin gerçekmiş gibi kaydedilmesine izin vermemelidir.

 Bütünlük: Tüm işlemler kaydedilmelidir. İç kontrol sistemi bazı işlemlerin kayıt dışı bırakılmasına izin vermemelidir.

 Değerleme: İşlemler, tutar bakımından doğru olarak kaydedilmelidir.

Bir işlemin tutarını hesaplamada ve kaydetmede, kaydın çeşitli safhalarında yapılabilecek hatalardan kaçınmak için gerekli usul ve yöntemler iç kontrol sisteminde bulunmalıdır.

 Sınıflandırma: İşlemler, doğru olarak sınıflandırılmalıdır. Mali tabloların doğru olarak sunulması için işlemlerin doğru hesaplara kaydedilmesini sağlayacak iç kontrol usul ve yöntemleri uygulanmalıdır.

 Zamanlılık: İşlemlerin, gerçekleştiği zamandan önceki veya sonraki döneme kaydedilmesi, mali tablolarda tutarların yanlış gösterilmesine yol açar.

 Varlıkları koruma: Varlıklara erişim görevli personelle sınırlandırılmalı ve varlıkların fiziksel korunmasından sorumlu personel, kaydetme, belgeleri

121

onaylama ve işlemleri yürütme fonksiyonlarından bağımsız olmalıdır (işbölümü).

 Mutabakat: Muhasebe ve sorumluluk kayıtları, ilgili varlıklarla zaman zaman karşılaştırılmalı, ana hesaplar yardımcı hesaplarla karşılaştırılmalı, belirlenen farklar soruşturulmalı ve gerekli düzeltme kayıtları yapılmalı ve düzeltici önlemler alınmalıdır.

3.3. K

âr Amacı Gütmeyen Organizasyonlarda İç Denetim

Etkin bir iç denetim sisteminin varlığı iç kontrol sisteminin etkinliğine bağlıdır. Etkin bir iç kontrol sistemi dolayısıyla etkin bir iç denetim sistemi, iyi bir örgüt yapısı, etkin bir muhasebe ve yeterli nitelik ve sayıda personel unsurlarının sağlanması ile mümkün olacaktır. Bu bölümde kâr amacı gütmeyen organizasyonlarda iç denetim sistemi ayrıntısıyla incelenecektir.

3.3.1. Kâr Amacı Gütmeyen Organizasyonlarda Denetimin Önemi Kâr amaçlı ya da kâr amaçsız kurum ve kuruluşlarda veya günlük hayatta yürütülen her denetim faaliyeti mutlaka sistematik bir süreçten oluşmaktadır. Denetim faaliyetini sistematik süreç yapan; denetim faaliyeti içinde pek çok faaliyetin ardışık sıra ile yer almasıdır. Denetim faaliyetinden söz edebilmek için her şeyden önce “denetlenecek” bir unsurun olması gerekir. Bu bir faaliyet, beyan, iddia, mal, hizmet veya tanımı yapılabilen, çerçevesi çizilebilen her unsur olabilir.

Denetim faaliyetinde denetlenecek unsurlar ile ilgili olarak (Türker ve Pakdemir, 2002);

122

 Önceden belirlenmiş veya taraflarca kabul edilmiş kriterlerin olması gerekmektedir. Çünkü denetim aynı zamanda bir karşılaştırma ve yargılama faaliyeti içermektedir.

 Denetim faaliyetinde, amacına uygun olarak yeterli miktarda delil veya kanıt toplanması ve bunların değerlendirilmesi gerekmektedir. Aksi halde denetlenecek unsurun, önceden belirlenmiş kriterlere ne derece uygun olduğunu belirlemek mümkün değildir.

 Denetim faaliyetinde elde edilecek sonuçlar ile ilgili çıkar bekleyen kişi ya da grupların olması gerekmektedir. Bu doğrultuda denetim faaliyetinin sonucunda ulaşılan yargı veya görüşlerin, sistematik bir şekilde ilgililere veya çıkar gruplarına yararlı olacak şekilde raporlanması gerekmektedir.

Kâr amacı gütmeyen organizasyonlara sağlanan bazı avantajlar; amacın kötüye kullanım riskini yükseltmekte bu da kurumların hem iç hem de dış denetimini kâr amacı güden organizasyonlardan daha da önemli hale getirmektedir. Bu organizasyonlar, mülki idarenin ihtiyaç duyduğu herhangi bir anda denetlenebilir. Denetlemenin öncelikli amacı, organizasyonun kuruluş amacına uygun faaliyet gösterip göstermediği, diğer amacı ise faaliyetlerin yasa, tüzük ve yönetmeliklere aykırı yürütülüp yürütülmediğinin tetkik edilmesidir (Şimşek, 2008, s. 217). Kâr amacı gütmeyen organizasyonlarda bir önceki teftişinden itibaren geçen bütün işlem ve hesaplar incelenerek organizasyonun mallarının gayeye uygun olarak sarf olunup olmadığı araştırılır (Ayan ve Ayan, 2007, s. 189).

123

3.3.2. Kâr Amacı Gütmeyen Organizasyonlarda İç Denetimin Amaçları

Kâr amacı gütmeyen organizasyonlarda iç denetimin temel amacını; örgütün içinden ve dışından maruz kalabileceği veya kaldığı riskleri tespit etmek ve ortadan kaldırmak olarak belirtebiliriz. İç denetimin amacı, gözden geçirilen faaliyetlerle ilgili nesnel analizler, değerlendirmeler, tavsiyeler ve yorumlar yaparak yönetimin tüm üyelerine sorumluluklarını etkili bir biçimde yerine getirmede yardımcı olmaktır. İç denetim yönetsel bir kontroldür; diğer kontrollerin etkinliğini ölçer ve değerlendirir. İç denetim yönetim hedeflerinin gerçekleşme yolunda olduğu konusunda yeterli güvence sağlamada yararlanılan bir yönetim aracıdır. Bu nedenle iç denetim yapısının yeterliliğinden ve etkinliğinden yönetim sorumludur (Uzun, 1999, s. 68).

İç denetimin amacı, örgütün amaçlarının ne olduğu ve onu yerine getirmek için hangi süreçlerin takip edildiğini belirlemek ise, iç denetçinin rolü belirlenen bu süreç içinde neyin çalışmakta neyin çalışmamakta olduğunu, birini motive edecek diğerini caydıracak şekilde ortaya koymaktır (alıntılayan Douglas, 1993, s. 51) ; (aktaran Özkan, 2008, s. 85-86).

Kurumun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmak, iç denetimin en temel görevlerinden biridir. İç denetim, başta uygunluk denetimleri olmak üzere kurumun iç kontrol yapısının durumu ve güvenilirliği hakkında yönetime bilgi vererek yarar sağlar (alıntılayan Chapman ve Anderson, 2002, s. 3); (aktaran Ocaklı, 2010, s. 83).

İç denetçiler, örgüt amaçlarına ulaşılmasına engel olabilecek risklerin azaltılması veya önlenmesi için oluşturulmuş olan standart ve prosedürleri dönemsel olarak gözden geçirerek, standart ve prosedürlerin geçerliliğini inceleyerek, gerekli

124

olduğu takdirde geliştirme amacına yönelik tavsiyelerde bulunularak örgütün risk yönetim süreçlerinin etkinliğini değerlendirir (alıntılayan Özbek, 2003, s. 3); (aktaran Ocaklı, 2010, s. 83).

İç denetçiler, örgüt varlıklarının korunması, mali tablolara kaynak oluşturacak bilgilerin doğruluğunun ve güvenilirliliğinin sağlanması amacı ile örgüt içerisinde oluşturulmuş iç kontrol sisteminin etkinliğini inceler ve iç kontrol sisteminin etkinliğinin arttırılması amacı ile öneri ve tavsiyelerde bulunur (Ocaklı, 2010, s. 83- 84).

İç denetçi, örgütün yönetim temel prensiplerine uymak, hissedarların çıkarlarını korumak, hesap verme sorumluluğunu yerine getirmek, doğru ve tam bilgi vermek amacı ile oluşturmuş olduğu strateji ve prosedürlerin etkinliğini incelemekte ve gerekli olduğu takdirde etkinliğin arttırılması için öneri ve tavsiyelerde bulunmaktadır (alıntılayan Türkiye İç Denetim Enstitüsü, 2004, s. 250); (aktaran Ocaklı, 2010, s. 84).

İç denetim, örgütün amaç ve hedeflerine ulaşmasına dönük olarak örgüte değer katmaya çalışır. Bu amaçla örgütün amaçlarına yönelik yeni hedefler belirlemesinde ve geliştirmesinde yardımcı olur. İç denetçiler yönetimin dışında ve yönetim fonksiyon ve işlem sürecinden ayrı olarak kurum üst yönetimine danışmanlık yapmak amacıyla, düzenlediği raporlarda iyileştirici ve geliştirici önerilere yer verir (Kaya, 2011).

İç denetimin amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilmektedir (Bülbül, 2008, s. 11- 12):

 Örgüt aktiflerinin fiziki durumları ile muhasebe kayıtları arasındaki ilişkiyi kontrol altında tutmak,

125

 Örgütteki işlemlerin önceden saptanmış kurum politikasına uygunluğunu ve doğruluğunu kontrol altında tutmak,

 Örgüt politikasının etkinliğini ölçmek,

 Muhasebe sürecinin genel kabul görmüş muhasebe ilkelerinin doğrultusunda devamını sağlamak,

 Örgütte yapılabilecek yolsuzlukları önlemek, yapılanları ortaya çıkarmak,

 Yasalardan sapmaları, suç olup olmadığını araştırmak,

 Uygulamada hedeflerden ve yasalardan sapmalar varsa ya da yasalar gereksinime cevap vermiyorlarsa bunları nedenleri ile birlikte ortaya çıkarmak, bu sapmaların düzelmesi için yöneticilere yol gösterebilecek önerilerde bulunmak,

 Örgüt içinde görevlerin organizasyonun amaçlarına uygun biçimde yürütülmesi için personelin eğitim planlamasına ve uygulamasına, standartların belirlenmesi ve gerektiğinde değiştirilmesi çalışmalarına katılmak, merkez ile şubeler arasındaki iletişimin sağlanmasına katkıda bulunmak, gereksiz haberleşmenin önüne geçmek,

 Servislerin görev ve fonksiyonlarının yerine getirirken izlenen metot ve prosedürlerin güncel olup olmadığı veya güncelliğini koruyup korumadığını tespit etmek,

 Yönetim tarafından ortaya konulan politikalar arasında koordinasyon derecesi belirlenmektedir.

126

3.3.3. Kâr Amacı Gütmeyen Organizasyonlarda İç Denetimin