İhale Türü Mal Alımı Hizmet Alımı Yapım İşi
Sayı Tutar Sayı Tutar Sayı Tutar
Doğrudan Temin 14 40.535,05
Pazarlık
Açık İhale
A.1.2- Ekonomik Sınıflandırma Bazında Yapılan Harcamalar
Ekonomik Kod
Ekonomik Sınıflandırmanın Adı 2014 Yılı Harcama Tutarı
I II III IV
01 1 1 01 Temel Maaşlar 203.871,06
01 1 2 01 Zamlar Ve Tazminatlar 208.194,72
01 1 3 01 Ödenekler 1.350,00
01 1 4 01 Sosyal Haklar 8.062,21
01 1 9 01 Diğer Giderler 694,47
02 1 6 01 Sosyal Güvenlik Primi Ödemeleri 38.120,93
02 1 6 02 Sağlık Primi Ödemeleri 25.866,67
03 2 1 01 Kırtasiye Alımları 40.535,05
03 3 1 01 Yurtiçi Geçici Görev Yollukları 3.960,00
03 5 2 01 Posta Ve Telgraf Giderleri 750,00
03 5 2 02 Telefon Abonelik ve Kullanım Ücretleri 612,25
37 B- Performans Bilgileri
1- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Stratejik
Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme Durumu
(%) Açıklama
Stratejik Amaç 1: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının Hizmet Yapısının Geliştirilmesi
Hedef 1.1 : Bologna sürecine
eksiksiz geçmek
Hedef 1.2 : Ders kayıtlarının
Akademik Takvimde
belirtilen süreler içerisinde
en az hata ile yapılmasının
sağlanması
için akademik birimler ve
öğrenciler bilgilendirilmiştir.
Hedef 1.3 : Diploma Eki’ni
2013 yılından itibaren
vermek
2012-2013 Yılı sonu
itibari ile vermek Gerçekleşti.
Hedef 1.4 : 6111 Sayılı
kanunla düzenlenen 2547
Sayılı Kanunun 46. Maddesi
gereğince Öğrenim Ücretleri
ve Katkı paylarının yeniden
hesaplanmasının 2014-2015
Öğretim Yılında hazır hale
getirilmesini sağlamak
Akademik Personele ve birim
öğrenci işlerine otomasyon
programında yetki verilecek
kısımlar belirlenmiş olup,
yetkilendirme yapılmaya
başlanmıştır.
Stratejik Amaç 2: İdari Personelin performansını arttırmak, bilgi eksikliklerini gidermek
Hedef 2.1 : Her yıl artan
Tayin, askerlik, doğum izni vb.
nedenlerden dolayı oluşan
personel ihtiyacı Personel Daire
Başkanlığına bildirilmiştir.
Hedef 2.2 : Personelin
yönetmelik ve yönergelerle
ilgili bilgi eksikliklerini
gidermek amacıyla merkez
ve birim öğrenci işleri
çalışanlarına yönelik
Hedef 2.3 : İdari personelin
motivasyonunu arttırmak
Personele yönelik
kültürel ve sosyal
etkinlikler
Yapılmaktadır.
38
Stratejik Amaç 3: Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek Hedef 3.1 : Mevcut hizmet
alanlarından en verimli
Daire Başkanlığımızda işlerin
niteliğine ve personel sayısına
göre birimler oluşturulmuştur.
Hedef 3.2 : Yeterli sayıda
ihtiyaca uygun mobilya,
araç-gereç sağlamak
Personel için yeterli
sayıda mobilya (masa,
sandalye, dolap) ve
araç-gereç ( bilgisayar,
yazıcı, kırtasiye
malzemeleri) sağlamak
İhtiyaca göre İdari ve Mali İşler
Başkanlığından temin
şirketinden, düzenli ve
devamlı olarak temizlik
IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
____________________________________________________________________________
A- Üstünlükler
Gelişme ve değişmelere açık olmamız
Çalışanlarımızın iş akış takvimine titizlikle uyması
Kanunlara ve yönetmeliklere uyulması
Öğrenci Otomasyon programının olması
Öğrenci memnuniyetinin ön planda tutulması
Talep ve isteklerin kısa sürede sonuçlandırılması
Takım çalışması yapılması
Yönetim ve idari personelin öğrenciler ile iyi ilişkiler kurması B- Zayıflıklar
Eğitim birimlerimizin dağınık olması
Personel değişikliğinin çok fazla olması
Personel iş yükünün fazla olması
Eleman yetersizliği
Eğitim birimlerimizin öğrenci otomasyon programını yeterince kullanamaması
Yönetmelik ve yönergelerin sık aralıklarla değişmesi
Ders müfredatlarının çok sık değişmesi
Öğrenci danışmanlarının, ders kayıtlarına gereken önemi vermemesi,
Teknolojik donanımla ilgili teknik destek yetersizliği
39 C- Değerlendirme
Derse kayıt işlemleri konusunda öğrencilerin akademik takvime bağlı kalmamaları, dönem sonlarına kadar derse kayıt istekleri gerek akademik birimler, gerekse daire başkanlığımız için sorun oluşturmaktadır. Tüm öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerinin zamanında ve öğrenci bilgi sisteminden yapılmasının sağlanması için akademik birimlerin ve öğrencilerin daha dikkatli davranmaları,
Öğretim elemanları tarafından not girişlerinin zamanında yapılmaması, not giriş sürelerinin sürekli uzatılması öğrenci otomasyonunda sorunla karşılaşılmasına neden olmaktadır. Not girişlerinde akademik takvime bağlı kalınması, gereksiz yazışmaları ve iş yükünü önleyecektir.
Akademik birimlerin öğrenci hizmetleri ile ilgili değişiklik taleplerini sözlü olarak yapmak istemeleri; birimler arası iletişim ve hizmet kalitesini düşürmektedir
Yönetmelik – yönergelerin, ders müfredatlarının sık aralıklarla değişmesi işlerin devamlılığında aksamalara neden olmaktadır.
Üniversitemiz sürekli gelişmekte; bir yandan yeni Fakülte, Yüksekokul ve bölümler açılmakta, diğer yandan açılan birimlere öğrenci alınmaktadır. Bu durumdan dolayı her yıl artan akademik birim, öğrenci sayıları ve iş yoğunluğu dikkate alındığında çalışma takviminin istenilen düzeyde olması için personel sayımızın arttırılması Daire Başkanlığımızı rahatlatacaktır.
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
Daire Başkanlığımızın etkin ve verimli çalışabilmesi için yukarıda belirttiğimiz konularda eksikliklerin ve zayıf yönlerimizin giderilmesi gerekmektedir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı olarak stratejik amaçlar ve bu amaçlara ulaştıracak hedeflerin gerçekleşmesi için gerekli personel desteği sağlanmalı, zayıf yönlerimizde sıralanan Daire Başkanlığımız personelinin tayin, askerlik, ücretsiz vb. nedenlerle sıklıkla yer değiştirmesi dikkate alınarak, personel görevlendirmesi konusunda birim yöneticilerinin hassas davranmalarının yararlı olacağı düşünülmektedir.
Öğrenci işleri otomasyon sistemi işlemlerinin, sistemde yapılması gereken işlemler, düzenlemeler, yasa – yönetmelik - yönerge değişiklikleri gibi nedenlerle güncellemelerin ve zaman zaman kısa süre içerisinde istenen verilerin hazırlanması vb. nedenlerle yeni çalışmaların zamanlı olarak gerçekleştirilebilmesi için Üniversitemiz açısından oldukça önemli olan söz konusu öğrenci otomasyon programının aksaksız yürütülebilmesi ve gerekli çalışmaların süresi içerisinde yapılabilmesi amacıyla bir bilgisayar programcısı personelinin Daire Başkanlığımız bünyesinde görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
Daire Başkanlığımızda yazışmalar ve arşiv hizmetleri, bir kadrolu personel ve geçici
işçi konumundaki personelle yürütülmeye çalışılmaktadır. Dairemiz yazışmalarının çok yoğun
olması, personelin izin, rapor gibi durumlarının risk oluşturmaması açısından yazı işlerini
yürütecek kadrolu personelin dairemizde görevlendirilmiş olmasıyla bu riskin ortadan kalkacağı
düşünülmektedir.
40 Uluslararası öğrenci hizmetleri, lisansüstü öğrenci ve pedagojik formasyon öğrenci hizmetleri ile birlikte iki personel tarafından yürütülmektedir. Bu durum, her yıl uluslararası öğrenci sayısı artması, uluslararası öğrenci işlemlerini, takibini, kontrolü güçleştirmektedir.
Geçici olarak geliştirilen bu uygulama yerine, uluslararası öğrenci hizmetlerinin daha sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için ayrı bir büro oluşturulmasının zorunlu olduğu görülmektedir.
Öğrenci otomasyon sisteminin bütün akademik personele ve birim öğrenci işleri çalışanlarına anlatılması ve yoğun kullanımının sağlanması ile kullanıcıların iş yükünü hafifletecektir. Danışmanlık işlemlerinin titizlikle yapılması, ders kayıtlarında yaşanan sorunların azalmasını sağlayacaktır.
İşlemlerin zamanında ve en az hata oranı ile yapılabilmesi için birimimizce yeni
öğrenci kayıtları, tüm öğrencilerimiz için kayıt yenilemeler, otomasyon programı, yönetmelik
değişiklikleri, not giriş işlemleri, v.b. diğer işlemlerle ilgili, zaman zaman eğitimler verilmesi,
izlenecek yöntemler ve yapılması gerekenler hakkında diğer birimlerle toplantılar yapılması
yararlı olacaktır.
41 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (RİZE-2015)
Ali Rıza ŞAHİN
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
