Etkinlik Yönetimi

Etkinlik Yönetimi

Etkinlik nedir?

• Etkinlik, özel bir durumu kutlamak ya da çeşitli sosyal, kültürel,

ekonomik hedef ve amaçlara ulaşmak için planlanmış spesifik ritüeller, gösteriler ve kutlamalar olarak tanımlanmaktadır.

• Etkinlikler ulusal günleri ve kutlamaları, çeşitli kültürel performansları, önemli spor etkinliklerini, kurumsal etkinlikleri, ürün tanıtımı ve

tutundurma amaçlı düzenlenen etkinlikleri de kapsamaktadır.

Örgütler neden etkinlikler düzenlerler?

• Etkinlikler mesajların hedef kitleye doğrudan iletilmesinin önünü açar.

• Hedef kitleyi tanımayı ve hedef kitle ile örgüt arasında duygusal bir bağ kurulmasını sağlar.

• Duyurma etkinlikleri için uygun zemin hazırlar.

• Hayır amaçlı kaynak toplamak için uygundur.

• İlişkilerin sürdürülmesini mümkün kılar.

• Kurum lehine bir ortam yaratıp ilgili amaçlara ulaşmayı kolaylaştırır.

Etkinlikler

• Soyut

• Önceden denetlenemez

• Standartlaştırılamaz

• Emek yoğundur

Bir etkinlik düzenlemeden önce..

• Neden böyle bir etkinlik düzenliyoruz, hedefimize ulaşmak için etkinlik düzenlemekten daha rasyonel yollar söz konusu değil mi?

• Etkinlik sonucunda ulaşmak istediğimiz ölçülebilir etki nedir?

• Etkinliğimizin kimlere yönelik olarak yapılandırıyoruz?

• Etkinlik bütçemiz ne kadar?

• Etkinlik yeri ve zamanı belli mi?

• Etkinlik içindeki aktivitelerin sıralanışı ve zamanlaması nedir?

• Destek alınacak kurumlar, destek tipleri sorumlu kişilerin detayları nelerdir?

Masterman’in etkinlik sınıflandırması

Etkinlikler

Olağan Özel

Minör Majör

Hallmark Mega

Özel etkinlikler

• Bir ülke ya da şehirde nadiren veya sadece bir kez gerçekleşen temalı etkinliklerin tanımlanmasında kullanılır.

• Katılımcılar veya ziyaretçiler için özel etkinlikler, günlük deneyimlerin ötesinde veya normal tercihlerin dışında sosyal, kültürel ve boş zaman deneyimleri için sunulmuş bir fırsattır.

Minör etkinlikler

• Katılımcı sayısının nispeten az olduğu ve kırsal/kültürel turistik bölgelerde gerçekleşen etkinliklere minör etkinlikler adı verilir.

Majör etkinlikler

• Katılımcı sayısının yüksek ve genellikle büyük kentlerde ve ülke çapında gerçekleştirilen etkinliklerdir.

Hallmark etkinlikler

• Sınırlı bir süre içerisinde gerçekleşen, bir şehirde düzenli olarak

tekrarlanan, farklı temalara odaklanan, geniş kalabalıkların katıldığı, destinasyonla birlikte anılan ulusal ve uluslararası ölçekli etkinliklerdir

Mega etkinlikler

• Mega etkinlikler, kısa dönemde ve genelde bir kez gerçekleşen, düzenlendikleri yerde önemli alt yapı yatırımları ve harcamaları

gerektiren, yüksek medya ilgisi ve turist harcamalarının gerçekleştiği, genel olarak uluslararası ölçekte gerçekleşen etkinliklerdir.

Etkinlik sektörünün temel aktörleri

• Alıcılar

• Aracılar

• Katılımcılar

Alıcılar

• Dernekler,

• Şirketler,

• Kamu sektörü,

• Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar,

• Uluslararası özel organizasyonlar

Bir etkinliğin olası aracıları kimlerdir?

• Seyahat acenteleri

• Catering firmaları

• Dekorasyon firmaları

• Çiçekçiler

• Oteller

• Reklam ajansları

• Ulaşım firmaları vs.

Düzenlenen etkinliğin başarılı olması için

• Doğru hedef kitle

• Doğru mekan

• Doğru zaman

• Doğru etkinlikler

Etkinlik Mekanı Seçerken

• Mekan etkinliğin belirlenen konseptine uygun mu?

• Mekanın lojistik özellikleri uygun mu?

• Mekan ulaşım için uygun mu?

• Mekanın teknik alt yapısı uygun mu?

• Mekan güvenli mi?

Katılımcıları Belirleyin

• Etkinliğinizin başarılı olabilmesi için kimlerin katılması gerekmektedir?

Katılımcıların etkinliğin niteliğine ve hedef kitlesine göre farklılık gösterecektir.

• Protokol davetlileri

• Basın

• Müşteriler

• Çalışanlar

• Ünlüler

Etkinlikleri Hazırlayın

• Etkinliğin ana amacına uygun olması

• Hedef kitlenin ilgisini çekecek nitelikte olması

• Bütçeye uygun olması

• Gerçekçi olması

Etkinlik Sonrası Yapılacaklar

• Basın bültenlerinin gönderilmesi

• Teşekkür mektuplarının gönderilmesi

• Web sitesinin güncellenmesi

• Medya takibinin yapılması