EBH215_BÜRO YÖNETİMİ

ANKARA ÜNİVERSİTESİ

Elmadağ MYO

İçerik

•Örgüt Yapısı İlkeleri

•İşlevsel Bölümlendirme

•Müşteri Temeline Göre Bölümlendirme

•Mal veya Hizmete Göre Bölümlendirme

•Bölgesel Bölümlendirme

•Zamana Göre Bölümlendirme

•Sayı Temeline Göre Bölümlendirme

•Süreç veya Makine Temeline Göre Bölümlendirme

•Karma Bölümlendirme

•Proje Tipi Bölümlendirme

•Matriks Bölümlendirme

•Şebeke Türü Bölümlendirme

•Yığışım Türü Bölümlendirme

Örgüt Yapısı İlkeleri

•Amaç birliği ilkesi (tüm örgüt saptanmış ve tanımlanmış amaçlar paralelinde faaliyet göstermelidir)

•Etkinlik/verimlilik ilkesi

•Yönetim alanı ilkesi (bir yöneticiye doğrudan bağlı ast sayısı belirlenmelidir)

•Hiyerarşi ilkesi (bir sistemi oluşturan birimlerin ast ve üst şeklinde sıralanması)

•Yetki göçerme ilkesi

•Sorumluluk ilkesi

•Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi (çalışanın taşıdığı sorumlulukların sahip olduğu yetkiye eşit olması)

•Yönetim birliği ilkesi (aynı amaca hizmet eden faaliyetlerin bir yönetici tarafından yürütülmesi)

Örgüt Yapısı İlkeleri

•Yetki düzeyi ilkesi

•İşbölümü ve uzmanlaşma ilkesi (işlerin küçük parçalara bölünerek ve kişilerin uzmanlık alanlarına göre yapılması)

•Görevlerin tanımlanması ilkesi

•Ayrıklık ilkesi

•Denge ilkesi (çeşitli kademelere devrolan yetki ve sorumluluğun, o kademenin örgüt içindeki konumuyla bağdaşma zorunluluğu)

•Esneklik ilkesi

•Önderliğin kolaylaştırılması ilkesi (örgütsel yapı, tepe yöneticinin görevlerini kolaylaştırmalı, onun daima en üst karar mercii konumunu korumalı).

İşlevsel Bölümlendirme

•Örgütü oluşturan benzer veya aynı türden faaliyetlerin gruplandırılması işlevlere göre bölümlere ayırma olarak adlandırılır.

•İşlevlere göre bölümlere ayırma uygulamada en çok görülen bölümleme türüdür.

•Burada işler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilir.

•Her bölüm yöneticisi ilgili faaliyetlerden sorumlu olur.

•Dolayısı ile her bölüm yöneticisi sorunlara kendi faaliyetleri açısından bakar. Bu açıdan faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamak tepe yöneticisinin görevidir.

Çünkü sadece tepe yöneticisi faaliyetlerin tümünü görme imkânına sahiptir.

•İşlevlere göre bölümlere ayırma yönetim hiyerarşisinin çeşitli düzeylerinde uygulanabildiği gibi hemen her organizasyon yapısında görülebilir. Bürolarda yaygın olarak işlevlere göre bölümlendirme kullanılmaktadır.

İşlevsel Bölümlendirme

İşlevsel Bölümlendirme

İşlevlere göre bölümlendirme sisteminin yararları;

• Uzmanlaşmayı kolaylaştırması,

• Aynı konu ile ilgili insan, araç ve makineleri biraraya toplaması,

• Basit ve mantıklı olması,

• Koordinasyonu kolaylaştırması,

• Faaliyetlerde verimliliği sağlanmasıdır.

İşlevsel Bölümlendirme

İşlevlere göre bölümlendirme sisteminin sakıncaları;

• Aşırı merkeziyetçiliğe yol açması,

• Karar vermenin zorlaşması,

• Denetim ve değerlendirmelerin zorlaşması,

• Bölümler arası çatışma olasılığının artması,

• İletişim kanallarının iyi işlememesidir.

İşlevsel Bölümlendirme

• İşletmenin içinde bulunduğu çevreye ilişkin koşullar değişmemekte, az sayıda mal veya hizmet üretilmekte ve sınırlı bir pazara

sunulmakta ise işlevsel bölümlendirilmiş yapı geçerli ve başarılı bir yapı olarak dikkati çeker.

• Faaliyet alanının genişlemesi, çok sayıda mal ve

hizmetin farklı koşullarda dinamik bir pazarda

satılması halinde işlevsel yapı geçerliliğini ve

etkinliğini yitirecektir.

Müşteri Temeline Göre Bölümlendirme

• Üretilen mal veya hizmetleri müşterilere daha iyi sunabilme hedefi çok önemli ise, müşteri temeline dayalı bir

bölümlendirmeye gidilmelidir.

Müşteri Temeline Göre Bölümlendirme

•Müşteriye göre bölümlendirmenin yararları;

• Müşteri tatmini arttırması,

• Pazarlama iletişimi faaliyetlerinin müşterilere yönelik gerçekleştirilmesini sağlamasıdır.

Müşteriye göre bölümlendirmenin sakıncaları;

• Diğer bölümler ile olan koordinasyon azlığı,

• Uzmanlaşmış personelin bazen kapasitesinin altında kullanılma olasılığı,

• Bölümler arasında rekabet görülmesi,

• Belli bir bölümde çalışan personelin başka bölümlere kaydırılmasının zorluğudur.

Mal veya Hizmete Göre Bölümlendirme

• Üretilen mal ve hizmetler birçok işletmede bölümlere ayırma biçimi olarak

kullanılmakta ve bir mal veya hizmet ile

doğrudan doğruya ilgili faaliyetler bir araya toplanmaktadır.

• Bu bölümlendirme birden çok mal/hizmet üreten işletmelerde geçerli olmaktadır.

Örgüt yapısı oluşturulurken bu mal ya da

hizmet esas alınmaktadır.

Mal veya Hizmete Göre Bölümlendirme

Mal veya Hizmete Göre Bölümlendirme

Üretilen mal ya da hizmete göre bölümlendirmenin yararları;

• Örgütün daha küçük ve esnek birimlere bölünebilmesi,

• Gelişme, yayılma ve çeşitliliği teşvik etmesi,

• Karar vermeyi kolaylaştırması,

• İletişim kanalları kısaldığından, etkili iletişime olanak sağlamasıdır.

Üretilen mal ya da hizmete göre bölümlendirmenin sakıncaları;

• Bu tür bir organizasyon yapısının maliyetli olması,

• Yöneticilerin sadece o mal veya hizmetle ilgili gelişim sergilemesi,

• Koordinasyonu zayıflatması,

• Bölümler arası rekabetin yıkıcı olabilmesidir.

Bölgesel Bölümlendirme

•Bölgeye göre bölümlendirme türü de mal tipi bölümlendirmeye benzemektedir.

•Özellikle işletme farklı coğrafi bölgelerde faaliyetlerini

sürdürmekte ise işletmenin belirli bölgelerdeki faaliyetlerinden o bölgenin yöneticisi sorumlu olacaktır. Böylece işletmenin

faaliyetlerinin çok yaygın ve dağınık olması nedeniyle merkezi olmayan bir yapıya geçilecektir. Bölge temeline göre

bölümlendirmeye genellikle sigorta şirketleri, zincir işletmeler ve belli oranlarda bankalarda vb. rastlanmaktadır.

•Örgütün faaliyetleri çok yaygın ve dağınıksa, yerinden yönetim olanağı sağlayacak bölgesel bölümlendirme uygulamak yararlı olacaktır.

Bölgesel Bölümlendirme

Bölgesel Bölümlendirme

Bölgeye göre bölümlendirmenin yararları;

• Bölgesel zevk ve ihtiyaçlara cevap verilebilmesi,

• Ulaşım harcamalarını azaltması,

• Bölgeyi iyi tanıyan eleman istihdamını kolaylaştırmasıdır.

Bölgeye göre bölümlendirmenin sakıncaları;

• Büyük ölçekli faaliyetlerin sağlayacağı tasarruflardan yararlanamama,

• Yetişmiş ve uzman çalışan bulma zorluğu,

• Merkez ile yaşanılan koordinasyon sorunları,

• Kurum kültürünün bölgesel koşullara uyarlanma güçlüğüdür.

Zamana Göre Bölümlendirme

•Birbirine benzeyen örgütsel faaliyetlerin değişik zamanlarda tekrarlandığı durumlarda, zaman temeline göre bölümlendirme kullanılmaktadır. Bazı işletmeler hem fazla talebi karşılayabilmek hem de makinelerinin boş kalmasını önlemek için günde 3 vardiya halinde çalışmaktadırlar. Böylece:

• 08.00–16.00

• 16.00–00.00

• 00.00–08.00

zaman dilimlerine göre bölümlendirmeye gitmişlerdir. İşin

gerektirdiği koşullar nedeniyle işletmelerin sürekli olarak ve bir insanın normal çalışma süresini aşacak şekilde çalışması halinde, vardiya, shift yöntemi uygulanarak, faaliyetler zaman temeline göre gruplanır.

Zamana Göre Bölümlendirme

Zamana Göre Bölümlendirme

Zamana göre bölümlendirmenin yararları;

• Artan talebi karşılamada kolaylık sağlaması,

• Sabit yatırım amortismanını hızlandırması,

• İşlerin sürekliliğini sağlamasıdır.

Zamana göre bölümlendirmenin sakıncaları;

• Vardiyalar arası koordinasyonsuzluklara sebep olabilmesi,

• Çalışanlarda motivasyon eksikliğine ve verimsizliğe yol açabilmesi,

• Çalışanların fizyolojik ve psikolojik problemler yaşamasına neden olabilmesidir.

Sayı Temeline Göre Bölümlendirme

• Başarısı büyük ölçüde insan gücüne dayanan örgütlerde, birbirinden farksız belli sayıda

insan örgüt biriminin oluşumunda temel kabul edilebilir. Belirli sayıda eleman bir yöneticinin emrine verilir.

• Özellikle amaç ve nitelik yönünden birbirine

benzeyen elemanlardan oluşan bir örgütlenme

olan ordu, sayı temeline göre bölümlendirme

türünü sıklıkla kullanmaktadır.

Sayı Temeline Göre Bölümlendirme

Bölümlendirme

•Süreç temeline göre bölümlendirme yönetim literatüründe üretim işlemlerine göre bölümlere ayırma olarak da

adlandırılır.

•Genellikle endüstri işletmeleri tarafından kullanılan bu bölümlendirme türünde belirli bir makine ve donanımı kullanan ve belirli bir işlemi gerçekleştiren kişilerin tümü veya büyük bir kısmı bir bölümde toplanır.

•Bu bölümlendirme biçimi, makinelerin kullanılmasında özel ustalık ve yeteneğin gerekli olduğu durumlarda

faaliyetleri bir işlem çevresinde toplama ve maliyeti büyük ölçüde düşürme konularında yararlı olacaktır.

Bölümlendirme

Karma Bölümlendirme

• Tek bir bölümlendirmenin sakıncalarını ortadan kaldırmak amacıyla karma örgütleme kullanılır.

• Örgütlerin büyüdüğü, ürün ve hizmet

çeşitlemesine gidildiği durumlarda, dengeli bir yapı oluşturmak bir zorunluluk halini almakta ve karma örgüt yapısına yönelinmektedir.

• Karma örgüt yapısı, tüm bölümlendirme

türlerinin toplamından oluşmakta ve her birinin

en iyi özellikleri alınarak gerçekleştirilmektedir.

Proje Tipi Bölümlendirme

•Projelerin en önemli özellikleri, bir başlangıçlarının ve bir bitişlerinin bulunmasıdır.

•Proje bazlı çalışan örgütler farklı ve statik olmayan bir

örgütlenmeye gereksinim duyarlar. Bu nedenle de disiplinler arası uzmanları bir araya getiren ve birlikte çalışmalarına olanak veren geçici bir yapılanma oluştururlar.

•Bu tip örgüt yapısında kilit tabaka sabit tutularak, projelere göre ekipler oluşturulmaktadır. Söz konusu projenin tamamlanmasının ardından proje ekibi dağılmaktadır.

•Yeni bir projenin gerçekleştirilmesi gerektiğinde bu yeni projeye uygun uzman kişiler yeniden bir araya getirilmekte ve yeni bir ekip oluşturulmaktadır.

Matriks Bölümlendirme

•Matriks örgütlenme, proje örgüt yapısının sürekli hale getirilerek oluşturulduğu yapıdır.

•Kaliteli mal ve hizmet üretiminin önem kazanması, matriks örgüt yapılarının daha yoğun kullanılması sonucunu doğurmuştur.

•Matriks örgütlenmenin en önemli özelliği, ikili bir yapıya sahip olmasıdır.

•Matriks temeline dayalı örgütlenmede, bölümlere ayırma ölçütü olarak hem işlev, hem de proje ölçütünün bir arada kullanılması söz konusudur.

•Bölümleri oluşturan pozisyonların aynı anda iki ayrı üste bağlı oldukları bu yapıda, komuta birliği ilkesi terk edilmiştir.

•Bu tür örgüt yapılarında proje yöneticileri ile işlevsel yöneticiler arasında güçlü bir iletişim akışı vardır. Bu yöneticilerin işbirliği ve koordinasyon içinde çalışmaları örgütsel verimliliğin artması sonucunu doğurmaktadır.

Matriks Bölümlendirme

•Matriks bölümlendirmenin yararları;

• Çevresel koşullara kolay uyum sağlaması,

• Güçlü bir iletişim akışı sağlaması,

• Personel verimliliğini artırması,

• Personelden uzmanlık alanlarına göre yararlanılabilmesi,

• Teknik sorunların kolaylıkla çözülebilmesidir.

•Matriks bölümlendirmenin sakıncaları;

• Yöneticiler arasında etkinlik mücadelesine neden olabilmesi,

• Gruplaşmaya yol açabilmesi,

• Kriz dönemlerinde sürdürülememe olasılığı olması,

• İdari masrafları artırması,

• Ayrıntılarda boğulma riskinin olması,

• Karar vermeyi geciktirebilmesidir.

Şebeke Türü Bölümlendirme

•İki ya da daha fazla örgütün mal ya da hizmet üretmek için iş bölümü yapmaları ve uzun süreli işbirliğine yönelmeleri

sonucunda ortaya çıkan örgüt yapısına şebeke türü örgütlenme denilir.

•Şebeke örgütler, birbirinden bağımsız karşılıklı ilişkiler bulunan, aralarında herhangi bir hiyerarşik üstünlük olmayan ancak belirli anlaşmalarla kendi aralarında iş bölümüne giderek mal ve hizmet üretimi ve satışı konusunda işbirliği yapan işletmeler topluluğu olarak tanımlanmaktadır.

•Böylelikle bir mal ya da hizmet üretebilmek için gerekli işlerde bu işleri yapmada kullanılacak kaynaklar tek bir işletme örgütünde toplanma yerine çeşitli işletmeler arasında dağılmaktadır.

Şebeke Türü Bölümlendirme

• Şebeke türü bölümlendirmenin yararları;

• Yüksek teknolojilerin sağladığı avantajlardan yararlanma olanağı sunması,

• Düşük maliyetle kaliteli mal ve hizmet üretme imkânı vermesi,

• Pazardaki değişimlere hızla uyarlanabilmesi,

• Sürekli bilgi akışı nedeniyle örgütsel öğrenmeyi kolaylaştırması,

• Rekabet üstünlüğü sağlamasıdır.

Şebeke Türü Bölümlendirme

•Şebeke türü bölümlendirmenin sakıncaları;

• Kurulmasının ve yürütülmesinin zor olması,

• Herhangi bir sorunun örgütsel yapının etkinliğini olumsuz etkilemesi,

• Örgüt büyüdükçe örgütsel yapının işleyişinde problem olasılığının artması,

• Uluslararası çevre nedeniyle yasal sorunların söz konusu olabilmesi,

• Hantallaşma ile birlikte verim sorunu yaşanabilmesi,

• Müşteri ile doğrudan ilişki kurulamamasıdır.

Yığışım Türü Bölümlendirme

•Yığışım türü örgütlenme, esnek ve değişen çevre koşulları

karşısında hızlı karar alma ve hızlı cevap verme özelliğine dayanan bir örgüt türüdür.

•Yığışım örgüt, değişik disiplinlerden gelen uzmanların hiyerarşik mevki ve otoriteyle değil; sonuç üretme, bilgi ve iletişim

yetkinlikleriyle sürekli ya da geçici bazda faaliyette bulundukları bir yapılanmadır.

•Tipik bir yığışım örgüt yapısı çekirdek ekip, faaliyet bölümleri, eleman bölümleri, proje ekibi, ittifak ekipleri değişim ekipleri gibi bölümleri içermektedir.

•Bu tür örgüt yapısında yetki devri kolaylaşmakta, çatışmalar giderilmektedir.

Yığışım Türü Bölümlendirme

•Yığışım türü bölümlendirmenin yararları;

• Yetki devrini kolaylaştırması,

• Genel yönetim giderlerini azaltması,

• Esnek olması,

• Teknolojik gelişmelerden yararlanma olanağı sunması,

• Örgütsel bağlılığı artırması,

• İşgören devir hızını düşürmesi,

• Performansa dayalı terfilere olanak sağlamasıdır.

•Yığışım türü bölümlendirmenin sakıncaları;

• Güdülemenin zor olması,

• Denetim işlevinin zor olması,

• Örgütsel kazancın kısa dönemli olmasıdır.

Kaynakça

 MEGEP, (2011). Büro Yönetimi Modelleri. Millî Eğitim Bakanlığı, Ankara.

 Tengilimoğlu, D., Öztürk Başpınar, N. ve Tutar, H. (2012).

Büro Yönetimi. Tengilimoğlu, D. (Ed.). Anadolu Üniversitesi, Eskişehir.

 Tengilimoğlu, D. (2009). Çağdaş Büro Yönetimi: Büro Yönetiminde Güncel Konular ve Yaklaşımlar. (3. Baskı) Seçkin Yayıncılık.