De acordo com Rentes (2000), uma das formas de se aplicar a metodologia é seguir a seqüência dos estágios definida na figura 5. O autor ressalta que cada projeto deve ser analisado individualmente para ver se há possibilidade de serem realizadas atividades simultaneamente às outras. As linhas tracejadas na figura mostram que o estágio de Criação
de Infra-estrutura pode ser acionado sempre que necessário. A outra linha representa uma seqüência lógica entre os demais estágios.
Figura 5. Visão Geral da Metodologia TransMeth (RENTES, 2000)
Cada um dos estágios definidos na TransMeth pode ser abordados pelas questões descritas na tabela 6 abaixo:
Tabela. 6. Questões relacionadas aos estágios da Metodologia TransMeth
Entendimento da Necessidade de Mudança
Neste estágio, deve ser identificada a razão da mudança, ou seja, o que disparou tal mudança. Uma forma de identificar o motivo é responder à seguinte questão: "Por que nós precisamos mudar?".
Rentes (2000) salienta que os disparadores de mudanças podem ser externos ou internos à organização. Eles podem estar associados a uma ameaça, a uma oportunidade ou a partir da identificação da existência de competências internas que possam ser consideradas uma vantagem competitiva relevante.
Este estágio é iniciado quando um disparador de mudança é relevante ao ponto de ser necessário a realização de uma mudança. Quando surgem apenas “pequenos” disparadores de mudança, esses podem ser analisados para se verificar a possibilidade de eles serem agrupados, justificando o emprego da metodologia.
Segundo Rentes (2000), para a TransMeth a relevância de um disparador de mudança, ou um conjunto deles, gera uma “burning platform”, termo que expressa uma ameaça ou oportunidade necessária. Esse conceito motiva a organização a iniciar um processo de mudança, encarando de forma desafiadora as barreiras, incluindo a inércia da estabilidade e os históricos passados de mudanças mal-sucedidas.
O resultado desse estágio é a definição das expectativas de mudança, denominada de visão. Essas expectativas, com base nas visões dos patrocinadores e dos agentes de mudança, devem delimitar a mudança pretendida; entre outras coisas, devem ser definidos os objetivos de alto nível, o resultado que se pretende atingir, e onde essa mudança ocorrerá (RENTES, 2000).
Análise da Situação Atual
O objetivo deste estágio é analisar a situação atual na qual se pretende intervir. Com base no documento de visão gerado no estágio anterior os agentes de mudança devem se questionar a respeito de "‘onde’ nós estamos agora?" (RENTES, 2000).
Definir a estrutura de negócios da organização é um passo importante que facilitará a realização do diagnóstico da situação atual. Rentes (2000) sugere como auxílio a esta atividade a utilização de ferramentas tais como: análise de input/output do sistema organizacional e mapeamento de processos. Estas ferramentas ajudam a criar uma clara visão do escopo da organização, pela identificação dos processos nela existentes e das entradas e saídas desses processos, provenientes dos fornecedores e clientes, o que contribui para a melhor compreensão da empresa e, conseqüentemente, facilita o processo de mudança.
Em relação à realização do diagnóstico da situação atual, a sugestão da metodologia é a utilização de ferramentas tais como: sistema de medidas de desempenho da organização, modelagem ou mapeamento do processo atual, levantamento de problemas por entrevista, questionário ou ferramentas de focalização.
Após definida a estrutura de negócios da organização e diagnosticada a situação atual referente ao projeto, esta etapa deve fornecer um panorama bastante correto de "‘Onde’ nós estamos agora?" que servirá de base para outras etapas (RENTES, 2000).
Criação de Infra-estrutura para a Mudança
Este estágio tem a função de prover toda a infra-estrutura necessária para a implementação da mudança. Como atividades desta etapa, Rentes (2000) descreve: criação de equipe necessária; desenvolvimento de treinamento; elaboração de um sistema de medidas de desempenho para a equipe e para o processo de transformação; e a disponibilização de recursos para o processo de mudança.
Como mostra a figura 5 do modelo TransMeth, este estágio está interconectado com todos os outros da metodologia, podendo ser acionado a qualquer momento do processo. Segundo Rentes (2000), em projetos de mudança complexos e de longo prazo, as atividades como criação das equipes e fornecimento de treinamentos podem ser otimizadas se realizadas e analisadas no decorrer de todo o processo de transformação.
Estabelecimento de Direção para a Mudança
Este estágio tem por alvo definir a questão "para ‘onde’ nós queremos ir?”. A situação futura da organização, que foi planejada, deve ser detalhada e formalizada para que todos os envolvidos com a mudança tenham o mesmo entendimento dos passos e do objetivo do processo de transformação.
De acordo com Rentes (2000), o resultado deste estágio pode ser: um conjunto de objetivos numéricos bem definidos, a serem atingidos, ou um projeto conceitual de medidas de desempenho a serem desenvolvidas, ou mesmo um desenho de um processo de negócio a ser implementado. Os princípios de atuação, como política de condução de negócios, fatores éticos, estilo da empresa, compromissos firmados anteriormente com clientes e fornecedores, devem ser analisados e reafirmados.
Neste estágio, devem ser revistas a equipe de desenvolvimento e os treinamentos que foram planejados no início do processo de transformação, especialmente se a mudança envolve o uso de novas tecnologias. O autor recomenda fortemente que toda a movimentação da realização da mudança deve ser comunicada à organização.
Definição de Iniciativas de Mudança
O objetivo deste estágio é definir como alcançar a situação futura que foi planejada a partir da situação atual mapeada. Um conjunto de iniciativas deve ser gerado como resultado.
Segundo Rentes (2000), as seguintes regras básicas são usadas para guiar a definição do conjunto de iniciativas de melhoria:
É importante a identificação das "poucas e vitais" iniciativas que vão ter impacto no desempenho e utilizar os recursos eficientemente, em vez de estabelecer uma longa lista de iniciativas que não serão adequadamente implementadas;
As iniciativas de melhoria devem representar um equilíbrio entre a obtenção de resultados de curto prazo versus a obtenção de resultados de longo prazo; e
Iniciativas de melhoria devem representar um equilíbrio entre desenvolvimento/aplicação de tecnologia e desenvolvimento de pessoas.
Detalhamento e Implementação da Mudança
O objetivo deste estágio é definir como será implementada a melhoria. Os planos de melhoria devem ser detalhados, e as iniciativas devem estar claramente relacionadas a um processo-chave ou a um problema raiz.
De acordo com Rentes (2000), as equipes de implementação devem ser formadas, e um quadro de cada equipe deve ser criado contendo as seguintes informações:
Missão da equipe; Participantes;
Seus papéis na equipe;
Objetivos da iniciativa pela qual a equipe de implementação é responsável; Relação desta equipe com a equipe de transformação;
Cronograma de implementação com ações intermediárias.
Revisão dos Resultados
Este estágio tem por objetivo avaliar os resultados do processo de transformação e registrar as lições aprendidas. Rentes (2000) ressalta que este estágio ocorre continuamente ao longo do processo.
Duas direções para a revisão do processo de mudança devem ser seguidas:
Revisão comum dos processos em andamento, feita de forma contínua ao longo das atividades do processo, pela observação das implementações das melhorias e do impacto causado por elas nas métricas de desempenho; e
Revisão do próprio processo da metodologia TransMeth, identificando-se o que funcionou adequadamente e as melhorias que podem ser propostas à metodologia.