İÇ KONTROL SİSTEMİ2022

İÇK™2021

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI

KARABÜK

İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

İÇ KONTROL ^SİSTEMİ

2022

Sağlık Bakanlığı

Misyon-Vizyon

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu - Madde 55

İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

İç Kontrolün

Tanımı

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Madde 56

İç kontrolün amacı;

a)Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun

olarak faaliyet göstermesini,

c)Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

d)Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

e)Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

İç Kontrolün

Amacı

İç Kontrol Sistemi Mevzuatı

 Yönetimi dış denetime hazır kılar, hesap verebilirliği güçlendirir.

 Yeni yönetici ve personelin adaptasyon ve verim alınabilme süresini kısaltır.

 Kurumsallaşma ve kurumsal yönetimi güçlendirir.

 Risklerin kayıp gerçekleşmeden önlenmesini sağlar.

 Kurum genelinde görev ve sorumlulukları netleştirir.

 İş akışlarını ve iş yapışı standardize eder, uygulamaları standartlara bağlar.

 Üst yönetimin kurum performansını izlemesini ve düşük performansın nedenlerini sorgulamasını sağlar.

İç Kontrolün Faydaları

Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için;



Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması,



Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilere ve personele verilmesi,



Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması,



Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi,



Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması için yöneticiler tarafından gerekli önlemler alınır.

İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi Nasıl

Olmalı ?

İç Kontrolün Tarihçesi-1

İç kontrolün gündeme gelişi, 1970’lerin ortalarında Amerika’da Watergate savcısının konuya dikkat çekmesi ile olmuştur. • Watergate araştırmalarının sonucunda 1977’de ana teması iç kontrol olan “Yabancı Yolsuzluk Kanunu”

(Foreign Corrupt Practices Act) yürürlüğe girmiştir.

İç Kontrolün Tarihçesi-2

1985 yılında Hileli Mali Raporlama ile ilgili Treadway Komisyonu olarak da bilinen Ulusal Komisyon kurulmuş ve Komisyon tarafından Hileli Mali Raporlama konusunda bir rapor yayımlanmıştır. Raporda kontrol ortamı ile davranış ve yetki standartlarına vurgu yapılmış, iç kontrol kavramı için ortak bir anlayış ve kapsayıcı bir çerçeve

oluşturulması ihtiyacı ile destekleyici kurumlara çağrıda bulunulmuştur.

İç Kontrolün Tarihçesi-3

Komisyonun bu çağrısı sonucunda Destekleyici Kurumlar Komitesi (COSO)

oluşturulmuştur. • COSO mevcut kaynaklardaki iç kontrol ile ilgili eğilimleri

birleştirerek etkinliğin değerlendirilmesi için geniş kapsamlı ve pratik kriterler

geliştirmiştir.

• İç Kontrole olumlu bakan,

• Etik Değerlere önem veren,

• Yetki ve sorumluluğun bilgili,yeterli personele verilmesi,

• Adil olarak personelin performansının ölçülmesi

KONTROL ORTAMI

• İdarenin hedeflerini engelleyecek risklerin tanımlanması

• Stratejik Planın hazırlanması, Misyon ve Vizyonun belirlenmesi

RİSK

DEĞERLENDİRME

•İç Kontrol Politikaları, uygulamaları

•Tespit edici, düzeltici faaliyetler

KONTROL FAALİYETLERİ

• Gerekli bilginin, ihtiyaç duyan yönetici ve personele belirli bir standartta iletilmesi

BİLGİ VE İLETİŞİM

• İç Kontrol Sisteminin hedeflere ulaşmada etkin kullanılması, izlenmesi

İZLEME

Kamu İç Kontrol Standartları, COSO modeli çerçevesinde hazırlanmıştır.

5 bileşen 18 Standart 79 Genel Şart

COSO Piramidi

İç Kontrol Bileşenleri

İÇ KONTROL BİLEŞENLERİNE GÖRE YAPILACAK FAALİYETLER

Kontrol

Ortamı

Etik değerler ve dürüstlük

Misyon, Organizasyon yapısı ve görevler

Personelin Yeterliliği ve performansı

Yetki Devri

Risk Değerlendirme

Planlama ve Programlama

Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

Kontrol Faaliyetleri

Kontrol Stratejileri ve

yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

Görevler ayrılığı

Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin

sürekliliği

Bilgi sistemleri kontrolleri

Bilgi ve İletişim

Bilgi ve İletişim

Raporlama

Kayıt ve dosyalama

sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların

bildirilmesi

İzleme

İç kontrolün değerlendirilmesi

İç denetim

1. Çeyrek Dönemde Yürütülen Faaliyetler (Ocak-Şubat-Mart 2022)

2022 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Yeni başlayan yönetici ve personele verilmek üzere kurum hakkında genel bilgilendirme dosyasının hazırlanması

Onaylanmış Yönetim Kararlılık Beyanının hazırlanarak EBYS üzerinden tüm

personele gönderilmesi

Web sayfasında bulunan iç kontrol

sekmesinde yönetici onayı ile iç kontrole yönelik

gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

Kamu Görevlileri Etik Kurulunca yürürlükte olan "Etik Davranış İlkelerinin" tüm personele e- Posta olarak gönderilmesi

İç Kontrol Sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve İşleyişine ilişkin personele eğitimlerin

yapılması

Misyon ve vizyonun tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi

Birim düzeyinde iş süreçlerinin hazırlanması

Birim düzeyinde görev tanımlarının oluşturulması

2022 yılı İş Takvimlerinin Hazırlanması

Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

2.Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler (Nisan-Mayıs-Haziran 2022)

2022 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Etik Davranış İlkeleri doğrultusunda "Etik Slogan (Mesaj)"

belirlenerek tüm personelin e-Posta adreslerine gönderilmesi

İç kontrole yönelik farkındalığın artırılması için elektronik yayınlar yapılması

Sorumluluk Matrislerinin hazırlanması

Görev Dağılım Formunun oluşturulması

Teşkilat şemalarının hazırlanması ve Web sayfasında

yayınlanması

İş Süreçlerine ait İş Akış Şemalarının hazırlanması

Kurumsallaşma kapsamında personeli ile toplantı düzenlemesi

Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

3.Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler (Temmuz-Ağustos-Eylül 2022)

2022 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Hassas Görev Envanterinin oluşturulması

Birim düzeyinde alt süreçlere ilişkin risklerin belirlemesi, ölçümlemesi. Belirlenen risklere karşı kontrol faaliyetlerinin oluşturulması

Başkanlık düzeyinde belirlenen risklerin Risk Envanterinin oluşturulması

Başkanlık düzeyinde belirlenen risklerin Risk Haritasının oluşturulması

Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

4.Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler (Ekim-Kasım-Aralık 2022)

2022 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Risk Değerlendirme Raporunun oluşturulması

Sağlık tesislerine ilişkin mutemetlik (Maaş /Muhasebe Yetkilisi) işlemlerinin İl Sağlık Müdürlüğünce

denetlenmesi

Döner Sermaye Bütçesi ile ilgili bir defadan fazla % 10 artırım talebinde bulunulmaması

Bakanlıkça onaylanmış ilgili yıl konsolide döner sermaye gider bütçesinin içinde kalarak «Ek Bütçe»

talebinde bulunulmaması

Tüm Hastane/ADSM'lerin mali iş süreçlerinin oluşturulması

Muhasebe Yetkilileri tarafından görev alanı ile ilgili İl Sağlık Müdürlüğü /Hastane/ADSM personeline eğitim verilmesi

Üç aylık Durum Raporunun hazırlanması

İç Kontrol Soru Formunun hazırlanması

Rapor Döküm Formunun hazırlanması

Memnuniyet anketi yapılması

İş Takvimlerinin sonuç durumlarının bildirilmesi

Yeni başlayan Yöneticilerin USES üzerinden eğitimlerinin tamamlatılması

1.2.3.4.Çeyrek : Başkanlık düzeyinde «Üç Aylık Durum Raporu» hazırlanması

 Eylemin Amacı: Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönergede Başkanın görevlerinden birisi de görev alanı ile ilgili üçer aylık durum raporu hazırlayarak müdüre sunması istenmiştir. Bu eylem bu amacı gerçekleştirilmek için istenmektedir.

 Eylemin İçeriği: Başkanlık düzeyinde hazırlanacak Üç aylık durum raporlarında ilgili üç aylık dönemde önemli verilerden oluşan ve müdür beye sunmayı istedikleri verilere yer verilmelidir. Aktif olarak okunabilmesi için görsellik katılması, grafikler eklenmesi, tablolar oluşturulması yerinde olacaktır. Daha kısa ve anlaşılırlığı sağlayan etkin, görselliklerle desteklenmiş bir rapor olması arzu edilmektedir.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Başkanlık düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönergede belirtilen görevler yazılarak yanına yapıldı denmesi uygun görülmemektedir.

 Önceki dönemin verileri sadece ilgili çeyrek dönemin adı değiştirilerek aynen gönderilmesi uygun görülmemektedir.

1. Çeyrek : Birim düzeyinde «İş Süreçlerinin» hazırlanması

 Eylemin Amacı: Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönergede belirtilen görevlerinin yerine getirilmesinde hangi faaliyetlerin hangi adımlar ile gerçekleştirildiğinin belirlenmesi gerekmektedir.

 Eylemin İçeriği: Birim düzeyinde hazırlanacak iş süreçleri birim tarafından tekrarlanabilen, ölçülebilen, sahibi/sorumlusu olan ve organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen eylemler ve iş dizilerini kapsamaktadır. Dolayısı ile süreklilik göstermeyen, her defasında farklı sıralarda yürütülen, diğer süreçlerle girdi-çıktı ilişkisi kurulamayan ve katma değer yaratmayan işler kapsam dışıdır.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Birim düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Süreç ve Risk Metodolojisi Rehberi doğrultusunda hazırlanmalıdır.

 İş süreçleri diğer bir çok faaliyetin referansı olduğu için titizlikle hazırlanması önem arz etmektedir.

 İş süreçlerinde karar gerektiren iş adımları söz konusu olduğunda her durum adım olarak anlatılması gerekmektedir.

KARABÜK İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ SÜREÇLERİ VE KODLARI

1. Çeyrek : Birim düzeyinde «Görev Tanımlarının» oluşturulması

 Eylemin Amacı: Personelin işleri ile ilgili görev, sorumluluk ve hedefler konusunda bilgilenmelerini ve görevlerini beklenen düzeyde yerine getirmelerini, kaynakların etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak ve işin gereklerine uygun personel seçiminden eğitilmesine, norm kadro planlamasından personelin yeni beceriler kazanmasına, sorumluluk sınırlarına kadar geniş bir alanda rehberlik niteliğini taşımasıdır.

 Eylemin İçeriği: Yönetici, birim sorumlusu ve birim personeli için rehberde belirtilen standart olarak asgari yazılacak maddeler ile birimin faaliyet alanına giren diğer görevleri yazılmadır.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Birim düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Görev Tanımı Oluşturma Rehberi doğrultusunda hazırlanmalıdır.

1.4. Çeyrek : Birim düzeyinde «İş Takvimlerinin»

Hazırlanması

 Eylemin Amacı: İdarenin, çalışanların ve birimlerin performanslarının izleyebilmesi, idari kararların sağlık bir şekilde yürütülmesinin sağlanması için iş takvimlerinin hazırlanması gerekmektedir.

 Eylemin İçeriği: Personelin günlük rutin işleri (örneğin; gelen evrakların incelenmesi) dışında takvime bağlı işlerinin yazılması gerekmektedir.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Birim düzeyinde hazırlanması gerekmektedir. Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönergenin ek 3 de belirtilen birimler esas alınmalıdır.

 4. çeyrek dönemde istenen gerçekleşme durumu 1. çeyrekte boş bırakılması gerekmektedir.

 4.çeyrek döneminde ise iş takvimi sonuç kısmı doldurulmalıdır. Sonuç kısmına takvimde belirtilen işlem gerçekleştirildi ise tamamlandı botuyla gerçekleştirilmedi ise bu işin gerçekleştirilmeme gerekçesi yazılarak doldurulmalıdır. (Örneğin Pandemi nedeni ile işlem gerçekleştirilemedi)

2. Çeyrek : Başkanlık düzeyinde «Sorumluluk Matrislerinin»

Hazırlanması

 Eylemin Amacı: Başkanlık düzeyinde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin bilinmesi personelin performansını artırıcı etkisi olacaktır. Yeni başlayan personeller için rehber niteliğinde olacağı için uyum sürecini kısaltacaktır.

 Eylemin İçeriği: Başkanlık düzeyinde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin (Sorumluluk Matrisleri) mevzuat doğrultusunda hazırlanması istenmektedir.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Başkanlık düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

2. Çeyrek : Başkanlık düzeyinde «Görev Dağılım Formunun» oluşturulması

 Eylemin Amacı: İş süreçlerinde belirtilen her işin o birimde çalışan personele dağıtılmasını öngören bu formda personelin performansına ve uyumuna katkısı amaçlanmaktadır.

 Eylemin İçeriği: İlgili birimlerin mevzuatın öngördüğü görevleri veya idari amirlerince verilen görevleri kapsam dahilindedir. Bu görevler iş süreçlerinde 1. çeyrek dönemde tanımlanmış işlerden oluşmaktadır.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Başkanlık düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Unvan kısmına kadro unvanı değil, görev unvanı yazılmalıdır.

2. Çeyrek : Birim düzeyinde İş Süreçlerine ait «İş Akış Şemalarının» hazırlanması oluşturulması

 Eylemin Amacı: İş Akış Şeması bir sürecin faaliyetlerinin akışını teknik bir dille, uluslararası geçerli sembollerin kullanılması ile anlatma biçimidir. Böylece iş süreçleri görsel ve anlaşılır olarak sunulmuş olacaktır.

 Eylemin İçeriği: Tüm iş süreçleri için rehberde belirtilen standartlar ve semboller ile iş akış şemaları

oluşturulması gerekmektedir.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Birim düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 İş akış şeması incelendiğinde anlaşılır olması gerekir.

 Eksik anlaşılmayan bir iş adımı olmaması gerekir. Yeni başlayan bir personel okuduğunda iş hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

 Eylemin Sağlayacağı Yararlar:

 İş akış şemaları ile bir işin aşamaları daha ayrıntılı incelenecektir.

 Katma değeri olmayan adımlar tespit edilecek ve sürecin kalitesi artırılabilecektir.

 Hataların bulunması kolaylaşacaktır. Hata önlenebilmesi için destek verecektir.

 Karışık süreçler iş akış şeması ile basit ve anlaşılır hale dönecektir.

 Riskleri belirleme, riskleri değerlendirme, risklerin yönetilmesi ve kontrolü daha kolay olacaktır.

3. Çeyrek : Birim düzeyinde «Alt Süreçlere İlişkin Risklerin Belirlenmesi ve Kontrol Faaliyetlerinin» hazırlanması

 Eylemin Amacı: Kurumların görevlerini yerine getirirken ortaya çıkabilecek risklerin önceden dikkatli bir biçimde ve ayrıntıları ile tanımlanıp değerlendirilmesi ve bu riskleri minimize edecek veya tam olarak ortadan kaldırılacak önlemlerin alınmasıdır.

 Eylemin İçeriği: Kurumların hedeflerine ulaşmasını engelleyen veya zorlaştıran risklerin belirlenmesi kapsar. Riskleri belirlemek için cevaplanması gereken sorular;

 Hedefe ulaşma yolunda neler yanlış gidebilir?

 En fazla harcama yaptığımız alanlar nelerdir?

 Usulsüzlük ve yolsuzluk alanları nelerdir?

 Zayıf olduğumuz alanlar nelerdir?

 Hangi tür işlemler başarısız olmamıza neden olabilir?

 Kritik süreçlerimiz nelerdir?

 Faaliyetlerimiz hangi durum ya da olaylar karşısında aksayabilir yada durabilir?

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Birim düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Süreç ve Risk Metodolojisi Rehberi doğrultusunda hazırlanmalıdır.

 Risklerin belirlenmesi aşamasında hem risk hem de risk sonucunda kurumun uğrayacağı nihai durum açık ve anlaşılır olarak yazılmalıdır. Örneğin: Sarf malzemesi kullanan personelin gerekli tertibi ve

özeni göstermemesi sonucunda sarf malzemelerin hatalı kullanılması ve yüksek fire oranının oluşması.

3. Çeyrek : Harcama Birimi düzeyinde « Hassas Görevlerin » belirlenmesi

 Eylemin Amacı: Hassas Görevlerin tespit edilmesi kritik faaliyetlerin belirlenmesi, gözden geçirilmesi ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini sağlamaktadır. Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını temin eder.

 Eylemin İçeriği: Hassas görevler tespit edilirken şu sorular sorulmalıdır.

 Hangi görevler gizlilik statüsündedir?

 Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?

 Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?

 Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?

 Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?

 Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?

 Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?

 Hangi işler yüksek maliyetlidir?

 Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?

 Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?

 Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur? Bu sorular hassas görevler tespit edilmesinde kullanılmalıdır.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Harcama Birimi düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Hassas Görev Belirleme Rehberi doğrultusunda hazırlanmalıdır.

4. Çeyrek : Harcama Birimi düzeyinde « Rapor Döküm Formunun» oluşturulması

 Eylemin

neticesinde idari kararların sağlıklı alınması, çalışanların performansının

Amacı: Hangi işlerin kime ve ne sıklıkla raporlandığının takibinin sağlanması artırılması amaçlanmaktadır.

 Eylemin İçeriği: Harcama Birimi düzeyinde yürütülen faaliyetlere yönelik hangi işlerin, kime ve ne zaman raporlandığının Rapor Döküm Formuna işlenmesi gerekmektedir.

 Eylem İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

 Harcama Birimi düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.

 Hazırlanan raporun belirli hazırlama periyodu yok ise talebe istinaden yazılmalıdır.

 Raporun hazırlanma periyodu günlük, haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık, …….vb. Belirtilmelidir.

 Birimler arası veri akışı rapor olarak değerlendirilmeyip, karar mercilerine sunulan veriler rapordur. Örneğin; Gelir Tahakkuk Biriminin aylık gelir tutarını Döner Sermaye Birimine vermesi rapor değildir. Fakat Gelir aylık, üç aylık vb. geliri Başkanlık Makamına sunması rapor olarak değerlendirilebilir. Ve Tahakkuk Biriminin yine Personel Birimi tarafından staja başlayan öğrenci bilgilerinin mali haklarının tahakkuk ettirilmesi için Maaş Mutemetliğine verilmesi rapor değildir. Fakat Destek Hizmetleri Başkanına sunulacak olan stajyer öğrenci bilgileri rapor olarak değerlendirilebilir.

 İç kontrol çalışan tüm personelin görevlerinin bir parçasıdır.

 Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar.

 İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir.

 Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içinde yer aldığı süreçtir.

 İç kontrol ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.

Sonuç Olarak :

TEŞEKKÜR EDERİZ.