T.C. AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ SPOR BİLİMLERİ FAKÜLTESİ

(1)

İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

SPOR BİLİMLERİ

FAKÜLTESİ

(2)

TKYS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi

KBS Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi KPHYS Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi MYS Yeni Harcama Yönetim Sistemi

BUMKO Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü

SAY2000i MaliyeBakanlığı Web Tabanlı Saymanlık Otomasyon Sistemi

(3)

Sına v Sonuçlarına İtiraz İşlem leri Maz eret Sınavı İşle mle ri

Personel şleri Birimi

Göreve Başlama İşlemleri Görevden Ayrılma İşlemleri Tebliğ Yazıları ve Duyurular

Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri Hastalık İzni İşlemleri

Personel Gelen ve Giden Evrak İşlemleri Akademik Personel Alımı

Doğum Öncesi ve Sonrası İzin İşlemleri Akademik Personel Görev Süresi Uzatımı Yıllık İzin İşlemleri

Vekaletli İzin İşlemleri Yurtdışı İzin İşlemleri Disiplin İşlemleri Mazeret İzni İşlemleri Ücretsiz İzin İşlemleri Sürekli İşçi Puantajı Doğum Yardımı İşlemleri

Tahakkuk Birimi

14 Günlük Maaş Farkı Bütçe Hazırlama İşlemleri Ek Ders Ödemesi İşlemleri

Haftalık Ders Programının Ek Ders Hesaplama Sistemine Girilmesi Giyecek Yardımı İşlemleri

Kişi Borcu İşlemleri Personel Atama İşlemleri Personel Maaş İşlemleri Satın Alma İşlemleri Geçici Görev Yolluğu İşlemleri Emekli Kesenek İşlemleri Satın Alma Komisyonu İşlemleri Muayene ve Kabul Komisyonu İşlemleri

Taşınır Kayıt Birimi

Nakil Giden Malzemeler ile İlgili Devir İşlemleri Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri Tüketim Çıkış İşlemleri Mal Teslim Alma İşlemleri

Zimmet Verme İşlemleri Zimmetten Düşme

Üç Aylık Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Bildirim İşlemleri Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İşlemleri Satın Almada Taşınır Girişi

(4)

Öğrenci Belgesi, Transkript vb. Belge Talepleri 5 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Belge almak isteyen öğrenci Öğrenci İşleri Birimine şahsen/vekaleten/online olarak başvuru yapar

Öğrenci Otomasyon Programından istenilen

belge çıkartılır mı?

Çıktısı alınıp imzalanmak üzere Fakülte Sekreterine gönderilir.

Öğrenci bilgileri OBS üzerinden kontrol edildikten sonra EBYS

üzerinden e-imzalı olarak belge yazılır.

Belge öğrenciye teslim edilir.

Hayır Evet

Öğrenci İşleri Birimi

Başlangıç

3 Dk

2 Dk

(5)

Ders Kaydı Yenileme İşlemleri

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Öğrenci 7 gün

Başlangıç

Danışman Öğretim Elemanı

Fakülte Yönetim Kurulu

İlgili Öğrenci

Öğrenciler ders kayıtlarını akademik takvimde belirtilen süreler içerisinde Sınav Yönetmeliğinin 8. ve 9. maddelerine

göre OBS üzerinden kesinleştirirler.

Danışmanlar, ders kayıtlarını kesinleştiren öğrencilerin ders seçimlerini; öğrencinin tabi olduğu müfredat, bu yönergenin

3. maddesinde belirtilen yönetmelik, yönerge ve senato ilkeleri ile kayıtlı olduğu program ve akademik yeterliliklerine

göre inceler, varsa değişikliklerden sonra onaylar.

Ders kayıt ve kayıt yenileme ile ekle-sil sürelerinde mazeretleri nedeniyle ders kayıtlarını yapamayan öğrenciler,

Sınav Yönetmeliğinin 12. maddesinde belirtilen devam zorunluluğu süresi içerisinde mazeretlerini gösterir belge ve kayıt olmak istediği dersleri belirten bir dilekçe ile Öğrenci İşleri Birimine başvurular. FYK nın mazeretlerini kabul etmesi kaydı ile,

öğrencilerin derslere kayıtları FYK kararı ile birim öğrenci işleri tarafından yapılır.

Ders kayıtları danışmanı tarafından onaylanan öğrenciler, imzasının bulunduğu ders kayıt çıktılarını ekle-sil süresi

içerisinde 2 nüsha olarak danışmanlarına imzalatır, bir nüshası kendisinde kalır ve diğer nüshasını danışmanına teslim ederler. Ekle-sil süresi sonunda nihai ders kayıt çıktıları

teslim edilmemiş öğrencilere ait nihai çıktılar danışman tarafından alınarak tek taraflı imza altına alınır ve en geç eklesil

süresini takip eden ilk işgünü içerisinde tamamı birim öğrenci işlerine teslim edilir.

Öğrenci İşleri Birimine teslim edilen ders kayıt çıktıları Fakülte Sekreterleri tarafından kontrollerinin yapılması sağlanır,

kontrolleri tamamlanan çıktılar dosyalanır.

4 Hafta

2 gün

1 Hafta

(6)

Öğrenci Disiplin İşlemleri 1 Ay

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Şikayet sahibi, dilekçesi varsa ekleriyle birlikte Dekanlık Makamına başvuruda bulunur. Dilekçe EBYS de kayda alınır.

1 Gün

Dosyada eksikler var mı?

Dekanlık Makamınca soruşturma açılıp açılmayacağı konusunda incelenir.

Soruşturma açılacak ise Dekan tarafından soruşturmacı atanır.

Soruşturmacı, soruşturmayı yasal süreleri içerisinde tamamlayarak soruşturma dosyasını Dekanlık Makamına

teslim eder.

Soruşturma dosyasının incelenmesi için raportör atanır.

Dosya soruşturmacıya iade edilir. Dosya Dekanlık Makamına sunulur.

Dosya, soruşturmacının teklifine göre Disiplin amirine veya disiplin kuruluna sevk edilir.

Disiplin Amiri veya Disiplin Kurulu nihai kararı verir.

Karar; Öğrencinin kendisine ailesine, burs aldığı kurumlara, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve

Hukuk Müşavirliğine bildirilir.

Karar; Öğrenci Otomasyon Sistemine işlenir.

Evet Hayır

Başlangıç

Dekan Sekreterliği

Dekanlık Makamı

Soruşturmacı

Dekanlık Makamı

Raportör

Dekanlık Makamı

Disiplin Kurulu

1 Gün

15 Gün

1 Gün

2 Gün

7 Gün

1 Gün

1 Gün Öğrenci Disiplin

Yönetmeiği

(7)

Öğrenci Kayıt Dondurma İşlemleri 11 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Öğrencinin kayıt dondurma talebi dilekçe ve ekleriyle alınır.

Fakülte Yönetim Kurulu kararı olumlu mu?

Belge öğrenciye teslim edilir.

Öğrenci dilekçesi Fakülte Yönetim Kurulu nda görüşülür.

Öğrencinin kayıt donduramayacağı yazılı olarak

bildirilir.

Fakülte Yönetim Kurulu kararı Öğrenci Otomasyon Sistemi ne işlenir.

Öğrenciye, Bölüm Başkanlığına yazı ile bilgi verilir.

Evet

Hayır

1 Gün Yönetmelik

7 Gün

1 Gün

Başlangıç

(8)

Özel Öğrenci Olarak Diğer Üniversitelerden Ders Alma İşlemleri

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Öğrenci, mazeretini gösterir belgeyle birlikte dilekçe doldurup Dekanlık Makamı na başvuru yapar.

İlgili Öğrenci

5 gün

Başlangıç

EBYS üzerinden kayıt alınır. Fakülte Yönetim Kurulu na sunulur.

Talep Uygun Mu?

Öğrenciye bilgi verilir.

FYK kararı dilekçe ve ekleriyle birlikte Üniversite Senatosu nda görüşülmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na göndeirlir.

Senato da görüşülen karar öğrencinin özel öğrenci olarak ders almak istediği üniversiteye gönderilir.

Diğer üniversitenin de özel öğrenciliği kabul etmesi durumunda gelen yazıya istinaden OBS ye özel öğrenci kayıt bilgileri işlenir.

Hayır

Evet Dekan

Sekreterliği

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

10 Dk

5 Dk

(9)

(Başarı Puanına Göre – Merkezi Yerleştirme Puanına Göre)

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Öğrenci

5 Gün

Başlangıç

Fakülte Yönetim Kurulu İlgili Öğrenci

Fakültemize yatay geçiş yapmak isteyen öğrenci www.onbasvuru.aku.edu.tr adresinden ön başvurusunu YÖK

tarafından belirlenen süreler içerisinde yapar.

Ön Başvuru Sisteminde öğrenci başvurusu kontrol edilir.

Yatay Geçiş Yönetmeliği

Öğrenci

Başvurusu Yönetmeliğe Uygun Mu?

Sistem üzerinden başvuru reddedilir.

Ön başvurusu kabul edilen öğrenciler evraklarını belirtilen süreler içerisinde Öğrenci İşleri Birimi ne posta yoluyla gönderir.

Yatay geçiş başvuru evrakları Bölüm Başkanlığı na komisyonda görüşülmek üzere gönderilir.

Bölüm Başkanlığı komisyonlarından gelen başvurular FYK tarafından değerlendirilerek başvurusu kabul edilen öğrenciler

belirlenir.

İnternet sitesinde yatay geçiş başvuruları kabul edilen öğrencilerin duyurusu yapılır. Belirlenen süreler içerisinde öğrenci

Hayır

Evet Öğrenci İşleri

Birimi

1 Saat

5 Gün

(10)

Çift Anadal Geçiş İşlemleri

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Öğrenci ¹

Hafta

Başlangıç

İlgili Öğrenci Yönetim Kurulu

Öğrenci, Üniversite Senatosu nca kabul edilen çift anadal programlarına ilan edilen süreler içerisinde dilekçeyle başvuru

yapar.

Başvuru dilekçeleri Bölüm Başkanlığı komisyonuna gönderilir.

Çift Anadal Yönergesi

Öğrenci

Başvurusu Yönetmeliğe Uygun Mu?

Bölüm Başkanlığı

Yönerge gereğince başvurusu kabul edilen öğrencilerin listesi FYK da görüşülmek üzere Dekanlık Makamı na gönderilir

Öğrenciye bilgi verilir.

FYK kararı Öğrenci İşleri Birimine gönderilir. İnternet sitesi üzerinden kabul edilen öğrenci listeleri ilan edilir.

Kesin kayıt hakkı kazanan öğrenciler ilan edilen süreler içerisinde öğrenci kayıt başvurusu yaparlar.

Öğrenci kayıt işlemleri OBS üzerinden yapılır.

Hayır

Evet

10 Dk

1 Gün

1 Saat

(11)

Öğrenci Kimlik Kartı Talebi Gün İçerisinde

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Öğrenci

Başlangıç

Kimliği kaybolan, çalınan, kırılan veya manyetiği bozulan öğrenci Üniversitemizin belirlenen Vakıfbank hesabına kimlik kartı bedeli yatırır

Kart ücretinin yatırıldığına dair makbuz veya dekont, kimlik kartı fotokopisi ve dilekçe ile Öğrenci İşleri Birimine başvuru yapar.

Kimlik kartı talebi sisteme giriş yapılır.

Öğrenci Daire Başkanlığı nda basılan kimlik öğrenciye şahsen teslim edilir.

İlgili Öğrenci

(12)

Önceki Öğrenimin Tanınması ve İntibak İşlemleri

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Öğrenci _Gün¹

Başlangıç

Öğrenci, her yarıyılın ilk iki haftası içerisinde daha önce öğrenim gördüğü kurumdan aldığı transkript, ders içeriği ve dilekçeyle

birlikte Öğrenci İşleri Birimine başvuru yapar.

Dilekçe ve ekleri EBYS üzerinden ders intibakı için Bölüm Başkanlığı na gönderilir.

Bölüm Başkanlığı nca oluşturulan komisyonda öğrencinin daha önce almış olduğu dersler kredi AKTS ders saati ve ders içeriği

yönünden incelenir.

Uygun görülen derslerin intibakı ve öğrencinin kaçıncı yarıyıldan başlayacağı komisyon tarafından belirlenerek FYK ya sunulur.

FYK tarafından intibaklar incelenerek alınan karar Öğrenci İşleri Birimi ne gönderilir.

OBS üzerinden FYK kararına uygun olarak ders intibak girişleri yapılır.

1 Gün

2 Gün

5 Gün

1 Gün

(13)

Mezuniyet İşlemleri

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

1 Hafta

Başlangıç

Öğrenci İşleri

Birimi OBS üzerinden Mezun Adayı İşlemleri menüsü açılır.

AKTS Kontrolü, Başarısız Ders Kontrolü, Zorunlu ve Seçmeli Ders Kontrolü yapılıp mezun adayı öğrenciler belirlenir.

Danışman öğretim elemanı ve Bölüm Başkanı onayına OBS üzerinden ve tutanakla elden gönderilir.

Sistem üzerinden ve ıslak imzalı olarak Komisyon Kararları alınan öğrencilerin mezuniyetleri onaylanır.

Komisyon Kararı, Diploma Föyleri ve Öğrenci Transkriptleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na elden teslim edilir.

2 Gün

1 Gün

(14)

Tek Ders Sınavı İşlemleri

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

3 Gün

Başlangıç

İlgili Öğrenci Mezuniyetine tek dersi kalan, ilgili dersten devam şartını sağlayan öğrenci dilekçeyle ilan edilen süreler içerisinde başvuru yapar.

Öğrenci İşleri

Birimi Öğrenci dilekçesi OBS üzerinden kontrol edilir, FYK ya sunulur.

Yönetim Kurulu Kararı Uygun Mu?

Yönetmelik gereği belirlenen şartlar sağlanmadığı için sınava

tabi tutulmaz. Öğrenciye bildirilir.

Yönetim Kurulu nun belirlediği tarih ve saatte sınav yapılır.

Sınav sonucu OBS üzerinden ilan edilir.

Evet Hayır

Yönetim Kurulu

1 Gün

(15)

Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri 12 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Öğrenci, sınav sonucunun açıklanmasından itibaren 5 iş günü içerisinde maddi hata yönünden itiraz dilekçesi ile Öğrenci İşleri Birimine başvuru

yapar.

Öğrenci

Üst yazıyla dersi veren öğretim elemanına dilekçe bildirilir. Sınav Yönetmeliği gereğince, dersi veren öğretim elemanı sınav kağıdını inceler.

Maddi hata yapılmış mı?

Üst yazıyla Fakülte Yönetim Kurulu nda görüşülmek üzere Dekanlık makamına

yazıyla bildirilir.

Sınav sonucunda değişiklik olmadığı öğrenciye bildirilir.

Yönetim Kurulu kararı Öğrenci İşleri Birimine

bildirilir.

Öğrencinin düzeltilen notu OBS sistemine işlenir.

Hayır Evet

5 İş Günü

3 Gün

1 Gün

Başlangıç

(16)

Mazeret Sınavı İşlemleri 18 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Mazereti nedeniyle ara sınava giremeyen öğrenci, belgeleriyle birlikte dilekçelerini Öğrenci İşleri Birimine teslim ederler.

Öğrenci ^{5 İş}

Günü

Öğrenci İşleri Birimi dilekçeleri inceler, öğrenci listesi çıkartılır.

Öğrencinin mazereti uygun mu?

Öğrenciye bildirilir.

Mazeret sınavına girecek öğrencilerin listesi Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur. Fakülte Yönetim Kurulunca öğrencilerin

mazeret sınavına gireceği dersler belirlenir. Karar Bölüm Başkanlığına ve Öğrenci İşleri Birimine bildirilir.

Bölüm Başkanlığınca mazeret sınav takvimi yapılır.

Mazeret sınavı yapıldıktan sonra ilgili öğretim elemanınca OBS ye notlar işlenir.

Hayır

Evet Öğrenci İşleri

Birimi

Yönetim Kurulu

Öğretim Elemanı

3 Günü

7 Günü

1 Günü

2 Günü

Başlangıç

(17)

Göreve Başlama İşlemleri 1 Saat 25 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığı ndan atama onayı veya görevlendirme yazısı gelir.

Personel Daire Başkanlığı

10 Dk.

Başlangıç

Yeni atanan, ücretsiz izinden gelen veya görevlendirilen personelin göreve başlama dilekçesi alınır.

Dilekçe, EBYS üzerinden kayda alınır, Dekanlık Makamına sevk edilir.

EBYS üzerinden göreve başlama yazısı yazılır. Personel Daire Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na (idari

görevi varsa) bildirilir.

İdari personel veya idari görevi olan akademik personel ise EBYS yetkilendirme işlemi için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına

bildirilir.

Personel, SGK girişi, maaşa esas bilgiler ve formlar için Tahakkuk birimine yönlendirilir.

Özlük Dosyası açılır.

Personel İşleri Birimi

Tahakkuk Birimi

10 Dk.

30 Dk.

5 Dk.

(18)

Görevden Ayrılma İşlemleri 45 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığı ndan gelen görevden ayrılış yazısı ilgili personele tebliğ edilir.

Personel İşleri

Birimi ^{20 Dk}

Başlangıç

Ayrılacak personel ilişik kesme işlemleri için Tahakkuk Birimi ve Taşınır Kayıt İşlemleri Birimine yönlendirilir.

Görevden ayrılış yazısı Personel Daire Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na (idari görevi varsa) bildirilir.

2547 sayılı kanunun 13b/4 maddesi uyarınca başka bir birime görevlendirilmiş ise o birime de görevden ayrılış yazısı yazılır.

İdari personel veya idari görevi bulunan akademik personel ise EBYS yetkilendirme iptali için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı na

yazılır.

İlgili personelin özlük dosyası arşive kaldırılır.

Bitiş

Tahakkuk ve Taşınır Kayıt İşlemleri Birimi

10 Dk

5 Dk

(19)

Tebliğ Yazıları ve Duyurular 1 Gün 65 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Rektörlük Makamı ndan veya diğer birimlerden gelen tebliğ yazıları ilgili personele tebliğ - tebellüğ belgesi düzenlenerek imzalatılır. Duyurular ise personele sistemde kayıtlı e-postaları

ile bildirilir.

1 Gün

Başlangıç

İlgili birim tarafından isteniyorsa tebliğ - tebellüğ belgesinin bir nüshası üst yazı ile bildirilir.

Tebliğ - tebellüğ belgesinin diğer nüshası ilgili personelin özlük dosyasına kaldırılır.

1 Gün

5 Dk Personel İşleri

Birimi

Başlangıç

(20)

Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri 1 Saat 30 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Akademik personelin görevlendirme talebi, davetiye ve kabul

mektupları Türkçe çevirisiyle birlikte dilekçe ekinde istenilir. ^{10 Dk}

Başlangıç

EBYS üzerinden Fakülte Dekanı na sevk edilir.

Yolluk Ödenecek Mi?

- Bir haftaya kadar Fakülte Dekanı karar verir.

- Bir haftadan on beş güne kadar olan görevlendirme taleplerinde en az on beş gün öncesinden Rektörlük Makamı na (Personel Daire Başkanlığı) onaya sunulur.

- 15 Günü aşan görevlendirme talepleri için FYK kararı alınarak en az on beş gün öncesinden Rektörlük Makamı na (Personel Daire Başkanlığı) onaya sunulur.

Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınır.

Evet

Fakülte Yönetim Kurulu kararı, dilekçe ve ekleriyle birlikte üst yazıyla en az on beş gün önceden Rektörlük Makamı na (Personel Daire

Başkanlığı) EBYS onaya sunulur.

Rektörlük Makamı ndan gelen onay yazısı ilgili öğretim elemanına tebliğ edilir. Fakülte bütçesinden yolluk ödenecek ise Tahakkuk

birimine havale edilir.

Bitiş

Hayır Bölüm

Sekreterliği

10 Dk

1 Saat

10 Dk

(21)

Hastalık İzin İşlemleri 30 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel almış olduğu sağlık raporunun aslını veya bir nüshasını (aslını sonradan getirmek kaydıyla) en geç raporun

düzenlendiği takip eden ilk iş günü mesai bitimine kadar elektronik ortamda gönderir yada elden Fakülte Dekanlığına

teslim eder.

İlgili Personel

20 Dk

Başlangıç

Hastalık izin formu düzenlenerek Fakülte Sekreteri ve Fakülte Dekanına ıslak imzaya sunulur.

Akupersonel programına girişi yapılır.

Maaş, ek ders ve mesai işlemlerine esas Tahakkuk Birimine sevk edilir.

Personelin özlük dosyasına kaldırılır.

Bitiş

5 Dk

(22)

Personel Gelen Giden Evrak İşlemleri 2 Saat 10 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

EBYS üzerinden personel ile ilgili gelen evraklar Fakülte Sekreteri tarafından ilgili birime sevk edilir.

Fakülte Sekreteri

2 Saat

Başlangıç

EBYS üzerinden gelen yazı için cevap verilmesi isteniyorsa 5 iş günü, bilgi ve görüş isteniyorsa 15 iş günü, acele ibareli yazılarda derhal, günlü yazılarda belirtilen tarih baz alınarak

gerekli yazışma yapılır.

İlgili dosyaya bir nüshası konulur.

Bitiş

Personel İşleri

Birimi ^{10 Dk}

(23)

Akademik Personel Alımı 2 Gün 2 Saat

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Akademik personel ihtiyacı Bölüm Başkanlığı veya Dekanlığın talebi üzerine Fakülte Yönetim Kurulu nda görüşülerek karar

bağlanır. İlgili karar Personel Daire Başkanlığı na EBYS üzerinden yazıyla bildirilir.

Yönetim Kurulu _Saat¹

Başlangıç

Rektörlük Makamı tarafından uygun görülmesi halinde ilana çıkılması için alınacak personele ilişkin aranacak şartlar yazıyla

bildirilir.

Personel Daire Başkanlığı tarafından ilana çıkılır ve süresi içerisinde yapılan başvurular alınır.

Personel Daire Başkanlığının yazısı üzerine öğretim elemanı alımı için Fakülte Yönetim Kurulu kararıyla 3 asil ve 1 yedek

üye belirlenir.

Öğretim elemanı alımı için başvuru şartlarını taşıyan adaylar ilgili ilgili jüri tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur ve

tutanakla birlikte Personel Daire Başkanlığına bildirilir.

1 Saat

1 Gün

(24)

Doğum Öncesi ve Sonrası İzin ve Doğum Yardımı İşlemleri 2 Saat 15 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personelin 32. haftadan 37. haftaya kadar çalışmasında sakınca olmadığına ilişkin doktor raporu üst yazıyla Personel

Daire Başkanlığı na gönderilir.

Personel İşleri

Birimi ^{30 dk}

Başlangıç

32. Haftadan itibaren veya lüzum üzerine doğum öncesi izin hakkını gösteren doktor raporu hastalık iznine çevrilir ve akupersonel sistemine giriş yapılır. Maaşa ilişkin tahakkuk

personeline iletilir.

Doğum raporu ve doktor raporuna istinaden hastalık izin raporu düzenlenerek kanuni izin süresi akupersonel sistemine

girilir.

Kanuni izin süresi bittikten sonra göreve başlama yazısı Personel Daire Başkanlığı na ve Tahakkuk birimine bildirilir.

Doğum yardımı için Aile ve Sosyal Politikalar Müdürlüğü ne bildirilmek üzere başvuru formu ve doğum raporu Personel

Daire Başkanlığına üst yazıyla bildirilir.

15 Dk

30 dk

(25)

Akademik Personel Görev Süresi Uzatımı 45 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Görev süresi uzatımına en az 2 ay süre kala Akademik personel görev süresi uzatma talebini içeren dilekçe ve faaliyet

raporunu Bölüm Sekreterliği Birimine verir.

İlgili Personel

10 dk

Başlangıç

Akademik personel görev süresi uzatımı dilekçesi ve faaliyet raporu EBYS üzerinden Fakülte Sekreterine sevk edilir.

İlgili personelin görev süresi uzatımı Fakülte Yönetim Kurulu nda görüşülür.

Fakülte Yönetim Kurulu kararı, Bölüm Başkanlığı nın uygun görüşü, ilgili personelin dilekçesi ve faaliyet raporu EBYS üzerinden Personel Daire Başkanlığı na üst yazıyla gönderilir.

Personel Daire Başkanlığı, Akademik Personel Hareket Onayı ile görev süresi uzatımını Fakülte Dekanlığına gönderir.

Akademik Personel Hareketleri Onayı İlgili personelin özlük dosyasına kaldırılır.

Bölüm Sekreterliği

Yönetim Kurulu

30 dk

5 dk

(26)

Yıllık İzin İşlemleri 1 Saat 25 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel izin isteği formunu çift nüsha doldurarak izin talebinde bulunur.

İlgili Personel

5 Dk.

Başlangıç

Yıllık izin hakkı kontrol edilir.

İzin isteği formunu; idari personel için Fakülte Sekreteri ve Fakülte Dekanı, akademik personel için Bölüm Başkanı ve

Fakülte Dekanı imzalar.

Akupersonel programına giriş yapılır.

Tahakkuk Birimi bilgilendirilir.

İzin isteği formu, ilgili personelin özlük dosyasına kaldırılır.

1 Saat

10 Dk.

5 Dk.

(27)

Vekaletli İzin İşlemleri 1 Gün 85 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Fakülte Dekanı için vekaletli izin formu doldurulur ve imzalar tamamlanır.

Personel İşleri

Birimi ^{30 Dk}

Başlangıç

Vekaletli izin formu ıslak imzayla Rektör onayına sunulur.

Vekaletli izin formu Rektör ün uygun görüşüyle üst yazıyla Personel Daire Başkanlığı na EBYS üzerinden gönderilir.

Akupersonel programına izin girişi yapılır.

Tahakkuk Birimine bildirilir.

Vekaletli izin formu dosyaya kaldırılır.

1 Gün

30 Dk

10 Dk

5 Dk

(28)

Yurt Dışı İzin İşlemleri 3 Saat 25 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Yurt dışı izin isteğinde bulunan personel için izin hakları kontrol edilerek yurt dışı izin formu doldurulur.

Personel İşleri

Birimi ^{30 Dk}

Başlangıç

Yurt dışı izin formu Bölüm Başkanı ve Dekan tarafından imzalanır.

Personel Daire Başkanlığı na üst yazıyla gönderilir.

Personel Daire Başkanlığı tarafından formun Rektör tarafından imzalanarak onaylanması halinde uygun görüldüğü üst yazıyla

bildirilir.

İlgili personel ve tahakkuk birimi bilgilendirilir.

Özlük dosyasına kaldırırlır.

İlgili Personel

2 Saat

30 Dk

10 Dk

5 Dk

(29)

Personel Disiplin İşlemleri

Çerçevesinde

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personelle ilgili disiplin suçunun işlenildiğinin öğrenildiği andan itibaren 657 sayılı kanun ve/veya 2547 sayılı kanunda belirtilen

süreler içerisinde Fakülte Dekanı tarafından soruşturmacı atanır.

Personel İşleri

Birimi ^{30 Dk}

Başlangıç

Soruşturmacı, yasal süreler içerisinde soruşturmayı tamamlar.

Fakülte Disiplin Kurulu tarafından karar bağlanır.

Personel Daire Başkanlığı na bildirilir.

Soruşturmacı

Disiplin Kurulu

Yasal Süreler İçerisinde

30 Dk

10 Dk

(30)

Mazeret İşlemleri 25 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Talep eden personel tarafından mazeret izin türüne göre gerekli belgelerle birlikte izin formu çift nüsha olarak

doldurularak personel işlerine teslim edilir.

İlgili Personel

10 Dk

Başlangıç

Kontrollerden sonra ıslak imza ile onaya snulur.

Tahakkuk Birimi bilgilendirilir.

İlgili personelin özlük dosyasına kaldırılır.

10 Dk

5 Dk

(31)

Ücretsiz İzin İşlemleri 1 Saat 50 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Ücretsiz izin kullanmak isteyen personel dilekçe ve gerekçesiyle birlikte başvuru yapar

İlgili Personel

Başlangıç

10 Dk

EBYS üzerinden kayıt alınır, Dekanlığa sevk edilir.

Mevzuat açısından uygunluğu kontrol edilerek üst yazıyla Personel Daire Başkanlığı na bildirilerek Rektörlük Onayı

beklenir.

Rektörlük Onayı geldikten sonra ilgili personel ve tahakkuk birimi bilgilendirilir.

SGK İşten Ayrılış Bildirgesi düzenlenerek Personel Daire Başkanlığı na üst yazıyla gönderilir.

Ücretsiz izin süresi bitiminde personelin göreve başlama dilekçesi alınarak SGK İşe Başlama Bildirgesiyle birlikte

Personel Daire Başkanlığı na üst yazıyla gönderilir.

Personel İşleri/

Tahakkuk Birimi

Personel İşleri/

Tahakkuk Birimi

30 Dk

10 Dk

30 Dk

(32)

Sürekli İşçi Puantajı 1 Saat 30 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Sürekli İşçi 4/d Puantajı doldurularak her ayın en geç 10'una kadar iscimaas@aku.edu.tr s-posta adresine gönderilir.

Başlangıç

Bitiş

1 Saat

Her ayın 15'i itibariyle EBYS üzerinden üst yazıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir.

Personel İşleri

Birimi ^{30 Dk}

(33)

14 Günlük Maaş Farkı 120 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

14 günlük maaş farkı Kamu Bilgi Sistemi (KBS) modülüne girilerek hesaplaması yaptırılır.

Tahakkuk Birimi

Başlangıç

5 Dk

14 günlük maaş bordrosu alınarak kontrol edilir

Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından Bodro İcmal, Ödeme Emri ve Gerçekleştirme Görevlisine

gönder butonları tıklanır.

KBS programı üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra maaş hesaplama ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönder tıklanır.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra maaş hesaplama ekranından onaylar ve Muhasebe, yetkilisine

gönderir.

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBS Maaş Raporları kısmından dökümler alınarak 1'i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, Maaş Bordrosu, Asgari Geçim İndirimi).

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Islak imzaya sunulan evrakın tüm parafları ve ekleri

tamam mı?

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın Global programına girişleri yapılıp alınan giriş

numarası ödeme emrinin üstüne yazılır.

Maaş dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

Ödeme Emri belgeleri Muhasebe Yetkilisi Kontrolünden

geçti mi?

Maaş Dosyası KBS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Banka dosyası KBS üzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir

İlgili birime iade edilir.

Hayır

Evet

Hayır

Evet

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme Yetkiliisi

Harcama Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme ve Harcama

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığı

Tahakkuk Birimi

20 Dk

10 Dk

5 Dk

15 Dk

20 Dk

10 Dk

20 Dk

5 Dk

(34)

Bütçe Hazırlama İşlemleri 4 Gün 10 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Her yıl Haziran ayı son haftası veya Temmuz ayının ilk haftası Rektörlük Makamınca bütçe hazırlık çalışmaları ile ilgili

birimlere yazı gönderilir.

Başkanlığı

Başlangıç

2

Gelen yazı doğrultusunda bütçe çalışmalarına başlanılır Gün

Bir önceki yıl yapmış olduğu harcamalar baz alınarak ilgili yıl için amaç ve hedefler doğrultusunda bütçe fişleri doldurulur.

Hazırlanan dosya Fakülte Dekanı nın Onayı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na elden ve EBYS üzerinden

Gönderilir.

Hazırlanan dosya uygun mu?

Üniversitenin bütçesi hazırlanıp onaylandıktan sonra mali yıl içerisinde harcanmak üzere Ocak ayında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ilgili harcama kalemlerine ödenek aktarılır

Fakülte ihtiyaçları doğrultusunda harcamalar yapılır.

Hayır

Evet Tahakkuk-Satın

Alma Birimi

Tahakkuk-Satın Alma Birimi

Başkanlığı

Yetkilisi

2 Gün

10 Dk

(35)

Ek Ders Ödeme İşlemleri 2 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Dönem başlarında ders programı girilen ek ders programında ek ders ücreti ödenecek öğretim elemanlarının izin, raporlu,

telafi girişleri ayın son gününe kadar girişlerin yapılması gereklidir.

Tahakkuk Birimi

Başlangıç

15 Dk

Ayın ilk haftası ek ders programı hesaplanır. Kontrol edilerek puantaj çizelgesi, bordro ve banka listesinin çıktıları alınır.

MYS üzerinden ödeme emri kesilir Harcama ve Gerçekleştirme Yetkilisinin sistem üzerinden onayına

gönderilir.

Harcama usullere uygun mu?

MYS sistemi üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra onaylar ve Muhasebe, yetkilisine gönderir

Elektronik imzalar tamamlandıktan ödeme dosyasının düzenlenir.

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Islak imzaya sunulan evrakın tüm

parafları ve ekleri tamam mı?

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın Global programına girişleri yapılıp alınan Giriş

Dosya Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

geçti mi?

Dosya MYS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Sözleşmeli bankaya ödenecek tutar aktarılır.

Fakülte banka hesabı üzerinden ek ders ücreti ödenecek personelin hesaplarına ücretleri aktarılır.

İşlemi biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Hayır

Evet

Birime iade edilir.

Hayır

Hayır Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi

Harcama Yetkilisi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi Tahakkuk Birimi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Başkanlığı

20 Dk

5 Dk

15 Dk

10 Dk

20 Dk 5 Dk

30 Dk

(36)

Ders Programının Ek Ders Programına Girilmesi 5 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Hazırlanan ders programları Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur.

Bölüm Başkanı

Başlangıç

2 Gün

Hazırlanan ders programı uygun

mu?

Fakülte yönetim kurulu kararı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere

EBYS üzerinden gönderilir.

Üniversite Yönetim Kurulu kararı Fakültemize Bildirilir.

Yönetim Kurulu Kararı ve Ders programları doğrultusunda ek ders programına ders programı girişleri yapılır.

Ders programı girişleri tamamlandıktan sonra ders yüklerinin çıktıları alınıp, dersi veren öğretim elemanı, bölüm Başkanı ve

Yüksekokul Müdürüne EBYS üzerinden imzaya sunulur.

Arşivleme ve Ödeme evraklarına takılır.

Yönetim Kurulu

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Tahakkuk Birimi

Evet

Hayır

3 Gün

(37)

Giyecek Yardımı İşleri 85 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Maliye Bakanlığı tarafından ilgili yıla ait nakden yapılacak giyim yardımına ilişkin Genelge ve fiyat listesi yayınlanır.

Tahakkuk Birimi

Başlangıç

15 Dk

Islak imzaya sunulan evrakın

tüm parafları ve ekleri tamam mı?

Tahakkuk Birimine iade edilir.

Personele verilecek olan giyecek yardımı listesi ile ilgili Rektörlük Onayı gelir.

KBS programından giyecek yardımı alacak personele ait bilgilerin girişleri yapılır.

KBS programı üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra giyecek yardımı ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönder tıklanır.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra giyecek yardımı ekranından onaylar.

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBS Giyecek Yardımı kısmından dökümler alınarak 1 i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, , Giyecek Yardımı Bordrosu, Rektörlük oluru ).

Hazırlanan giyim yardımı dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

numarası ödeme emrinin üstüne yazılır

Giyecek Yardımı dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

geçti mi?

Giyecek Yardımı KBS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Banka dosyası KBS Üzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir.

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Hayır

Evet

Hayır

Evet Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme Yetkilisi

Harcama Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Harcama ve Gerçekleştirme

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Başkanlığı

10 Dk

5 Dk

15 Dk

5 Dk

15 Dk

5 Dk 5 Dk

(38)

Kişi Borcu İşlemleri 75 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Fakülte kadrosunda bulunan personelin, herhangi bir sebeple fazla ödeme yapıldığı tespit edildiğinde, yersiz

ödenen tutarın ilgiliden tahsili için kişi borcu işlemleri başlatılır.

Tahakkuk Birimi

Başlangıç

5 Dk

Tahakkuk birimince gerekli inceleme yapılır ve Kişi Borcu tabloları hazırlanarak yersiz ödenen tutar yasal faizi ile birlikte

ilgili kişi tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı banka hesabına yatırılır.

Kişi Borcu tabloları ve banka dekontu, üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına EBYS ile gönderilir.

Evrakların birer örnekleri tahakkuk işleri birimince dosyasına kaldırılır.

Tahakkuk Birimi

50 Dk

5 Dk

(39)

Personel Atama İşlemleri 2 Saat 15 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığından ilgili personelin atama kararnamesi Fakültemize gönderilir.

Başlangıç

10 Dk

Ataması yapılan personelden ilgili evraklar istenilir. (Kimlik Fotokopisi, Diploma Fotokopisi, Aile Yardım Bildirimi, YDS

sonuç belgesi)

SGK ya sistem üzerinden ilgili personelin tescil kayıt işlemi yapılır.

Personelden kurumun sözleşmeli bankasından hesap açtırılması istenilir.

Ataması yapılan personel, Bankadan hesap açtırıp, hesap numarasını tahakkuk birimine iletir.

Kurum sicil numarası alınan personelin maaş veri bilgileri Kamu Bilgi Sistemine (KBS) giriş işlemi yapılır.

Say2000i maaş sicil numarası alınır.

Tahakkuk Birimi

30 Dk

60 Dk

5 Dk

(40)

Personel Maaş İşlemleri 30 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığı tarafından Fakültemizden maaş alan personele ait resmi evraklar (terfi, kademe, kıdem,

atama vb) gelir.

Tahakkuk Birimi

Başlangıç

Tahakkuk birimin de toplanan bu belgeler her ayın 5 ile 8'i arasında KBS ye girişleri yapılarak kaydedilir.

Personelin icra, kefalet , nafaka, rapor vb kesintiler KBS ye girişleri yapılarak kaydedilir.

KBS den maaş hesaplaması modülünden maaş hesaplaması yapılır.

Maaş bordrosu alınarak kontrol edilir

Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından Bodro İcmal ve Ödeme Emri Gerçekleştirme Görevlisine

Gönderilir.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Hesaplama ekranından onaylar ve harcama yetkilisine

Gönderilir.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından onaylar ve Muhasebe, yetkilisene

gönderir

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBS Maaş Raporları kısmından dökümler alınarak 1 i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, bordro İcmal, Bodro Özet Dökümü, Maaş Bordrosu, Asgari Geçim

İndirimi, Sendika Aidatı Listesi ,Kefalet Aidatı, Personel Bildirimi , Yabancı Dil Tazminatı, İcra Kesinti Listesi, Terfi

Listesi,).

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur

Maaş dosyası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na teslim edilir.

Ödeme Emri belgeleri Muhasebe Yetkilisi kontrolünden

geçti mi?

Maaş Dosyası KBS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Banka dosyası KBS Üzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir

Hayır

Evet

Hayır

Tahakkuk Birimi

Harcama Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Harcama ve Gerçekleştirme

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Başkanlığı

Tahakkuk Birimi

(41)

Satın Alma İşlemleri 6 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Talebin Gerçekleşmesi Tahakkuk Birimi

Başlangıç

Talebe, Fakülte Sekreteri veya Fakülte Dekanı nın Uygunluğuna Karar Verme Süreci.

Talep İptal Olur

Talebin Uygun Olduğuna Karar Verilmesi Durumunda Satın Alma Personeline Havale Edilmesi.

Satın Alma Personeline havale edilen talebin satın alma ön izni ve onayının alınması.

Talebin piyasa araştırmasının yapılması.

Teklif Mektupları süresi içinde teslim alındı mı?

İşleme Alınmaz

Talebin firmaya siparişinin verilmesi.

İlgili firmaca talep edilen malın birime teslim edilmesi.

Talep edilen malın muayene kabul tutanağı ile kabul edilmesi.

Taşınır Kayıt Yönetim Sisteminden taşınırın kayıt edilmesi.

EKAP girişin yapılması.

MYS Girişinin yapılarak ödeme emrinin oluşturup, sistem üzerinden Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisine

gönderilmesi.

MYS sistemi üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra onaylar ve Muhasebe, yetkilisine gönderir.

Birime İade Edilir.

Elektronik imzalar tamamlandıktan ödeme dosyasının düzenlenmesi.

Hazırlanan ödeme dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın global programına girişleri yapılıp alınan Giriş

Dosya Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na teslim edilir.

Ödeme emri belgeleri Muhasebe Yetkilisi Kontrolünden

geçti mi?

İlgili firmaya ödeme yapılır.

Evet

Hayır

Evet

Hayır

Evet

Hayır

Evet

Hayır

Evet

Hayır

1 Gün

30 Dk

1 Gün

3 Gün

10 Dk

20 Dk

5 Dk

15 Dk

5 Dk Gerçekleştirme

ve Harcama Yetkilisi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Başkanlığı

Tahakkuk Birimi Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığı

(42)

Geçici Görev Yolluğu İşlemleri 2 Gün

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Görevlendirme onayı ve FYK kararına istinaden MYS den harcama talimatı oluşturulur.

Tahakkuk Birimi

Başlangıç

Bitiş

MYS üzerinden harcama talimatı Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisi onayına sunulur.

MYS üzerinden ödeme harcama talimatı onaylanır

Harcama talimatı onayından sonra Geçici Görevli Personel tarafından e-devlet üzerinden yolluk bilgileri girişi yapılır.

Mutemede sistem üzerinden gönderilir.

MYS üzerinden personelin yoluk bildirimi kontrol edilir, onaylanır ve ödeme emri belgesi oluşturulur.

MYS üzerinden Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisi onayına sunulur.

MYS üzerinden ödeme emri onaylanır. Muhasebe yetkilisine gönderilir.

Ödeme emri, harcama talimatı, yolluk bildirimi formu, Rektörlük Görevlendirme Onayı, FYK kararından oluşan dosya ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisinin onayına

sunulur.

Hayır

Dosya Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na teslim edilir.

geçti mi?

İlgili personelin hesabına otomatik olarak aktarılır

Evrakların bir sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

Evet

Hayır

Yetkilisi

İlgili Personel

Tahakkuk Birimi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Başkanlığı

Tahakkuk Birimi

15 Dk

5 Dk

10 Dk

5 Dk

10 Dk

5 Dk

20 Dk

5 Dk

(43)

Nakil Giden Malzemeler ile İlgili Devir İşlemleri

Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen talepler Harcama Yetkilisi tarafından değerlendirilir.

Başlangıç

30 Dk Harcama Yetkilisi

İlgili mevzuata göre cari yıla ilişkin belirlenen limitler dahilinde Harcama Yetkilisi; limit üstü durumlarda Rektörlük

Makamı onay verir.

Talebin uygun görülmesi halinde malzeme tutanakla ilgili kurum/birime teslim edilir. Malzemenin çıkışına ait Taşınır

İşlem Fişi (Devir Çıkış) KBS Taşınır Kayıt Sistemi üzerinden düzenlenerek malzemeyi talep eden kurum/birime üst yazı

ile gönderilir.

Malzemeyi teslim alan kurum/birim tarafından KBS Taşınır Kayıt sistemi üzerinden düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir

Giriş ) üst yazı ile malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir.

Devir Çıkış yoluyla teslim edilen taşınırlara ait TİF'lerin birer sureti SGDB ye gönderilir.

Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

1 Gün

2 Saat

1 Saat

5 Dk

(44)

Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Hurdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere Harcama Yetkilisi tarafından uzmanlık alanına göre en az üç

kişiden oluşan bir komisyon kurulur.

Başlangıç

1 Harcama Yetkilisi Gün

Komisyon malzemelerin durumunu tespit eder

Mevzuata göre hurda düşümü için cari yılda limit belirtilmişse, limit dahilinde Harcama Yetkilisi, limit üstü durumlarda Rektörlük Makamı tarafından onay alınarak

Kayıttan düşme teklif onay tutanağı düzenlenir.

Hurdaya ayrılması uygun görülen mal ve malzemeler için TKYS Programından hurdaya ayırma çıkış TİF i düzenlenir.

Düzenlenen çıkış TİF i ve ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilerek muhasebe kayıtlarımızdan

çıkarılması sağlanır.

İlgili evraklar dosyaya takılarak arşivde saklanır.

Komisyon Üyeleri

2 Gün

1 Gün

2 Saat

5 Dk

(45)

Tüketim Çıkış İşlemleri 3 Saat 10 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Birimlerin ihtiyaçlarına göre Birim İstek Yetkilisince düzenlenen Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir.

Başlangıç

30 Dk Taşınır İstek

Yetkilisi

İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli

miktarda var mı?

KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi

üzerinden TİF düzenlenerek talebin tamamı karşılanır.

Depo mevcutları dikkate alınarak TİF düzenlenip bir

miktarı karşılanır

KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi üzerinden alınan Tüketim malzemelerine ait Tüketim Malzemeleri Çıkış

Raporları 3'er aylık dönemler itibariyle düzenlenerek SGDB

gönderilir.

Karşılanamayan miktarlar satın alma yoluyla temin

edilmek üzere Harcama Yetkilisine bildirilir

Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre

dosyalanır.

Evet Hayır

Taşınır İstek Yetkilisi

30 Dk

2 Saat

10 Dk

(46)

Mal Teslim Alma İşlemleri 3 Saat 40 Dakika

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Teslim alınan malzemeler fatura ile karşılaştırılarak muayene ve kabul komisyon üyelerince gerekli kontroller yapılır.

Başlangıç

30 Dk Muayene ve

Kabul Komisyonu

Fatura ve muayene kabul komisyonu olurları Taşınır Kayıt Yetkilisine gelir.

Mal ve malzemeler kontrol edilerek depoya alınır.

Fatura bilgilerine göre TKYS programında alınan mal ve malzemeler için TİF giriş belgesi oluşturulur.

TİF Giriş belgesi 3 nüsha alınarak bir tanesi dosyada diğerleri Ödeme Emri Belgesi ekine konulmak üzere Satınalma

Görevlisine verilir.

10 Dk

1 Saat