ĠletiĢim, insanlar arasında teması sağlayarak, bilgi alıĢveriĢinde bulunmaları ve böylece birbirlerinin tutum ve davranıĢlarını pekiĢtirmeleri veya değiĢtirmelerini sağlayarak çevreleriyle etkileĢime geçmelerini ve çevrelerini yönetmelerini olanaklı hale getiren sembolik bir süreçtir. Örgütsel anlamda iletiĢim, bir örgütün var olma sebebi olarak görülebilecek olan ortak amaçların gerçekleĢtirilmesi için ihtiyaç duyulan ortak bir anlayıĢın geliĢtirilmesinde etkili olması sebebiyle bir örgütün baĢarısı veya baĢarısız olmasında en etkin süreç olarak tanımlanabilir (Book vd., 1980; Aktaran: Gizir, 2007).
Örgütlerin verimliliklerini arttırmak için yaptıkları çalıĢmalar teoride baĢarı sağlayacaklarını gösterse de, bunun gerçekleĢmesini sağlayacak olanlar çalıĢanlardır. ÇalıĢanların iĢbirliği içinde olmaları, örgüt içi iletiĢimi güçlendirecek böylelikle üretim ve verimlilik artabilecektir. Bu noktada en önemli konu, örgüt içi iletiĢimin etkin biçimde iĢlemesini sağlamaktır. ÇalıĢanların olumsuz davranıĢlarını cezalandırmak yerine bu davranıĢlarının sebeplerini anlamaya çalıĢmak, eksikliklerini gidermek, yanlıĢlarını düzeltmelerine yardım etmek, hem kiĢisel hem de örgüt içi iletiĢimin geliĢtirilmesi açısından önem taĢımaktadır (Toros ve Kalpaklıoğlu, 2011).
Ortak bir amaç için bir araya gelmiĢ bireyler, gruplar, topluluklar ve örgütler için iletiĢimin hayati bir önemi vardır. Örgütlerdeki bireyler ve gruplar arasında olması gereken uygun etkileĢimi sağlayan eleman ise örgüt içi iletiĢimdir. Örgüt içi iletiĢim, örgütlerin varlıklarını sürdürmelerinde merkezi bir konuma sahiptir ve tüm örgütsel süreçlerde oldukça önemli bir rol üstlenmektedir (KocabaĢ, 2005).
Örgüt içi iletiĢim olmadan herhangi bir örgütsel eylemin ya da yönetim sürecinin baĢarılı olması neredeyse imkânsızdır. ĠletiĢimin yeterli olduğu örgütlerde, örgütlerin amaçlarının
doğru olarak anlaĢılmıĢ ve kavranılmıĢ olması, örgüt üyelerinin bu ortak amaçların gerçekleĢtirilmesi doğrultusunda iĢbirliği içinde koordineli olarak davranma eğilimi içinde olmaları beklenmektedir (Aydın, 2000, s.45).
Örgütlerde iletiĢim sürecinde, yöneticiler Ģunun farkına varmalı; çalıĢanlarla bilgi alıĢveriĢinde bulunulup, çalıĢanlar dinlenirse, iĢlerine karĢı daha hevesli olabilirler. Ayrıca çalıĢanlar kurumlarının vizyonuna bağlanıp, amaçlara ulaĢmada katkı sağlayabilirler. ġöyle söylenebilir; örgütlerde iyi bir iç iletiĢim çalıĢanları kurumun strateji ve vizyonuna her Ģeyden daha fazla bağlayabilir (Argenti, 2003, s.127).
Eski yönetim sistemlerinde kurum planları ve hedefleri çalıĢanlarla nadiren paylaĢılırdı. Fakat günümüzde bilgi paylaĢımı ciddi bir durum haline gelmiĢtir. Örgütlerde, çalıĢanlar iyi motive edilip bilgilendirilmediğinde örgüt içi iliĢkiler olumsuz derecede etkilenmektedir. Örgüt içinde sağlıklı bir iletiĢim için iyi bir iletiĢimin var olması gerekmektedir. ÇalıĢanlar arasındaki iletiĢim yoksunluğu örgüt içinde en gerekli Ģeyler olan destek ve sadakati azaltabilir hatta yok edebilir. Örgüt içi iletiĢimin iyi olduğu örgütlerde çalıĢanların ortak bir misyonu bulunmaktadır. Böyle örgütlerde çalıĢanlar örgütleri için en yüksek düzeyde verimli olmaya gayret ederler (Zulhamri ve Claina, 2012).
Örgüt içi iletiĢimin etkili olduğu örgütlerde dinamizm hızlanır ve önemli faydalar sağlanır. Örgütlerde iyi bir iletiĢim kendisini verimlilik, kalite, satıĢlarda artıĢ, üretkenlik, hata oranının düĢmesi, iĢe devamsızlık oranlarında ve Ģikâyetlerde azalma, müĢteri memnuniyeti gibi değiĢik Ģekillerde gösterebilir. Ayrıca; örgüt içi iletiĢim, örgütün stratejik hedeflerinin anlaĢılması ve gerçekleĢtirilmesi açısından da önemli bir role sahiptir. Örgütlerde ortaya konulan stratejik hedefler çalıĢanlarca yeterince anlaĢılmazsa çalıĢanlar belirsizlik içinde kalırlar. Doğru iletiĢim belirsizlikleri ortadan kaldırır ve stratejilerin uygulayıcısı durumunda olan örgüt içindeki çalıĢanların stratejileri doğru bir Ģekilde anlamalarını ve stratejilerin etkili bir biçimde yürütülmesine yardımcı olmalarını sağlamaktadır (Uysal, 2003, s.140).
Örgütlerde iç iletiĢimi geliĢtirip iyi seviyeye çıkarmak için göz önünde bulundurulması gerekenler Ģöyle sıralanabilir (Efil, 1993, s.122-123):
ĠletiĢim süreci takip edilmelidir.
ĠletiĢim sürecinde öncelikle fikir ve düĢünceler açık hale getirilmelidir. ĠletiĢim sağlanırken amaç açık hale getirilmelidir.
ĠletiĢim sürecinde fiziksel çevre ve insan unsurunun yer aldığı çevre dikkate alınmalıdır.
Mümkün oldukça mesajı alanın değer verdiği veya mesajı alana yardımcı olacak Ģeyler kullanılmalıdır.
DavranıĢların iletiĢimin etkili bir biçimde gerçekleĢmesini destekler nitelikte olmasına dikkat edilmelidir.
ĠletiĢim gerçekleĢtirilirken mesajların içeriği kadar ses tonlamalarına da dikkat edilmelidir.
Örgütlerde etkili bir iç iletiĢimin bazı amaçları vardır. Bu amaçlar Ģöyle sıralanabilir
(Argenti, 2003, s.129):
Yönetici ve çalıĢanlar arasında iyi niyet ve ahlaki değerlerin geliĢmesini sağlamak. ÇalıĢanları, örgüt içinde oluĢan değiĢimlerden(örgütsel kademe değiĢiklikler, personel rütbe değiĢiklikleri vb.) haberdar etmek.
Örgüt içindeki çalıĢanların bazı haklarının (tazminat, sağlık sigortası vb.) bildirilmesi. Örgüt kültürü, örgüt Ģeması, etik kurallar ve ürünler hakkında çalıĢanları bilinçlendirmek.
ÇalıĢanların davranıĢlarını, daha verimli, kaliteli ve giriĢimci olmaları yönünde değiĢtirmek.
Örgüt içinde olan aktiviteler için çalıĢanların cesaretlendirilmesi.
ÇalıĢanların kendilerini örgüt için değerli bir varlık olarak görmelerini sağlamak.
Bütün bu saydığımız amaçların gerçekleĢebilmesi için öncelikle yönetim kademesinin bunlara inanması gerekmektedir. Ayrıca örgüt içindeki iletiĢimin profesyonel kiĢiler tarafından denetlenmesi ve yönlendirilmesi gerekmektedir (Argenti, 2003, s.129).
Örgütlerde etkili ve iyi bir iç iletiĢim olması örgüte oldukça faydalı olabilmektedir. Örgüt içi iletiĢimin iyi olduğu örgütlerde, bu durumun faydaları Ģöyle sıralanabilir (Arslan ve Arslan, 2007, s.150):
ÇalıĢanların örgüte bağlılığını artırarak, hizmet kalitesinin yüksek olmasını sağlar. Yönetim karar almada ihtiyaç duyduğu bilgiyi elde etme imkânı sağlar.
Örgütlerde amaçların benimsetilmesi, iĢ tatmini, motivasyon, örgütsel bağlılık gibi çalıĢanların davranıĢları üzerinde olumlu etkiler yaratır.
Örgütsel faaliyetlerin istikrarlı olması ve sorunsuz bir Ģekilde gerçekleĢmesine katkıda bulunur.
ÇalıĢanların paylaĢım duygusunu arttırır. ÇalıĢanlar arasındaki iĢbirliğini ve uyumu arttırır.
Hata oranının azalmasına ve sonuç olarak giderlerin azalmasına olanak sağlar. ĠĢ ortamındaki anlaĢmazlıkları ve baskıları azaltır.
Performans ve Kârlılığın artmasını sağlar.
Yöneticilerin aldığı kararların çalıĢanlar tarafından algılanması ve uygulamaya dönüĢtürülmesini sağlar.